Задачи и поручения

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.

Поручение - сообщение, в котором его адресату поручается выполнить задачу. Если адресат принимает поручение, оно включается в список его задач. При этом он становится новым владельцем задачи. Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее.

Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач (отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре). Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.

Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.

Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить составление отчета трем сотрудникам, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3».

Создание задачи

Выполните одно из следующих действий.

1. Создание задачи с нуля

Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Задача. В поле Тема введите имя задачи. Введите в других полях на вкладках Задача и Подробно сведения, которые требуется записать для этой задачи.

Чтобы сделать задачу повторяющейся, нажмите кнопку Повторение, выберите частоту повторения задачи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно).

При необходимости задайте для задачи даты начала и окончания.

Нажмите кнопку OK, затем кнопку Сохранить и закрыть.

2. Создание задачи на основе существующей задачи

В списке задач выберите задачу, которую требуется скопировать.

Инструкции: Чтобы выделить соседние элементы (Элемент. Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Outlook, и используется в Microsoft Outlook так же, как файлы в других программах. Элементы включают почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.), щелкните первый элемент, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните последний элемент. Чтобы выделить элементы, расположенные вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните нужные элементы. Чтобы выделить все элементы, выберите в меню Правка команду Выделить все.

Примечание. Выбор определенных элементов можно упростить, изменив текущее представление (Представление. Представления служат для просмотра одних и тех же данных в папке в разном порядке и в разных форматах. Для каждой папки имеются стандартные представления. Имеется также возможность создавать собственные представления.). Например, если требуется выделить все сообщения с одной темой, откройте папку содержащую эти сообщения, в меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем — команду Тема. Выберите в представлении требуемые сообщения.

В меню Правка выберите команду Копировать. Если команда Копировать недоступна, щелкните галочку в столбце задачи Значок и повторите попытку.

В меню Правка выберите команду Вставить.

При необходимости откройте задачу и измените ее параметры

Дата добавления: 2015-07-26; просмотров: 212; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!