Оформление дел

Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформленыи описаныв специальных учетных формах (сдаточные описи).

Дела любой организации подлежат оформлению при их заведении в начале года и дооформлению по завершении года.

Полное оформление дел включает в себя следующий комплекс работ:

1. оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

2. пересистематизация документов в деле (первый документ должен быть в начале дела);

3. нумерация листов дела;

4. составление листа-заверителя дела;

5. составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

6. подшивка или переплет дела.

Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ЭК организации, а если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение, — то и под контролем государственного архива.

Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации.

Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Все листы дела, кроме листа-заверителя, нумеруются.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом. Иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, фотографии и т.п.) не подшивают, а вкладывают в конверты: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером — каждое вложение.

Для учета количества листов в деле и внутренней описи, фиксации особенностей нумерации в конце дела на отдельном листе помещается лист-заверитель по установленной форме и количество листов выносится на обложку дела.

В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), — количество листов внутренней описи (при ее наличии), и оговариваются особенности нумерации:

· наличие литерных номеров;

· номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет;

· номера крупноформатных листов (сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу);

· номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи.

Внесение необходимых изменений в реквизиты обложки дела предусматривает уточнение наименования организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело.

Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним.

Затем уточняется заголовок дела (тома, части), количество листов, крайние даты.

Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Обязательным реквизитом обложки дела является указание на количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно.

Крайними датами дела являются: дата самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело.

Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено.

При обозначении на обложке дела крайние даты документа указываются арабскими цифрами. Например: 09.01-29.07.2002.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 147; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!