Возможности электронного документооборота

В корпоративных компьютерных сетях весьма важной является проблема управления деловой информацией, решением которой зани­маются системы управления электронными документами и системы автоматизации деловых процессов.

Система управления электронными документами (Electronic Docu­ment Management Systems, EDMS) — это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопле­ния, хранения, обработки и пересылки электронных документов.

Следует различать понятия неформализованного (произвольного) и служебного (официального) электронного документа. Неформали­зованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе.

Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Определим понятие электронного документа. Согласно Федераль­ному закону № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифро­вой подписи», электронным является документ, в котором информа­ция представлена в электронно-цифровой форме. С точки зрения законодательства, определение подобрано удачно, однако его необхо­димо уточнить.

Под электронным документом (ЭД) будем понимать структури­рованный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на жестком диске компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрацион­ная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих пе­речень необходимых данных о нем.

Электронные документы по сравнению с бумажными обладают сле­дующими преимуществами:

§ более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;

§ более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

§ более низкая стоимость архивного хранения ЭД;

§ возможность контекстного поиска;

§ новые возможности защиты документов;

§ упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможно­стями;

§ принципиально новые возможности представления ЭД. Доку­мент может иметь динамичное содержание (например, аудио-, видеовставки).

Основные принципы построения системы электронного документо­оборота:

ð соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

ð распределенность;

ð масштабируемость;

ð модульность;

ð открытость;

ð переносимость на другие аппаратные платформы.

Эти признаки отражает классификация систем управления электронными до­кументами.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 188; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!