Требования, предъявляемые к оформлению документов

Бухгалтерский учет в банках организован по мемориально-ордерной автоматизированной форме, то есть до группировки однородных операций по счетам они оформляются в мемориальных ордерах. В мемориальных ордерах указывается данные первичных учетных документов и корреспонденция счетов на уровне лицевых счетов (транзакция).

Если формой первичного учетного документа предусмотрены реквизиты (поля) для указания счетов по дебету и кредиту, то мемориальный ордер не составляется. В этом случае бухгалтерские записи оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов (полей) в указанных первичных учетных документах.

К мемориальным ордерам прикладываются первичные документы, которые послужили основанием для отражения информации о совершенных операциях.

Первичные документы могут оформляться как на типовых бланках, так и на бланках специализированных форм.

К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции.

Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен содержать следующие реквизиты:

- обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись;

- в необходимых случаях и другие реквизиты;

- дату бухгалтерской записи;

- подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - также подпись контролирующего работника (п. 1.9.5. раздела 1, части 3 Правил ведения бухгалтерского учета в КО).

Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):

- наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;

- номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;

- вид платежа;

- наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) или код иностранной организации (КИО);

- наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

- наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

- наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

- назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается);

- сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;

- очередность платежа;

- вид операции в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Банке России и кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации;

- подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях).

В кассовых ордерах и мемориальных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью.

Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой операции и ее законность. Все первичные документы, поступившие в подразделение бухгалтерского учета банка, подлежат проверке как по форме, так и по содержанию, включая проверку законности операции и логическую увязку показателей.

Документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку банка, исключающую их повторное использование. При этом фамилия подписавшего работника кредитной организации должна быть обозначена разборчиво (штампами) с указанием фамилии и инициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами.

Первичные учетные документы принимаются в банке к исполнению если они оформлены в соответствии с требованиями Банка России и при отсутствии каких-либо подчисток, исправлений или использования корректирующей жидкости.

3.2. Документооборот в кредитных организациях

Внутрибанковским документооборотомназывается последовательность прохождения документами этапов с момента их составления до завершения операции. Если после завершения операции документ остается в банке то заключительным этапом будет помещение документа в архив на хранение.

Документооборот в банке строится в зависимости от особенностей программного обеспечения, времени, установленного операционного дня, количества и территориального размещения отделений и филиалов.

Операционный день - операционно-учетный цикл за соответствующую календарную дату, в течение которого все совершенные операции оформляются и отражаются в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

Операционный день включает в себя:

• операционное время, в течение которого совершаются банковские операции и другие сделки;

• период документооборота и обработки учетной информации по операциям, совершенным в течение операционного времени.

Кредитная организация самостоятельно определяет продолжительность операционного дня и доводит до сведения обслуживаемой клиентуры.

Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

Банк разрабатывает график документооборота, который содержит перечень работ по созданию, проверке и обработке документов каждым подразделением банка.

В учетной политике банка отражаются правила документооборота, которые обеспечивают своевременную обработку банковских документов и достоверное отражение показателей в бухгалтерской отчетности.

Документооборот в кредитной организации утверждается руководителем банка.

Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования:

Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими проводками также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка.

Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется банком и оговаривается в договорах по расчетно-кассовому обслуживанию клиентов.

Операции, совершенные в выходные дни, оформляются первичными учетными документами на календарную дату фактического совершения операции и могут быть отражены в бухгалтерском учете одним из следующих способов, предусмотренных учетной политикой:

- как отдельные операционные дни с составлением регистров бухгалтерского учета, в том числе ежедневного баланса и формированием документов дня за соответствующую календарную дату;

- отражены в регистрах бухгалтерского учета в операционном дне, следующим за выходным днем.

Оплата денежно-расчетных документов производится в пределах средств на счете плательщика на начало дня, с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы «овердрафта», определенной договором.

Оплата документов со счетов клиентов при недостаточности средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований производится с соблюдением установленной законодательством РФ очередности.

Операции по переводам денежных средств с корреспондентских счетов совершаются в порядке, установленном нормативными актами Банка России по расчетам.

Утром следующего рабочего дня документы передаются работнику для составления сводных платежных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в этот же день эти платежные документы с описью передаются в РКЦ Банка России или другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Описи помещаются в документы текущего дня.

Выписки из корреспондентских счетов кредитные организации должны получать до начала следующего рабочего дня. Полученные выписки разрабатываются и операции, отраженные в них, кредитные организации включают в баланс днем их проводки по корреспондентскому счету. К выписке прилагаются документы, на основании которых зачислены средства на корреспондентский счет.

В договорах банковского счета об установлении корреспондентских отношений предусматриваются обязанности и ответственность каждой стороны за соблюдение требований документооборота.

Документы и письма, подлежащие направлению в другие банки, организации, должны быть отправлены в день приема, подписания.

Кредитная организация разрабатывает по согласованию с клиентами график их обслуживания и время прохождения документов по всем участкам их обработки. Физические лица – вкладчики обслуживаются в течение всего операционного дня и, по возможности, в течение рабочего дня.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 194; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!