Деловое письмо

Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие?

1. Обычных или электронных писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения своих товаров или услуг, посылается очень много. Чаще всего их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни малейшего представления (т.н. СПАМ). Это распространенная ошибка начинающих бизнесменов.

Первым делом разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы». Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие — расположение к источнику положительных эмоций. Ведь о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу?

Если вы все же не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не очень-то и уважаете.

2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди. Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

3. Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

4. Очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости («Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону...» Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону...». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

6. Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

7. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т.п. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие).

8. Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. В идеале его должен вручать курьер лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом. Все это работает на создание благоприятного имиджа.

Материал основан на многолетних наблюдениях над работами, участвующими в конференции «Ломоносов», а также в других молодежных конференциях. В первую очередь рекомендации предназначены для филологов, но в целом могут быть полезны и юным ученым других специальностей – с поправкой на специфику специальности, разумеется.

Рекомендации предназначены для тех, кто впервые собирается выступать на научной конференции, и могут быть полезны тем, кто не очень хорошо понимает, что это такое и как с этим всем быть. Короче, тем, кому научник сказал «Надо», а как надо – вдаваться в подробности не стал.

Перед прочтением необходимо включить чувство юмора. Все совпадения случайны, а ситуации вымышлены. Всё, теперь можно читать )

Предуведомление: тезисы на конференциях – это не план курсовой работы и не список основных положений. Тезисы – это маленькая, но гордая и самодостаточная статья!

1. Тема

С чего начинается работа над тезисами и докладом? С выбора темы, разумеется. Во-первых, тема тезисов должна соответствовать тематике конференции и содержать что-то новое. Лучше не брать тему, на которую существует сотня исследований.

Во-вторых, она должна быть в меру узкой: вам предстоит делать доклад на 10-15 минут, и впихнуть в это время всю курсовую или диссертацию вряд ли получится. Докладчик обычно разрывается между стремлением изложить глобальные выводы и необходимостью приводить конкретные примеры. В плохих тезисах конкретные примеры либо отсутствуют, либо болтаются где-нибудь сбоку этаким бантиком. В хороших тезисах глобальные выводы делаются на основе анализа конкретных примеров. Изложение глобальных идей без конкретного анализа выглядит бездоказательным. Анализ материала без общей идеи выглядит школьным перечислением фактов.

Теперь самое сложное. Не уйти в сторону от темы и соблюсти логику ее развития.

2. Название

Не бойтесь конкретных и простых названий.

Не стоит пытаться впихнуть в название весь первый абзац своей работы. Если название длиннее двух строчек – в консерватории что-то нужно подправить.

Проще всего сформулировать название уже в самом конце работы над темой. Если тема выдержана и нет никаких отступлений от нее, это будет просто сделать.

3. Структура работы

Введение

Самое трудное – первое предложение работы (для упрощения можно воспользоваться интеллект-картами). В нем нужно ответить на простой вопрос: «Почему то, что я буду писать дальше, важно». Обычно пишут о том, что такая-то проблема важна, потому что о ней мало кто писал. Или писали очень многие известные ученые, но вы в ней увидели то, чего не видели они. Или применили известный метод на неизвестных текстах и получили значимые результаты. Значимые – то есть отличающиеся от обычных и способные повлиять на дальнейшее развитие гипотезы. Это называется «научная новизна». Работы без научной новизны являются рефератами. То есть если вы просто перечислили, какие бывают точки зрения на какую-то проблему у разных ученых – это плохо. Если вам удалось как-то их систематизировать, выделить закономерности, описать причины – уже лучше, есть элемент самостоятельной работы. Но такая работа всё равно проиграет работе, в которой есть самостоятельное исследование материала.

Если вы пишете об авторе или произведении, мало кому известном, в первом абзаце стоит дать краткую информацию: даты жизни, страна обитания, литературное направление, почему автор и поставленная вами проблема должны быть интересны читателю.

Не бойтесь обозначить во введении, что вы собираетесь делать: «в данной статье мы рассмотрим», «наша работа посвящена» и т.д. Это очень хорошие и удобные обороты. Кстати, они помогают четко задать тему работы: раз уж пообещали – придется выполнять.

Если в работе меньше 10 000 знаков, введение не должно превышать 1 абзаца и не должно содержать пересказ всех работ, когда-либо написанных на вашу тему. Плохое введение – то, которое занимает две трети всего текста и содержит общие слова о важности той конкретной науки, которой вы занимаетесь. Короче, введение должно быть четким, конкретным и маленьким. Те, кто будет читать или слушать вашу работу, сами знают о важности той науки, которой вы занимаетесь: они занимаются ей же. А «лирика» противоречит жанру научной статьи.

Текст работы должен быть четко структурирован, положения – подкреплены примерами, примеры – их анализом. Не злоупотребляйте примерами: на каждое положение достаточно 1-2.

Рассуждение должно быть логичным. Нельзя перескакивать с темы на тему, лирические отступления недопустимы.

Заключение должно суммировать выводы, сделанные на основании анализа примеров. Или отвечать на вопрос «Почему это всё важно». Иногда говорят, что заключение – это введение, написанное другими словами и в прошедшем времени (то есть «В нашей работе мы рассмотрим…» – «Таким образом, мы рассмотрели… доказали… обосновали… проанализировали… и т.д.»). Но лучше уж такое заключение, чем никакого. В заключении не должно быть новых положений или примеров: оно подводит итог уже написанной работе.

Не надо писать названия разделов “Введение” и “Заключение” в самом тексте: это ж не монография, в работе на 2 странички такая структура выглядит смешно.

4. Оформление работы

Главное правило здесь – четко соблюдать требования оргкомитета. Вы удивитесь, но если оргкомитет просит вас оформить текст 12 шрифтом Times New Roman с полуторным интервалом, эти странные люди действительно хотят, чтобы текст, присланный вами, был оформлен 12 шрифтом Times New Roman с полуторным интервалом! Да-да, и поля должны быть не 0,5 см, а 1,5, 2 или 3! И да, они действительно за этим следят! Потому что эти странные люди готовят потом макет, и им проще отказать неправильно оформленным тезисам, чем возиться с их переоформлением.

Тезисы, оформленные по правилам, – это не только требования хорошего тона. Это первый показатель того, что начинающий исследователь умеет читать и правильно осмыслять информацию. О каких научных изысканиях можно говорить с человеком, который оказался не способен правильно понять фразу «сноски не допускаются» или «объем – не более 7 страниц»? Такая работа должна быть отклонена.

Текст должен быть написан грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Печально, что приходится говорить об этом отдельно.

Кстати, слово «вуз» пишется МАЛЕНЬКИМИ буквами (см. любой справочник Розенталя, параграф 27, п. 3-б). В названии вуза только первая буква – заглавная: Московский государственный университет. И по этой модели пишется название любого вуза (Розенталь, параграф 22, п. 6), независимо от того, что думает администрация вуза или создатели вузовских сайтов. Не надо сокращать названия своих вузов (СГУ – Саратовский? Самарский? Ставропольский? Стерлитамакский? Соловецкий? Соликамский? Самый-самый?..). Не надо писать «официальное» название: ГОУ ВПО ППКС АБВГД «Парижская академия садоводства» выглядит странно.

Опасный момент оформления – схемы и картинки, нарисованные в Ворде. При макетировании они едут во все стороны, поэтому лучше ими не злоупотреблять. Равно как и таблицами, которые могут в макете выглядеть совсем не так, как в вашем тексте. Кстати, таблица не должна занимать больше трети всего текста.

Прописная истина: у всех цитат должен быть указан источник. Источник цитаты обязательно включает номер той страницы той книги, откуда она взята.

Текст, процитированный без кавычек и ссылок, является украденным текстом. То есть это плагиат.

Ссылки на интернет-сайты должны быть оформлены. Мы не требуем полного оформления по ГОСТу, но адреса сайтов должны быть указаны.

Википедия не является научным источником! Это значит: не надо использовать ее как ЛЭС или научную монографию. И ссылаться на нее как на научный источник нельзя.

5. Библиография

Важный элемент любой работы – библиография или список литературы.

Кажется, что это всё очень сложно. На самом деле, обычно достаточно внимательно прочитать требования. Пункт об оформлении библиографии там непременно содержится и часто именно он – самый пространный и подробный. Единой модели оформления библиографии нет, поэтому следует придерживаться предложенного оргкомитетом. Хотят они название курсивом, автора – жирным шрифтом и тире между каждым пунктом – да пожалуйста. Не хотят – не надо.

Не надо злоупотреблять библиографией. В тезисах стоит приводить в библиографии только те работы, которые непосредственно цитируются в тексте. В противном случае вы рискуете написать после своих тезисов длинный список “вообще важных” научных трудов, который оргкомитет безжалостно вырежет. Или оргкомитет, забив на сопоставление трехстраничного списка литературы с двухстраничным текстом самой работы, просто вырежет ваши тезисы из сборника…

Если объем тезисов – 2 страницы, то библиография не должна занимать даже половину страницы (да, есть научные традиции, где это норма, но мы говорим о среднестатистической работе для среднестатистической студенческой конференции). Если вы захотите перечислить все работы, написанные по вашей теме, места на собственную работу у вас не останется. Поэтому ограничьтесь 1-2 самыми важными. В принципе, в тезисах на 2 страницы библиография не должна превышать 5 пунктов.

Ну и последнее: некрасиво, когда из 5 пунктов библиографии 4 – ссылки на ваши же предыдущие работы.

5. Соотношение доклада и тезисов

Тезисы – это маленькая статья, которая разворачивается в доклад. Время доклада ограничено 10-15 минутами, а объем тезисов – обычно примерно двумя страницами Ворда. Доклад может быть чуть подробнее тезисов, может содержать больше примеров, чуть больше теоретического материала, но не стоит намного расширять текст, иначе вы не уложитесь в регламент.

Регламент необходимо строго соблюдать: это правило хорошего тона. Только очень невоспитанные люди превышают регламент.

Примеры, особенно если их много и они детально анализируются, стоит выделить в раздаточный материал («хендаут»). Это сэкономит вам время: вместо их зачитывания можно будет просто ткнуть пальцем в листочек.

Презентации должны быть уместными. Не нужно делать презентацию, которая будет состоять из текста вашего доклада. Это, конечно, красиво и впечатляет: вы нажимаете на кнопку, и тот текст, который вы только что произнесли, с переливами и всякими эффектами меняется на текст того абзаца, который вы только будете читать. Но ваши слушатели умеют воспринимать текст на слух. Презентации оправданы только в том случае, если работа построена на использовании визуальных материалов: фильмов, картин, картинок, интернет-сайтов, компьютерных программ. Во всех остальных случаях хендауты удобнее: они позволяют дать на руки зрителям все данные, тексты, примеры, таблицы, графики и диаграммы. В презентации они задерживаются на экране на 5-7 секунд, поэтому их нельзя вдумчиво проанализировать и сопоставить.

Бумажные хендауты также застрахованы от технических проблем. Им всегда хватает шнура до розетки, у них не бывает проблем с кодировкой, шрифтами, они читаются со всех флешек, дисков и дискет… Короче, хендауты надежнее и удобнее. Правда, мигать красиво при смене страниц не умеют. Но это не так уж и страшно.

Доклад лучше, конечно, рассказывать, а не зачитывать. Монотонное чтение очень быстро утомляет слушателей. Другой крайностью является «взгляд и нечто» – лирическое отступление на околонаучную тему, в котором нельзя выловить структуры и смысла.

Начинающему докладчику, конечно, проще делать доклад, зачитывая его по распечатке. Однако после третьего-четвертого выступления следует научиться отрываться от нее и стараться рассказывать, а не зачитывать.

Очень хорошо помогает в этом подготовка плана доклада и рассказ по нему дома пойманной в угол маме, кошке или младшей сестренке. В плане должны быть даны в удобной вам форме основные положения, выписаны все даты и нужные цитаты. План-конспект позволит, с одной стороны, не зачитывать по бумажке текст. С другой стороны, он не позволит потерять порядок мыслей и положений.

Обязательно потренируйтесь перед докладом с каким-нибудь слушателем и часами. Со временем вы научитесь определять, сколько именно времени уходит на определенный объем текста, но сперва лучше порепетировать с таймером на мобильнике. Потому что превышать регламент некрасиво, а чтение в жанре «пулемет Максим приветствует белогвардейскую атаку» утомляет слушателей и не позволяет им оценить все достоинства вашего прекрасного доклада.

6. Вопросы и обсуждение

Обсуждение – важнейшая часть научной работы. Поэтому необходимо с самого начала учиться отвечать на вопросы, а также задавать их. Цель вопросов – вовсе не завалить и унизить докладчика, как бывает на школьных конференциях («Какой вклад в науку вы внесли вашим выступлением? А вы читали малоизвестного китайского философа Сунь Фунь Чая? Нет? Так что после этого вы можете знать о русских березках?!! А процитируйте седьмую строфу пятой главы «Евгения Онегина»!»).

В научном сообществе интересное обсуждение и важные вопросы – показатель удачного доклада. Именно обсуждение способно дать важнейший толчок для научного развития молодого ученого.

Учитесь видеть суть чужих докладов, анализируйте их структуру, композицию, отмечайте удачные моменты – это поможет вам научиться выступать самим. Во время подготовки доклада продумывайте возможные вопросы – о чем вас захотят спросить? Что может потребовать дальнейшего обсуждения? Что, скорее всего, покажется непонятным? Где слабые места в ваших рассуждениях? Не пугайтесь вопросов: рассматривайте их как повод побольше рассказать о своей работе.

Помните, что слушающие – тоже люди. Если вас спрашивают о том, о чем вы уже говорили, не стесняйтесь повторить: возможно, ваш коллега просто отвлекся и прослушал, например, именно те два предложения, в которых вы описывали, как именно вы употребляете термин «концепт». Если вопрос непонятен – не стесняйтесь переспросить.

Задавая вопрос, руководствуйтесь единственным правилом: не надо выпендриваться. Спрашивайте только то, что вам действительно показалось интересным. Однако не стоит уходить в частности: не спрашивайте о том, что будет интересно только вам и докладчику. Это можно обсудить в кулуарах.

Кроме прямых вопросов, допускаются реплики: если при слушании доклада у вас возникла мысль, которая, как вам кажется, может натолкнуть докладчика на какие-то интересные выводы, не стесняйтесь ее озвучить.

Кстати, вопросы задают и пришедшие в голову мысли озвучивают после доклада, а не во время его, и докладчику, а не соседке.

Будьте благожелательны и корректны. Если дискуссия дала докладчику какие-то новые мысли, как-то способствовала его дальнейшему научному развитию – значит, конференция для него прошла не зря. И это всегда приятно.

Дата добавления: 2014-05-02; просмотров: 356; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!