СЕКРЕТАРЬ СОБРАНИЯ

Хорошего секретаря должно быть видно, но не слышно. Однако он обязан оказывать административную поддержку собранию с целью достижения наилучших результатов.

Важно:

- умение слушать

- умение вести записи

В обязанности секретаря входит следующее:

а)выработка повестки дня совместно с председателем и заблаговременное извещение о созыве собрания;

б) обеспечение кворума за счет присутствия только необходимых людей на собрании;

в) получение информации, отчет и запись любых объективных причин неявки на собрание;

г) проверка наличия у всех членов собрания необходимых документов;

д) обеспечение наличия запасных документов в случае, если члены собрания потеряли
или забыли их;

е) обеспечение наличия необходимых подручных материалов, освежающих напитков, средств для записей; проведение мер, направленных на бесперебойную работу собрания и т. п.;

) обеспечение соблюдения повестки дня в ходе собрания; обеспечение рассмотрения всех пунктов повестки дня;

ж) проверка того, что выступающие и голосующие уполномочены делать;

з) обеспечение ясности решений, принятых в процессе собрания, и четкого их пони­
мания присутствующими;

и)отражение хода собрания в протоколах;

к) обеспечение ответственного хранения протоколов собрания и их доступности для членов собрания;

л) обеспечение действий согласно требованиям собрания и предоставление отчетов в соответствующие сроки,

м) помощь председателю в ведении собрания, но без публичного вмешательства в его функции;

Если вы секретарь:

n Воспринимайте факты и идеи, а не только слова.

n Прислушивайтесь к словам о действиях: выполненных, предполагаемых или одобренных.

n Отмечайте слова, которые бы говорили о возможных переменах.

n Прерывайте выступающего для уяснения непонятных мест.

n Спрашивайте, если не знаете принятого решения или предстоящего действия.

n Перед тем, как перейти к следующему пункту, по сделанным вами протокольным заметкам подводите итог предыдущего.

Дата добавления: 2015-07-26; просмотров: 171; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!