Контакты. Контакт - лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов

Контакт - лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов, например почтовый адрес и адрес электронной почты, номера телефона и факса, URL-адреса веб-страниц.

Папка Контакты является почтовой адресной книгой и хранилищем сведений о людях и организациях, с которыми вы общаетесь. Используйте папку Контакты для хранения адресов электронной почты, почтовых адресов, номеров телефонов, картинок и любых других сведений, имеющих отношение к контактам, таких как дни рождения и годовщины.

Общение с контактами

Открыв контакт из списка контактных лиц, достаточно нажать кнопку или выбрать команду меню, чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема Microsoft Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Microsoft Outlook может сохраняться время разговора, которое заносится в папку Дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре. Для упрощения отслеживания операций, связанных с контактом, свяжите с ним любой элемент Microsoft Outlook или документ Microsoft Office.

Ввод сведений о контакте

При вводе имени или адреса контактного лица Microsoft Outlook разделяет эти имя или адрес на компоненты и помещает эти компоненты в отдельные поля. Сортировка, группировка и фильтрация контактов могут выполняться по любой части имени или адреса.

При сохранении сведений о контактном лице в файл в качестве имени этого файла могут использоваться имя, фамилия, название организации, краткое имя контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например «поставщик провизии». Microsoft Outlook предлагает несколько вариантов имени файла, в котором сохраняется контакт, может быть выбрано и другое имя.

Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использоваться для создания писем нескольким адресатам.

Хранение сертификатов контактов

Сертификат получателя (открытый ключ) можно сохранить в списке контактов для данного получателя. Для просмотра сохраненных сертификатов перейдите на вкладку Сертификаты карточки контакта. Когда адресат посылает вам письмо с электронной подписью, Outlook может проверить подпись с помощью сертификата. Сертификат можно также использовать для отправки адресату шифрованного электронного письма.

Использование vCards (виртуальных визитных карточек)

В Microsoft Outlook поддерживается стандарт vCard, принятый в Интернете для создания виртуальных визитных карточек и обмена ими. Контакты могут сохраняться в формате vCard и отправляться в сообщениях электронной почты. Визитная карточка также может быть добавлена в подпись.

Мгновенная передача сообщений

Мгновенная передача сообщений — это возможность, предоставляемая службами Microsoft MSN Messenger Service и Microsoft Exchange Instant Messaging Service. Мгновенная передача сообщений позволяет общаться с контактами в реальном времени, как в личном разговоре.

Можно определять, находится ли контакт в оперативном режиме, и задавать свой режим, который будет отображаться у других пользователей. Например, если вы заняты и не имеете возможности общаться, измените состояние на Занят.

При открытии сообщения в Microsoft Outlook или выводе его в области чтения происходит отображение смарт-тега «Имена» возле имени отправителя. Вдобавок, смарт-тег «Имена» отображается для каждого имени в строках Кому и Копия, когда пользователь задерживает курсор над именем.

В контакте Outlook смарт-тег «Имена» отображается, когда пользователь задерживает курсор над адресом электронной почты. В новом приглашении на собрание смарт-тег «Имена» отображается, когда пользователь задерживает курсор над именем приглашаемого.

Состояние подключения отображается для любого пользователя, чей электронный адрес для мгновенной передачи сообщений присутствует в списке контактов для мгновенной передачи. Кроме того, отображается состояние подключения тех пользователей, которые используют службу Exchange Instant Messaging Service, вне зависимости от того, присутствуют ли они в списке контактов для мгновенных сообщений.

В Microsoft Outlook адрес для мгновенной передачи сообщений каждого контакта, использующего эту службу, может быть добавлен в поле Мгн. сообщения на вкладке контакта Общие.

Дата добавления: 2015-07-26; просмотров: 176; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!