Системы автоматизации делопроизводства (САД)

Наиболее интересно различие между системами EDMS и САД. С точки зрения универсальности автоматизации EDMS ориентирова­ны на предприятие в целом, со всем его документационным фондом. САД же в основном поддерживают автоматизацию обособленного участка деятельности — официального делопроизводства. Их можно рассматривать как некий аналог систем управления записями.

С точки зрения техники работы с документами: в EDMS объектом действия является содержимое документа, а в САД — его регистраци­онная карточка, содержимое документа прикрепляется к РК. К САД относятся продукты только российских разработчиков.

Организация электронного документооборота как система управления документами имеет огромные возможности:

§ обеспечивают поддержку документов различных форматов с применением широкого набора библиотечных служб;

§ акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подго­товку к распространению;

§ сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним;

§ выполняют автоматическое архивирование документов.

Эти системы рассчитаны на использование на крупных предприятиях, характеризуются универсальностью, маштабируемостью, обеспечива­ют высокое качество работ с централизованным архивом разнородных документов.

Для поиска документов используется атрибутивный или контекстный поиск с помощью поисковой формы и логических опе­рандов.

Документы имеют набор фиксированных атрибутов (назва­ние, автор, дата создания, дата последнего редактирования, тип, вид, права доступа). Современные системы имеют встроенные сред­ства для просмотра документов различных форматов, в результате от­падает необходимость установки на всех рабочих местах набора при­ложений, применявшихся при создании документов архива.

Возможно:

§ создание составных документов, состоящих из произ­вольного числа электронных файлов разных форматов,

§ организация любых наборов данных в виде папок, причем составной документ мо­жет быть опубликован как единое целое.

§ Системы обеспечивают мно­гоуровневое хранение документов на различных типах носителей и

§ миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо с истечением заданного срока).

Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, включение пользователей в ролевые группы с различ­ными привилегиями, протоколирование работы над документами.

Средствами администрирования синхронизируют списки пользовате­лей и учетные записи сетевых операционных систем, выполняют на­стройки системы в соответствии с профилем и организационной структурой предприятия.

Для корпоративных сетей возможна работа с архивом документов и так называемого «тонкого клиента». Работо­способность тонкого клиента обеспечивается специальными сервер­ными модулями систем, которые, имея доступ к архиву документов, переносят их (в виде ссылок) на веб-сервер. Термин «система автоматизации делопроизводства» имеет русское происхождение и не имеет аналога за рубежом. Интересной особенно­стью систем данного класса является то, что к ним можно отнести только продукты российских производителей. Идеология САД осно­вана на правилах и традициях российского делопроизводства, то есть они не просто учитывают его специфику, но жестко к ней при­вязаны.

В России сложилась единая технология работы с управленческими документами, формирующая так называемую государственную систе­му документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Трудно найти аналог российского делопроизводства как по детальности про­работки регламентов работы с документами, так и по масштабам при­менения этих регламентов.

Российская модель делопроизводства имеет следующие основные особенности:

ð регистрация документов;

ð централизованный контроль исполнения документа с самого момента его утверждения или поступления в организацию;

ð единые нормы документооборота.

В российской практике, в отличие от западной, документ ставится на контроль сразу же после поступления в организацию, для входящих документов, или после его утверждения, для исходящих и внутренних документов. В системе учета отслеживается связь между документа­ми (письмо — ответ, документ на контроле — отчет по исполнению и т. д.). Таким образом, имеется принципиальная возможность (хотя иногда весьма трудно реализуемая) отследить маршрут любого доку­мента, поступившего или созданного в органе государственного или муниципального управления. Важной особенностью российского де­лопроизводства является наличие единых и детально регламентиро­ванных правил работы с управленческими документами в организа­циях независимо от их сферы деятельности.

Это необходимо учитывать при внедрении систем автоматизации делопроизводства зарубежных разработчиков для организации электронного документооборота.

Поддержка сетевых технологий позволяет обеспечить контроли­руемую децентрализацию делопроизводственных функций. Можно, например, предоставить подразделениям право осуществлять самосто­ятельную регистрацию документов и при этом централизованно кон­тролировать их прохождение. Данная схема будет эффективно рабо­тать и в территориально распределенных сетях, тогда как в рамках традиционной — бумажной технологии это невозможно. Основу САД (с точки зрения делопроизводства) составляют справочники-класси­фикаторы и РК документов, последние являются основным объектом манипулирования.

Системы автоматизации деловых процессов. (Workflow manage­ment systems).

Данные системы часто называют системами управления деловыми процессами. Процесс может быть представлен в виде
обработки события, которой могут заниматься разные исполнители,
выполняющие определенные действия (например, они составляют
документы, визируют их и т. п.). Последовательность совершения дей­ствий и передач от одного исполнителя к другому составляет маршрут
обработки события. Маршруты обработки типовых, часто повторяющихся событий, как правило, жестко регламентируются по срокам и
исполнителям в виде маршрутных карт. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать, и все необходимые для этого данные. Идеология системы workflow предполагает,
что пользователь должен выполнять только необходимые функции,
всю рутинную работу — определение последовательности действий,
доставку необходимой информации, контроль своевременности ис­полнения работы и прочее — выполняет система workflow. Примерами самостоятельных систем второго типа могут быть Staffware, Optima
Workflow.

Системы автоматизации деловых процессов позволяют:

§ описывать в терминах движения документов деловые процессы;

§ осуществлять их координацию друг с другом и реакцию на события (выполнять маршрутизацию);

§ моделировать деловые процессы;

§ контролировать выполнение деловых процессов;

§ устанавливать права доступа пользователей;

§ определять срок выполнения операций и другие атрибуты про­цесса.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 317; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!