Образец должностной инструкции

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия.

1.2.Секретарь-референт подчиняется непосредственно гене­ральному директору предприятия.

1.3.Секретарь-референт назначается на должность, перемеща­ется и освобождается от нее приказом генерального директора предприятия.

1.4.На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.5.Основными задачами секретаря-референта являются орга­низационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.6. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами Республики Беларусь;

уставом предприятия;

приказами (распоряжениями, указаниями) руководства пред­приятия;

нормативно-методическими материалами по организации де­лопроизводства;

правилами трудового распорядка;

настоящей должностной инструкцией.

1.7. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйствен­ной деятельности;

организации работы с документами; организации управленческого труда;

применения компьютерной и организационной техники;

перевода служебной документации на иностранный язык ком­мерческого партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной за­щиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Оперативно-организационное обслуживание руководства: организация работы по обеспечению документационного обслуживания руководителя организации;

подготовка аналитических материалов, проектов выступлений руководителя по основным направлениям деятельности предприятия;

подготовка деловых поездок, приемов, встреч с представителя­ми организаций-партнеров, общественностью.

2.2.Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3.Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4.Ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

2.5.Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по кадрам).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1.Осуществлять подготовку необходимых документов.

3.2.Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполне­ния документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документации.

3.3.Контролировать качество подготовки, правильность со­ставления, согласования и утверждения документов, представляе­мых на подпись руководству предприятия.

3.4.Осуществлять контроль исполнения документов и поруче­ний руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.5.Осуществлять организацию подготовки, принятия реше­ния и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, представляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6.Осуществлять оперативную связь со сторонними организа­циями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

3.7.Вести прием посетителей.

3.8.Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия.

3.9.Производить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.10. Осуществлять подготовку и проведение приемов, совещаний, переговоров и презентаций.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1.Знакомиться с проектами решений руководства организа­ции по вопросам своей деятельности.

4.2.Запрашивать и получать от руководителей и специалистов структурных подразделений предприятия информацию и докумен­ты по вопросам, связанным с осуществлением своих должностных обязанностей.

4.2.Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3.Требовать от исполнителей доработки документов, подго­товленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности пред­приятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда.

4.6.Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех до­кументов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7.Работать с документами, имеющими гриф ограничения доступа.

4.8.Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9.Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

пропущено_!!!! страница ха ХА

в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах - учредительной конференцией;

в кооперативах состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.4.Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного поло­жения. Деятельность работников службы регламентируется долж­ностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работ­ников, распределение работ по сложности выполнения и квалифи­кации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.5.Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законо­дательными и иными нормативными правовыми актами государ­ственных органов Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организа­ции, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национального центра по архивам и делопроизвод­ству Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.6.Руководство службы ДОУ должно замещаться специалис­тами с высшим или средним специальным образованием соответ­ствующего профиля.

1.7.Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руко­водство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1.Совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2.Обеспечение единого порядка документирования, органи­зации работы с документами, построения поисковых систем, кон­троля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

2.1.3.Сокращение документооборота, количества форм доку­ментов;

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспече ния в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий
документационного обеспечения управления на базе применениявычислительной и организационной техники.

3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1.Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифи­цированных форм документов организации, внесение в них изме­нений;

3.1.2.Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3.1.3.Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представля­емых на подпись руководству;

3.1.4.Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установлен­ный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5.Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проекти­рование бланков документов;

3.1.6.Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной инфор­мации;

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в струк­турных подразделениях;

3.1.8.Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

3.1.10.Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.11.Организация работы архива в соответствии с законода­тельством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь;

3.1.12.Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

3.1.13.Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ 4.1.

Служба ДОУ имеет право:

4.1.1.Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

4.1.2.Контролировать и требовать от руководителей структур­ных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

4.1.3.Запрашивать от структурных подразделений и организа­ций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

4.1.4.Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и дово­дить итоги проверок до руководителей структурных подразделе­ний для принятия соответствующих мер;

4.1.5.Привлекать в установленном порядке специалистов струк­турных подразделений к подготовке проектов документов по по­ручению руководства;

4.1.6.Возвращать исполнителям на доработку документы, под­готовленные с нарушением установленных требований;

4.1.7.Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

4.1.8.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

4.1.10.Вносить предложения руководству организации о при­менении административных мер во всех случаях нарушения под разделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.11.Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12.Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1.Обеспечение установленного порядка работы с докумен­тами в организации;

4.2.2.Выполнение указаний и поручений руководства и соблю­дение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

5.1.Со структурными подразделениями организации - по воп­росам документационного обеспечения управления;

5.2.С юридической службой - по правовым вопросам, связан­ными: подготовкой документов;

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соот­ветствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повыше­ния их квалификации в условиях широкого использования вычис­лительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершен­ствования стиля и методов работы с документами;

5.4.Со службами хозяйственного обслуживания - по\вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техни­ки, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бы­тового обслуживания работников службы ДОУ;

5.5.С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

Должность лица,

подписавшего документ подпись И.О.Фамилия

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 274; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!