Составление описей

В делах, содержащих особо ценную и личную документацию, составляется внутренняя описьдокументов дела.

Внутренние описи нужны в случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например, «Приказы директора по основной деятельности».

Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках и указание номеров листов каждого документа. Внутренняя опись является своеобразным оглавлением и способствует обеспечению сохранности документов.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи (подшивки последнего документа в дело).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

На дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу, оформленные в соответствии с правилами, составляются описи.

«Основные правила работы архивов организации» дают следующее определение термину «архивная опись».

Архивная опись— это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи выполняют три основные функции:

1. закрепляют систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи;

2. обеспечивают учет и сохранность документов;

3. раскрывают состав и содержание документов.

Опись является одновременно и учетным документом, и справочником по содержанию, обеспечивающим оперативный поиск документов. Опись состоит из:

· титульного листа;

· описательной статьи;

· справочного аппарата.

Описательная статья содержит:

· порядковый номер дела (тома, части) по описи;

· индекс дела (тома, части) по номенклатуре;

· заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

· дату или крайние даты дела;

· количество листов в деле (томе, части);

· примечания.

Описи составляются по установленной форме. Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяют:

· качество формирования и оформления дел;

· соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются:

1. соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

2. качество подшивки или переплета дел;

3. правильность нумерации листов дела;

4. наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи;

5. правильность оформления обложки дела;

6. наличие и правильность заверительной надписи дела.

Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости, в том порядке, в каком они систематизированы в номенклатуре дел.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный номер по описи.

Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками, пишется заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о микрофильмировании дела и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 185; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!