Совокупная стоимость владения – характеристика методики, ее сущность

Совокупная стоимость владения (TCO — Total Cost of Owneship) методика, разработанная в конце 80-х годов XX века компанией Gartner Group для расчета финансовых затрат на владение компьютерами на платформе Wintel (MS Microsoft+Intel). Методика была усовершенствованна в 1994 г. фирмой Interpose и переработана в полноценную модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий.

Почему нужна какая-то специальная методика? Для того, что бы рассчитать финансовые затраты на IT, возьмем бухгалтерскую книгу (базу данных) и будем выбирать записи, тем или иным образом связанные с информационными технологиями — зарплата сотрудников IT-отдела, приобретение вычислительной техники, комплектующих к ней, расходных материалов и так далее.

С точки зрения TCO, это так называемые «прямые» или «бюджетные» расходы. Но есть еще неявные финансовые вливания в содержание «своей» информационной системы, затраты и потери, связанные с её функционированием и так далее, и тому подобное. Причем, авторы методики TCO утверждают, что такие затраты составляют основную долю совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой. Эти затраты называются «непрямыми расходами», и согласно многолетней практике расчетов TCO превышают упомянутые выше «прямые расходы» в 3–5 раз.

То есть на самом деле предприятия тратят на содержание своих информационных систем гораздо больше средств, чем предполагают. Почему так происходит и можно ли оптимизировать затраты на содержание своей собственной IT-инфраструктуры?

Именно эти цели и преследует методика TCO. Но для того, чтобы понять, как можно управлять расходами на содержание IT-инфраструктуры, нужно сначала понять, как они рассчитываются.

Пример

Для того чтобы понять суть методики расчета совокупной стоимости владения, рассмотрим в качестве примера покупку и эксплуатацию автомобиля.

Автомобиль можно приобрести в салоне, заплатив ту или иную сумму. Все ли это затраты? Нет — нужно еще застраховать его, оформить документы на право собственности, зарегистрировать автомобиль в автоинспекции.

Все в порядке? Можно ехать.

Теперь — эксплуатационные расходы. Понятно, что автомобилю нужен бензин, масло, тосол, жидкость в омыватель. Что еще? Ну, пожалуй, придется заплатить налоги на автотранспорт, определяемые законодательством. Да. Периодически нужно проводить техобслуживание. Менять те или иные «расходные материалы» (фильтры, свечи, шины, лампы в фарах и пр.). Проходить раз в год техосмотр. Вроде бы — все.

В рамкам методики TCO это будут «прямые расходы». Их можно с достаточной степенью достоверности рассчитать заранее и спрогнозировать на весь период эксплуатации автомобиля.

Теперь давайте прикинем «непрямые расходы».

· Автомобиль может сломаться — как сам по себе, так и от некачественного бензина или от несвоевременного обслуживания. Придётся чинить его самостоятельно (тратя свое время) или везти в сервис — за деньги.

· Автомобиль может попасть в аварию, его могут поломать или угнать на остановке или на стоянке.

· Дорожные происшествия могут нанести вред здоровью водителя, пассажиров и всех остальных участников движения.

· Случайные или умышленные нарушения ПДД приведут к штрафам, конфискации водительского удостоверения или другим неприятностям.

· Все вышеперечисленные происшествия отнимут ваше время и нервы. Вы опоздаете туда, куда ехали, сорвутся встречи, сделки и контракты, будет испорчен отдых, кого-то не встретят с поезда или самолета и т.д.

Совершенно очевидно, что эти расходы могут в разы превысить первоначальную стоимость автомобиля. Некоторые из них можно учесть и даже распланировать на будущее (хотя бы по порядку величин), некоторые предвосхитить невозможно. Значительная часть таких «непрямых расходов» напрямую зависит от Вас — от стиля вождения, эксплуатации автомобиля, соблюдения правил дорожного движения.

Вы скажете — «Все верно! Дорожное движение — опасная штука. Поэтому у меня есть страховка. А на автомобиль — гарантия автопроизводителя». Замечательно.

А теперь — давайте себе представим, что IT-инфраструктура Вашего предприятия — это описанный выше автомобиль. Покупка автомобиля — начальные затраты на внедрение информационных технологий, текущие расходы — они есть и там, и там, механик в автосервисе — это Ваш IT-отдел.

Вполне функциональная аналогия. Только маленькое «но». У Вас вообще нет ничего, что хотя бы отдаленно напоминало «автостраховку» = не существует внешних структур, страхующих Вас от финансовых рисков и возможных потерь в сфере IT. Нет и гарантии на весь «автомобиль», только на некоторые его детали — в рамках IT-инфраструктуры Вы можете лишь получить гарантию производителя на отдельные компоненты: компьютеры, принтеры, сетевое оборудование и т.п.

Какие затраты учитывает TCO?

Надеюсь, понятна приведенная выше аналогия. Теперь давайте разберемся, что с точки зрения методики TCO учитывается при расчете затрат на эксплуатацию IT-инфраструктуры. Сначала разберем «прямые затраты»:

· Оборудование и программное обеспечение:

o Покупка оборудования — ноутбуки, рабочие станции, сервера, периферийные устройства (мониторы, принтеры, сканеры и пр.), устройства хранения информации, источники бесперебойного питания, карты расширения всех видов, сетевое коммуникационное оборудование (хабы, коммутаторы и т.д.), кабельная система, оборудование серверной комнаты, климат-контроль для нее (если есть).

o Приобретение программного обеспечения — все приобретаемое и оплачиваемое отдельно программное обеспечение, включая все виды лицензий, подписка на обновления для ПО.

o Аренда компьютерного, коммуникационного и копировально-множительного оборудования.

o Затраты на комплектующие (дополнительная память, жесткие диски, CD-ROM и т.д.) и расходные материалы (тонеры-картриджи для принтеров и ксероксов, ленты и диски для резервного копирования и т.п.).

· Затраты на IT-персонал:

o Зарплаты всех сотрудников, занятых в сфере информационных технологий (включая руководство).

o Командировочные затраты, связанные с IT-персоналом.

o Обучение и сертификация персонала.

o Аутсорсинг (оплата IT-услуг, оказываемых внешними подрядчиками).

· Затраты на каналы связи, сервисы сети Интернет и электронного обмена данными:

o Абонентская плата за интернет-подключение и каналы связи между офисами, если таковые имеются.

o Абонентская плата за «Банк-клиент», приложения электронной коммерции и т.д.

o Содержание Web-сервера (если он размещен на площадке провайдера), поддержку доменного имени, внешних серверов электронной почты и проч.

o Оплата удаленного доступа сотрудников, работающих вне корпоративной сети.

Теперь проанализируем «непрямые затраты». Формально, сюда следует отнести все затраты, связанные с эксплуатацией IT-инфраструктуры, но не имеющие статьи в бюджете предприятия. Согласно современным представлениям о расчете совокупной стоимости владения к таким затратам относятся:

· Самообучение пользователей работе со своим компьютером и набором программного обеспечения, обучение коллег и помощь им.

· Самостоятельное обслуживание пользователем своего компьютера и набора программ — резервное копирование, восстановление после сбоя, отладка программ, установка драйверов новых устройств и т.д.

· Использование служебных компьютеров и информационных систем для «работы на сторону», для развлечения, игр и т.п.

· Коррупционные схемы при покупке оборудования, комплектующих и расходных материалов, заказе услуг.

· Простои в работе информационной системы в целом или отдельных ее частей, связанные с:

o недостаточной мощностью (низкой доступностью) или неустойчивой работой компонентов системы;

o ожиданием реакции со стороны IT-сервиса;

o запланированного или внепланового (аварийного) останова системы или отдельных ее частей.

Обычно предполагается, что каждый пользователь корпоративной сети тратит не менее 80 рабочих часов в год (10 рабочих дней, 2 календарные недели) на самообучение и на обслуживание своего компьютера. Но практика показывает, что эту цифру можно смело увеличивать в полтора-два раза.

Расчет «непрямых» расходов на содержание IT-инфраструктуры — достаточно сложная вещь. Для того чтобы в рамках методики TCO учесть все перечисленные выше пункты, нужно провести всеобъемлющий аудит информационной системы предприятия. На что следует обратить внимание в первую очередь?

· Провести детальный анализ (аудит) IT-инфраструктуры, выявляя при этом узкие места (недостаточная надежность, доступность или низкая производительность тех или иных компонентов системы, отсутствие резервного копирования, антивирусной защиты, корпоративных систем защиты информации и пр.)

· Проанализировать все сбои и простои, случившиеся в сети за выбранный Вами период, акцентируя свое внимание как на причинах, приведших к останову, так и на действиях по его ликвидации. Если останов был плановый (регламентные работы, upgrade и пр.) — следует выяснить, выполнялись ли данные работы в рамках заранее согласованного плана, были ли завершены в срок.

· Если в организации существует централизованная служба компьютерной поддержки (Help Desk или Service Desk) — нужно проанализировать скорость прохождения заявок на сервисные работы и выяснить причины, приводящие к задержкам в их исполнении. Вообще говоря, централизованная служба компьютерной поддержки должна функционировать в рамках международных стандартов (ITIL и/или CobIT). Правильная организация такой сервисной службы - залог эффективной работы.

· Следует наладить стратегические партнерские отношения с несколькими наиболее удобными для Вас поставщиками аппаратных и программных решений, комплектующих и расходных материалов. Такой подход позволит иметь единую схему гарантийного ремонта, прогнозируемые сроки поставки товара и так далее. Работа с небольшим числом предпочтительных поставщиков позволяет свести на нет всякого рода коррупционные схемы, получить официальные бонусы и преференции в качестве постоянных покупателей.

· Необходимо минимизировать «видовое разнообразие» аппаратного обеспечения корпоративной сети. Т. е., нужно выбрать какого-то одного производителя для ноутбуков и рабочих станций, серверов, сетевого оборудования, копировально-множительной техники. Это позволит не только стандартизировать процессы обслуживания такой техники, но и ощутимо экономить на комплектующих и расходных материалах.

· Часть наиболее типичных сервисных работ стоит перевести на аутсорсинг — отдать на обслуживание сторонним сервисным организациям. Например, в случае наличия на Вашем предприятии нескольких однотипных АТС или ксероксов будет гораздо дешевле передать их на обслуживание сторонней организации, чем держать у себя в штате соответствующего специалиста. Аналогично решается вопрос с обслуживанием некоторых достаточно широко распространенных программ — «1С», «Парус» и так далее.

· Провести аттестацию персонала предприятия на предмет компьютерный грамотности и проверять заявленный уровень таковой при приеме сотрудников на работу. В трудовой договор (контракт) должен быть внесен пункт, касающийся ответственности работника за неправомерное использование служебных рабочих станций и информационных систем.

Как пользоваться методикой TCO?

Эффективность методики TCO подтверждена временем — она уже более 20 лет успешно применяется для анализа сложных информационных систем. На сегодняшний день аудит информационных систем по стандартам Gartner Group является одним из наиболее распространенных приемов, применяемых для выработки рекомендаций по оптимизации затрат на IT.

Даже однократная оценка совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой может повысить эффективность управления затратами, тем самым увеличивая выгоду от использования информационных технологий на предприятии. Если учет затрат на IT-инфраструктуру по методике TCO будет проводиться на регулярной основе — это даст возможность не только оптимизировать затраты на содержание и развитие информационных систем, но и привести план развития IT-инфраструктуры в соответствие основным бизнес-целям предприятия.

Методика расчета совокупной стоимости владения хорошо документирована, разработано и продается специальное программное обеспечение (TCO Analyst, TCO Manager, TCO Snapshot Tool и др.), позволяющее учитывать все описанные выше показатели. Использование такого программного обеспечения позволяет проводить расчеты TCO самостоятельно.

Однако было бы странно предположить, что вопросы проверки работы IT-инфраструктуры и сервисных служб будут возложены на существующий в компании Отдел информационного обеспечения. Для того, чтобы непредвзято посчитать все затраты в рамках методики вычисления совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой рекомендуется пригласить сторонних консультантов.

Профессиональные консультанты, в отличие от «Отдела информационного обеспечения», не являются заинтересованной стороной, им не потребуется скрывать те или иные махинации или просчеты — в данном случае они будут выступать независимым арбитром. Более того, этим консультантам не потребуется разбираться в методике расчетов совокупной стоимости владения и в инструментах для ее расчета — это их специализация.

Для эффективной работы по аудиту IT-инфраструктуры предприятия необходимо сформировать рабочую группу, в состав которой войдут сторонние специалисты и ряд менеджеров со стороны предприятия Заказчика. Менеджеры со стороны Заказчика должны быть специалистами в прикладных областях, связанных с бизнес-процессами, происходящими на предприятии и будут выполнять функции бизнес-аналитиков. Рабочая группа должна в обязательном порядке включать одного из топ-менеджеров предприятия, наделенного полномочиями принимать ответственные для бизнеса решения.

Результатом работы такой рабочей группы будет план по реформированию сервисных IT-служб, по модификации (устранению узких мест) в IT-инфраструктуре предприятия. Итоговыми документами станут планы по развитию информационных систем на ближайшую перспективу, включая рекомендации по IT-бюджету, а так же ряд внутренних регламентов, регулирующих описанные выше производственные процессы.

Расчет совокупной стоимости владения (TCO), обработка его результатов и составления рекомендаций по оптимизации затрат на IT-инфраструктуру предприятия - один из признанных инструментов повышения эффективности бизнес-процессов и получения конкурентных преимуществ.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ ТЕМЫ №7:

7.1. Методика TCO предусматривает оценку затрат на IT-инфраструктуру и на отдельные ее компоненты. Совокупные затраты включают как прямые или «бюджетные», которые берутся из бухгалтерских документов, так и «непрямые» — финансовые расходы, которые предприятие несет в виду неэффективности работы информационной системы и сервисных IT-служб.

7.2. Экономическая добавленная стоимость (Economic Value Added, EVA) является достаточно простой методикой, суть которой в вычислении разницы между чистой операционной прибылью предприятия и всеми затратами, понесенными предприятием на IT-инфраструктуру.

7.3. Совокупный экономический эффект (Total Economic Impact, TEI) — гетерогенная методика, позволяет оценить проект внедрения того или иного компонента информационной системы предприятия с точки зрения трех показателей — «Стоимости», «Преимуществ» и «Гибкости».

7.4. Система сбалансированных показателейОсновной упор делается на формализацию целей IT-проекта, в привязке к бизнес-целям организации и ее планам стратегического развития.

7.5. Быстрое экономическое обоснование. Ключевой идеей методики является взгляд на IT с точки зрения бизнес-приоритетов компании, стратегических планов ее развития, и основных финансовых показателей (ROI и др.).

7.6. Информационная экономика предполагает формирование списка критериев оценки эффективности проекта и его анализ с точки зрения потенциальных выгод, которые реализация проекта должна принести для предприятия.

[1] Информационная безопасность систем организационного управления / Под ред. академика Н. А Кузнецова и д.т.н. В. В. Кульбы. М.: Наука, 2006.

[2] www.vikipedia.org/viki/rss

[3] Костров А.В., Александров Д.В. Уроки информационного менеджмента. Практикум. М.: Финансы и статистика, 2006. - 336с.: ил.

[4]Костров А.В., Александров Д.В. Уроки информационного менеджмента. Практикум. М.: Финансы и статистика, 2006. - 336с.: ил.

[5] Костров А.В., Александров Д.В. Уроки информационного менеджмента. Практикум. М.: Финансы и статистика, 2006. - 336с.: ил.

[6] Костров А.В., Александров Д.В. Уроки информационного менеджмента. Практикум. М.: Финансы и статистика, 2006. - 336с.: ил.

[7] Костров А.В., Александров Д.В. Уроки информационного менеджмента. Практикум. М.: Финансы и статистика, 2006. - 336с.: ил.

[8] ANSI/IEEE Std 1471-2000.

[9] Ананьин В. И. Интеграция в эпоху перемен// Энергорынок, 2005, №10.

[10] Минцберг Г. Структура в кулаке. Создание эффективной организации. СПб., «Питер», 2007.

[11] См. 3

[12] Rosser B. What Is an Architectural Style? // Gartner Research. Gartner, Inc., 2002; www.Gartner.com.

[13] Rosser B. What Is an Architectural Style? // Gartner Research. Gartner, Inc., 2002; www.Gartner.com.

[14] Natis Y., Schulte R. Business Component Architecture Unites Services and Events // Gartner Research. Gartner, Inc., 2004; www.Gart

[15] ISO:9000 third edition. 2005-09-15. Quality management systems - Fundamentals and vocabulary.

[16] Международный стандарт МЭК 50 (191)-90. Надежность и качество услуг. Термины и определения.

[17] Методические рекомендации по подготовке докладов о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования. Минфин РФ, МЭРТ РФ, июнь 2004.

[18] Методические рекомендации по оценке эффективности инвестиционных проектов. Минэкономики РФ, Минфин РФ, Госстрой РФ, 21 июня 1999.

[19] FEA Consolidated Reference Model Document, FEA PMO, May 2005.

[20] Зиндер Е. З. Что такое «эффективность ИТ»// Intelligent Enterprise, 2006, № 8.

[21] Зиндер Е. З. Архитектура компьютеризованных предприятий: как обстоят дела. - PC Magazine, 2005, № 10.

[22] ISO/IEC 15288:2002. System engineering. System life cycle processes.

[23] См. 8

Дата добавления: 2014-11-06; просмотров: 705; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!