Совместное использование проектной информации

14.1. Пул ресурсов

Если организация имеет определенный штат сотрудников, которые могут быть задействованы при выполнении разных проектов, нет необходимости вписывать их каждый раз в лист ресурсов нового проекта. Для централизованного использования ресурсов множеством проектов следует создать так называемый пул ресурсов. Пул ресурсов, по сути, является самым обычным файлом проекта, в котором заполнен лист ресурсов, а таблица задач может быть как заполнена, так и не заполнена. Тем не менее, рекомендуется в качестве пула использовать пустой проект, в котором введена только информация о ресурсах. При любом совместном использовании различных файлов проектов в первую очередь нужно проверить, чтобы настройки валюты в них были выполнены одинаково. Это очень важно, потому что при несовместимости настроек денежных единиц возможно возникновение серьезных ошибок, вплоть до потери проектной информации. Во избежание потери проектной информации, рекомендуется также создавать дополнительные резервные копии файлов.

Для первого использования пула ресурсов с данным проектом требуется:

1. Открыть файл проекта с пулом ресурсов;

2. Открыть файл проекта с задачами, на которые требуется назначить ресурсы из пула.

После этого в проекте с задачами на вкладке «Ресурс» нужно воспользоваться командой «Пул ресурсов» – «Доступ к ресурсам», которая открывает диалоговое окно «Общий доступ к ресурсам», показанный на рисунке 81.

Рисунок 81. Диалоговое окно определения пула ресурсов

В случае переключения ресурсов на использование пула и нажатия кнопки ОК, в данном проекте становятся доступными общие ресурсы. При использовании общего пула ресурсов упрощается процесс отслеживания перегруза ресурсов, выполняющих работы в одновременно выполняемых проектах.

При запуске файла проекта, в котором определен пул ресурсов, открывается диалоговое окно, показанное на рисунке 82, в котором можно дать команду на открытие файла пула.

Рисунок 82. Запрос на открытие пула ресурсов

14.2. Консолидированные проекты

В практике проектного управления возможна разработка крупных проектов, в которых каждый этап можно рассматривать как самостоятельный достаточно крупный проект (подпроект). Над подпроектами могут работать в том числе и отдельные группы исполнителей. Для того, чтобы увидеть общую картину проекта, состоящего из подпроектов, используется так называемый консолидированный проект.

Для того, чтобы создать консолидированный проект, требуется:

- Создать отдельные файлы для этапов-подпроектов в Ms Project;

- Создать новый проект Ms Project (консолидированный проект);

В консолидированном проекте на вкладке «Проект» дать команду «Подпроект» из группы «Вставить». Откроется диалоговое окно «Вставка проекта», показанное на рисунке 83. В диалоговом окне следует выбрать вставляемый проект и нажать кнопку «Вставить». Аналогично вставляются остальные подпроекты консолидированного проекта. Подпроекты всегда вставляются в виде свернутой суммарной задачи, которую можно развернуть.

После вставки всех подпроектов можно установить зависимости между входящими в них задачами, просмотреть временные характеристики и общие затраты всего проекта. При этом в консолидированном проекте хранятся ссылки на вставленные проекты, а если между вставленными проектами устанавливаются зависимости, то соответствующие ссылки вставляются и в файлы подпроектов.

Рисунок 83. Диалоговое окно вставки проекта

Консолидированный проект с двумя вставленными подпроектами показан на рисунке 84.

Рисунок 84. Консолидированный проект

При сохранении консолидированного проекта появятся запросы на сохранение изменений и во вставленных подпроектах. Если дать подтверждение на их сохранение, установленные связи можно отслеживать и в самих файлах подпроектов. Задачи-предшественники и задачи-последователи из других проектов будут обозначены серым цветом, как показано на рисунке 85. Причем информация об установленных связях в файлах подпроектов сохранится и в том случае, если файл консолидированного проекта будет удален.

Рисунок 85. Показ зависимости между задачами из разных проектов

Упражнения

1. Создайте две копии файла «Ремонт квартиры». Преобразуйте первую копию в пул ресурсов, а вторую – в файл проекта, использующего пул ресурсов.

2. Сделайте необходимое число копий файла «Ремонт квартиры», использующего пул ресурсов. В каждом из них оставьте описание задач только одного из этапов ремонта.

3. Создайте консолидированный файл, включив в него файлы всех этапов.

4. Установите в консолидированном файле зависимости между задачами, принадлежащими разным этапам.

5. Просмотрите, как показаны установленные зависимости в исходных файлах этапов после сохранения изменений в консолидированном проекте.

Контрольные вопросы

1) Как создать пул ресурсов в Ms Project?

2) Что нужно сделать, чтобы использовать для назначения на задачи проекта ресурсы из пула ресурсов?

3) В чем заключаются преимущества использования пула ресурсов?

4) Что такое консолидированный проект?

5) Как включить подпроект в состав консолидированного проекта?

6) Как устанавливаются и просматриваются связи между задачами отдельных подпроектов?

Дата добавления: 2014-10-14; просмотров: 425; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!