Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)

Отказ от визирования документа не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается отметка:

С проектом не согласен,

замечания прилагаются.

Начальник отдела кадров

личная подпись С.В. Новиков

08.07.2008

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, который может иметь различную форму.

Оттиск печати (25)

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, подтверждающих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на некоторых организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).

Законодательство РФ устанавливает обязанность юридических лиц различных организационно-правовых форм иметь свою печать. Заверение документов печатью организации - дополнительный способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.

Оттиск печати удостоверяет:

правовой статус организации, т. е. то, что она является определенной организационно-правовой формой юридического лица;

подлинность документа и его принадлежность данной организации;

право должностного лица подписывать документ и подлинность его подписи.

Печати, которые используют организации, подразделяются на гербовые, печати юридических лиц и простые. Гербовая печать и печать юридического лица, приравненная к гербовой печати, могут иметь только круглую форму.

В центре гербовой печати помещается изображение Государственного герба РФ (или герба субъекта РФ). По окружности воспроизводится наименование организации, которое должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Если в учредительных документах предусмотрено сокращенное наименование организации или ее наименование на иностранном языке (или языке субъекта РФ), они размещаются в печати после полного наименования. Печать должна также содержать данные о местонахождении организации и ее государственной регистрации (ОГРН).

Использование герба в печатях органов власти и управления, учреждений и организаций регламентируется федеральными законами, правовыми актами субъектов РФ, муниципальных образований. Форма, размеры и технические требования к гербовым печатям установлены стандартом ГОСТ Р 51511-2001[3].

Право на воспроизведение в печатях Государственного герба Российской Федерации закреплено Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Негосударственные организации (юридические лица) должны иметь круглую фирменную печать, которая приравнивается к гербовой. В ее центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (ОГРН). Требования к печатям устанавливаются в законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность негосударственных организаций различных организационно-правовых форм. Например, в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее - Закон № 208-ФЗ, определено: "Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации". Подобная норма включена и в Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Простые печати могут иметь разную форму: квадратную, круглую, прямоугольную, треугольную, овальную. На них воспроизводится название организации или структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности, а также может содержаться надпись, указывающая на то, для чего данная печать применяется: "для пакетов", "для справок", "отдел кадров", "канцелярия" и др.

Таких печатей в организации может быть несколько. Их оттиски используются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т. д.

Термин «Печать» имеет различные значения. Обычно в толковых словарях этим термином обозначается как средство для нанесения оттиска (матрица), так и сам оттиск-отпечаток, оставляемый на бумаге или другом материале печатью. В Правилах изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов, утверждаемых в министерствах и ведомствах, под печатью понимается вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы в целях засвидетельствования, удостоверения чего-либо. Диаметр печати должен составлять 38-42 мм. Треугольная печать представляет собой равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм. Штамп определяется в Правилах как вид печати прямоугольной формы. Его размер: от 35´50 мм до 70´100 мм. Для внутреннего документооборота могут изготавливаться штампы иных форм и размеров.

Для регламентации использования печатей в организации утверждаются списки документов, на которых проставляется гербовая и другие печати.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет зону расположения реквизита «Оттиск печати» и не содержит каких-либо дополнительных требований к проставлению печати.

Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП».

Место для печати может быть обозначено кругом (с пометкой «ставить точно в круг»). На финансовых документах (например, на чеках) оттиск печати должен располагаться строго в границах установленной для неё зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).

Наложение печати на другие реквизиты, например подпись, затрудняет проверку подлинности документа.

Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах) и должны использоваться только специально назначенными должностными лицами.

В ряде нормативно-методических документов общего действия приведен примерный список документов, которые должны заверяться печатью организации. Удостоверение документов оттиском печати предусмотрено и специальными нормативными актами (например, инструкцией о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации перечень документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Инструкция должна закреплять и порядок пользования печатями, установленный в конкретной организации.

Отметка о заверении копии (26)

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно:

Начальник отдела кадров личная подпись С.Н. Окунь

07.06.2008

Гербовая печать

организации

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа воспроизводится полностью, включая элементы бланка. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.). Отметка о заверении копии используется также для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).

В установленных законом случаях копии некоторых документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.) при представлении в другие организации могут требовать нотариального заверения. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного лица и оттиском печати. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Руководитель организации по письменному заявлению заинтересованных лиц обязан выдавать копии служебных документов, исходящих от организации, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся сотрудников. Копии таких служебных документов выдаются на бланке с угловым штампом организации. В случаях, когда служебные документы были исполнены на бланках с угловыми штампами, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, профсоюзного, военного билетов, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Отметка об исполнителе (27)

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.В. Петров или Петров Иван Васильевич

924-45-67 924-45-67

Знание имени и отчества значительно облегчает общение и делает его более вежливым и приятным.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)

Данный реквизит проставляется на исполненных документах на первой странице документа и включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:

«Направлен ответ, дата, № »,

«Дан устный ответ»,

«Учтено при составлении заявки»,

«Вопрос решен по телефону» и т.п.

Отметка о поступлении документа в организацию (29)

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. В организациях с большим объемом документооборота при обработке поступающих документов могут использоваться другие штампы.

Идентификатор электронной копии документа (30)

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

В реквизите «Идентификатор электронной копии документа» рекомендуется указывать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение. Основным поисковым признаком электронного документа в автоматизированной информационной системе является имя файла. Нормативные акты не устанавливают требований к его присвоению. Этот вопрос регламентируется в организации в инструкциях и методических документах по делопроизводству и применению автоматизированных информационных систем. Обычно в имени файла отражаются его содержание, а также имена и даты. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы (в MS-DOS – это 8 символов, включая пробелы). Имя файла может включать буквы, цифры и любые символы, за исключением: \ / * ? I : ;.

Ранее действующим ГОСТом Р 6.30-97 предусматривался реквизит «Гриф ограничения доступа к документу». ГОСТом Р 6.30-2003 данный гриф не предусмотрен, так как существует государственный стандарт, устанавливающий гриф ограничения доступа к документу.

Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. №5485-1 «О государственной тайне». Правительством Российской Федерации утверждены Правила отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности. Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента России от 1995 г. №1203 (в ред. Указа от 24 января 1998 г. №61).

Законом установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну («Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно»). Гриф секретности – реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него. Использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается. Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне.

Знание требований к оформлению реквизитов документа, закрепленных стандартом, обязательно для каждого должностного лица как разрабатывающего (составляющего) или оформляющего документ, так и работающего с ним.

3.2.3. Оформление документов на бланках

Разработка и оформление большинства документов, особенно исходящих, осуществляется на бланке, под которым понимается стандартный лист бумаги, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Формы бланков документов устанавливаются соответствующими формулярами, а именно формуляром документа или формуляром-образцом документа. Формуляр документа представляет собой набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, а формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Документы изготавливают, как правило, на бланках форматов (мм) – А4 (210х297) и А5 (148х210); допускается использование бланков форматов А3 (297х420) и А6 (105х148) по ГОСТ 9327-60. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь, согласно ГОСТ Р 6.30-2003, поля не менее (мм) (20 – левое, 10 – правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее); максимальные размеры полей не оговариваются.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа (исключение составляют бланки с изображением реквизитов 01 и 02).

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения в таких документах, как положения, акты, инструкции, адресования в письмах и докладных записках, а также для написания резолюции. Бланки документов проектируют в соответствии с расположением реквизитов, показанным на рис. 2.18 и 2.19. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14 и ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк конкретного вида документа, кроме письма, бланк письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации он включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (рис. 3.3). Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи (переписки).

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08,10,14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19 (рис. 3.4).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20 (рис. 3.5).

Требования к бланкам документов конкретизируются в распорядительных документах организации, Инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов.

Оформление документа заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Требования к оформлению документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003, Типовой инструкции по делопроизводству, Инструкции по делопроизводству министерства (ведомства) и конкретизируются в Инструкции по делопроизводству организации. При этом в числе основных требований выделяются:

проставление обязательных реквизитов документов с соблюдением их содержания и правил размещения;

изложения текста с обязательным соблюдением установленного языка, лексических и грамматических правил, в официальном деловом стиле.

Рис. 3.3. Расположение реквизитов общего бланка

(угловой и продольный варианты)

Рис. 3.4. Расположение реквизитов бланка конкретного

документа (угловой и продольный варианты)

Рис. 3.5. Расположение реквизитов бланка письма

(угловой и продольный варианты)

3.3. Содержание и порядок разработки документов

3.3.1. Содержание и формы документов

В целях обеспечения результативности деятельности любой организации, учреждении, соответствующего масштаба, предусматривается комплекс организационных (учредительных, регулирующих) документов и разрабатываются соответствующие плановые, распорядительные документы, а также информационно- справочные документы. В числе организационных документов организации следует выделить Устав, штатное расписание, Положение об организации, Положение о структурном подразделении, определяющие их статус и очерчивающие области ответственности и прав. Структура вышеупомянутых положений нормативно не закреплена, однако на практике, как правило, они включают разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Для регулирования деятельности структурных подразделений организации разрабатываются Положения о структурных подразделениях и коллегиальных органах. Примерная структура положения и вариант его оформления на примере Положения о службе ДОУ организации (текст документа) представлен в приложении 1.

Кроме того, разрабатываются и вводятся в действие необходимые инструкции, регламентирующие содержание и порядок работы с документами, например, Инструкция по делопроизводству, должностная инструкция.

Инструкция по делопроизводствутрадиционно является основным нормативным актом, устанавливающим требования к созданию и движению документов в организации. Как правило, в ней освещаются все этапы работы с документами от создания (получения) документов в организации до их передачи в архив или уничтожения. Основными разделами Инструкции являются: общие положения, подготовка и оформление документов, организация документооборота и исполнения документов, контроль исполнения документов, формирование дел и хранение документов.

На практике используются два основных подхода к разработке Инструкции. Первый связан с концентрацией в ней всех положений, касающихся подготовки и оформления документов (правил документирования, форм документов, примеров и т.д.). Наличие такого единого акта не требует обращения при составлении документов к другим источникам, но при этом возрастает объем Инструкции, а при необходимости внесения изменений в ее отдельные положения может потребоваться переиздание всей Инструкции. Второй подход основывается на включении в Инструкцию только основных требований к составлению документов и их детализации в других разработках (Правилах оформления документов, Альбоме форм и др.), что вызывает необходимость согласования их положений, отслеживания изменений во всем комплексе этих разработок.

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности органа управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях закрепления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции разрабатываются для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Текст инструкции состоит из разделов: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования и утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя – куратором данного подразделения) организации или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Пример должностной инструкции работника службы ДОУ приведён в приложении 2.

К плановым документам, разрабатываемым в организации относятся различные программы, планы (перспективные, календарные и т.п.), графики и др.

Программа – документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программ определяется ее содержанием. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами.

Обязательными реквизитами программы являются наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (или визы) документа.

Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации. До утверждения программы проходят стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами (оформляется на титульном листе или на листе согласований).

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части.

Планы организаций оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Некоторые виды работ требуют составления плана-календаря или графика работы.

Состав распорядительных документов, разрабатываемых в организациях, и требования к ним должны соответствовать положениям Инструкции по делопроизводству. Основными распорядительными документами являются решения, приказы, распоряжения, указания и постановления.

Решение–правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных вопросов деятельности.

Приказ–правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения задач, стоящих перед организацией, а также по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Нумерация приказов в организации ежегодно начинается с первого номера.

Распоряжение – служебный, посредством которого ставятся (уточняются) задачи по видам (направлениям) деятельности. Формуляр распоряжения представлен на рис. 3.6.

Указание — распорядительный документ, по вопросам информационно-методического характера, связанным с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и других актов вышестоящих органов управления (власти). Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, но вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и т.п.

Формуляр указания и пример его оформления представлены на рис. 3.7 и 3.8. соответственно.

Рис. 3.6. Формуляр распоряжения (продольный бланк)

Рис. 3.7. Формуляр указания (угловой бланк)

Рис. 3.8.Пример оформления указания

Постановление является правовым актом, принимаемым некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями, советами и др.) и властными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.

Оформление бланков и реквизитов постановлений органов исполнительной власти всех уровней управления должно отвечать требованиям Типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Кроме организационных, распорядительных и плановых документов существенная роль в организации и осуществлении управления принадлежит информационно-справочным документам, к числу которых относят записки, предложения, справки, акты, письма, сводки, заключения, отзывы, телеграммы (телетайпограммы), телефонограммы, факсограммы и др. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации той или иной информации. Как правило, в общем документообороте они составляют восходящий поток документов от исполнителя к руководителю.

Записки (докладные, служебные и объяснительные), справки, акты являются основным средством реализации внутренних коммуникационных связей организации.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю подразделения своей или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Формуляр докладной записки и вариант её оформления представлены на рис. 3.9 и 3.10 соответственно.

Служебная записка — документ, по назначению близкий докладной записке, составляется по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и другим вопросам. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю другого структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – мотивационной (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения. Вариант её оформления представлен на рис. 3.11.

Рис. 3.9. Формуляр докладной записки

УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО- Управляющему делами

МЕТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ администрации города

РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ А.В. Кучерявому

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10 марта 2008 г. № 43

Об увеличении штатной

численности подразделения

В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в период подготовкик предстоящим выборам главы городской администрации, прошу Вас изыскать возможность увеличитьштатную численность отдела на две должности: инспектора и старшего инспектора.

Начальник управления Касьянова М.С. Касьянова

Рис. 3.10. Вариант оформления докладной записки

Рис. 3.11. Вариант оформления служебной записки

Объяснительная записка – 1) документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки) и называемый в этом случае «пояснительной запиской»; 2) документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые должностными лицами организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе деятельности. По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что, как правило, не содержат выводов и предложений.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Вариант оформления объяснительной записки представлен на рис. 3.12.

Предложение - служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения представляются в вышестоящие органы по вопросам, решение которых находится в их компетенции.

На основе предложений могут готовиться планы, программы, распорядительные документы и др. Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения (наименование организации), наименование вида документа (предложение), дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, адресат (должностное лицо), текст, подпись. Пример предложения представлен на рис. 3.13.

Рис. 3.12. Вариант оформления объяснительной записки

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и др.

Справки оформляются, как правило, на специальных унифицированные бланках с трафаретным текстом. При отсутствии таковых – аналогично докладной записке. Текст справки служебного характера, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившиe основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные, отражающие существо вопроса. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную формацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Рис. 3.13. Вариант оформления предложения

Дата добавления: 2014-11-08; просмотров: 1224; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!