ВВЕДЕНИЕ. Информационная система представляет собой компьютерную программу или комплекс программ, которые используются для накопления и анализа данных и зависимостей

Информационная система представляет собой компьютерную программу или комплекс программ, которые используются для накопления и анализа данных и зависимостей между ними с целью получения различных сведений. Основной частью информационной системы является база данных, которая представляет собой совокупность данных и связей между ними. База данных служит для получения сведений, которые затем используются для принятия решений в управлении, при постановке диагнозов, в обучении и в других видах человеческой деятельности.

ЧАСТЬ 1

Простейшие базы данных и информационные системы на их основе могут быть созданы с помощью приложения Excel.

Excel опознает данные на листе книге как базу данных, если:

• Каждая клетка первой строки содержит текстовые значения, которые являются заголовками столбцов (и называются именами полей).
• Данные в каждом столбце однородны (даты, текст или числа).
• В массиве данных отсутствуют пустые строки. (Строки, кроме первой, называются записями.)

Пример листа с данными, соответствующими условию контрольной работы, приведен на рисунке 1.

Рисунок 1 – Исходные данные для учета продажи товаров тремя продавцами.

Полученные данные можно подвергнуть обработке с целью получения дополнительной информации. Приложение Excel предлагает ряд инструментов для обработки базы данных.

ИнструментСортировка – применяется для упорядочивания данных по значениям одного (или нескольких) полей.

Алгоритмсортировки.

1. Выполнить команду

меню Данные -> Сортировка

1. В диалоговом окне указать поля, по которым производится сортировка в первую, вторую и третью очередь.
2. Указать тип сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Примечание: результат сортировки отменить нельзя, поэтому рекомендуется обработку данных проводить на отдельных листах, куда предварительно следует скопировать содержимое листа с исходными данными.

Инструмент Итоги – применяется для подведения итогов в отношении полей, по которым предварительно была выполнена сортировка.

Алгоритм подведения итогов.

1. Выполнить сортировку для поля, в отношении которого необходимо подводить итоги.

2. Выполнить команду

меню Данные -> Итоги

3. В появившемся окне указать поле сортировки, операцию и поля, по которым подводятся итоги.

Например, для ответа на вопрос, какой продавец лучше торгует, следует выполнить следующие действия:

1. Данные->сортировка->сортировать по: продавец->по возрастанию->ОК;

2. Данные->Итоги->при каждом изменении в: продавец->операция – сумма->добавить итоги по: выручка->ОК.

На рисунке 2 видно, что после каждого изменения в отсортированном поле (например, после перехода от продавца Арефьева к продавцу Джулай) Excel вставляет строку и показывает суму по тому полю, которое выбрано для подведения итогов.

Примечание: для снятия результатов текущих итогов следует в окне подведения итогов нажать кнопку «Убрать все».

Результаты анализа показывают (рисунок 2), что лучше всего торгует Арефьев.

Рисунок 2 – Сортировка и итоги.

Инструмент Фильтрация– применяется для отбора данных из базы в соответствии с условиями на значения полей.

Алгоритмфильтрации.

1. Выполнить команду

меню Данные -> Фильтр -> Автофильтр.

2. В появившихся в заголовках каждого поля раскрывающихся меню указать условие отбора или конкретное значение поля (для снятия фильтра с поля следует выбрать пункт «Все»).

Для того чтобы узнать, например, какова минимальная выручка продавцов, необходимо выполнить следующие действия:

1. Данные->Фильтр->Автофильтр

2. Щелкнуть по кнопке раскрывающегося меню возле поля выручка -> (первые 10) ->исправить на 1 -> наименьших элементов списка->ОК.

Рисунок 3 показывает, что минимальную выручку имел продавец Арефьев.

Рисунок 3 – Фильтрация.

Инструмент Сводная таблица используется для интегрального представления данных для отчета и анализа.

Алгоритм создания сводной таблицы.

1. Выполнить команду: Данные->Сводная таблица
2. В работе мастера указать тип источника данных (Excel).
3. В работе мастера указать исходный диапазон (лист исходных данных).
4. В работе мастера указать место расположения сводной таблицы.
5. В работе мастера включить макет. При работе с макетом перетащить имеющиеся поля в три области: область строк, область столбцов и область данных. Для полей в области данных задать операцию (чаще сумма или среднее).

На рисунке 4 показана сводная таблица, в которой в область строк перенесено поле дата, в область столбцов – поле продавец, а в поле данных – Выручка с определенной в этом поле операцией суммирования.

Рисунок 4 - сводная таблица по датам и продавцам.

Дата добавления: 2015-07-26; просмотров: 144; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!