Составление и оформление протоколов

Протокол составляется секретарем совещания на осно­вании рукописных, стенографических или магнитофонных записей хода совещания (заседания), а также документов, подготовленных к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и др.

Реквизитами протокола являются: наименование орга­низации, название вида документа, дата и регистрацион­ный номер, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения (напри­мер, если были приняты решения по вопросам, выходя­щим за пределы компетенции участников совещания). В зависимости от значимости протоколируемого события протокол оформляется на бланке с Государственным гер­бом Республики Беларусь или без герба, как внутренний

документ.

Схемы расположения реквизитов протоколов с Госу­дарственным гербом Республики Беларусь и без него представлены в приложениях 13, 14.

Заголовком к тексту протокола является название кол­легиального органа или конкретного совещания и вопрос (тема) совещания (заседания), если он один. Датой прото­кола является день проведения совещания (заседания), а номером протокола - порядковый номер заседания (с на­чала года).

С точки зрения полноты освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими. Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или текстов докладов и выступлений, которые прилагают­ся к протоколу.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и ос­новной. Вводная часть оформляется одинаково для пол­ной и краткой форм.„в следующей последовательности: Председатель - инициалы и фамилия;

Секретарь - инициалы и фамилия;

Присутствовали - инициалы и фамилии присутствую­щих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присут­ствующих более 10, то указывается их общее количество и делается отметка - “Список участников прилагается”;

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на об­суждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, запи­сывается с новой строки и отвечает на вопрос “о чем?”. Вопросы в повестке дня располагаются в порядке обсуж­дения.

Основная часть протокола полной формы состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ...

В разделе “СЛУШАЛИ” приводятся: фамилии и ини­циалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления (доклада). Если текст доклада пред­ставлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отмет­ку: (Текст доклада прилагается).

В разделе “ВЫСТУПИЛИ” указываются фамилии лиц, выступивших в обсуждении, фиксируются их выступ­ления, включая вопросы к докладчику. При необходимо­сти после фамилии выступившего указывается его должность. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

В разделе “РЕШИЛИ” записывается принятое реше­ние. Решение формулируется полно и лаконично, оно является наиболее важной частью протокола. Текст реше­ния строится по образцу распорядительной части приказа.

В кратком протоколе указываются только рассмотрен­ные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения. Однако, по усмотрению председателя, особые мнения или важные выступления могут быть вне­сены в краткий протокол полностью.

Протокол подписывается председателем и секретарем. К нему подшиваются материалы-приложения: справки, доклады, проекты и т.д. Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников организации в виде копии са­мого протокола или выписки постановляющей части из него либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола. Датой протокола является дата протоколируемого со­бытия. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания события.

Структура протоколов полной и краткой форм (без изображения Государственного герба Республики Бела­русь) представлена в приложениях 15 и 16.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 177; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!