Календарь. Назначение программы Microsoft Outlook

Назначение программы Microsoft Outlook

1) отправлять и получать сообщения;

2) составлять личный календарь встреч, событий и собраний;

3) назначать встречи с сотрудниками;

4) хранить информацию о деловых и личных контактах;

5) создавать списки дел и управлять личными или групповыми проектами;

6) вести журнал полученных и отправленных сообщений, документов Microsoft Outlook и других событий;

7) хранить разнообразную информацию в виде «электронных заметок»;

8) получать доступ к файлам на локальном или сетевом диске;

9) работать в Internet.

Календарь

Средство Календарь Microsoft Outlook является календарем и средством создания расписаний, полностью интегрированным с электронной почтой, контактами и другими средствами. Имеется возможность просмотра сведений для дней, недель и месяцев. Календарь позволяет выполнять следующие действия.

В качестве записей календаря могут выступать встречи, собрания и события.

Встречи — это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы.

Для встреч могут быть заданы напоминания. Кроме того, имеется возможность задать вид календаря при его просмотре другими пользователями, указав время встречи как занятое (Занятое время. Блоки времени, помеченные как занятые, отображаются с заполненным индикатором доступности. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные.), свободное (Свободное время. При просмотре календаря другими пользователями свободное время отображается как доступное с пустым индикатором доступности. Встреча нулевой длительности, отображаемая в выбранном интервале времени при просмотре по дням, отображается для других пользователей как свободное время.), под вопросом (Время под вопросом. Блоки времени, помеченные как время под вопросом, отображаются со штрихованным индикатором доступности и как доступные при просмотре календаря другими пользователями.) или как время отсутствия на работе (Время отсутствия на работе. Блоки времени, для которых указано отсутствие на работе, отображаются с заполненным индикатором доступности и затененным фоном встречи. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные.). Могут быть запланированы повторяющиеся встречи, т.е. это элементы календаря, которые периодически повторяются. Встречи могут просматриваться по дням, неделям и месяцам.

Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также могут быть помечены как частные.

Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Можно создавать и рассылать приглашения на собрания — обычные или сетевые, а также резервировать ресурсы (помещение, компьютер или другое оборудования, необходимое для проведения собрания) Имеется возможность просматривать доступность ресурсов, сравнивать их расписания с расписаниями пользователей и блокировать время в их календарях. Привлечение ресурсов на собрания выполняется так же, как приглашение пользователей.

При создании собрания определите приглашаемых лиц, а также необходимые ресурсы; выберите время проведения собрания. Ответы на отправленные приглашения направляются в папку Входящие. После создания собрания можно расширять круг приглашенных, а также переносить собрание.

Событие — это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий являются выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар.

Обычно событие происходит однократно и может иметь продолжительность от одного до нескольких дней, но ежегодные события, такие как дни рождения и годовщины, происходят ежегодно в определенный день.

Для событий, простых и ежегодных, время в календаре не отводится, но они указываются на титульных страницах. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время обычного или ежегодного события — как свободное

Создание встреч и событий

Записи добавляются в календарь Microsoft Outlook так же, как и в бумажный органайзер: щелкните любой интервал времени и введите сведения. Новые градиентные цвета позволяют быстро найти текущее число и время. Текущее время отображается только в режимах просмотра День и Рабочая неделя. Для напоминания о встречах, собраниях и событиях можно использовать звуковые сигналы и сообщения, а для быстрого распознавания элементов можно изменять их цвет.

Организация собраний

Для организации собрания достаточно выбрать время в календаре, создать встречу и пригласить на нее участников. Будет автоматически предложено самое ранее время, когда все участники будут свободны. Если приглашения на собрание рассылаются участникам по электронной почте, каждый адресат получит приглашение в папку Входящие. При открытии приглашения в Microsoft Outlook отображается уведомление, если собрание конфликтует с имеющимся элементом календаря. Приглашение может быть принято, принято под вопросом или отклонено нажатием одной кнопки. Приглашенные участники могут предложить более удобное для них время собрания, если это разрешено организатором. Открыв собрание, организатор может просмотреть список приглашенных, принявших и отклонивших приглашение, а также предложивших другое время.

Просмотр расписаний групп

Имеется возможность создавать календари, в которых отображаются расписания групп пользователей или ресурсов. Например, для ускорения планирования собраний с помощью этого средства можно просматривать расписания всех сотрудников отдела или расписания использования всех ресурсов здания, таких как конференц-залы.

Одновременный просмотр нескольких календарей

Можно просматривать одновременно несколько календарей, в том числе созданные вами календари и общие календари других пользователей. Например, можно одновременно просматривать рабочий календарь и календарь личных встреч.

Кроме того, можно копировать или перемещать встречи между отображаемыми календарями. Область переходов (Область переходов. Столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.) позволяет быстро сделать ваш календарь общим и открыть другие общие календари. Выданные хозяином календаря разрешения определяют возможность создавать или изменять разрешения данного календаря.

Управление календарем другого пользователя

С помощью средства передачи прав доступа один пользователь может управлять календарем другого пользователя с помощью своей копии Microsoft Outlook. Например, помощник по административной работе может управлять календарем руководителя. Если руководитель указал помощника как своего представителя, помощник может создавать, перемещать и удалять встречи, а также организовывать собрания от имени руководителя.

Дата добавления: 2015-07-26; просмотров: 228; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!