Составление и оформление писем

Письма государственных организаций и учреждений составляются на бланках с изображением Государствен­ного герба Республики Беларусь (приложение 2).

Письма оформляются на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста. Реквизитами письма яв­ляются: Государственный герб Республики Беларусь (эм­блема фирмы); наименование организации - автора документа; почтовый адрес организации; коммуникаци­онные данные; дата и регистрационный индекс; адресат; ссылка на индекс и дату входящего документа (при необ­ходимости); гриф ограничения доступа (при необходимо­сти); заголовок к тексту; текст; подпись; сведения об исполнителе (при необходимости).

Схема расположения реквизитов на бланке письма с изображением Государственного герба Республики Бела­русь содержится в приложении 8. Данная схема характер­на для деловых писем государственных организаций.

Схема расположения реквизитов на бланке письма без изображения Государственного герба Республики Бела­русь, но с изображением эмблемы организации показана в приложении 9. Такая схема расположения реквизитов характерна для деловых писем организаций, которым не предоставлено право использования Государственного герба Республики Беларусь. Заголовок к тексту должны иметь только письма, оформленные на бланке формата А4. Если письмо одного содержания направляется не­скольким адресатам, сначала указывается адрес основно­го получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, со­ставляется список рассылки, и на каждом экземпляре ука­зывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Текст (содержание) письма должен касаться одного вопроса и быть лаконичным, последовательным, убеди­тельным и корректным. Факты и события должны предоставляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса освещаться кратко и ясно. Простые письма обычно состо­ят из одной - двух частей (например, вступления и заклю­чения). Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части письма излагается существо вопро­са, приводятся доказательства или опровержения. Основ­ная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагае­мых решений.

В заключении формулируется основная цель письма (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п).

В зависимости от назначения письма, от того, на чем автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Письма по финансовым вопросам подписывает ру­ководитель и главный бухгалтер организации. Письма, да­ющие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью организации.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 143; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!