Составление и оформление докладных записок (рапортов)

Докладная записка (рапорт) может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка (рапорт) представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя -руководителю подразделения или организации.

Внутренняя докладная записка (рапорт) передается не­посредственно через службу документационного обеспе­чения управления (секретариаты, канцелярии) и потому имеет ограниченный набор реквизитов: наименование организации, наименование структурного подразделения, вид документа, дату и регистрационный номер, заголо­вок к тексту, адресат, текст, отметку о наличии приложе­ний (если имеются), подпись.

В процессе документооборота на докладной записке (рапорте) оформляются реквизиты “резолюция” и “виза”. Поскольку докладная записка (рапорт) по почте не дос­тавляется, адресат включает в себя ограниченный состав реквизитов: должность лица, его фамилию и инициалы. В силовых структурах реквизиты “адресат” и “подпись” включают специальные (воинские) звания.

Внутренние докладные записки (рапорта) составляют­ся на стандартном листе бумаги. Общая схема располо­жения основных реквизитов внутренней докладной записки ^рапорта) показана в приложении 10

Внешние докладные записки (рапорта) составляются на общем бланке организации. Общая схема расположе­ния основных реквизитов внешней докладной записки (рапорта) содержится в приложении 11.

Текст докладной записки (рапорта) состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для его написания. Во второй части - анализ сложившейся ситу­ации), возможные варианты развития событий или выхо­да из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мне­нию составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами.

Вторая часть, аналитическая, может отсутствовать. В таком случае текст докладной записки (рапорта) состоит только из вводной и заключительной частей.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 345; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!