Погружение в текст

Темой данной практической работы является разработка опорного конспекта по предмету «Материаловедение» на тему «Волокнистые материалы. Натуральные волокна. Лен» для подготовки квалифицированных рабочих по профессии портной в условиях профессионального училища.

Опорный конспект это схема, которая представляют собой особую организацию теоретического материала в виде графического изображения, зрительно подчеркивающего соотношение зависимости явлений, характеризующих определенное понятие. Такое изображение создается в упрощенно-обобщенном виде. Систематическое, грамотно применяемое, оно способно придать сложному многоплановому процессу обучения определенную цельность, стабильность. Большое значение для успеха этой работы имеет содержание и оформление такой схемы-опоры, которая должна быть системной, емкой по содержанию, краткой, четкой по оформлению, простой, понятной по восприятию и воспроизведению. В процессе работы по опорным конспектам, схемам необходимо учитывать этапы обучения, степень подготовленности учащихся к восприятию и анализу схемы, их способность записать, проговорить информацию, а позже самостоятельно ее составить в виде схемы или прочесть незнакомую запись, расшифровать ее. Работа по опорным конспектам должна проводиться в течение всех уроков изучения темы, что помогает более глубокому пониманию и постепенному запоминанию необходимого теоретического материала, а не "зазубриванию" его. Постоянная работа по конспектам и схемам, составление их при непосредственном участии учащихся приводит к тому, что на определенном этапе даже "слабые" учащиеся могут учиться самостоятельно, пользуясь опорой, логично, связно изложить материал.

Целью работы является закрепление и совершенствование первичных навыков и умений педагогической разработки опорного конспекта по дисциплине «Материаловедение».

Для выполнения этой цели были поставлены следующие задачи:

- изучить понятие «опорный конспект»

- изучить требование к оформлению опорного конспекта

- выявить цели применения опорного урока

- выбрать и обосновать методику использования опорного конспекта

ПОНЯТИЕ ОПОРНЫЙ КОНСПЕКТ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

Опорный конспект – система опорных сигналов, имеющих структурные связи в виде краткого конспекта, представляющего собой наглядную конструкцию, заменяющую систему фактов и понятий как взаимосвязь элементов целой части учебного материала. (В. Ф. Шаталов)

Опорный конспект – наглядное представление основного содержания учебного материала в логике познавательной деятельности. (Эрганова)

Ежедневная работа с опорным конспектом приводит учащихся к самоанализу и самореализации своих действий, самостоятельного нахождения и исправления ошибок, а психологическое раскрепощение учащихся приводит к старательности и аккуратности.

При разработке опорного конспекта каждый преподаватель может использовать свою систему кодирования, в этом проявляется его творческий подход.

Опорная схема в отличие от конспекта предполагает выделение более узкого по объему, содержанию теоретического материала, может служить своеобразным инструментом-помощником в решении теоретических задач.

В конспекте при помощи условных сигналов, языковых терминов в определенной логической последовательности излагается главная информация по теоретическим блокам всей темы.

Опора – ориентированная основа действий, способ внешней организации внешней организации внутренней мыслительной деятельности учащихся. Опорными сигналами могут быть буквы, слоги, слова, фразы. В памяти каждого современного человека хранятся миллионы опорных сигналов, помогающие восстановить усвоенную информацию. Известны и специальные мнемонические приемы – своеобразные опорные сигналы, предназначенные для облегчения запоминания.

Опорный сигнал – ассоциативный символ, заменяющий некое смысловое значение, способный мгновенно восстановить в памяти известную понятную информацию.

Для создания опорного сигнала можно использовать графические способы кодирования, позволяющие высветить в сознании причинно-следственную связь.

Работа по листам опорных сигналов ориентирована только на изучение теории

Учащийся, который не прослушал рассказ по определенной теме, не сможет самостоятельно прочесть опорный конспект. Ему необходимы дополнительная расшифровка, методические пособия.

Требования к оформлению:

- лаконичность (200-400 печатных знаков)

- простота для запоминания и воспроизведения

- простота в доступности понимания и воспроизведения

- оригинальность и непохожесть

- смысловой акцент – отделение одного блока от другого, оригинальное расположение символов, применение цвета

- унификация печатных знаков, каждый из блоков должен быть самостоятельным, шрифт – четкий, ясный, простой

- ассоциативность с явлениями окружающей среды

- цветовая наглядность – каждый логический блок выделен отдельным цветом в зависимости от важности материала

- эмоциональность

МЕТОДИКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОПОРНОГО КОНСПЕКТА

Дисциплина «Материаловедение» изучается студентами профессиональных училищ на первом курсе обучения и является одной из основополагающих в профессии портной. Поэтому для улучшения усвоения материала мы предлагаем применять на уроках наглядные средства обучения, к которым относится опорный конспект.

Цели применения опорного конспекта:

1. преподаватель имеет возможность сосредоточить внимание учащихся на главных и узловых положения материала;

2. активизировать познавательную деятельность и развивать мышление у учащихся;

3. устранять противоречие между увеличением объема содержания и постоянным дефицитом времени.

Методика использования опорного конспекта:

1. Изучение теоретического материала:

- ориентированная основа деятельности

- развернутое изложение нового материала с использованием наглядных средств

- сжатое изложение материала

- краткое обозрение по опорному конспекту

2. Самостоятельная работа учащихся с опорным конспектом и учебником

3. Повторение на следующем занятии:

- фронтальное воспроизведение опорного конспекта по памяти (8-12 минут)

- устный опрос (2-5 минут)

- взаимоконтроль

4. Результат.

В данной практической работе предлагается использовать опорный конспект при изучении теоретического материала как краткое обозрение по данной теме. Преподаватель строит лекцию, рассказ или беседу в соответствии с планом расположения материала в опорном конспекте. Во время объяснения преподавателя учащиеся не ведут записи, после объяснения материала педагог демонстрирует опорный конспект группе. Преподаватель вторично и четко проговаривает ранее изложенный материал, а учащиеся переписывают опорный конспект в тетрадь. При подготовке к следующему занятию дома учащиеся должны прочитать учебник и сопоставить с опорным конспектом.

Преимущества опорного конспекта:

- позволяет более быстро запомнить и воспроизвести изученную информацию.

- создается благоприятная, более интересная и творческая учеба.

- возможность стимулировать поисковую деятельность путем приобщения учащихся к составлению опорного конспекта.

- использованием опорного конспекта сокращается время на подготовку к итоговым проверочным работам и экзаменам.

При разработке опорного конспекта учитывалось:

- сжатие информации с помощью различных кодов (опоры)

- учет психо-физических особенностей групп учащихся

- количество элементов в конспекте (не должно превышать 7, +/-2)

- соподчинение всех частей

- соблюдение в пропорции составных элементов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной практической работе был разработан опорный конспект по предмету «Материаловедение» на тему «Волокнистые материалы. Натуральные волокна. Лен» для подготовки квалифицированных рабочих по профессии портной в условиях профессионального училища.

Целью работы являлось закрепление и совершенствование первичных навыков и умений педагогической разработки опорного конспекта по дисциплине «Материаловедение».

Для выполнения этой цели мы выполнили следующее:

- изучить понятие «опорный конспект»

- изучить требование к оформлению опорного конспекта

- выявить цели применения опорного урока

- выбрать и обосновать методику использования опорного конспекта

Подача материала крупным блоком и объединение его в целостную систему освобождает время для закрепления новых знаний и развития умений, что дает возможность увеличить объем практической работы на уроке. Динамика работы по опорным конспектам, схемам позволяет уменьшить затраты времени на изучение нового и составления конспекта, а на тренировочные работы, закрепление и систематизацию могут увеличиваться. Благодаря всем этим обстоятельствам, методику опорных конспектов и схем в последнее время называю "комфортной", а ее использование распространяется.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Государственный образовательный стандарт Российской Федерации. Министерство образования Российской федерации. Приказ от 22 июня 1994 г. № 215.

2. Никитина Н.И., Железнякова О.М., Петухов М.А. Основы профессионально-педагогической деятельности. – Мастерство, 2002. – 288 с.

3. Савостицкий Н. А., Амирова Э. К. Материаловедение швейного производства: Учебное пособие для студентов учреждений сред. Проф. образования. – М.: Изд. Центр «Академия»: Мастерство: Высшая школа, 2000. – 240 с.

4. Селиванов В.С. Основы общей педагогики: Теория и методика воспитания: Учеб. Пособие для студентов высш. пед. Учеб. Заведений / Под ред. В.А. Сластенина. – М.: Издательский центр «Академия», 2000. – 336 с.

5. Стандарт Российской федерации по профессии портной (ОСТ 9 по 02.32.23-2001). 2-е издание.

6. Профессиональная педагогика: Учебник для студентов, обучающихся по педагогическим специальностям и направлениям. - М.: Ассоциация «Профессиональное образование», 1997. – 512 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1. Опорный конспект на тему «Волокнистые материалы. Натуральные волокна растительного происхождения. Лен»

ЛЕН

ЛЕН – волокно натурального происхождения, полученное из стебля растения лен-долгунец (прямой неветвистый стебель длиной до 90 см)

Поперечный разрез волокна Волокно под микроскопом

Элементарное волокно – веретенообразная форма с толстыми

стенками, узким каналом и закрытыми заостренными концами

(длина волокон 15-20 см)

Техническое волокно – пучки элементарных волокон (длина 25-40 см)

Свойства волокон льна в сравнении со свойствами волокна хлопок

Доля пластической деформации – больше (60-65%)

Растяжимость – меньше

Прочность – больше

Горит с такими же признаками

Если в организации по каким-либо причинам еще не разработана инструкция по делопроизводству, то при работе с документами можно воспользоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76).

График документооборота. Создание и обработка доку­ментов производятся в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком документооборота организации.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждой организации график документооборота должен разрабаты­ваться с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности, структуры управления и т.п. Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборо­та следующие разделы:

1) порядок создания документа:

— количество экземпляров;

— ответственный за выписку;

— ответственный за оформление;

— ответственный за исполнение;

— срок исполнения;

2) порядок проверки документа:

— ответственный за проверку;

— кто представляет;

— порядок представления;

— срок представления;

3) порядок обработки документа:

— исполнитель;

— срок исполнения;

4) порядок передачи документа в архив:

— исполнитель;

— срок передачи.

Лица, составляющие и подписывающие управленческие документы, должны обеспечивать свое­временное и качественное оформление документов, а так­же достоверность содержащихся в них данных.

Организация документооборота с применением компь­ютерных технологий должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распреде­лению должностных обязанностей между работниками и усилению контрольных функций, обеспечивает своевре­менность подготовки необходимых управленческих доку­ментов.

2.1. Организация работы с документами

Технологическая цепочка движения и обработки доку­ментов в общем виде включает несколько этапов:

— прием и первичную обработку;

— предварительное рассмотрение и распределение;

— регистрацию;

— направление на исполнение;

— исполнение;

— оформление и удостоверение;

— отправку.

Документооборот делится на составляющие — потоки, обеспечивающие прямую и обратную связь в управлении. По отношению к системе управления выделяют следующие документопотоки:

— входящий (документы, поступающие в организа­цию);

— внутренний (документы, не выходящие за пределы организации);

— исходящий (документы, отправляемые из организа­ции).

Названные выше документопотоки различаются соста­вом документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от рас­пределения обязанностей между руководителями, степени регламентации функций руководителя и структурных под­разделений и принятой в организации технологии работы с документами.

Рассмотрим некоторые особенности организации этих документопотоков.

Порядок обработки входящих документов. Прием и об­работка входящих документов производится работником службы делопроизводства или секретарем. Эти документы могут поступать по почте, телеграфу, факсу, через курьера или по электронной почте. Необходимо организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, а также координировать их движение.

Движение поступивших документов и работа с ними происходит по следующим этапам:

— прием и первичная обработка;

— предварительное рассмотрение, распределение, раз­метка;

— регистрация;

— рассмотрение руководством;

— направление на исполнение;

— контроль исполнения;

— исполнение;

— подшивка в дела;

— использование в информационно-справочной работе.

Прием поступающих в организацию документов про­изводится после тщательной проверки адресных дан­ных корреспонденции, а также ее количества. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи вместе с описью-реестром на все получаемые документы. В отдельных случаях проверяется также вес отправлений, целостность упаковки и сохранность печатей.

После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении на конвертах повреждений, отсутствия документов, приложений к ним или отдельных страниц, а также несоответствия докумен­тов либо приложений об этом сообщают отправителю и де­лают отметку на самом документе и в журнале регистра­ции входящих документов в графе «Примечание». После первичной обработки все конверты уничтожаются. Лишь в случае необходимости определения адреса отправителя, времени отправки или получения конверты сохраняются, так как могут служить подтверждением соответствующих фактов.

При обработке поступающей корреспонденции кон­верты с пометкой «Лично» не вскрываются, а передаются непосредственно адресату. При этом на конвертах могут проставляться дата и учетный номер. Корреспонденция, ко­торая имеет пометку «Конфиденциально», обрабатывается сотрудником, имеющим к ней допуск.

Получение входящих документов посредством техниче­ских средств осуществляется непосредственно в организации. При этом на особо важные документы или сообщения запраши­вается подтверждение и только после этого их содержание доводится до руководителя. Обязательно проверяется об­щее количество полученных страниц и их соответствие чис­лу страниц, указанному в документе. О каких-либо несоот­ветствиях или плохом качестве переданного текста следует незамедлительно сообщить отправителю.

Предварительное рассмотрение поступающих доку­ментов производится в первую очередь с целью их рас­пределения на нерегистрируемые и регистрируемые. Нерегистрируемые документы передаются непосредственно в структурные подразделения организации. На регистри­руемых документах проставляется штамп, где указывается их порядковый учетный номер и дата поступления. В штам­пе также может быть предусмотрено место для последу­ющего проставления входящего регистрационного индекса.

Кроме того, на этапе предварительного рассмотрения входящих документов необходимо осуществить их от­бор с целью направления руководителю наиболее важных и срочных. Ведь большая часть решений по поступающей информации может быть принята заместителями руко­водителя, а также руководителями или специалистами структурных подразделений. При просмотре поступивших на имя руководителя документов выявляются те, которые должны быть ему представлены в обязательном порядке. Это распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по ключевым вопросам деятельности организации и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем.

Без предварительного рассмотрения передаются по на­значению документы, которые имеют в адресе указание структурного подразделения или фамилию сотрудника ор­ганизации.

Документы, предназначенные для нескольких структур­ных подразделений, передаются им поочередно или в копи­ях.

Процесс предварительного рассмотрения документов может облегчить использование настольного устройства сортировки. Оно представляет собой набор лотков, име­ющих наклейки с условным обозначением структурных подразделений и должностных лиц организации. В эти лот­ки раскладываются поступающие документы. При неболь­шом объеме документов можно использовать специальные папки с разделителями.

При осуществлении предварительного рассмотрения до­кументов также следует выяснить, не нуждаются ли доку­менты, передаваемые руководству организации, в подборе дополнительных материалов (нормативных документов, предыдущей переписки и т.д.). Соответствующие докумен­ты подбираются делопроизводителем и передаются руково­дителю вместе с входящими документами.

Если в обязанности делопроизводителя входит доклад руководителю о поступивших документах, то необходимо предварительное ознакомление со всеми материалами. При подготовке полученных документов на доклад руководи­телю осуществляется их разметка (выделение заголовков и некоторых других реквизитов цветным маркером) и ук­ладка (документы, требующие первоочередного рассмотре­ния, кладутся в папку поверх остальных либо помещаются в отдельную папку).

Передача входящих документов на рассмотрение руко­водителю должна осуществляться после их регистрации. Обычно это происходит в день поступления документов в организацию.

Руководитель рассматривает документы, как правило, в день их поступления и в тот же день передает их дело­производителю, которому следует убедиться в наличии ре­золюции руководителя на каждом возвращенном докумен­те. В резолюции назначаются исполнители, определяются сроки исполнения и даются конкретные указания по ис­полнению данного документа. Эти сведения должны быть занесены в регистрационный журнал, после чего документ передается на исполнение. Резолюция может послужить ос­нованием для постановки документа на контроль.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то должностное лицо, указанное первым, считается ответст­венным исполнителем. Для обеспечения оперативного ис­полнения документа несколькими лицами секретарь делает соответствующее количество копий. При этом необходимо следить, чтобы копирование документов не выходило за рамки разумного, так как увеличение объема документо­оборота приводит к дополнительным затратам труда, мате­риалов и времени, что в конечном итоге снижает эффектив­ность работы всей организации.

Документ, переданный ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации (с проставлением даты получения), находится у него до окончательного решения вопроса.

Когда работа с документом завершена (выполнено кон­кретное задание, составлен ответный документ и т.д.), на нем проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Затем документ подшивается в дело, которое может иметь, например, заголовок «Переписка с внешними организациями за 2011 г. (входящие)». В дальнейшем этот документ может быть использован для информационно - справочной работы.

Порядок обработки исходящих документов. Документы, которые отправляются организацией, называются исходя­щими. Обработка таких документов происходит по следу­ющим этапам:

— составление исполнителем проекта;

— согласование проекта;

— доработка проекта (в случае необходимости);

— визирование (в случае необходимости);

— проверка правильности оформления проекта;

— подписание руководителем (в необходимых слу­чаях — утверждение);

— регистрация;

— отправка адресату;

— подшивка второго экземпляра (копии) в дело;

— использование в информационно-справочной работе.

Подготовка проекта документа начинается со сбора необ­ходимой информации. Исполнитель изучает нормативные акты по соответствующей тематике, анализирует изданные ранее документы и т.д. Затем разрабатывается проект доку­мента. Правильность оформления проекта документа про­веряет работник службы делопроизводства или секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах (за исключением факсограмм и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре).

Далее в случае необходимости проект документа про­ходит согласование с руководителями структурных под­разделений, которое оформляется визами, проставляемы­ми на остающемся в организации экземпляре. Кроме того, в отдельных случаях согласование может быть внешним. Согласование может происходить параллельно (когда для предварительного ознакомления проект документа пере­дается всем участвующим в его подготовке организациям и лицам) и последовательно (когда проект направляется по очереди в различные организации и подразделения в соот­ветствии с их функциями).

После получения на проекте документа всех виз его пе­редают на подпись руководителю организации вместе со всеми приложениями. При необходимости вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основа­нии которых был составлен данный проект (контракты, рекламации, инициативные письма, акты, нормативные документы и т.д.). Руководитель может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы могут быть подписаны не только руководителем организации, но и руководителями струк­турных подразделений. Чем выше уровень подписания до­кументов, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому во многих случаях следует предоставлять право подписи на исходящих документах руководителям струк­турных подразделений в соответствии с их функциями.

После подписания документ передается секретарю для регистрации (внесения необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов). После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его на обоих экземплярах. В тот же день после проверки правильности адресования и комплектности до­кумент должен быть отправлен адресату.

Второй экземпляр отправленного документа (или един­ственный экземпляр факсограммы) подшивается в дело с исходящей перепиской. Впоследствии он может быть ис­пользован в информационно-справочной работе.

Порядок работы с внутренними документами. Внут­ренние документы составляются, исполняются и хранят­ся в рамках данной организации. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с ис­ходящими документами:

— составление проекта исполнителем;

— проверка правильности оформления;

— согласование проекта;

— подписание руководителем (в необходимых слу­чаях — утверждение);

— при повышенных требованиях к обеспечению сохран­ности документов или их больших объемах — регистрация.

На этапах исполнения и завершения работы с внутрен­ними документами порядок работы с ними будет таким же, как с входящими документами:

— передача исполнителю (при наличии нескольких ис­полнителей — копирование документа);

— контроль исполнения;

— исполнение;

— проставление отметки об исполнении;

— подшивка в дело;

— использование в информационно-справочной работе.

В дальнейшем внутренние документы могут использо­ваться в информационно-справочной работе в течение сро­ка от одного года до трех лет.

Совершенствование документооборота разумнее всего начать с внутренних документов. В работе с такой доку­ментацией необходимо решить вопросы сокращения дуб­лирующих друг друга документов, уменьшения количества изготавливаемых копий, а также более широкого использо­вания без документного решения текущих вопросов внутри организации. Для этого следует использовать возможности локальной компьютерной сети, которая позволяет заменить традиционные документы электронными. При этом возрас­тает оперативность передачи и поиска необходимых доку­ментов внутри организации, экономится бумага и тонер, обеспечивается возможность работы над одним документом сразу нескольких исполнителей на своих рабочих местах.

2.2. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс по­ступления в регистрационном штампе.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пре­делах регистрируемого массива документов, который, исхо­дя из задач поиска, дополняется индексами по номенклату­ре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: поряд­ковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой или тире.

Регистрации подлежат все документы, требующие уче­та, исполнения и использования в справочных целях (рас­порядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и от частных лиц. Этот порядок распространяется как на традиционные бу­мажные документы, так и на создаваемые компьютерными средствами (электронные).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистри­рованного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистри­руются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, ре­шения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, планы работы подведомственных организаций и др. Порядковые регист­рационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, как правило, децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация — в плановом отделе, снабженческая — в от­деле снабжения, бухгалтерская — в бухгалтерии. Место ре­гистрации документа закрепляется в инструкции по дело­производству или в приказе руководителя.

Документы регистрируются в регистрационных журна­лах или других регистрационных формах (например, кар­точках).

На выбор формы регистрации оказывают влияние:

— количество входящих, исходящих и внутренних доку­ментов;

— наличие документов, требующих строгого учета;

— принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

— возможность использования организацией компью­терных технологий обработки документов.

Журнальная форма регистрации используется, когда необходимо регистрировать документы строгого учета (на­пример, конфиденциальные), документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, удостоверяющие что- либо, и т.п. Такая форма регистрации обеспечивает условия для лучшей защиты сведений о документах. В современной управленческой практике журимы для регистрации доку­ментов целесообразно применять при небольшом объеме документооборота. Входящие, исходящие, внутренние до­кументы, а также документы, имеющие гриф ограничения доступа, регистрируются в отдельных журналах.

Карточная форма регистрации позволяет сделать про­цесс регистрации документов более быстрым и удобным, поэтому она широко применяется в самых различных ор­ганизациях. Сведения о регистрируемом документе за­носятся в РКК. Форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются организацией самостоятельно.

РКК имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сто­рона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — для исходящих и внутренних. Так, при реги­страции писем-ответов сведения о них заносятся на обо­ротную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Количество экземпляров РКК определяется организацией самостоятельно в зависи­мости от централизации ведения делопроизводства, коли­чества справочных картотек, исполнителей документа и т.д. Обычно требуется три экземпляра карточек: один помеща­ется в контрольную картотеку, второй — в справочную, а третий передается исполнителю вместе с документом.

В последнее время все большее распространение полу­чают автоматизированные системы регистрации, которые позволяют заполнять регистрационные формы на компью­тере и создавать при этом базу данных по документам ор­ганизации.

Для достижения информационной совместимости реги­страционных данных и создания условий перехода к авто­матизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование либо аннотация документа

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

В случае необходимости состав реквизитов может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др.

Регистрацию документов можно рассматривать как на­чальный этап контроля их исполнения. Возможность про­верки исполнения документов должна быть заложена в сис­теме делопроизводства, принятой в организации.

Предположим, руководитель организации дает поруче­ние секретарю поставить на контроль исполнение отдель­ных документов. Получив соответствующие указания, сек­ретарь проставляет красным маркером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок». Затем в регистрационном журнале делается отметка о контро­ле, сроках исполнения и ответственном исполнителе. Эти данные берутся из резолюции руководителя на документе. В некоторых организациях на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из ко­торых формируется контрольная картотека. Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь делает необходимое количество копий и передает их всем исполнителям (оригинал — ответствен­ному исполнителю).

Срок исполнения для большинства документов не дол­жен превышать 10 дней. В течение этого периода секретарю надлежит отметить промежуточные сроки проверки испол­нения документа. В результате предварительных проверок секретарь получает информацию о ходе исполнения доку­мента. В случае существенной задержки исполнения необ­ходимо доложить об этом руководителю организации для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Для регистрации и контроля исполнения документов могут использоваться средства оргтехники.

2.3. Определение ценности документов и документной информации

Полный цикл взаимодействия специалиста с документ­ной средой включает следующие стадии:

— документирование, понимаемое как особыми спосо­бами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

— использование, включающее и учет документов в те­кущей деятельности граждан и организаций;

— хранение документов и сведений о них с целью после­дующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в дея­тельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические достижения, ра­боту системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и ар­хитектурные, материальные памятники эпохи, должны со­храняться максимально долго, в идеале — бессрочно, т.е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содер­жащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускни­ках учебных заведений и т.д., имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но, в конечном счете, утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости за­дач системы управления появляется возможность прове­дения оценки ценности документной информации, цирку­лирующей в любой системе управления, на основе единых критериев. Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведе­ния его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля над исполнением доку­ментов.

Наиболее тесно именно регистрация связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и от­бора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профес­сиональный термин «экспертиза ценности документов».

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно- методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопро­сов, создаются постоянно действующие Экспертные Комисии (ЭК). В крупных ор­ганизациях с большим объемом документооборота создает­ся Центральные ЭК, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

ЭК действуют на основании утвержденных руководите­лями организации Положений о постоянно действующей ЭК.

2.4. Общие требования к систематизации документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, опе­ративность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. На­учно обоснованная классификация документов имеет боль­шое значение не только для оперативной работы в органи­зациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах.

Единый подход к классификации документов в органи­зации обеспечивает номенклатура дел. Она:

— представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организа­ции, с указанием сроков их хранения, оформленный в ус­тановленном порядке;

— является классификационным справочником, обяза­тельным для составления во всех государственных органи­зациях, и должна содержать полный перечень дел, заводи­мых всеми структурными подразделениями;

— закрепляет классификацию (группировку) исполнен­ных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел;

— служит основным учетным документом в делопро­изводстве, в ведомственном архиве она используется в ка­честве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она используется в качестве ос­новы при составлении описей дел постоянного и временно­го (свыше 10 лет) хранения;

— необходима для организации информационно - поисковой системы, т.е. классификационная основа номенк­латуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации (конкретная, индивидуальная).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатыва­ются службами документации организаций, имеющих под­ведомственную сеть. Указанные номенклатуры дел имеют большое значе­ние для оптимизации и сокращения состава документов, включаемых в состав Архивного фонда РФ.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифициро­ванный состав дел, заводимых в делопроизводстве опреде­ленной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел является норма­тивным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел могут быть составлены для любой организации. Они, в отличие от типовых, носят рекомендательный харак­тер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на кото­рые они распространяются.

Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке ока­зания методической помощи могут разрабатываться орга­низациям Федеральным архивным агентством на договор­ных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) конкретной организации, рас­смотрены и согласованы в ЭПК соответствующего архив­ного органа и утверждены руководителем организации

Независимо от наличия типовой или примерной номенк­латуры дел каждая организация должна составлять собст­венную номенклатуру. Ответственность за разработку но­менклатуры дел организации несет ее служба ДОУ; архив оказывает методическую и практическую помощь и кон­тролирует правильное комплектование дел документами. Номенклатура дел разрабатывается для всех структурных подразделений организации.

В номенклатуру дел включаются все документы, состав­ляемые в данной организации и поступившие в нее из дру­гих организаций. В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно — новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

Документы с грифом «Для служебного пользования» и справочные картотеки, журналы учета документов и из­даний с соответствующим грифом подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации или на них со­ставляется самостоятельная номенклатура дел.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течение пяти лет.

Погружение в текст.

Есть три типа опасности Текста:
- Прежде всего, Сопряженная Опасность. Т. е. внешняя опасность, которую влечет ваше стремление ознакомиться с данным Текстом. Это может быть как опасность, которую представляют те, кто не желают чтобы вы знакомились с данным Текстом (много будешь знать - не дадут состариться!); так и те кто хочет, чтобы вы поделились с ними полученными знаниями, даже если вы этого не желаете.
- Опасность Стража. Делиться на две основные группы: 1) Страж-Существо, т. е. Страж, который является неким существом, магом, духом и т. п. 2) Страж-Свойство. Это некое охранительное свойство самого текста (часто встречающийся случай - физический носитель отравлен).
- Опасность Сущности. Даже если вы сумели обойти все предыдущие опасности (или их просто не оказалось), помните: когда вы вникаете в Текст, он, в свою очередь, проникает в вас. Чем глубже ваше понимание Текста, тем сильнее он меняет вас.

Сопряженная Опасность. Сопряженной она называется т. к. связана не с самим Текстом, а с обстоятельствами сопряженными с бытованием Текста. Намерения того, кто представляет Сопряженную Опасность, могут быть:
1) Охранительные. Классическим примером могут выступать герметические и эзотерические общества не желающие получения знания профанами, т. е. теми, кто не является членами этих обществ.
2) Разведывательными. Классический пример - Общество Синархии, которое стремиться к проникновению в любую, хоть сколько-то значимую тайну. В данном случае скорее вы выступаете в качестве Сопряженной Опасности, стоящей на чужом пути к познанию данного Текста. Однако известно, что в ряде случаев, чужое стремление узнать некую тайну может иметь весьма прискорбные последствия для носителя данной тайны. И смерть здесь не самый худший вариант. Стоит учитывать, что в ряде случаев, стремление познакомиться с неким Текстом может быть сопряжено с желанием сохранить это знание в тайне. Т. е. не просто самому стать носителем данного знания, но и сократить число других носителей.
Сопряженная Опасность также может быть классифицирована по типу социальной группы. Принято выделять три типа:
а) Орден. Иерархически устроенное тайное или не тайное общество, где низшие уровни находятся в подчинении/на службе высших. Нередко многочисленно и имеет разветвленную сеть членов. В данной ситуации низшие звенья могут не знать о целях и/или задачах высших, но при этом оказывают всестороннюю поддержку последним. Именно руками младших чинов в этом случае и делается вся основная работа. Те же, кто занимают высшие уровни посвящения, выступают в качестве стратегов планирующих операцию, координирующих действия её отдельных членов. Стоит учитывать, что, часто, высшие иерархи осуществляют контроль за происходящим, находясь в зоне близкого контакта с текстом. Также стоит учитывать, что, в связи с недоверием низшим членам ордена и опасностью их соприкосновения с Текстом, финал операции часто проводиться непосредственно организатором, особенно в тех случаях, когда он с самого начала плотно контролировал происходящее.
б) Братство. Тайное или не тайное общество, в котором все члены находятся на равных. Как правило, малочисленно. Стоит учитывать, что такие Братства могут использоваться в темную (иногда одним из членов этого Братства), впрочем, как и Ордена.

Когда мы говорим, что общество может не быть тайным, мы имеем ввиду то, что общество может не скрывать список своих членов или же скрывать лишь некоторых. А также то, что общество может не скрывать своих целей или же скрывать только часть их. Классическим примером не тайного Ордена затрудняющего доступ к Текстам выступает Отдел Тайн. Обратите внимание на то, что источником Сопряженной Опасности могут выступать не только те, кто воспринимает свою функцию как служение, но и те, кто воспринимает её как службу.
в) Третий тип - одиночки. Их сложнее классифицировать в связи с большим их разнообразием. Нередко одиночки стремятся к образованию Орденов или Братств или же к использованию уже существующих.

Вычисление того с каким видом или видами Сопряженной Опасности вы столкнетесь в данном конкретном случае происходит на стадии предварительного сбора информации об истории бытования данного Текста. Стоит учитывать, что допущенные вами ошибки довольно быстро будут выявлены на практике. Возможно ценою вашей или чужой жизни.

Для того, чтобы вы лучше ориентировались в существовавших и существующих обществах наиболее часто встречающихся на пути исследователя вам необходимо прослушать дополнительный учебный модуль "Тайные общества. История и современность", который читается на 6 курсе.

Опасность Стража. Текст может иметь активную и/или пассивную защиты. Пассивная защита – самый простой случай. Это шифр, которым кодируется текст, чтобы сделать информацию доступной только тому, кто знает ключ шифра. Самый простой способ обойти данный вид защиты нужно просто выяснить ключ. В крайнем случае – воспользоваться методом дешифровки.

Активная опасность реализуется через Стража, и может представлять опасность для читающего. Данный тип часто применяется для того, чтобы отсечь тех, для кого текст не предназначен. Наличие, тип, слабые места Стража необходимо выяснить на стадии изучения бытования текста.

а) Первый тип – Страж-Свойство. Сам документ может обладать некими свойствами, охраняющими его от ознакомления. Это может быть яд или законсервированное заклятие. Активация происходит при манипуляциях с текстом. Данный тип сравнительно малоэффективен т. к. при надлежащей подготовке к проникновению в текст позволяют обойти данную опасность. Часто этот тип Стража применяется в сочетании с другими.

б) Второй тип – Страж-Существо. Самым распространенным примером является Страж-Дух, активирующийся в момент, когда маг пытается ознакомиться с текстом (активирующим моментом может являться прикосновение, раскрытие книги и т. п.). Первый вариант Стража-Существа представляет собой духа умершего мага. Иногда мага сознательно приносят в жертву связывая его мистически с текстом, который он призван охранять. В этом случае Страж вполне разумен и способен к общению, однако редко склонен к нему. Стоит исходить из того, что вступив в диалог с вами, он готовит момент для атаки.

Другим вариантом Стража выступает естественный или искусственный дух. Подобные Стражи в большинстве случаев нападают сразу, но способы нападения могут быть весьма нестандартными. Если такой тип создан ради отсечки ненужных читателей, то для его прохождения используются ключи: определенные фразы, предметы и т. п.

Опасность Сущности. Т. к. сущность любого текста мало совместима с нашей природой, то время нахождения внутри текста жестко лимитировано. Оно может быть несколько увеличено за счет соблюдения ряда правил.

Расчетное время нахождения в тексте не должно превышать 30 минут.

Погружение в текст.

1. Текст агрессивен по отношению к чужеродным элементам. Данная агрессивность проявляется в том, что текст пытается переработать чужеродные элементы, разложить их на семантические составляющие.

Поэтому долгое нахождение в текстовой реальности грозит:

а) на первой стадии выпадением определенных звуков из речи (как правило, звука «Р»). Лечению поддается плохо, курс занимает 3-6 месяца и возможны повторные всплески.

б) превращение определенных частей тела в текст, при выходе из текстового пространства эта часть рассыпается на буквы. При условии квалифицированной помощи восстановление может занимать от 2 недель до нескольких лет. Срок зависит от степени поражения. В ряде случаев полное излечение может не наступать вообще.

2. Главное правило позволяющее обезопасить себя – создать из себя цитату.

а) Маска внешности. Облик мага, вторгшегося в текст, должен воспроизводить внешний облик какого-либо литературного персонажа (это делает мага малоразличимым для текстового пространства).

б) Языковая маска. Находясь внутри текста разговаривать можно только цитатами. Для облегчения общения между магами, вторгшимися в текст заранее готовиться пакет основных сигнальных фраз-цитат с заранее оговоренным значением.

в) При выборе масок стоит помнить, что чем ближе выбранные маски целевому тексту, тем меньше шансов столкнуться с агрессивным влиянием текста. Но, вместе с тем, увеличивается риск потери собственной личности и памяти и, соответственно, превращение в персонажа данного текста без возможности его покинуть.

3. Еще одной опасностью является агрессивное поведение встречаемых персонажей. По неумолимой закономерности текстовые персонажи всегда относятся агрессивно по отношению к проникшим, даже если они прикрыты масками.

Справиться с данной ситуацией можно, если наизусть помнить текст соответствующий данному персонажу. При опасности со стороны встреченного персонажа можно начать «читать» его цитируя по памяти текст с ним связанный. В этой ситуации персонаж будет себя вести так, как это описано в цитируемом тексте, при выборе описательных фрагментов, встреченный персонаж будет просто находиться в одной позе. Когда цитата окончено можно начать цитировать её с начала.

Дата добавления: 2014-05-17; просмотров: 492; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!