Система хранения кадровых документов

Система хранения кадровых документов достаточно обособлена.

Правила их хранения определяются законами, положениями и инструк-

циями. Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате,

личные карточки, трудовые книжки и др. документы группируются в са-

мостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном поряд-

ке по фамилиям. Отдельно группируются приказы по личному составу и

кадровые приказы (назначение на дежурство, работа в праздничные дни и

т.д.). Это вызвано тем, что у них разные сроки хранения. Приказы по

личному составу, содержащие сведения о назначениях, переводах, разме-

рах денежных вознаграждений, стаже и т.п., подлежат длительному хра-

нению (75 лет), а кадровые приказы сохраняются лишь в течение 5 лет.

Регистрацию этих видов приказов целесообразно проводить раздельно.

Формирование личных дел имеет ряд особенностей. Личное дело

(досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведе-

ния о работнике. Личные дела могут заводиться либо на всех работников

предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов. В

этом случае на остальных сотрудников предприятия оформляют только

личные карточки формы Т-2, которые заполняются ответственным долж-

ностным лицом (инспектором отдела кадров) на основании официальных

документов работника в его присутствии.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся

к кадровым вопросам, кроме копии приказов о поощрениях и взысканиях,

справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и

т.д. Сведения из них переносятся в личную карточку и другие кадровые

документы. При необходимости указанные документы могут формиро-

ваться в дела временного хранения.

В личных делах группируются документы в следующей последова-

тельности:

– внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

– заявление о приеме на работу, направление или представление;

– анкета или личный листок по учету кадров;

– дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

– резюме или автобиография;

– копии документов об образовании;

– выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

– трудовой договор или контракт;

– справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;

– лист-заверитель дела.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 352; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!