РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В РАЗВИТИИ ОБЩЕСТВА

1. Понятие документа изначениедокументирования управленческой деятельности

2. Риски предпринимательской и управленческой деятельности, обусловленные делопроизводством.

2. Кумулятивный поток бумажной информации и методы его преодоления. Терминология ДОУ.

1. Понятие документа и значение документирования управленческой деятельности

Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

К числу исторически первых документов относится шумерская письменность на глиняных табличках (III тысячелетие до н.э.), которая содержала информацию о коммерческих сделках и законах древней азиатской страны Шумер. История сохранила законы царя Хаммурапи древневосточного государства Вавилония (1792-1750 до н.э.), трактат «Гуань-цзы» древнего Китая (IV-III в.в. до н.э.), «Артхашастру» («Науку о политике») древней Индии (IV-III в.в. до н.э.) и другие документы.

За прошедшие тысячелетия документоведение получило значительное развитие и в настоящее время документы пронизывают все стороны жизни всех уровней: международные, государственные и муниципальные документы; организаций и отдельных граждан; экономические, юридические, политические и идеологические документы. В современном мире специалисты самых разных сфер деятельности тратят 50–90% рабочего времени на процессы обработки документированной информации.

Информация– сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, передаваемые людьми устным, письменным и иным способом (с помощью сигналов, технических средств) и необходимые людям для использования. Информация является ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. От состояния этого ресурса зависят многие стороны жизни общества и его отдельных составляющих.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы»

Документирование информации - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование управленческой деятельности – процесс записи (фиксации) всех видов деловой деятельности организации или ее структурных подразделений на различных носителях и оформления по установленным правилам управленческой информации.

Значение документирования информации

1. Сохранение и развитие цивилизации, сохранение памяти общества. Культурное наследие передается разными путями, важнейшим из них являются документы. Их преимуществом является то, что они передаются из поколения в поколение последовательно и беспристрастно, без внесения в их содержание искажений, вызванных субъективными восприятиями и действиями людей.

2. Регулирование социальных, экономических, политических, производственных и иных процессов на разных уровнях управления, определяющих «правила игры» в мировом сообществе, государстве, регионе, организации путем издания законов, указов, приказов и т.д. От полноты располагаемой информации зависит оптимальность принятия управленческого решения. Документы позволяют организациям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно. Документы обеспечивают согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности.

3. Фиксирование (документирование) управленческих процессов, формирования политики и принятия управленческий решений: протоколы заседаний и совещаний, на которых коллегиально обсуждаются и принимаются важные постановления и решения, договоры о сотрудничестве, об указании услуг. Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным лицам.

4. Обеспечение защиты и поддержки в судебных делах, что связано с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации. Системный подход к управлению документами позволяет организации и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий.

5. Средство соблюдения требований законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности, проверки деятельности фирмы, учреждения при экспертизе, аттестации, комплексной ревизии.

6. Обеспечение бесперебойности деятельности в случаях чрезвычайных ситуаций.

7. Защита интересов организации и прав сотрудников, а также всех заинтересованных сторон. Например,патентное право, право собственности.

8. Обеспечение и документирование текущих и будущих научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, деятельности по развитию. Например, документация по прогнозированию и планированию.

9. Средство идентификации личности и подтверждения ее жизненного пути и деятельности, сохранение индивидуальной памяти. Например, документы о рождении, семейном положении, образовании и др.

10. Средство идентификации организации и подтверждения ее деятельности, сохранение корпоративной памяти, например,документы о регистрации и лицензировании организации, сертификации ее продукции.

11. Обеспечение делового, персонального и социального своеобразия субъектов. Например, документы ветеранов войны и труда.

12. Средство коммуникации между людьми, организациями и государствами.

2. Риски предпринимательской и иной деятельности, связанные с документационным обеспечением управления

Большую роль играют документы в управлении рисками. Риск - свойство предпринимательской деятельности. Он непосредственным образом связан с менеджментом, со всеми его функциями — планированием, организацией, оператив­ным управлением, использованием персонала, экономи­ческим контролем. Каждая из функций менеджмента содержит определенный риск и требует создания адаптированной к нему системы хозяйствования.

Риски, связанные с ДОУ, падение имиджа организации, утрату бизнеса, проигрыш в судебных процессах, техногенные катастрофы.

1) Утрата важного документа, например, паспорта владельца организации или договора о коммерческой сделке, влечет за собой невозможность осуществления сделок или проведения операций. Утрата документов личности или организации не позволяет их идентифицировать и требует их восстановления. Одновременно создает угрозу для их криминального использования другими лицами.

2) Утечка информации, содержащей коммерческую тайну влечет за собой падение прибыли и утрату конкурентных преимуществ.

3) Утрата документов, содержащих государственную тайну (ст. 284 Уголовного кодекса РФ).

4) Похищение или повреждение документов, штампов, печатей организации может сопровождаться их криминальным использованием и утратой бизнеса (Ст. 325 Уголовного кодекса РФ).

5) Нерациональная организация документооборота влечет за собой его замедление и снижение эффективности работы предприятия в целом.

6) Отсутствие унификации документационного обеспечения управления увеличивает численность персонала, затраты времени на создание документов и работу с ними, что значительно повышает издержки.

7) «Бумажный бум» - кумулятивные потоки документов, которые не способен обработать персонал, ведет к нерешенности многих важных вопросов деятельности организации, принятию неправильного управленческого решения из-за отсутствия или неполноты информации, затерявшейся в потоках бумаг.

8) Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков (ст. 327 Уголовного кодекса РФ).

9) Несвоевременное предоставление документов, например, в налоговую инспекцию влечет за собой наложение штрафа.

10) Непредоставление необходимых документов в разные инстанции, например, в суд ведет к проигрышу в судебном процессе.

11) Неправильное оформление документов с нарушением необходимых требований к нему, например, свидетельства о собственности, диплома о высшем образовании, означает недействительность документа.

12) Неграмотное по содержанию заключение договоров без учета требований нормативных правовых актов может нанести значительный убыток организации, так как в данном случае действуют нормы Гражданского кодекса РФ, а не соглашение сторон.

13) Игнорирование ГОСТов при составлении документов влечет за собой падение имиджа организации, так как свидетельствует о ее отношении к законодательству и качестве работы персонала.

14) Отказ в выдаче необходимых организации документов обусловливает воспрепятствование законной предпринимательской деятельности, коррупцию чиновников (ст. 169 Уголовного кодекса РФ).

15) Регистрация незаконных сделок, например, с землей в водоохраной или рекреационной зонах несет экологические угрозы, поэтому должна быть отменена, а затраты предпринимателей в этих зонах на создание объектов для своей деятельности признаны незаконными и подлежащими уничтожению (ст. 170 Уголовного кодекса РФ).

16) Изготовление или сбыт поддельных кредитных либо расчетных карт и иных платежных документов (ст. 187 Уголовного кодекса РФ).

17) Служебный подлог – должностное преступление: внесение должностным лицом из корыстных или иных личных побуждений в официальные документы заведомо ложных сведений, подделка, подчистка, составление и выдача заведомо ложных документов, внесение в книги заведомо ложных сведений (ст. 292 Уголовного кодекса РФ).

18) Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград (ст. 324 Уголовного кодекса РФ) влечет за собой нанесение ущерба вследствие незаконного присвоения материальных благ и других льгот, предназначенных для заслуженных людей, лиц с высшим и иным образованием.

19) Cбои в работе компьютеров и их систем влечет за собой остановку работы сотрудников, нарушение документооборота.

20) Утрата документации на обслуживание техники, ее отсутствие на русском языке.

2. Кумулятивный поток бумажной информации и методы его преодоления. Терминология ДОУ

Развитие документации обусловлено развитием государства, системы управления разных уровней. В середине ХХ века развитие системы государственного управления во многих странах вызвало бурный кумулятивный (накопительный) поток документов - «бумажный бум», который буквально блокировал деятельность управляющих и обусловил появление соответствующего законодательства, например, «Закон о сокращении «бумажной работы» в правительстве США». Известно, что бумажная волокита может «утопить» любое начинание.

К числу основных мер по ликвидации «бумажного бума» относятся: 1) широкое применение организационной техники, 2) унификация и стандартизация делопроизводства, 3) проведение политики в области управления документами.

1) Применение компьютеров имеет огромное количество плюсов. В 1970-е – середина 1980-х г.г. были высказаны предположения, что традиционные методы работы с документами устарели, и бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Публикации шли под девизом «Управление в XX веке». Однако затем выяснилось, что обработка информации на ЭВМ должна сочетаться с созданием документов на бумаге и других носителях информации (на магнитных лентах, кинолентах, фотопленке). Бумажные и пластиковые документы, например, можно предъявлять в самых разных местах – в банке, на почте, поместить на стенде для всеобщего обозрения, использовать для скрытого наблюдения и фиксирования информации.

2)Унификация - уменьшение многообразия и видов документов одинакового функционального назначения; установление единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация -форма юридического закреплениярезультатов унификации. Цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых сокращает время на документационное обеспечение управления и повышает общую культуру управления.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: а) термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией; б) организационные структуры учреждений и предприятий; в) управленческие функции; г) управленческая документация

Работа по стандартизации активно ведется во всех странах мира, международными организациями, в том числе Комитетом по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международной организацией стандартизации (ИСО) и др. Она возросла в связи с применением компьютерных технологий. В Российской Федерации эту работу осуществляют Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование), Федеральная служба государственной статистики, Федеральное архивное агентство,ГУ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» и другие организации.

3) Управление документами –совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества, так и на уровне отдельных организаций является важнейшим направлением управленческой деятельности.

Все организации должны определить и документально зафиксировать политику в области управления документами. Ее целью должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать деловую деятельность в течение (установленного) необходимого периода времени. Политика должна быть принята на высшем уровне управления организацией и распространена во всей организации. Также следует распределить ответственность за ее соблюдение. Политика разрабатывается на основе анализа деловой деятельности и определяет области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и практические рекомендации применимы в наибольшей степени. При этом политика должна учитывать специфическую организационную среду и экономические аспекты деятельности организации, а также регулярно пересматриваться для отражения текущих потребностей деловой деятельности.

Создание и обработка управленческих документов ведутся во всех структурных подразделениях организаций: в бухгалтерии, кадровой службе, плановом и финансовом отделах. Для структурных подразделений характерно ведение специальных систем делопроизводства (бухгалтерского, кадрового и т.п.). Вместе с тем можно выделить общее (административное) делопроизводство, связанной с обработкой такой универсальной унифицированной системой документации как организационно-распорядительная документация, которая используется в каждом структурном подразделении в связи с особым значением в управленческой деятельности документов данного типа. Эти документы отражают принятие решения на всех уровнях власти, в организациях всех форм собственности, являются основой деятельности каждого работника и организации в целом.

Документационное обеспечение управление как любая специальная область знания имеет свою терминологию, создает особой язык делового общения. Термины ДОУ постоянно менялись и продолжают изменяться вследствие развития системы управления и ее документального сопровождения, а также интернационализации делового общения. Термины ДОУ отражены в ГОСТ 7.0-99 СИБИД. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения; ГОСТ 7.76-96 СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Например, термины: документ, унификация, документирование управленческой деятельности, управлениедокументами, стандартизация.

Термины и понятия

Бумажный бум, документ, документирование информации, документирование управленческой деятельности, документационное обеспечение управления, идентификация, коммуникация, канцелярия, общее (административное) делопроизводство, политика управления документами, секретарь, служебный подлог, специальные системы делопроизводства, стандартизация, унификация, управлениедокументами.

Дата добавления: 2014-08-09; просмотров: 1044; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!