ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

0200200. Этот номер и является данным реквизитом. Этот реквизит проставляется как и предыдущий в правом верхнем углу, но под чертой. Коды должны быть напечатаны на бланке при его изготовлении.

· (5) Реквизит «Наименование вышестоящей организации». Чаще всего в бланке указывается только наименование организации –автора, однако над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция, в систему которой входит данная организация. Например,

· (6) Реквизит «Наименование организации». Указывается в сторогом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия, учредительном договоре. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в уставе. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя.

· (7) Реквизит « Наименование структурного подразделения» . структурными подразделениями предприятия являются: отдел кадров, бухгалтерия, экономический отдел, отдел материально – технического снабжения и т.д. Этот реквизит находится непосредственно под реквизитом Наименование организации и означает тот отдел, в котором составлялся данный документ.

· (8) Реквизит « Почтовый адрес отправителя» оформляется в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи. Адрес указывается в следующей последовательности: номер дома, название улицы, город, почтовый индекс, название страны.

· (9) Реквизит «Коммуникационные данные» может содержать номер телефона, факса, адрес электронной почты, номер телетайпа, а также такие коммерческие данные как номер расчетного счета в банке.

· (10) Реквизит « Название вида документа». Данный реквизит проставляется на всех видах документов, кроме писем и факсов. Он располагается в заголовочной части документа и печатается прописными буквами ( АКТ, ПРИКАЗ и т.д.).

· (11) Реквизит «Дата документа» - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является: дата его подписания ( для приказов , писем, факсов, справок), дата его утверждения ( для планов, отчетов, правил, инструкций), дата события, которое в нем зафиксировано ( для протоколов, актов). Дата указывается в заголовочной части документа ниже реквизита Вид документа. Дата оформляется цифровым способом: 14.04.2003 ( после четырех цифр года точка не ставится).

· (12) Реквизит «Индекс документа» – это условное обозначение документа. Присваиваемое ему при регистрации. На предприятиях принята своя система индексации документов, поэтому виды индексов здесь не приводятся. Индекс может иметь следующий вид № 15/1—3.

· (13) Реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа» указывается только на письмах- ответах и факсах. Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: На № 15/1-3 от 08.06.2001. эти ссылки помогают организации быстро находить копии инициативных документов.

· (14) Реквизит «Место составления или издания документа». Указывается территориальная единица, в которой составлен документ, т.е. наименование города, поселка и т.д.

· (15) Реквизит « Гриф ограничения доступа к документу». Проставляется в документах. Содержащих секретную информацию или информацию, представляющую собой коммерческую тайну. Реквизит располагается в верхнем правом углу каждого листа документа и состоит из слова «Конфиденциально», «Секретно», «Совершенно секретно». Под этим грифом необходимо поставить номер экземпляра данного документа.

· (16) Реквизит «Адресат». Содержит указание почтового адреса получателя. Он находится в правом верхнем углу. Полный состав этого реквизита состоит из следующих частей: 1) структурное подразделение; 2) должность, фамилия и инициалы; 3) почтовый адрес. Например,

Министерство статистики и анализа Республики Беларусь

Экономический отдел

Начальнику экономического отдела Сидорчику С.А.

Пр. Партизанский, 12

220233, г. Минск-33

Каждая составная часть адресата должна начинаться с новой строки.

· (17) Реквизит «Гриф утверждения». Необходим для удостоверения документа после его подписания. Руководителями утверждаются, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, положения, штатные расписания и т.д. Существуют два способа утверждения документов:

- утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе;

- утверждение распорядительным актом ( приказом, решением, протоколом)

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Реквизит Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу и выглядит следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор института Ю.М.Сидоров

26.03.02

· (18) реквизит «Резолюция» - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. В состав этого реквизита должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя, содержание поручения, сроки его исполнения ( при необходимости), подпись руководителя и дата. Например,

Корнелюку В.А.

Прошу подготовить отчет к 26.05.2003