Информация как фактор оптимизации системы управления

Термин «информация» используется в двух значениях: как уменьшение неопределенности в отношении ожидаемых собы­тий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникаци­онного потока, ресурс.

Каждая управляющая система с замкнутым контуром есть совокупность субъекта и объекта управления, взаимодейст­вие между которыми происходит через каналы прямой и обрат­ной связи, по которым проходят потоки информации. Сам про­цесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачуинформации; информация — неотъемлемая часть управ­ленческого процесса.

Информационное обеспечение управления — практика технологизации управленческого процесса (и учебная дисциплина для госслужащих), которая обусловливает воздействие инфор­мации на все элементы управленческой деятельности, предос­тавление всем звеньям и работникам необходимой профессио­нальной, экономической, правовой и другой информации.

С информацией работают все специалисты управления, но затраты времени у них структурируются по-разному.

Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого персонала, %

По своему целевому назначению в процессе управления ин­формационно-технические операции разделяются на следующие классы:

1.Документационные. На работу с документацией, как пока­зывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего. времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций рас­ходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, маши­нистки, стенографистки и т.д.

2. Первично-счетные и учетныеоперации, содержание и объ­ем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. За­траты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение — от автоматизации про­цессов получения данных.

3.Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода техниче­ских средств.

4.Вычислительные и формально-логические операции — все операции по переработке информации, выполняемые специали­стами или техническими исполнителями (в зависимости от слож­ности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вы­числительной техники.

Управленческие операции с информацией могут быть разделены на группы.

Выделяют следующие виды управленческих операций:

= по характеру преобразования информации - на стереотипные, которые выполняются по заранее разработанным инструкци­ям и методикам, и эвристические, связанные с творческим поис­ком;

= по степени механизации на ручные, машинно-рутинные, ав­томатизированные и аппаратурные. Эта классификация отра­жает технологическую регламентацию процессов труда и выбор методов выполнения.

Виды информации, используемой в управлении:

• по типу отражаемых отношений — технико-технологичес­кая, экономическая, социальная, политическая, идеологи­ческая;

• по масштабам отражаемого объекта — федеральная (обще­государственная), региональная, местная;

• по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества — про­мышленная, сельскохозяйственная, военная, образователь­ная и т.п.;

• по структурированности — систематизированная и несис­тематизированная;

• по характеру носителя — документированная и вербальная.

• по структуре делится на распоря­дительную, координационную, контрольно-оценочную, плано­вую и т.д.

• В государственных организациях и учреждениях информаци­онную структуру обычно подразделяют на научную и управлен­ческуюдокументацию. Научная информация не структурируется по иерархии, формируется не руководителями или специалиста­ми по обеспечению информацией, а пользователями. Информа­ционные потоки здесь децентрализованы и определяются только теми, кто запрашивает ту или иную информацию.

• по источнику поступления де­лится на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация возникает как результат описания со­стояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования.

Значительный объем внутренней информации занимает ис­ходная информация:

›организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техни­ческом, административно-хозяйственном обеспечении и служ­бах (МТС, АХС) и т.п.;

›оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управлен­ческого процесса.

Еще более регламентированный вид внутрен­ней информации — исходящая информация, т.е. документы, соз­даваемые в системе управления:

♦ внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям;

♦ для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев опре­делена и не может подвергаться изменениям.

Дата добавления: 2014-11-06; просмотров: 202; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!