Методика описания процессов СМК предприятия на основе функциональной инвентаризации его организационной структуры

Методика предназначена для системной организации работ по внедрению процессного подхода в регулярный менеджмент предприятия с целью постановки системы менеджмента качества (СМК), соответствующей нормам ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ISO 9001:2008).

Методика основана на инвентаризации (проверке наличия и состояния выполнения), выделении и закреплении за структурными звеньями функций в принятой предприятием собственной организационной структуре с последующим их развертыванием в сеть бизнес-процессов.

Выделение и закрепление за структурными звеньями функций осуществляется с помощью последовательного применения декомпозиции к функциям общего представления для их развертывания в цепочку подфункций более детального представления.

Методика ориентирована на действующие предприятия, поставившие своей целью реальное совершенствование хозяйственной деятельности в разумные сроки посредством адаптации регулярного менеджмента к требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ISO 9001:2008).

В аспекте применения настоящей Методики используются следующие базовые термины и определения.

Структурное звено – ответственное за исполнение функции менеджмента и/или производства предприятия его структурное подразделение (функционально обособленная часть предприятия с установленными задачами и ответственностью) или конкретное должностное лицо.

Сеть бизнес-процессов предприятия– это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов, поддерживающих все функции, выполняемые в подразделениях предприятия.

Бизнес-процесс – устойчивая, целенаправленная и персонифицированная совокупность взаимосвязанных операций (работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителей (внутренних, если результаты процесса являются ресурсами для поддержки других функций деятельности предприятия или внешних, если результаты процесса потребляются заказчиками или покупателями предприятия).

Вход– ресурс, обеспечиваемый внешним поставщиком – субъектом, предоставляющим данный ресурс.

Выход – результат (продукт, услуга) выполнения конкретной деятельности.

Методика включает последовательное исполнение следующих этапов.

Этап 1.Определение реального продуктового предложения и ресурсного обеспечения предприятия в координатах “цель деятельности” - “внешние входы”- “внешние выходы”.

Задача этапа – идентификация деятельности предприятия по отношению его внешнего окружения через установление состава видов деятельности, функциональных исключений, общих требований к выпускаемой и реализуемой продукции (услуг) во взаимосвязи с требованиями ресурсного обеспечения ее производства.

Входы и выходы предприятия, абстрагируясь от его внутренней структуры (предприятие рассматривается как “черный ящик”), формализуются описанием информационных и материальных потоков, посредством которых предприятие взаимодействует со своим окружением:

- дается характеристика состава, содержания информационно-материальных ресурсов и продуктового предложения предприятия, пользующегося спросом;

- устанавливается общая спецификация документов, сопровождающих взаимодействие предприятия с внешним окружением;

- выделяются функциональные исключения, обусловленные целями и назначением предприятия (например, в торгово-закупочных предприятиях или производственных предприятиях, действующих по лицензиям, отсутствуют функции проектирования и разработки продукта, в посреднических организациях – маркетинговые функции).

Этап 2.Инвентаризация функциональной ответственности структурных звеньев предприятия, обеспечивающих внешние входы и выходы предприятия.

Задача этапа – установить участие и функциональную ответственность каждого структурного звена предприятия за ресурсы, необходимые для функционирования предприятия (входы), и результаты его деятельности, потребляемые заказчиками (покупателями) – выходы предприятия.

Инвентаризация включает:

1) Предварительную классификацию функций предприятия по компонентам регулярного менеджмента в координатах “логистика/ структура/ финансы/ бизнес-планирование/ маркетинг/ учет/ экономика” с использованием матрицы закрепления функций.

Информационной базой классификации является организационная структура и штатное расписание действующего предприятия.

2) Анализ выполняемых функций каждым структурных звеном в обеспечение конкретного входа и/или выхода предприятия по критериям: полноты набора; однозначности закрепления ответственности; отсутствия неоправданного дублирования; не превышения количества подчинения управляемых функций одному субъекту в иерархии управления.

3) Формирование матрицы закрепления функций за структурными подразделениями с регистрацией выявленных на стадии “2)”данного этапа отклонений.

4) Установление принадлежности каждой функций к жизненному циклу продукции предприятия с проверкой ее соответствующего закрепления за структурным звеном и принятым в нем иерархическим уровнем управления производства.

В итоге, все функции должны быть безошибочно распределены между структурными звеньями, непосредственно участвующими в создании и добавлении ценности конечного продукта (продуктового предложения) предприятия и структурными звеньями, обеспечивающими его создание.

Этап 3. Определение входов и выходов каждого структурного звена предприятия.

Задача этапа - декомпозиция функций управления и производства предприятия общего представления (на уровне предприятия в целом), характеризуемых соответствующими входами и выходами, в цепочку подфункций более детального представления, за выполнение которых отвечает отдельное структурное звено.

Выполнение структурным звеном функции возможно только при получении на ее вход необходимых ресурсов – информации (документов, сведений), финансов, материалов.

Результат выполнения (выход) функции также характеризуется требуемыми его потребителями (внешними, по отношению к структурному звену) ресурсами.

Завершением данного этапа являются:

- спецификация входов и выходов для каждого структурного звена с их обязательным сопоставлением с матрицей закрепления функций, сформированной на Этапе 2;

- ресурсное соединение функций по входам и выходам в соответствии с логистикой управления и производства продукта предприятия.

Если выявленные входы и выходы не обеспечивают выполнение закрепленных за структурным звеном функций, производится корректировка результатов этапа 2 или перерабатывается спецификация – результат этапа 3.

Этап 4. Развертывание каждой функции структурного звена в поддерживающие их процессы – устойчивую и персонифицированную последовательность операций с описанием входов и выходов каждой из них.

Задача этапа – моделирование деятельности каждого из участников выполнения отдельной функции – каждого работника, задействованного в управлении и/или производстве продукции.

Каждая операция должна сопровождаться описанием:

- требований к ее входу и выходу (что необходимо получить из ресурсов для достижения результата);

- ее закреплением за конкретным должностным лицом;

- обозначением технологического регламента ее исполнения.

Данный этап создает основу для выбора способа и формы описания (формализации) и регламентации бизнес-процессов предприятия.

Этап 5. Выбор способа и формы моделирования процессов.

Задача этапа – обеспечить наиболее удобный в применении всеми работниками предприятия (менеджмента и производства) способ формального описания и исследования их сложившейся деятельности, предусматривающий каждым из них ответы на вопросы: “Что делает?”; “Как делает?”; “Кому делает?”; “Когда делает?”.

В связи с причинно следственным характером любой организованной деятельности, выбор способа описания процессов должен опираться на два системных понятия – объект и связь.

В зависимости от своего назначения, объекты делятся на управляемые и управляющие и поэтому при моделировании они могут представляться функциями (повторяющимися работами или операциями) и ресурсами всех видов и форм.

Описание взаимоотношений между объектами осуществляется связями. По своему назначению связи могут устанавливать последовательность ресурсного перехода от одного объекта к другому, управляющее воздействие и ответственность за его исполнение.

Способ описания процессов должен предусматривать, с различной степенью разумной детализации, следующие его характеристики:

- по входам и выходам – информацию и материальные ресурсы;

- по управлению – информацию и управляющее воздействие;

- по обеспечению – персонал и инфраструктуру.

В наибольшей степени данным характеристикам удовлетворяет способ моделирования процессов по технологии IDEF0.

Технология IDEF0 обеспечивает в принятой нотации:

- выделение отдельных работ (операций) с любой степенью детализации;

- функциональную связь операций через потоки данных и материальных ресурсов;

- туннелирование потоков данных и ресурсов при декомпозиции (по отношению к развертываемой функции в набор взаимосвязанных подфункций, выявляются “невидимые” работы и связи между ними на уровне этой функции);

- воспроизведение обратных связей по потокам данных, ресурсов и управлению;

- стандартную форму представления диаграммы процесса;

- однозначное выделение и отображение механизма управления процессом (работы, операции);

- простоту и целенаправленность содержательного документирования процессов посредством унификации графических символов их построения.

С практической точки зрения, применение IDEF–технологии в описании любого бизнес-процесса, помимо выделения всей совокупности операций, его составляющих, требует идентификации по назначению обрабатываемых каждой операцией ресурсных потоков и связанных с этим управляющих воздействий:

- входных данных (материальных ресурсов, информации, денежных средств), необходимых для корректного выполнения каждой операции;

- выходных данным, являющихся результатом преобразующего воздействия каждой операции;

- управляющих действий, обеспечивающих регламентированный запуск каждой операции;

- механизмов реализации операции, с помощью которых конкретные работники, ответственные за ее исполнение, выполняют работу по преобразованию входных данных в выходные данные.

Этап 6. Проверка соответствия группировки процессов, в совокупности поддерживающих функции отдельного структурного звена и функций общефирменного управления предприятия.

Задача этапа – убедиться в полном соответствии функций, закрепленных за структурными звеньями на Этапе 2, и поддерживающих их процессов, выделить процессы управления деятельности предприятия в целом (процессы общефирменного управления).

Проверка соответствия процессов и функций структурных звеньев заключается в проверке содержательного совпадения их входов и выходов в привязке к определенной стадии жизненного цикла продукции предприятия и принятой в звене иерархической структуре управления.

Выделение процессов общефирменного управления осуществляется интеграцией (условным свертыванием) процессов каждого структурного звена по компонентам менеджмента (логистика, структура, финансы, бизнес-планирование, маркетинг, учет, экономика) и степени их влияния на цикл управления предприятием. При этом цикл управления предприятием рассматривается как управляющий процесс, содержащий в обязательном порядке следующие этапы: целеполагание – планирование – организация – контроль и учет – регулирование – анализ – совершенствование и развитие.

По результатам данного Этапа оценивается зрелость действующей организационно-функциональной структуры предприятия и его готовность к документированию бизнес-процессов системы менеджмента качества.

Дата добавления: 2015-07-26; просмотров: 302; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!