Модель совокупной стоимости владения

Совокупная стоимость владения ИС является одним из важнейших критериев при рассмотрении будущих проектов, так как определяет их экономическую обоснованность.

Концепция совокупной стоимости владения информационными системами TCO (в русскоязычной аббревиатуре – ССВ) была выдвинута Garther Group в конце 80-х годов (1986-1987). TCO является ключевым показателем ИТ и ИС в организации, так как позволяет оценивать совокупные затраты на ИТ, анализировать их, и, соответственно, управлять ИТ-затратами для достижения наилучшей отдачи.

Основная цель подсчета этого показателя, кроме выявления избыточных статей расхода, заключается в том, чтобы оценить возможность возврата вложенных в ИТ средств. При этом ключевой момент состоит в сравнении ССВ своего предприятия (например, в пересчете на одного пользователя системы) с ССВ других организаций аналогичного профиля. Так как часто трудно оценить прямой экономический эффект от ИС (т.е. прибыль от ее внедрения), ИТ-менеджер путем сравнения показателей ССВ может доказать руководству организации, что экономические показатели проекта не хуже, чем в среднем по отрасли.

Стоимость создания и внедрения ИС определяются фактическими затратами на реализацию проекта. Эти затраты оценить достаточно просто.

Однако стоимость владения ИС оценить значительно сложнее. Во-первых, для этого необходимо разработать методику оценки стоимости владения, во-вторых, необходимо произвести анализ затрат по статьям расходов, выделенных в расходы на эксплуатацию и развитие ИС.

Методика TCO представляет собой двумерную модель, основанную на получении и анализе информации о бюджете на информационные технологии конкретной организации.

Идея модели ТСО (Garther Group– Microsoft):

1) анализируется структура затрат для каждого типа фондов (серверов, клиентов, принтеров и т.д.);

2) осуществляется классификация фондов (портативные компьютеры/настольные, сервер-файлы/сервер-приложения, операционные системы);

3) учитываются все особенности фондов каждого типа;

4) общие затраты на ИС разделяются на две группы – прямые и косвенные.

Прямые затраты разделяются на: фиксированные, или как их еще называют, капитальные вложения, и текущие(эксплутационные). Их условно разносят по временной шкале: капитальные вложения осуществляются на этапе построения КИС, эксплуатационные затраты – на этапе функционирования. По методике Garther Group к фиксированным следует отнести следующие затраты:

· стоимость разработки и внедрения проекта;

· привлечение внешних консультантов;

· первоначальные закупки основного ПО;

· первоначальные закупки дополнительного ПО;

· первоначальные закупки аппаратного обеспечения.

Фиксированными эти затраты называются потому, что делаются один раз на начальных этапах создания ИС. При этом выбор той или иной стратегии, аппаратной и программной платформ существенно влияет на последующие текущие затраты.

Прямые затраты включают в себя следующие группы затрат:

· капитальные затраты – аппаратное и программное обеспечение (АО и ПО);

· затраты на управление ИС;

· расходы на техническую поддержку АО и ПО (служба технической поддержки, обучение, материально-техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержку, накладные расходы);

· расходы на разработку прикладного ПО внутренними силами (создание приложений, тестирование и подготовка документации, в том числе разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание);

· расходы на аутсорсинг;

· командировочные расходы;

· расходы на услуги связи;

· другие группы расходов.

Существуют отдельные методологии определения составляющих ТСО по вышеуказанным группам прямых расходов.

Под затратами на управление системой подразумеваются расходы, связанные с управлением и администрированием компонентов ИС. Эти затраты иногда называют неконтролируемыми. Эти затраты видимы, т.е. фигурируют в управленческом учете и бюджете организации в качестве отдельной позиции или даже группы позиций. неконтролируемый характер затрат означает отсутствие данных о соотнесении затрат с породившими их объектами и процессами. Эти затраты относятся к эксплуатационным.

В этой статье затрат можно выделить некоторые подкатегории.

1. Затраты на сопровождение. Под затратами на сопровождение понимаются все виды затрат, связанные с решением проблем пользователей и выполнением регламентных работ на клиентских рабочих местах. Сюда включаются затраты на расходные материалы и запчасти, а также иные материальные затраты наряду с оплатой труда работников службы сопровождения, в том числе услуги аутсорсинга. Затраты на сопровождение невозможно соотнести с ИС, эксплуатация которой порождает эти затраты. Эти затраты являются наиболее значимой в общей сумме затрат на ИС: согласно методике фирмы DELL они составляют в среднем 32%.

2. Администрирование – вся совокупность работ по администрированию систем коллективного пользования – серверов, сетевого оборудования и оборудования каналов связи, распределенных ОС, ЛВС, глобальных сетей, СУБД, прикладных программ. Данных вид затрат также не сопоставляется с ИС, их породившими. Между тем использование не соответствующего задачам системного ПО в некоторых случаях вызывает рост затрат на администрирование на порядок и выше. Затраты этой категории по некоторым оценкам составляют в среднем 12% общей величины затрат на ИС.

3. Затраты на модернизацию оборудования и ПО. Эти затраты включают затраты на дополнительное оборудование, лицензии на новые версии установленного в организации ПО, консалтинг, необходимый для ряда работ по модернизации и т.д. Эти затраты составляют в среднем 9% общей величины затрат на ИС.

4. Затраты на повышение квалификации пользователей. Эти затраты включают оплату оборудованных классов, зарплату лекторам и затраты времени сотрудников. Затраты на первоначальное обучение сотрудников новой системе обычно учитываются в составе затрат на проект внедрения. Тем самым они оказываются привязанными в системе, потребовавшей обучения пользователей и связанных с ним затрат. В противоположность им затраты на повышение квалификации пользователей не связываются с определенной ИС. Как следствие эти затраты не учитываются при выборе той или иной ИС. Данная статья составляет в среднем около 1% общей величины затрат на ИС.

Косвенные затраты делятся на две группы: 1) вызванные простоями пользователей (потери из-за плановых и неплановых перерывов) и 2) связанные с конечными пользователями (потери от самоподдержки пользователей, потери от взаимоподдержки пользователей) Данные затраты являются «невидимыми». Эти виды затрат относятся к эксплуатационным.

Одна из самых серьезных проблем управленческого учета затрат на информационную инфраструктуру – отсутствие данных по этим трем важным группам затрат. «Невидимость» данных категорий затрат не означает, что эти затраты не входят в общую сумму затрат организации. Данные затраты учитываются в составе затрат на рабочую силу. Затраты рабочего времени в организации включают в себя непроизводительные затраты. Роль управленческого учета по отношению к ним состоит в том, чтобы вскрыть зависимость части затрат на рабочую силу от параметров ИС организации и уровня работы службы ИС.

Природа первой группы косвенных расходов кроется в том, что, если ИС спроектирована плохо. Потери от простоев пользователей – потери для организации, связанные с простоем пользователя вследствие перерыва того или иного сервиса ИТ. Такие потери составляют в среднем 16% общей величины затрат на ИС. Косвенные расходы по этой группе могут быть определены по методу определения производственных потерь.

Простой может быть плановым, т.е. связанным с регламентными работами по обновлению оборудования и версии ПО, переносу данных и т.д. Также простой может быть внеплановым в связи с каким-либо инцидентом, т.е. внеплановым нарушением сервиса. В обоих случаях потери возникают вследствие неспособности сотрудника выполнять свои обязанности в период отсутствия какого-либо сервиса ИТ. Простой обычно измеряется в единицах рабочего времени, потерянного пользователем, например, в часах. Неработоспособность сервиса всегда связана с неисправностью той или иной ИС организации.

Простои могут очень различаться как по времени, так и по значимости для организации, следовательно «цена» одного и того же простоя различается. Для фиксации этой неравнозначности в управленческом учете вводят категории простоев. Категория присваивается простою в момент закрытия инцидента.

Природа второй группы косвенных расходов кроется в организационной стороне ИТ и состоит в том, что вследствие ненадлежащей поддержки штатных сотрудников ИТ их конечные пользователи внутри организации вынуждены заниматься вопросами восстановления работоспособности, самообучением и т.д., что также уменьшает производительное время их работы. Косвенные расходы этой группы определяются с помощью полевых и статистических исследований, включающих интервьюирование пользователей системы.

Самоподдержка означает, что пользователь самостоятельно разрешает инциденты с ИС на своем рабочем месте, не прибегая к помощи службы ИС. При этом пользователь не выполняет своих непосредственных обязанностей, т.е. с точки зрения бизнес-процесса простаивает.

Первая составляющая затрат на самоподдержку – потери от простоя пользователя. Вторая составляющая затрат – нарушение правил и политик, принятых в службе ИС. Пользователь, не осведомленный о стандартах службы эксплуатации, самостоятельно меняет параметры подключения к локальной сети, электронной почты, печати и т.д. Это осложняет деятельность сотрудников службы ИС и ведет к дополнительным затратам. Самоподдержка вытесняет профессиональное сопровождение со стороны службы ИС, поэтому любые действия по самоподдержке необходимо рассматривать как чистый проигрыш организации.

Точно так же необходимо рассматривать потери от взаимоподдержки. В этом случае инцидент, возникший у одного пользователя, разрешается не сотрудником ИС, а другим пользователем. В этом случае теряется рабочее время двух пользователей одновременно. Общие затраты складываются из потерь от простоя двух пользователей и риска возможных дополнительных затрат службы сопровождения. Это делает взаимоподдержку наиболее дорогостоящей категорий невидимых затрат.

Ликвидация самоподдержки и взаимоподдержки позволяет сделать потери от простоев видимыми. Для этого в структуре службы ИС создается отдельное подразделение – Service Desk, которое ведет статистику, какое именно оборудование или программное обеспечение явилось причиной простоя. Сбор и обработка такой статистики в дальнейшем позволяет оптимизировать выбор оборудования и программного обеспечения.

Невидимые и неконтролируемые затраты в совокупности составляют примерно 70% общей величины затрат на информационную инфраструктуру организации в целом.

Затраты на оборудование составляют 20% общих затрат на ИС организации. В эти затраты входит приобретение всех видов оборудования ИС, а также услуг по выбору, установке и настройке оборудования. Эти затраты четко привязаны к соответствующим проектам. Такие затраты являются явными.

Затраты на ПО составляют 9% общей суммы затрат на ИС. В эти затраты входят стоимость лицензий и консалтинг по внедрению и сопровождению ПО. Они также относятся к явным затратам. Затраты на обучение пользователей составляют 1% затрат на ИС и тоже относятся к явным. Перечисленные три статьи затрат относятся к первоначальным (единовременным, капитальным) затратам.

Таким образом, 16% затрат на ИС относятся к невидимым, 54% – к неконтролируемым и только 30% – к явным затратам. Традиционные модели управленческого учета ограничивают учет затрат на ИС явными затратами, что ведет не только к занижению общей суммы затрат, связанных с ИС в организации, но и к неверным управленческим решениям, обусловленным предпочтением ИС с меньшими первоначальными затратами и с высокими затратами на эксплуатацию. Эта ситуация была впервые проанализирована в 1988 г. компанией Garhter Group. Результатом анализа стала концепция совокупной стоимости владения информационной системой.

Рассмотрим этапы методики Gartner Group - Microsoft оценки TCO.

Этап первый. Тип предприятия.

Перед тем как приступить к расчету, необходимо определить профиль предприятия. По классификации Interpose таких профилей насчитывается семнадцать. Каждый профиль имеет три градации – малое предприятие, среднее и крупное. Например, среднее предприятие в финансовой отрасли имеет около 50 серверов и 2000 рабочих мест.

После выбора типа предприятия следует получить следующие данные бюджета предприятия:

· общий валовой доход,

· валовой доход в расчете на одно компьютерное рабочее место,

· процентный показатель роста за расчетный срок,

· бюджет на информационные технологии.

Этап второй. Анкетирование и анализ рабочих мест.

На следующем этапе администраторам и пользователям раздаются специальные анкеты, которые предназначены для сбора информации о количестве рабочих мест, закупочной стоимости компонентов и пр. Дополнительно собирает детальная информация по технологическом оборудованию ИС. После чего проводится сравнение со средними показателями по отрасли.

Этап третий. Сбор и анализ остальной информации.

Дальше собирается информация о прямых и косвенных расходах, которая впоследствии будет использована для подсчета стоимости владения.

Этап четвертый. Подсчет стоимости.

После рутинного сбора исходных данных их вводят в программу подсчета совокупной стоимости владения. После получения результатов необходимо провести сравнение полученной информации со средними показателями по промышленности и определить критические моменты в затратах. Причем TCO считается не только на одного пользователя, но и для серверов, коммуникационных устройств, принтеров.

Факторы, влияющие на увеличение стоимости владения:

1. Человеческий фактор, вернее, действия конечного пользователя.

2. Ненормативные конфигурации PC.

3. Информация и приложения, жестко привязанные к определенным автоматизированным рабочим местам.

4. Увеличение числа мобильных пользователей

5. Слабая защита информационной системы

6. Слишком расплывчатые требования к проектируемой информационной системе

7. Риски, исходящие от производителя оборудования и программного обеспечения

Факторы, влияющие на уменьшение стоимости владения:

1. Наличие автоматического управления рабочими местами и программы инвентаризации системы.

2. Наличие встроенной диагностики вирусов на клиентских местах и серверах.

3. Наличие централизованной службы помощи, располагающей базой знаний по возможным проблемам.

4. Пользователи имеют доступ только к тем программам и функциям, которые необходимы для выполнения рабочих обязанностей.

5. Стандартизированные аппаратные и программные компоненты рабочих мест (минимально 80% от общего числа пользователей).

6. Централизованная закупка идентичных моделей техники одного производителя.

7. Система мониторинга и отслеживания изменений конфигурации рабочих мест.

8. Регулярное обучение пользователей эффективным методам работы с системой и приложениями.

9. Регулярное обучение и сертификация административного персонала технологиям, используемым в сети.

10. Наличие мотивации у административного персонала для предоставления высокого уровня сервиса.

Таблица 7 – Содержание прямых и косвенных затрат в модели ТСО

Вопросы для самопроверки:

1. Какие затраты в модели ССВ характеризуются как «невидимые»? Какие статьи входят в «невидимые» затраты, связанные с использованием информационных систем?

2. Какие затраты в модели ССВ характеризуются как «неконтролируемые»? Какие статьи входят в «неконтролируемые затраты», связанные с использованием информационных систем?

3. Что такое совокупная стоимость владения? Чем помогает знание величины ССВ в управлении ИС?

[1] Выполняется системным администратором и включает в себя выявление узких мест в сети и принятие соответствующих мер

[2] Добавление, удаление, изменение прав

Дата добавления: 2014-10-17; просмотров: 1193; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!