Официально-делового стиля

Существует несколько способов классификации документов ОД стиля:

1. По месту составления: внутренние и внешние документы. Внутренний документ создаётся в рамках одной организации, где работают и составитель, и адресат текста. К внутренним документам относятся, например, приказы администрации предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр. Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.

2. По содержанию: простые и сложные. Простые документы посвящены решению одного вопроса, сложные - двух и более.Так, к простым документам обычно относят заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной документации. Сложными документами могут быть приказы, письма, инструкции.

3. По форме: индивидуальные и типовые. Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода (что не исключает их стандартизованности). Это отдельные виды писем, служебных записок, докладных. Типовые документы стоятся на базе заранее заданного текста путём видоизменения его отдельных элементов; чаще всего эти документы одинаковы для групп однородных предприятий (например, штатное расписание, положение о персонале и пр.).Если в типовом документе постоянные элементы отпечатаны типографским способом, а для переменных предусмотрены пробелы, которые заполняются при его составлении, то такой документ называют трафаретным (анкеты, некоторые виды справок, трудовые договоры).

4. По срокам исполнения: срочные и бессрочные. В срочных документах содержится указание на выполнение некоторых действий в ограниченный временной период (распоряжения, указания и пр.). Действие бессрочных документов не ограничено временными рамками (указы, законы, некоторые виды инструкций).

5. По происхождению: служебные и личные. Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты. Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка и пр.).

6. По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки. Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных.
Дубликат - это копия, имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери.
Выписка - это воспроизведение только одной из частей подлинника. Копии, дубликаты и выписки должны быть заверены печатями так же, как и подлинники.

7. По функции: организационные документы, направленные на регламентацию деятельности организации или предприятия, и распорядительные документы, содержащие конкретные распоряжения.
К организационным документам относят устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностную инструкцию;
к распорядительным - приказы, распоряжения, указания, решения.
Кроме организационных и распорядительных можно выделить также информационно - справочные документы, документы по персоналу предприятия (трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты), письма, договоры. Нужно отметить неоднозначность классификации документов по функции. Так, одни авторы относят протокол к распорядительным документам, другие - к справочно - информационным.

4.5. Правила оформления документов

Документы - это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.

Правила оформления текстов деловых документов в России регулируются следующими стандартами:

· ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

· ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца.

· ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.

· ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

Существуют пять типов записи для деловых документов:

1. Линейная - запись, обладающая самомтоятельностью в оформлении мысли, с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).

2. Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления).

3. Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).

4. Анкета - перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).

5. Таблица - совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.).

Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действующими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.

Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ 6.30 - 2003. "Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.

www.newyorker.com

Дата добавления: 2014-10-14; просмотров: 443; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!