ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. Сущность и содержание документооборота

По определению, документооборот организации – это движение документов в ней с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело (архив). Справедливо будет заметить, исходя из приведенного определения, что для организаций различного масштаба цикл документооборота и его продолжительность будут различны; различными будут также цикл и продолжительность движения в организации документов конкретного вида и конкретного назначения.

Действительно, в организациях более или менее крупномасштабных, разветвленных, отличающихся иерархической структурой значительное количество документов имеет движение как сверху вниз (приказы, распоряжения и т.д.), так и снизу вверх (доклады, отчеты и т.д.). Очевидно, что в разветвленной организации цикл документооборота будет включать в себя и этапы движения документов по инстанциям, а его продолжительность возрастает по сравнению с продолжительностью документооборота в организации менее сложной структуры. С другой стороны, с учетом того, что конкретные документы различного назначения могут отличаться продолжительностью их действия, т.е. могут быть краткосрочными или долгосрочными, следует принимать во внимание различную продолжительность цикла их движения.

Однако как бы ни различались документы по назначению, срокам действия и, следовательно по продолжительности цикла движения, содержание документооборота в обязательном порядке включает получение и регистрацию документов, представление документов руководителю и направление их исполнителям, хранение документов в процессе исполнения, отправку или сдачу документов в дело (архив).

Необходимость постоянного совершенствования организации документооборота вызвана рядом причин. В числе основных можно назвать проблему постоянного роста объемов документации в сфере управления, которая характерна для учреждений всего мира, и наша страна не является исключением. Закономерностью документообразования является то, что в связи с научно-техническим прогрессом объемы управленческой документации увеличиваются пропорционально росту объемов информации. Объективными причинами увеличения объемов документов являются также влияние научно-технического прогресса, расширение и усложнение решаемых организациями задач и, как результат, усложнение процессов управления. Растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, а значит, увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит, главным образом, от процессов управления и их документирования.

Однако существуют и субъективные причины роста объема документооборота. К ним можно отнести:

увеличение количества проверяющих инстанций, контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан, т.е. бюрократизацию аппарата управления. Это приводит к созданию документов, которые не обусловлены деловой необходимостью;

неквалифицированное документирование управленческой деятельности, приводящее к составлению дополнительных документов, разъясняющих и дополняющих ранее изданные;

незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов, в результате чего создаются документы, не обладающие юридической силой или вызывающие недоверие, что приводит к необходимости составления новых документов;

несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств или срыв сроков их исполнения, что порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, объяснениями, претензиями и т. д.;

отсутствие у подчиненных организаций или структурных подразделений права решать задачи, входящие в их компетенцию, что требует постоянного обращения в вышестоящие учреждения или к руководству организации за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

некомпетентность управленческого персонала при решении управленческих задач, отражающаяся на документировании его действий, в результате чего выбираются неверные варианты решений, затем исправляются допущенные ошибки и т. д.; это ведет к появлению новых документов, посвященных одному и тому же вопросу;

отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию, которая, однако, различается формой представления или составом данных;

широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях, что приводит к созданию огромного количества копий документов, многие из которых не находят применения, т. е. создаются "на всякий случай";

использование при подготовке документов компьютерных технологий параллельно с традиционными, что привело к значительному увеличению количества документов, так как один и тот же документ может создаваться и в бумажной, и в электронной форме.

Таким образом, субъективные причины, влияющие на увеличение документооборота, могут быть связаны как с нарушениями нормативных требований по организации документационного обеспечения управления, так и с деятельностью конкретных работников. Кроме того, новые технологии подготовки документов, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили видовое разнообразие документов и их потоки, но не решили проблему управления этими потоками. Все это свидетельствует о том, что организация документооборота представляет собой как серьезную организационную проблему, так и проблему технологии документационных процессов.

В настоящее время при решении вопросов оптимизации документооборота важно учитывать:

происходящие изменения в организационной структуре управления;

возможные сочетания традиционной и автоматизированной технологий обработки документной информации;

обеспечение организационно-методического руководства и контроля за соблюдением установленных процедур работы;

развитие системы документационного обеспечения управления и доработки ее отдельных функций с учетом появляющихся новых программно-технических возможностей.

Как основное звено любой системы делопроизводства документооборот является сложным технологическим процессом, который характеризуется множеством параметров, требующих изучения. Анализ документооборота позволяет, в частности, регламентировать создание и прохождение документов, определять возможности сокращения количества управленческих документов. Кроме того, результаты анализа могут использоваться для оптимизации процедур работы, обоснования использования электронных технологий обмена конкретными видами информации, решения иных вопросов исходя из информационных потребностей как руководителей, так и специалистов организации или предприятия.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить, изучая качественные и количественные характеристики его параметров.

К качественным характеристикам относятся:

характеристики документооборота в зависимости от используемой системы документационного обеспечения управления: автоматизированной, традиционной или смешанной (классификация носителей информации и способов передачи документов);

разделение документооборота на документопотоки, т.е. движение документов внутри организации по различным направлениям и маршрутам, и характеристики состава и содержания документов, включенных в документопотоки;

направленность движения документов и их периодичность;

характеристики документооборота как организованного движения документов: маршруты движения, этапы и инстанции прохождения маршрута и т. д.

Для того чтобы выполнить главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, необходимо соблюдать ряд требований, в числе которых:

нахождение кратчайшего пути для каждого документа за счет исключения тех инстанций прохождения и технологических операций по обработке документов, которые не обусловлены деловой необходимостью, в том числе дублирующих и повторных операций;

максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным;

исключение или максимальное ограничение возвратных перемещений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т. д.).

Соблюдение этих правил позволяет достичь точности направления документопотоков, сократить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства, что влияет на улучшение документационного обеспечения аппарата управления в целом. Анализ направленности движения документов, связанный с выявлением основных информационных потоков внутри организации, а также маршрутов движения отдельных категорий документов, является основой для оптимизации документооборота в условиях внедрения автоматизированных технологий.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные – организации различных уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему учреждения и организации.Восходящие потоки – это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческой системе выделяют:

входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);

исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);

внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Основными характеристиками документопотока являются его содержание, функциональная принадлежность, объем, режим, структура, направление, а также наличие в системе документооборота постоянной и переменной части.

По содержанию и функциональной принадлежности совокупный документопоток в организации разделяется по соответствующим направлениям, обеспечивающим адресность документов.

Объем документопотока измеряется фактическим количеством документов (подлинников и копий); он может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в них информации, выраженным в листах (рукописных, машинописных, печатных), знаках, количестве поручений, исполнителей и др.

Режим документопотока определяется во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой деятельности (активности), внутренним ритмом работы органа управления. Он характеризуется такими факторами, как интенсивность (объем в единицу времени), пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников и потребителей информации.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может осуществляться классификация документов и их индексация, а также создаваться система научно-справочного аппарата по документам организации. Структура документопотока в значительной степени соответствует функционально-целевому назначению составляющих ее документов. По функционально-целевому назначению – это информационные документы о состоянии объектов управления, например плановая, распорядительная, финансовая документация, состав который зависит от специфики деятельности конкретного органа управления.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения, и т.д. Направление документопотока влияет также на способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Поток постоянной (периодической) документации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановые, финансовые, статистические и др.) движутся в организации (органе управления) по строго определенным направлениям, и при четком разграничении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства. Для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делегирование полномочий подписания документов – оно не ограничено законодательством и находится в компетенции руководителя организации (органа управления).

Переменная (несистематизированная) документация обусловлена вероятностным характером поступления документов в организацию (орган управления). Эта часть документопотока определяет специфику адресности движения документов и режим их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководителя и дополняется его резолюцией, содержащей в обязательном порядке информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.

Из рассмотрения характеристик документопотока видно, что основными управляемыми параметрами его являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его режим.

Необходимость изучения документопотока, его характеристик, определение целей его исследований обусловливают повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации (органе управления); уменьшение трудоемкости обработки документов.

Хотя порядок движения документов и их состав в конкретной организации вторичны по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди исполнителей, тем не менее, организация документопотока поддается самостоятельному регулированию и нормированию в органах управления с учетом рекомендаций ГСДОУ, закрепляющих порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимается соответствующая служба ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документированной информации, сроки обработки и исполнения документов. Поэтому органы управления при проектировании рациональной системы документооборота должны учитывать вышеуказанные рекомендации ГСДОУ и положения, выработанные практикой делопроизводства и НОТ, а именно:

исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

однократность пребывания документа в одном структурном подразделении (у исполнителя);

обусловленность пребывания документа в той или иной инстанции только необходимостью его обработки;

параллельность осуществления различных операций для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

передача в службу ДОУ учетно-информационных сведений в ходе движения и исполнения документов, а также результатов контроля и других сведений с помощью регистрационных карточек (РКК), бездокументальными способами, исключающими возвратное движение самих документов.

Наиболее эффективными современными методами совершенствования документооборота являются:

создание государственных, локальных систем унифицированных документов;

унификация текстов документов;

построение эффективных поисково-информационных систем;

регламентирование документообразования и прохождения документов;

введение компьютерных технологий обработки информации.

Одним из главных требований к документообороту является то, что ни один официальный документ не может остаться бесследным, он должен быть зарегистрирован, и его движение должно установленным порядком, оперативно, по наиболее короткому пути от момента его постановки на учет после его получения (создания) до завершения его исполнения и сдачи в архив.

4.2. Порядок движения документов в организации

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документа по кратчайшему пути с меньшими затратами времени и труда, поэтому его организация в воинском формировании предполагает, в первую очередь, установление и закрепление порядка движения документов на всех его этапах, начиная с получения или создания документов и заканчивая обработкой исполненных или отправляемых документов.

К настоящему времени многолетней практикой организации и осуществления делопроизводства в различных по назначению, масштабу и структуре организациях выработан вполне определенный порядок движения в них документов; более того, его общие черты закреплены в действующих нормативных актах (например, в ГСДОУ и ЕГСД) и различных методических пособиях. Согласно этому установился общий порядок движения документов в организации, включающий в последовательности, соответствующей характеру документопотока (входящего, внутреннего или исходящего) такие этапы, как:

прием и первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

направление на исполнение и исполнение документов;

оформление и удостоверение документов;

отправка документов.

Приведенная последовательность этапов в полной мере соответствует порядку движения входящих документов. Для внутренних и исходящих документов присуща другая последовательность этапов в порядке их движения, однако для всех подобных категорий документов упомянутые этапы их движения имеют место быть.

4.2.1.Движение входящих документов

В своей совокупности прием и первичная обработка входящих документов, их предварительное рассмотрение, распределение и, наконец, регистрация составляют содержание экспедиционной обработки документов. В организации, имеющей подразделение службы ДОУ, прием и первичная обработка документов осуществляются экспедицией или специально выделенным сотрудником; в организации, не имеющей такого подразделения, прием и обработка документов осуществляется секретарем. Централизация приема и обработки документов позволяет быстрее доставлять их исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить её сроки, вести учет затрат на обработку документов и учет объема документооборота.

Входящие документы могут поступать по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или фельдъегерскую доставку. Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления документов, их первичную обработку и в последующем координировать их движение.

Правила первичной обработки документов сводятся к следующему.

Документы, поступающие в организацию, независимо от способа их доставки (по почте, факсом, телеграфом и т.п.), должны приниматься и обрабатываться работником подразделения службы ДОУ (например, участка входящих документов делопроизводства). Ему должны передаваться все документы, независимо от адресата, в том числе и документы, полученные сотрудниками за пределами организации в командировках или иным путем. Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ее, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно» и другие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения.

При получении документов прежде всего должна быть проверена правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы работниками экспедиции без задержки должны быть возвращены отправителю. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота вложения материалов, отсутствие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим их прием, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. О всех недостатках и нарушениях, выявленных при первичной обработке документов, сообщается отправителю. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату документы, имеющие гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям.

После вскрытия упаковка уничтожается, исключение делается в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

при получении доплатной корреспонденции;

если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» (К) не было.

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) документов. В связи с тем, что регистрация осуществляется не только входящих, но исходящих и внутренних документов и к тому же она играет важную роль в информационно-поисковой системе по документам организации, контроле исполнения и др., детально она рассматривается в соответствующем параграфе учебного пособия.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией. Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих, исходя из их содержания, срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа целесообразно ознакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

Подготовка документов на доклад осуществляется в процессе предварительного их рассмотрения в службе ДОУ. В результате должно быть определено, куда и кому должен быть направлен документ. ГСДОУ устанавливает на этой стадии распределение документов на потоки, а именно документы, направляемые для обязательного рассмотрения руководителями в соответствии с их обязанностями, и документы, направляемые сразу в подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководителя.

Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При оценке поступившего документа учитываются:

важность его содержания;

сложность и новизна поставленных вопросов;

авторство, т.е. служебное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;

реальная срочность исполнения документа;

вид документа: приказ, письмо, отчет и т. д.

При нечетком разделении функций между отдельными органами управления, нарушении сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.

После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те, которые для рассмотрения и определения порядка их исполнения следует направить руководству. Руководству, как правило, направляются документы, полученные от правительственных органов и органов представительной и исполнительной власти, а также документы вышестоящих органов управления и жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Собственно движение входящего документа внутри организации начинается с его рассмотрения руководителем и наложения резолюции, определяющей дальнейшее его движение и порядок исполнения; для документов, не требующих резолюции руководителя, это движение начинается с направления его исполнителю (в подразделение или конкретному должностному лицу). После рассмотрения документа руководителем и наложения резолюции документ возвращается в службу ДОУ, где регистрируется резолюция руководителя, документ ставится на контроль исполнения и организуется оперативное доведение его до исполнителя. Если исполнителей несколько, то ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа целесообразно поручать специально выделенному сотруднику, а если документ требует значительного времени для работы по его изучению, то следует составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации.

Поручение по исполнению документа дается, как правило, одному должностному лицу. Должностные лица, которые исполняют документ, обязаны сделать это исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением руководителя).

Доведение адресованных документов до сведения непосредственных исполнителей организуется в кратчайшие сроки. Ответственный за исполнение всецело отвечает за организацию исполнения поручения (документа). Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны в установленные сроки отработать необходимые документы и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

После исполнения и соответствующего оформления документ возвращается на место постоянного хранения. Вместе с исполненным документом подшивается и второй его экземпляр.

Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.

Таким образом, подводя итог вышесказанному, следует подчеркнуть, что действия службы ДОУ по обеспечению порядка движения входящих документов включают:

первичную обработку документов, полученных по различным каналам, и их регистрацию;

подготовку документов на доклад;

рассмотрение документа и оформление резолюции, ее регистрацию;

постановку документа на контроль;

отправку документа на исполнение или доведение до сведения соответствующих должностных лиц;

контроль исполнения документа;

прием исполненного документа и снятие его с контроля;

направление документа на хранение или сдачу его в архив.

Пример движения входящего документа в организации показан на рис. 4.1.

4.2.2. Движение исходящих документов

Исходящие документы – это документы, разрабатываемые в организации и отправляемые за ее пределы нижестоящим органам управления для руководства, либо вышестоящим органам управления во исполнение полученных от них указаний, либо в другие организации в порядке взаимного информирования и т.п. Движение исходящих документов в организации начинается с момента поступления разработанного, утвержденного, а при необходимости, и размноженного документа в службу ДОУ.

Работа с исходящими документами как инициативными, так и ответными, заключается в подготовке проекта документа, его оформлении, согласовании (визировании) и удостоверении, регистрации и отправке из организации.

Разработка документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т. д. На этом этапе исполнитель использует информационно-поисковую систему по документам организации и сами документы. После этого готовится проект будущего документа. Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. Если вопрос касается деятельности сторонней организации, документ требует внешнего согласования.

В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации.

После получения на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.

После подписания исходящий документ передается в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем на отправку.

Поступивший документ и копия отправленного документа с визами согласования подшиваются в дело. На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении.

Обработка и отправка из организации документов осуществляются централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки исходящие документы принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются в структурные подразделения исполнителям на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Вопрос об отправке документа по почте или курьером, решается службой ДОУ в зависимости от сложившейся конкретной ситуации.

Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим почтовым правилам. Документы, поступившие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. Пример разработки и движения исходящего из организации документа показан на рис. 4.2.

4.2.3. Движение внутренних документов

В процессе движения внутренних документов последовательно выделяют подготовку и оформление документа, его регистрацию и доведение до сведения лиц, которым он предназначен, исполнение документа и его контроль, а также обработку исполненного документа в службе ДОУ.

Работа по подготовке и оформлению внутренних документов организуется так же, как работа с исходящей документацией, порядок исполнения и маршруты движения документов по своему характеру аналогичны порядку исполнения и маршрутам движения во входящем документопотоке.

Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Так приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе или с юристом, приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальным аппаратом, например секретариатом коллегии или секретарем совета директоров.

4.3. Совершенствование документооборота в организации

Присущая управленческому процессу тенденция к увеличению объема документооборота не только в количественном, но и в качественном отношении (по назначению, формам документов и т.д.), что подтверждается практикой управленческой деятельности, определяет объективную необходимость совершенствования документооборота в организациях, различных по масштабу и специфике деятельности. Не вызывает сомнения, что в современных условиях такое совершенствование должно осуществляться с соблюдением принципа системности как в организации движения документов, так и в деятельности персонала, участвующего в работе с документами.

В качестве основных направлений совершенствования документооборота в организации можно выделить следующие:

четкое распределение задач и обязанностей между структурными подразделениями и должностными лицами при работе с документами;

рационализация состава и форм документов посредством их унификации и стандартизации, а в секретном делопроизводстве, кроме того, строгая регламентация при определении грифа секретности документа;

совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема, разработка оптимальных маршрутов движения документов;

совершенствование организации хранения информации;

механизация и автоматизация процессов обработки информации и ее документального оформления;

совершенствование контроля за исполнением документов.

Основу рациональной организации любого труда, в том числе и по документационному обеспечению, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между конкретными исполнителями. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого должностного лица, позволяет правильно спланировать рабочий день и в то же время исключает дублирование операций. Разделение труда закрепляется штатным расписанием и должностными инструкциями, в которых определено организационно-правовое положение должностного лица (исполнителя) в организации.

Резервы повышения эффективности работы с документами должностных лиц органов управления заложены, во-первых, в сокращении временных затрат (трудозатрат) на выполнение основных приемов работы с документами, которые могут быть достигнуты, с одной стороны, обоснованием видов документов и их объемов, необходимых и достаточных на каждом уровне управления, а также повышением мастерства выполнения основных приемов работы с документами (овладение скорочтением, скорописью, навыками в овладении оргтехникой), с другой стороны, организацией рабочих мест должностных лиц органов управления с учетом эргономических требований, предъявляемых работой с информацией. Во-вторых, такие резервы заложены в повышении качества выполнения работ с документами за счет психофизического отбора кандидатов на замещение должностных лиц и специального обучения отобранных кандидатов работе с информацией.

Рационализация документооборота необходима на всех его этапах, однако наиболее существенное влияние на качество документообеспечения оказывает рационализация документооборота на этапе движения документов в ходе их исполнения, так как именно на этом этапе проявляются как творческая, так и организационная стороны процесса работы с документами.

Немаловажное значение, с точки зрения рационализации документооборота как основы документообеспечения, имеет сокращение количества создаваемых (разрабатываемых) документов. Оно достигается путем упорядочения документообразования за счет унификации как отдельных групп документов, так и всей их системы при документационном обеспечении управления. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Помимо сокращения количества документов рационализация документооборота достигается: путем введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководителей; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов и, наконец, ведения строгого контроля исполнения документов.

Совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема достигаются путем оптимизации количества и протяженности маршрутов движения документов и состава документов на выделенных маршрутах. Практически дает хорошие результаты использование графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт.

Оперограмма представляет собой документ, регламентирующий последовательность и состав исполнителей операций при документационном обеспечении управления. Она является графической интерпретацией процесса составления документа (например, документальное оформление принятого решения) как по операциям формирования его содержания, так и по операциям обработки носителей информации. Оперограмма позволяет систематизировать содержание и исключать пропуски и дублирование отдельных операций, рационализировать маршруты движения документов, определять виды работ по документированию управленческих процессов, особенно при разработке сложных и трудоемких документов. Оперограмма разрабатывается в виде графической таблицы, содержащей в себе перечень проводимых операций, исполнителей и графическое представление этих операций (рис. 4.3).

Маршрутно-технологическая карта представляет собой табличную интерпретацию процесса составления документа или его движения, позволяющую, в отличие от оперограммы, отражать не только последовательность и исполнителей, но и другие необходимые параметры, например время, затраты и т.п. Маршрутно-технологическая карта имеет прикладное значение; она позволяет простым и наглядным способом анализировать и определять движение документов, временные рамки и «загрузку» исполнителей (табл. 4.1).

Ранее описанная организация хранения документов в конкретных условиях деятельности органов управления, в первую очередь подразделений службы ДОУ (делопроизводства), совершенствуется за счет создания информационно-поисковой системы по документам организации как минимум на основе ручной

Технологическая операция	Делопроизводство (секретное и несекретное)	Руководитель организации	Начальник делопроизводства	Заместитель руководителя	Исполнитель	Группа контроля за исполнением документов
Получение документа, рассмотрение адресации, регистрация и передача документа на рассмотрение
Рассмотрение документа, принятие решения, наложение резолюции
Передача документа лицу, ответственному, в соответствии с резолюцией, за исполнение документа в целом
Рассмотрение документа и поручений руководителя, определение конкретных исполнителей
Доведение документа до исполнителя
Ознакомление с документом (роспись, фамилия, дата ознакомления)
Постановка документа на контроль (при необходимости), занесение требований документа и поручений ДЛ в РКК
Исполнение документа, оформление на нем записи об исполнении
Сообщение лицу, осуществляющему контроль за исполнением документа, результатов исполнения для снятия его с контроля
Внесение в РКК сведений об исполнении документа
Снятие документа с контроля, представление доклада
Подшивка документа в дело

Рис. 4.3. Оперограмма движения входящего документа

обработки документов, но лучше – механизированной и, конечно, автоматизированной обработки документов с использованием компьютерных технологий. Последнее является наиболее эффективным и системе ДОУ крупномасштабных разветвленных организаций.

Для автоматизации хранения и поиска информации используются технологии информационно-поисковых систем. Применение компьютерной техники позволяет создать необходимую базу информационно-справочных массивов, обеспечивающую не только оперативное отыскание документов, но и быстрое получение содержащейся в них информации. Примерами документальной информации, для которой эффективно автоматизированное хранение и поиск, могут служить законы, постановления, комментарии к нормативным актам, тексты контрактов, переписка с клиентами и партнерами, проекты, стенограммы переговоров, приказы, распоряжения, письма, отчеты, планы, программы, записи судебных дел, постановления судов, научные статьи, доклады, конспекты, рефераты, периодические и специальные печатные издания, каталоги фирм, рекламные издания, справочники и другие документы.

При автоматизации поиска документальной информации важнейшими являются задачи формализации содержания документа и запроса; при их решении могут использоваться различные подходы. Первый подход состоит в том, что содержание документа, а также его характеристики (дата издания документа, автор и т.п.) отображаются в некую структурированную информацию.

Таблица 4.1

Маршрутно-технологическая карта подготовки документа

В этом случае поиск документа сводится к поиску структурированной информации средствами системы управления базой данных или табличного процессора.

Второй подход состоит в том, что поиск происходит по всему тексту документа или по его поисковому образу. При этом в качестве запроса чаще всего выступают отдельные ключевые слова или их логические комбинации. Этому подходу, соответствующему традиционному пониманию документального поиска, и уделено особое внимание в настоящее время.

Эффективность документального поиска оценивают на основе показателей полноты и точности. Полнота поиска определяется как отношение числа выданных в ответ на запрос релевантных (способных служить для различения языковых единиц) документов к числу всех имеющихся в поисковом массиве релевантных документов. Точность поиска определяется как отношение числа релевантных документов в выдаче к общему числу выданных документов.

Автоматизированный документальный поиск может быть организован на основе различных технологий: поиска по поисковому образу документа; поиска по полному тексту документа; поиска документов по гипертекстовым ссылкам. Технология поиска по полному тексту является неотъемлемой составляющей таких современных и перспективных информационных технологий, как системы управления документами (Document management system, DSM), технологии групповой работы над документами, технологии поиска в Internet/intranet. На технологии гипертекста базируется самый известный сервис Internet.

Дата добавления: 2014-11-08; просмотров: 1416; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!