ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ - ОСНОВА

1.1. Эволюция делопроизводства

С исторической точки зрения, в развитии системы государственного делопроизводства в России можно выделить следующие этапы.

Делопроизводство Древнерусского государства(до конца XV века) в условиях отсутствия каких-либо государственных учреждений отличалось отсутствием всякой системности; письменные документы носили эпизодический характер.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования централизованного государства (конец XV века); она приобрела качества приказного делопроизводства (XVI – XVII века) – по названию первых государственных учреждений, именуемых приказами. Делопроизводство этого периода отличается значительным увеличением количества письменных документов и их разнообразием; более того, сложился определенный порядок прохождения документа, включающий последовательно поступление документа на рассмотрение, подготовку дела к «докладу», рассмотрение и решение дела и, наконец, оформление документа, содержащего решение. Однако лишь с середины XVII века принимаются некоторые меры для закрепления порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

Особенности приказного делопроизводства заключались в следующем. Во-первых, в связи с отсутствием какой–либо закрепленной нормативной базы делопроизводство основывалось на нормах обычного права, т.е. на традициях и обычаях, что, конечно же, не свидетельствовало об его организованности. Во-вторых, само существование приказов предполагало необходимость выделения категории служилых людей, в том числе так или иначе занимавшихся делопроизводством, с закреплением за ними определенных обязанностей. В-третьих, собственно производство дел, в первую очередь систематизация, накопление и учет документов осуществлялись по столбцовой системе, когда документы, относящиеся к производству по конкретному вопросу, склеивались в столбцы в хронологическом порядке, начиная от инициативного документа, например челобитной, вплоть до заключительного документа. Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах постепенно зародилась и применялась книжная форма делопроизводства, например боярские и писцовые книги.

В годы петровских преобразований Российского государства и в последующий период (нач. XVIII – нач. XIX вв.) возникла и сформировалась система коллежского делопроизводства,по названию учреждений нового типа – коллегий. Петром I был утвержден Генеральный регламент, определявший основы государственного управления и, в частности, порядок ведения делопроизводства; в Регламенте весьма подробно были расписаны все вопросы деятельности канцелярии (размещение канцеляристов, их рабочий день, требования к служебной дисциплине), в том числе подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Существенным было введение на документе подписи руководителя присутственного места и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Для многих документов разрабатывались «генеральные формуляры», т.е. образцы для их составления.

Дальнейшее развитие система государственного управления в России получила во второй половине XVIII века при Екатерине II, когда на основании закона 1775 года «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» была осуществлена административная реформа, в корне изменившая систему местного управления. В основу реформы было положено разделение административных, финансовых, судебных функций управления. Были созданы губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды. Все коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел) были ликвидированы, а их функции переданы местным учреждениям. Коллегиальный принцип принятия управленческих решений не изменился, поэтому во вновь созданных учреждениях сохранились и структура коллегий, и состав чиновников, и организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. Этот закон четко установил определенный порядок "для сообщения властей и мест". От вышестоящих органов управления подчиненным направлялись указы; в свою очередь подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения. Однако, несмотря на реформу, характер делопроизводства оставался коллежским, особенности которого заключались в следующем.

В отличие от приказного коллежское делопроизводство регламентировалось законодательством, была разработана и введена в практику работы технология регистрации документов, контроля их исполнения, текущего и архивного хранения документов, что стало возможно в связи с отменой столбцов и введением листовой формы документов. В условиях коллежского делопроизводства начался процесс формирования штата чиновников как государственных служащих, профессионально работающих с документами. И наконец, делопроизводство (канцелярия) было отделено от органа, принимавшего решение (присутствие), а связующим звеном между ними был секретарь коллегии.

Система министерского делопроизводства (XIX – нач. XX века) сформировалась как логическое следствие реформ Екатерины II в последней четверти XVIII века, завершивших формирование системы центральных и местных учреждений, и в связи с новой реформой государственного управления и делопроизводства, затронувшей, главным образом, верхний уровень управления (высшие и центральные учреждения). Эта система, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления, однако коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы. Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 года «Общего учреждения министерств» – законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. Этим актом вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку «сношений» (переписке) министерств с другими учреждениями.

Согласно «Общему учреждению министерств» достаточно четко различались два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершалось делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX веке широко употреблялся самостоятельный термин – письмоводство), и движение документов и дел («порядок течения дел»), однако не исключалось, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют.

Существенные изменения в системе управления и соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к совершенствованию форм документов. В делопроизводстве министерств появились бланки учреждений с угловым расположением реквизитов, которые печатались типографским способом или писались от руки; в состав реквизитов бланка включались: наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделения – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол), дата документа и регистрационный индекс документа. Занял свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах). Появилась и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая поначалу не имела унифицированного вида и могла выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то...» и т.п. Приобрел устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII веке в коллежском делопроизводстве и указывающий должность лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получило определенную форму удостоверение документа: подписи и «скрепы» на документе включали наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись.

На протяжении XIX – начала XX века осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений, в результате чего сложилась система кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи, с помощью которой достаточно легко было получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня.

К концу XIX века система министерского делопроизводства стала чрезмерно громоздкой и неповоротливой. Необходимо было совершенствовать систему делопроизводства, что стало возможным с появлением технических средств разработки документов и документооборота (пишущие машинки, телеграф).

В 1911 году издается «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», закрепившее в качестве самостоятельного понятия военное делопроизводство. Введенная этим Положением система упрощенного делопроизводства сокращала количество служебных документов, упрощала технику переписки. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливались три вида документов – рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, были установлены четкие значения надписей, ограничивающих доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению» и др. Положением устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а произошедшие в 1917 году социально-политические события (сначала Февральская буржуазно-демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революция) привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах. Потребовалось создание новой системы государственного управления и вместе с тем соответствующего делопроизводства.

Делопроизводство довоенного периода Советского государства сложилось на основе законодательных актов, принятых в 1917-1918-х годах: Декрет СНК от 30 октября 1917 года «О порядке утверждения и опубликования законов», Постановление СНК от 2 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений», Постановление Совета рабочей и крестьянской обороны от 8 декабря 1918 года «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» и др.

В последующем и особенно в 1930-е годы формируется и укрепляется жесткая централизованная административно-командная система управления. Делопроизводство этого периода во многом вобрало в себя черты министерского делопроизводства, явив тем самым определенную преемственность.

Делопроизводство Советского государства в послевоенный период (1945-1990 гг.) начало складываться в начале 1960-х годов после состоявшегося в 1960 году Всесоюзного совещания по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. В 1965 году были подготовлены «Материалы к Единой государственной системе делопроизводства», а в 1988 году была утверждена Государственная система документационного обеспечения управления.

Заметным явлением в эволюции делопроизводства 1970-1980-х годов стало издание ГОСТов на управленческие документы, общероссийских классификаторов (ОКУД, ОКПО и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы.

Характеризуя период советского делопроизводства в целом, следует отметить:

формирование системы советского делопроизводства начинается в первые годы советской власти. Преобразования затрагивают в основном вопросы документирования;

в 1920-х – начале 1930-х годов в рамках движения за научную организацию труда делаются попытки поставить делопроизводство на научную основу. Однако общегосударственные правила работы с документами так и не были приняты;

в 1960-е годы прослеживается стремление придать делопроизводству общегосударственный характер путем разработки единых правил и норм в работе с документами, подготовки специалистов в области делопроизводства, оптимизации делопроизводственных процессов через внедрение средств механизации;

качественный перелом в развитии советского делопроизводства начинается в 1970-е годы с созданием ЕГСД, государственных стандартов, УСД, разработкой целого ряда документов по упорядочению делопроизводственных процессов. Этот процесс активно развивается и в 1980-е годы. Делопроизводство в этот период носит общегосударственный характер и представляет систему, охватывающую как документирование, так и организацию работы с документами в государственных учреждениях, организациях, предприятиях, а также вопросы организации службы документационного обеспечения управления, их механизацию и автоматизацию.

Современное делопроизводство Российской Федерации базируется на сложившемся еще в доперестроечные годы делопроизводстве в СССР и в большей мере следует установленным в нем порядку и правилам. Вместе с тем за период, прошедший с 1990 года, современное делопроизводство совершенствовалось и, в частности, в 1993 году были изданы Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД, а также соответствующие государственные стандарты и ведомственные инструкции.

Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и его синоним «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию.

Не вызывает сомнения то, что в современных условиях делопроизводство как документационное обеспечение управления должно основываться, во-первых, на строгой нормативной правовой базе, определяющей правовую основу документов и работающих с ними должностных лиц; во-вторых, на нормативно-методической базе, регламентирующей нормы и нормативы ведения делопроизводства, с одной стороны, а с другой стороны, закрепляющей методы, способы и технологию разработки, движения, учета и хранения документов.

1.2. Сущность и структура документационного обеспечения управления

Успешное управление организацией предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности этой организации ресурсами, а также об условиях, влияющих на возможность выполнения задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, т.е. закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т.п.). Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид информационного обеспечения управления имеет двоякую цель, а именно документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.

Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, решаемыми при его организации и осуществлении задачами и, с другой стороны, соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

Основными задачами документационного обеспечения управления, согласно его предназначению и целям, являются:

документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;

предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;

организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.

Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управления, выполняется комплекс последовательных мероприятий, а именно:

разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;

рассылка документов в организации и их учет;

доведение документов до органов управления и должностных лиц;

продвижение документов по инстанциям и исполнителям;

контроль исполнения документов;

хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.

Несомненно, что документационное обеспечение управления должно организовываться и осуществляться на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно строиться на общих принципах, т.е. на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации, подкрепляющем и дополняющем два вышеназванных. Все вместе они определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности в той ее части, которая и является синонимом управления.

Несколько другую область управленческой деятельности, а именно работу с документами, определяют принцип стандартизации и унификации документированной информации и принцип ее учета и сохранности.

Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают всей их совокупности, кроме них выделяют и другие, специальные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности, например, принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и другие, которые рассматриваются в соответствующих параграфах данного пособия. В своей совокупности эти принципы определяют, как, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности, чтобы достигались его цели и выполнялись его задачи; их выполнение на практике позволяет судить о качественной стороне документационного обеспечения. На основе этих принципов сформулированы основные требования к организации и осуществлению документационного обеспечения управления.

Из принципа оперативности и своевременности документационного обеспечения управления вытекает требование оперативности разработки соответствующих документов и своевременности обеспечения ими органов управления. Однако этого явно недостаточно, так как принцип адекватности и достоверности документированной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, для закрепления которой предназначен тот или иной документ, и эта информация в достаточной мере должна отвечать действительности, т.е. быть достоверной.

На принципе оптимальности (рациональности) документирования информации основывается требование того, что документированию должна подлежать информация, необходимая и достаточная для обеспечения управления в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности организации и ее органов управления.

И, наконец, не вызывает сомнения такое требование к документационному обеспечению управления деятельности, как создание условий для организации работы с документами, их текущего учета и хранения, а также архивирования, что в достаточной мере должно обеспечиваться унификацией и стандартизацией документов в системе документационного обеспечения управления.

Структура документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления неоднородно, что обусловлено, с одной стороны, спецификой деятельности по созданию документов и работе с ними, а с другой стороны, неоднородностью и спецификой элементов содержания объекта обеспечения – управления и управленческой деятельности. Неоднородность документационного обеспечения управления находит свое выражение в его структуре, в частности, в его взаимосвязанных друг с другом направлениях и видах. Собственная неоднородность и специфика элементов документационного обеспечения управления обусловливают выделение в нем двух направлений:

документирование управленческой деятельности;

организация работы с управленческими документами.

Документирование управленческой деятельности предназначено для создания документов и представляет собой деятельность по записи информации на определенных носителях по установленным правилам. Оно всегда осуществляется на основе правил, установленных правовыми актами, общегосударственными и локальными нормативно-методическими документами или выработанных традицией, и поэтому является регламентированным.

Организация работы с управленческими документами имеет своей целью упорядочение этих документов и работы с ними. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 она определяется как организация документооборота, хранения и использования управленческих документов в текущей деятельности государственного органа, учреждения. В более широком плане она рассматривается как управление документацией и персоналом, несущим ответственность за работу с документами. Основанием для такой трактовки организации работы с документами является то, что делопроизводственная деятельность является составной частью управленческой деятельности. С этих позиций документационное обеспечение управления представляет собой единство следующих двух направлений (рис. 1.1):

документирование управленческой деятельности;

управление делопроизводственной деятельностью.

Данный подход к документационному обеспечению управления позволяет более глубоко проникнуть в сущность и содержание управления делопроизводственной деятельностью и выделить в нем применительно к его объектам следующие два вида:

управление документацией;

управление персоналом – субъектом делопроизводственных отношений.

Рис. 1.1. Структура документационного обеспечения управления

Другими словами, деятельность государственного органа, организации, учреждения по документированию и организации работы с документами объективно делится на общую, характерную для всех органов, организаций и учреждений, и специальную (отраслевую и локальную), характерную только для той или иной отрасли (ведомства) и отличающуюся еще и локальной спецификой, обусловленной особенностями локальных условий их деятельности.

Ключевую роль в документационном обеспечении управления играют правила и нормы, на основе которых осуществляется документирование и организуется работа с документами.

1.3. Организация документационного обеспечения управления

Неуклонное возрастание потребности управления в документационном обеспечении привело к созданию единой в масштабе государства системы документационного обеспечения, в рамках которой должно быть организовано и документационное обеспечение деятельности органов управления в различных организациях. При этом организацию документационного обеспечения управления необходимо рассматривать в двух аспектах – функциональном и структурном.

Организация документационного обеспечения управления как функции строится в рамках Государственной системы документационного обеспечения управления и на основе её положений, устанавливающих цель, правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления и требования, с учётом которых оно должно осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая подготовкой к передаче в архив.

Рассматривая организацию документационного обеспечения управления в функциональном аспекте, необходимо выделить следующие её составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих высших или вышестоящих организаций:

упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;

систематизацию документов и их унификацию;

установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам;

организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.

Кроме того, организация документационного обеспечения управления в каждой организации, независимо от её уровня, предполагает:

упорядочение обработки поступающих или создаваемых в организации документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в дело;

создание информационно-поисковой системы по документам организации;

организацию контроля исполнения документов;

организацию подготовки документов к передаче в архив;

совершенствование работы с документами, в том числе путём применения средств механизации и автоматизации.

Структурную организацию документационного обеспечения управления отражает так называемая служба документационного обеспечения управления, представляемая в различных организациях соответствующими структурами, выполняющими функции этого вида информационного обеспечения, которые будут рассмотрены в отдельной главе.

Такова функциональная и структурная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. Вместе с тем немаловажный интерес представляет изучение процесса его осуществления.

1.4. Современная правовая и нормативно-методическая база

делопроизводства

Нормативную правовую базу делопроизводства создает и закрепляет совокупность нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и правила создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также структуру, функции, штаты, техническое обеспечение службы делопроизводства и некоторые аспекты ее работы. Нормативная правовая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления, определяющую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, а также правовые акты нормативного и инструктивного характера, регламентирующие вопросы делопроизводства;

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения регламентируют общие принципы организации документационного обеспечения управленческой деятельности физических и юридических лиц. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации; регулируя гражданские правоотношения, он устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правовых отношений и др.

Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регламентируются специальными федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, основные из которых приведены в перечне нормативных актов (см. практикум). Базовым законом является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", в котором устанавливаются порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, а также на документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней.

Государственные стандарты на документацию в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» устанавливают нормы, правила и характеристики в целях обеспечения:

безопасности деятельности, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

технической и информационной совместимости;

качества деятельности, работ, услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

экономии всех видов ресурсов;

обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Вместе с тем следует отметить, что вышеназванные нормативные правовые документы, составляющие правовую базу делопроизводства, в определенной мере формируют и его нормативно-методическую базу, о чем речь пойдет ниже.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют, с одной стороны, документы, определяющие методы, способы, порядок и правила осуществления документационного обеспечения управленческой деятельности и деятельности организации в целом. С другой стороны, эту базу составляют нормативные документы по труду и охране труда, являющиеся основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности персонала, объемов выполняемых ими работ, создания благоприятных условий деятельности; к этим документам относятся нормативы времени, выработки, обслуживания и их единые типовые нормы.

Нормативно-методическая база делопроизводства отчасти закладывается в рассмотренных выше нормативных правовых актах (стандартах, классификаторах, нормативных документах по организации архивного хранения документов и др.), а, кроме того, в наставлениях, инструкциях по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методических рекомендациях и т.п.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся: государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы), применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, стандарты отраслей. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС).

Самостоятельные комплексы составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. Унифицированные системы документации создаются в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных; при этом предполагаются унификация документов и создание унифицированных систем документации как совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по разработке и применению. В основе создания УСД лежит установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации являются важными средствами информационного обеспечения. В настоящее время разработаны и действуют 37 общероссийских классификаторов. Все классификаторы, с точки зрения содержания, подразделяются на три группы – классификаторы информации об управленческих документах, организационных структурах, о населении и кадрах. Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит ОКУД.

Государственная система документационного обеспечения управления закреплена межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления и представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах управления, учреждениях и организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Основные положения охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы ДОУ. Раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в архив на хранение.

1.5. Системы документации и классификация документов

Документ ( документированная информация) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (определено ГОСТом Р 51141-98). Кроме того, документ как продукт документирования, согласно ГОСТу 16387-70, является средством закрепления различными способами на специальном материале (носителе) различной информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документ является и средством, и способом информационного обмена в системе управления. При этом следует подчеркнуть, что форма документа играет существенную роль в качестве обеспечения органов управления информацией, причем нельзя не учитывать многообразие форм и видов документов.

Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Юридическая сила документов обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (комплексом реквизитов).

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической и иной социально-значимой информации. Они могут быть официальными или вне служебной деятельности носить личный характер. Документы являются носителями первичной информации; именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отделять документы от источников вторичной информации, каковыми являются книги, газеты, журналы и др.

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные общественные и личные потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:

информационная, определяемая тем, что любой документ создается для фиксации, сохранения и распространения информации;

социальная, так как документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

коммуникативная, ибо документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности, между учреждениями;

культурная, так как документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

К специальным функциям документа относятся:

управленческая, определяемая тем, что документ является средством управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;

правовая, так как документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

функция исторического источника, ибо документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых документов (примерно 12-14%) и только после того, как документы выполнят свои задачи и поступят на хранение.

В настоящее время в документоведении не существует четкой научной классификации видов и разновидностей документов, поэтому зачастую используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по функциональному и видовому признакам, а также по происхождению, сфере деятельности, единым требованиям к оформлению и др. Вместе с тем предполагается, что любой документ, создаваемый в низовом учреждении, входит в соответствующую систему документации более высокого уровня в качестве ее элемента.

Поскольку нас в первую очередь интересуют управленческие документы, обеспечивающие управление объектами в организации и составляющие, по сути, объект делопроизводства, то более подробно рассмотрим системы управленческих документов. В соответствии с установленной в Российской Федерации единой систематизацией управленческой документации различают несколько систем, основными из которых являются системы организационно-распорядительной, плановой, отчетной, справочной документации (рис. 1.2).

Система организационно-распорядительной документации служит для обеспечения реализации организационно-распорядительных функций в управлении, для чего в этой системе документации выделяются, во-первых, собственно организационная документация, т.е. документы как учредительного, так и регулирующего характера, и, во-вторых, документы сугубо распорядительного характера.

Учредительные документы разрабатываются и принимаются при создании (реформировании) организации; они определяют и закрепляют назначение, структуру, функции и правовой статус.

Положение– правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы); они могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях.

Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации, каковыми являются высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.

Устав организации–правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, учреждения. Общие положения о порядке составления и оформления устава организации содержатся в части I Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов конкретных организаций (учреждений) регулируется отдельными правовыми актами.

Рис. 1.2. Системы управленческой документации и виды документов

Регулирующие документы, как правило, разрабатываются в самой организации; они регламентируют деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц; основными видами документов являются положения о структурных подразделениях, инструкции по видам деятельности, должностные инструкции, правила и др.

В распорядительных документах, основное назначение которых состоит в обеспечении целенаправленного руководства действиями подчиненных подразделений и персонала, фиксируются управленческие решения и указания по их выполнению. Состав распорядительных документов определяется правовым статусом и компетенцией организации. Правом издания соответствующих распорядительных документов наделяется руководство любой организации независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления от вышестоящего органа управления к нижестоящему, от руководителя организации к структурным подразделениям и должностным лицам. Именно эти документы являются средством доведения задач до подчиненных и реализуют управление объектами по вертикали.

В условиях коллегиального управления видами распорядительных документов являются постановления, решения и другие (например, рекомендации), а в условиях управления на принципе единоначалия – приказы, распоряжения и другие (например, указания).

Система плановой документации обеспечивает планирование деятельности организации как важнейшей функции управления, позволяющей сделать работу организации максимально эффективной.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы организации разрабатываются на основе соответствующих решений руководителей этих организаций; в определенных случаях сами решения можно отнести к плановым документам. Обычно к плановым документам относят программу, перспективный план, план, календарный план, график и др. Программа, в отличие от других плановых документов, как правило, разрабатывается на перспективу для определения и закрепления целей и основных направлений развития.

Особенность плановых документов состоит в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок (управленческий цикл), например на год, полгода, квартал, месяц или период выполнения конкретной задачи, установленный распорядительным документом. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности.

Следует подчеркнуть, что плановые документы после их утверждения и рассылки исполнителям становятся распорядительными документами, из-за чего нельзя устанавливать строгого разграничения между организационно-распорядительной и плановой документацией.

В систему отчетной документации входят документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период, а именно доклады, сводки, отчеты и др. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как организации в целом, так и отдельных видов деятельности, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансами, материальными и иными ресурсами.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой, годовой. В заинтересованные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих организаций. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность, ведомственная и внутриучрежденческая отчетность.

Основным отчетным документом является отчет; он содержит сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий и представляется руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

Система справочной документации призвана обеспечить принятие обоснованных управленческих решений на основе объективной и достоверной информации. В нее входит справочно-информационная и справочно-аналитическая документация, документы которых выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления от подчиненного к начальнику, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации.

Следует иметь в виду, что приведенные на рис.1.2 виды документов хоть отражают основную разновидность документов, в той или иной мере присущую всем организациям независимо от специфики их деятельности, однако не исчерпывают всей типологии управленческих документов, которая предполагает дальнейшее разделение документов с учетом специфики области деятельности организаций, по способу документирования (оформления, фиксации информации), по срочности доведения и другим признакам.

Вместе с тем типология управленческих документов, используемых в различных областях деятельности (ведомствах), приобретает специфические черты.

Документы организации могут классифицироваться по различным признакам (рис. 1.3), а именно:

по содержанию – по НИОКР, маркетингу, производству, персоналу и др.;

по способу отображения информации – текстовые (например, приказы, инструкции и др.); графические (карты, графики, схемы, таблицы и др.), изобразительные (фото-, кинодокументы);

по материальному носителю – на бумаге, магнитном носителе, фото- и кинопленке и т.п.;

по месту разработки и использования – исходящие, входящие и внутренние;

по срочности исполнения (представления) – срочные и внесрочные;

по способу передачи – письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.;

по ограничению доступа – секретные и несекретные;

по степени подлинности – подлинники (первый или единичный экземпляр документа), копии (факсимильные или свободные) и дубликаты (копия официального документа);

		Рис. 1.3. Классификация служебных документов

по срокам хранения – документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;

Кроме того, по назначению документы можно классифицировать на распорядительные, регламентирующие, планирующие, учетные и др., а также по способу изложения текста, в соответствии с чем документы могут быть индивидуальными (содержание излагается в виде связанного текста, пишутся традиционным литературным текстом), трафаретными (структура изложения текста формализована, используются заранее подготовленные стандартные фразы) и типовыми (используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов).

На основании вышеизложенного и в соответствии ГОСТом Р 51141-98, определяющим вид документа как принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения, классификация видов документов представляется следующим образом. В системе организационно-распорядительной документации выделяются положения (об организации), уставы, наставления, руководства, директивы (постановления), приказы, распоряжения, указания и другие; в системе плановой документации выделяются программы, планы, графики и другие. Система отчетной документации предполагает наличие таких документов, как отчет, донесение, доклад, анкета, личная карточка, баланс и другие, а система справочной документации – наличие нижеперечисленных документов.

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

Тема 1. Документационное обеспечение - основа информационного

обеспечения управления

Задание 1. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) как отрасль деятельности обеспечивает …

· документирование и организацию работы с документами

· архивное хранение документов вне организации

· доставку документов вне организации

· подготовку документоведов

· юридическую проверку документов

Задание 2. Перечислите цели делопроизводства

· документальное закрепление информации

· обеспечение работы органов управления документацией

· своевременная доставка документов в другие организации

· обеспечение рабочих мест средствами документироваания

Задание 3. Определите последовательность этапов в развитии системы государственного делопроизводства:

1. приказное

2. коллежское

3. министерское

4. довоенного периода

5. советское

Задание 4. Под документированием понимается …

· запись (фиксация) информации на носителях по установленным правилам

· контроль исполнения документов

· создание справочных массивов по документам

· выбор формы регистрации документов

Задание 5. Перечислите элементы организации работы с документами в соответствии с ГОСТ Р 51141-98

· организация документооборота

· хранение документов

· использование документов в текущей деятельности

· подготовка документов

· регламентация работы службы ДОУ

Задание 6. Перечислите вопросы, определяемые и закрепляемые в учредительных документах организации:

· назначение

· структура

· функции

· правовой статус

· методы и приёмы действий

· порядок деятельности

Задание 7. Перечислите основные виды регулирующих документов:

· положения о структурных подразделениях

· инструкции по видам деятельности

· должностные инструкции

· правила

· письма-ответы

· служебные записки

Задание 8. В распорядительных документах организации фиксируются …

· решения и указания по их выполнению

· сведения о результатах деятельности

· сведения, необходимые для принятия решения

· сведения о сотрудниках

Задание 9. Состав распорядительных документов организации определяется её…

· правовым статусом и компетенцией

· характером деятельности

· содержанием деятельности

· организационно-правовой формой организации

Задание 10. Система справочной документации призвана обеспечить …

· принятие решений

· контроль персонала

· доведение решений

· координацию

Задание 11. Перечислите общие функции документа:

· информационная

· социальная

· коммуникативная

· культурная

· стоимостная

· эквивалентная

Задание 12. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по …

· функциональному и видовому признакам

· происхождению, сфере деятельности

· единым требованиям к оформлению

· способу фиксации информации

· способу их передачи

Задание 13. Отчетная документация в организации выполняет функцию …

· обратной связи

· распорядительства

· наставничества

· инструктирования

Задание 14. Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с …

· реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

· реквизитами, позволяющими определить адресата

· реквизитами, позволяющими определить исполнителя

· реквизитами, позволяющими определить его автора

Глава 2. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ

2.1. Сущность и содержание службы документационного

обеспечения управления

Понятие службы документационного обеспечения управления (СДОУ) отличается определенным дуализмом, так как, с одной стороны, она представляет собой некоторую структурную организацию документационного обеспечения управления, наименование и структура которой устанавливаются в соответствии с принадлежностью к определенной группе организаций, с другой стороны, служба документационного обеспечения управления выступает как управленческая деятельность, заключающаяся в осуществлении документооборота в процессе управления организацией.

Назначение службы ДОУ как структуры определяется ее целями, задачами и функциями. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, реализация работы по документационному обеспечению управления, его координация и контроль, исходя из чего служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив;

сокращение документооборота, количества документов и их форм;

разработка и внедрение нормативов и методических рекомендаций по документационному обеспечению в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

Предоставляемые службе ДОУ права обеспечивают возлагаемую на нее ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации и за выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

Свои задачи и функции служба ДОУ выполняет не в отрыве, а во взаимодействии с другими подразделениями и службами организации, а именно:

Содержание службы ДОУ как разновидности управленческой деятельности, в свою очередь, также определяется ее целями, функциями, задачами и соответствующими им мероприятиями по документационному обеспечению управления деятельностью организации. В этом аспекте целью ДОУ является обеспечение требуемой эффективности работы органов управления организации путем осуществления организованного документооборота. В соответствии с этой целью задачами ДОУ являются разработка (получение), своевременная обработка и передача управленческой документации в соответствующие органы управления, контроль за ходом исполнения документов и хранение документов.

2.2. Организация службы ДОУ

В силу отмеченного ранее дуализма службы ДОУ ее организация также должна рассматриваться в двух аспектах, а именно с точки зрения разновидности управленческой деятельности и с точки зрения организационной структуры.

Организация службы ДОУ как разновидности управленческой деятельности предполагает ее упорядочение, т.е. создание в учреждении, организации

Дата добавления: 2014-11-08; просмотров: 1099; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!