Системы управления «образами» документов (Imaging systems)

Формирование архива документов предполагает их перевод из бумаж­ной формы в электронную При этом простого сохранения отсканиро­ванного документа недостаточно. Системы управления образами по­зволяют снабдить графическое изображение документа реквизитами, аннотацией, идентифицирующими документ в системе делопроизвод­ства.

Основными функциями системы управления электронными доку­ментами являются (перечень составлен по результатам опроса экспер­тов:

– регистрация документов;

– контроль исполнения документов;

– создание справочников и работа с ними;

– контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

– создание и редактирование реквизитов документов;

– формирование отчетов по документообороту предприятия;

– импорт документов из файлов и Интернета;

– создание документа прямо из системы на основе шаблона (пря­
мая интеграция);

– работа с версиями документа, сложными многокомпонентными

и многоформатными документами, вложениями;

– работа с документами в папках;

– получение документов посредством сканирования и распознавания.

Использование электронного документаоборота по­зволяет получить ощутимый экономический эффект, который связан:

– со снижением стоимости хранения документов;

– уменьшением затрат на поиск документов;

– уменьшением затрат на копирование документов;

– уменьшением затрат на доступ к информации и обработку доку­ментов.

Существуют и косвенные преимущества: повышение скорости при­нятия и качества управленческих решений, улучшение контролируемости процессов со стороны руководства, повышение оперативности реагирования на изменение внешних факторов, например, законодательства.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 235; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!