Порядок архивного хранения документов

Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.

Документы хранятся в банке в бумажном и электронном виде.

Основные правила хранениябухгалтерских документовустанавливаются разделом 4 части 3 Правил ведения бухгалтерского учета в КО.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России от 24 апреля 2008 года N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»

Перечень и правила хранения документов в электронном виде приведены в Указании Банка России от 25 ноября 2009 г. N 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»

К бухгалтерским и кассовым документам постоянного хранения относятся:

1. отчетные документы банка;

2. отчеты, балансы и документы к ним;

3. бухгалтерские отчеты;

4. отчеты о кассовой работе и инкассации;

5. лицевые счета о формировании уставного капитала;

6. книги и журналы с оттисками печатей и штампов;

7. книга регистрации лицевых счетов юридических лиц;

8. карточка учета вкладчиков;

9. отчеты об открытии валютных счетов;

10. документы ревизий и проверок;

11. материалы проверок контролирующих органов;

12. отчеты о контрольно-ревизионной работе;

13. отчеты о финансово-хозяйственной деятельности банка

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее десятого рабочего дня следующего месяца).

До передачи на архивное хранение указанные документы хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним, сохранность их обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.

Хранение бухгалтерских документов и регистров на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах). Доступ к архивным документам ограничен.

Хранение бухгалтерских документов, регистров и отчетности в электронном виде осуществляется в файлах, размещенных на машинных носителях типа CD-, DVD-дисков однократной записи (далее - единица хранения, ЕХ) в фонде ЕХ, который представляет собой совокупность ЕХ, снабженных ярлыками, и описей на ЕХ. При формировании ЕХ должны быть созданы их резервные копии (не менее одной), а также должна быть обеспечена регистрация действий, связанных с созданием ЕХ и их резервных копий.

Запись на ЕХ производится в следующие сроки:

- формы синтетического и аналитического учета (кроме лицевых счетов), ведомости открытых и закрытых счетов - не реже одного раза в месяц;

- другие документы за каждый операционный день - не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

База данных лицевых счетов в компьютерном учете должна дублироваться, как минимум, на двух различных носителях, информация должна храниться в течение срока, установленного для хранения документов.

По истечении установленного срока хранения в архиве подготавливаются акты о выделении дел к уничтожению. При этом документы просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих другой срок хранения.

При изъятии банковских документов организациями, имеющими на то право, банки должны скопировать изымаемые документы. Главный бухгалтер должен заверить копии. На копиях документов главный бухгалтер ставит отметку: «Копия. Документ изъят».

Вместо подлинных документов в сшив помещаются копии, а в дело помещается акт об изъятии документов.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 121; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!