Автоматизация делопроизводства и документооборота - порядок и оперативность одновременно

DocsVision решит ваши задачи управления документами и процессами:

• Автоматизация документооборота и архива документов
• Автоматизация управленческих процессов
• Поддержка современных методик управления в концепции информационного менеджмента: управление качеством, процессное управление, управление знаниями
• Синхронизация бизнес-процессов и документооборота в ваших филиалах и отделениях, в том числе в других городах и странах.

Лекция 6: Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров.

При решении экономических задач приходится сталкиваться с необходимостью:

- Анализа состояния фирмы.

- Формирования отчётности, проверки её полноты, корректности, достоверности.

- Анализа устойчивости, рентабельности, показатели ликвидности, деловой активности и др.

- Анализа динамики основных показателей, выявления тенденций развития предприятия, прогнозирование динамики его состояния.

- Анализ степени влияния факторов на состояние фирмы.

- Выработка рекомендации по улучшению деятельности фирмы.

Сравнение финансовых показателей фирмы с показателями аналогичных фирм или со среднестатистическими показателями.

Для решения задачи 1 имеются следующие информационные технологии:

“Экспресс анализ” (фирма “Теликом Экспресс”).

“Фин экспресс” (“Росэкспертиза”).

“BEST - F” (фирма “Интеллект сервиз”).

“Аудит эксперт”.

Перечисленное программное обеспечение ориентированно на экономический переходный период и содержит малое количество таблиц, отображающих финансовое состояние предприятия.

Наиболее ярким представителем табличного процесса для решения задач с 1 по 5 – MS Excel. В него входят:

Основные сведенья.

Установка и удаление процессора.

Создание, открытие и сохранение файлов.

Работа с книгами и листами.

Ввод и выделение ячеек.

Изменение данных на листе.

Форматирование листов.

Печать.

Создание экранной или печатной формы.

Создание и проверка формул.

Работа с диаграммами.

Отражение данных на географической карте.

Создание и импорт рисунков.

Управление списками.

Загрузка данных.

Суммирование данных в списках и таблицах.

Анализ данных с помощью сводных таблиц.

Статистический анализ.

Совместная работа с книгой.

Автоматизация задач.

Справочник.

При решении задач с 1 по 4 MS Excel позволяет получить следующие формы (как в разрозненном виде, так и в виде книги):

Сведенья (данные) об организации.

Основные данные.

Данные в графическом представлении.

Поступления.

Движение средств.

Балансовый отчёт.

Оборот.

Активы.

Рассмотрим представленные данные об организации подробнее:

Адрес, тип, наименование, телефон, факс, почтовый индекс.

Тип предприятия, основные сроки расчётов. В этой рублике указываются сведенья о готовой продукции, зарплате и затратам по срокам. В рублику “затраты” входят сведенья об оплате труда, налогах, страховых взносах, представительских расходах (и накладных). В рублику “финансирование” входят сведения по долгосрочным и краткосрочным обязательствам, объёмам и миссии акций.

Главная особенность MS Excel – обработка статистических данных.

Основные данные, изложенные в табличном виде, табличный процессор позволяет представить в виде трёхмерной гистограммы.

Резюме:

Табличные процессоры, примером, которого является MS Excel, позволяют очень эффективно составить документацию, отражающую финансово- экономическое состояние предприятия в следующих параметрах:

Поступления.

Оборот.

Активы.

Движение средств.

Основные данные.

Балансовый отчёт.

Перечисленные характеристики предприятия, табличные процессоры способны отображать как в виде таблиц, так и в виде графиков.

Лекция 7: Компьютерные технологии использования СУБД и интегрированных программных пакетов.

СУБД (системы управления базами данных) позволяют создавать, использовать и администрировать базы данных. СУБД представляют собой незаменимый инструмент разработчиков, бизнес-пользователей, администраторов БД и т.д. Благодаря тесной интеграции со средствами разработки приложений, СУБД используются разработчиками при создании информационных систем. Для администрирования баз данных и разработки приложений на языке SQL используют продукты серии Unicenter Database Management. Для проектирования, документирования и сопровождения баз данных используется CASE-средство AllFusion ERwin Data Modeler. Обратите также внимание на продукты серии Advantage для репликации и преобразования данных.

СУБД предназначены для обработки больших массивов информации, её отображения в виде удобном для пользователя и управления объёмом этих массивов.

Наиболее простые СУБД этого вида позволяют на компьютере обрабатывать 1 – 2 массива (например персональную картотеку). Более сложные СУБД обеспечивают ввод, поиск, сортировку записей, составление отчётов и т.п.

СУБД средней сложности способна обрабатывать до 50 – 100 массивов.

Легко могут работать пользователи сравнительно не высокой квалификации, т.к. все действия в СУБД осуществляются с помощью меню, мастера и других диалоговых средств.

К простым СУБД и СУБД средней сложности можно отнести:

PC – File.

Reflex.

Q and A (Q&A).

Эти СУБД сделаны под Windows, но могут работать и в среде MS DOS.

Однако, менеджеру часто приходится решать задачи, в которых участвуют многомассивные пакеты из разных предметных областей. При этом различают

иерархическая и сетевая даталогические модели, реляционные даталогические модели, объектно-ориентированные СУБД. Обычно различают три класса СУБД, обеспечивающих работуиерархических, сетевых и реляционных моделей. Однако различия между этими классами постепенно стираются, причем, видимо, будут появляться другие классы, что вызывается прежде всего интенсивными работами в области баз знаний (БЗ) и объектно-ориентированной инфотехнологией. Поэтому традиционной классификацией пользуются все реже, но мы пока будем придерживаться именно ее, как наиболее устоявшуюся. Каждая из указанных моделей обладает характеристиками, делающими ее наиболее удобной для конкретных приложений.

В таких случаях требуется создавать специализированные информационные системы, в которых нужная обработка данных выполняется наиболее естественным для пользователя способом, с удобным представлением входных данных, выходных форм, графиков и диаграмм, запросов на поиск и т.п.

Для решения таких задач используются более сложные СУБД, позволяющие с помощью специальных средств (обычно языка программирования) описываются данные и действия с ними.

Одна из первых была “D - Base” (фирма Borland, а изготовлено “Ashton - Tate”).

Широко распространены и совместимы с “D - Base”системы “Fox PRO”(сегодня их продаёт Microsoft). Совместимой с “D - Base” является также “Clipper” (фирма “Computer Associates”).

На ряду с “D - Base” и её приложениями используются СУБД “Paradox”, “R- Base”, “Clarion” и др.

Примечание:

Во всех выше изложенных СУБД создание информационных систем баз данных и управление ими достаточно трудоёмкая и сложная процедура, требующая от пользователя неплохих знаний языков программирования.

Эта сложность объясняется тем, что перечисленные СУБД являются предметно –независимыми оболочками, которые могут быть наполнены той или иной предметной областью путём программирования. По этому разработка даже несложных СУБД требуют для каждой предметной области значительных сил.

В отличии от перечисленных специальных СУБД менеджеры используют обычно СУБД MS Access.

Особенности СУБД MS Access:

Предметная ориентация, отображённая в меню.

Простата наполнения предметной оболочки.

Нет необходимости в языках программирования для перестройки СУБД.

Использование интегрированных программных средств.

Oracle Database
Oracle Database обладает возможностями кластеризации, мощными и экономичными средствами безопасности, полностью исключает потери данных и позволяет интерактивно обмениваться информацией. Основные достоинства - масштабируемость, безопасность, высокая доступность и т.д.
Подробно http://www.interface.ru/

Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server- это законченное предложение в области баз данных и анализа данных для быстрого создания масштабируемых решений электронной коммерции, бизнес-приложений и хранилищ данных. Оно позволяет значительно сократить время выхода этих решений на рынок, одновременно обеспечивая масштабируемость, отвечающую самым высоким требованиям. В SQL Server включена поддержка языка XML и протокола HTTP, средства повышения быстродействия и доступности, позволяющие распределить нагрузку и обеспечить бесперебойную работу, функции для улучшения управления и настройки, снижающие совокупную стоимость владения. Кроме того, SQL Server полностью использует все возможности операционной системы Windows, включая поддержку до 32 процессоров и 64Гб RAM.
Подробнее - на сайте Microsoft
Подробнее - на нашем сайте

SQLBase
SQLBase - профессиональная, SQL-ориентированная СУБД. Среди ее достоинств: простота в администрировании, мобильность, компактность, невысокая стоимость, возможность создавать надежные и гибкие системы обработки данных, а также полная интеграция с MS Windows и Novell Netware и возможность поддержки Java-технологий.
Подробно

Borland InterBase
SQL-сервер баз данных Borland InterBase объединяет простоту использования, низкие затраты на сопровождение и мощность систем корпоративного уровня. Borland гарантирует, что InterBase совмещает силу мощной, апробированной архитектуры с развитыми технологиями, необходимыми для успеха прикладных систем.
Подробно

Ingres II
Ingres II - интеллектуальная распределенная реляционная система управления базами данных/Объектно-ориентированная среда разработки приложений в архитектуре клиент/сервер. Платформы - все популярные реализации UNIX, Linux, мэйнфреймы, VMS, OS/2, PC, Mac, Windows NT, Novell NetWare.
Подробно

Jasmine
Jasmine - первая (во всех смыслах) и единственная объектно-ориентированная база данных, предоставляющая систему разработки мультимедиа приложений, ориентированных на Internet/intranet.
Подробно

Интегрированный программный пакет представляет собой совокупность программ, функционально связанных между собой и образующих вместе с компьютером аппаратно – программный комплекс (АПК).

Интегрированные пакеты предназначены для выполнения задач для обработки данных, передачи их от одного пользователя к другому, автоматизации работы пользователя с документами и других задач.

Используются, как правило, в составе “электронного офиса”.

В состав АПК входят один или несколько персональных компьютеров и несколько программных пакетов.

Один или несколько АПК, объединенных в сеть (локальную или иную) включают:

Печатающие устройства.

Средства копирования.

Модем.

Сканеры.

Стримеры предназначены для создания архивов на магнитных лентах, дисках.

Проекционное оборудование для проведения презентаций

АПК в той или иной комплектации является основой электронного офиса.

Для того, чтобы АПК всегда был электронным офисом достаточно иметь в нём базу, состоящую из:

Компьютера

Модема

Программного пакета (пример MS Office)

Электронный офис предусматривает интегрированные пакеты программных продуктов, включающих специализированные программы и информационные технологии по обеспечению комплексной реализации задач любой предметной области.

В состав интегрированных пакетов входят:

Программа анализа составления расписаний

Графический редактор

Программа обслуживания факс – модема.

Сетевое программное обеспечение

Программа перевода

Программа презентаций

Резюме:

Интегрирование программного и электронного офиса является основой реализации ИТОУД.

Интегрированные пакеты программных продуктов по созданию автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Наибольшее распространение ИПП нашли в АРМ – конструкторах, бухгалтериях, разработчиках технической документации, АРМ – технолога, АРМ – экономиста, АРМ – руководителя (идёт речь в основном об оболочках).

В интегрированный программный пакет АРМ входят базовые программные продукты, взаимодействующие между собой (текстовый редактор, СУБД, электронные таблицы, средства телекоммуникации, графический редактор, программы специальных областей АРМа).

Резюме:

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированных пакетов является “общий интерфейс” пользователя, позволяющий применять одни и те же приёмы работы с различными приложениями пакета.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют 3 пакета:

Borland Office для Windows (фирма “Novel”).

Smart Sweet (фирма “Lotus Development”). MS Office (фирма “MicroSoft”).

ТЕМА 3: ИММИТАЦИОННО – ОЦЕНОЧНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ

Аннотация:

Рассматриваются особенности процесса преобразования информационного ресурса реального движения , как объекта управления в информации о параметрах этого движения

Вводятся понятия имитации и имитационного моделирования, оценки и оценивания. Рассматриваются особенности управления состоянием проектов, особенности и принципы построения информационно – оценочных технологий финансового состояния проекта.

Изучается управление объёктами на примере бирж и процесса торгов на них.

Изучается вопрос интеллектуальной поддержки.

Лекция 8: Имитационное моделирование в информационных технологиях управления.

Применительно к объекту в виде процесса преобразования информационного ресурса в информацию ниже будем рассматривать модели движения в этом процессе.

Примечание:

Реальные процессы, проекты и физические объекты принято изучать и находить желаемое их состояние с использованием имитации движений этих объектов.

Имитация – это процесс создания подобия в движениях вспомогательного объекта движениям реального объекта

Имитационная модель – это вспомогательный объект в своих движениях подобный движениям реального объекта.

Имитационное моделирование – процесс использования вспомогательных объектов, имитирующих движение реального объекта.

Цель имитационного моделирования – получение результатов, оценок параметров движения реальных объектов, с последующим восстановлением по ним свойств объекта.

Особенностью интеллектуального моделирования является наличие коэффициента подобия, который необходим для восстановления значения параметров движения реального объекта путём умножения его на значение оценки, полученной в модели.

Средство имитации.

В информационных технологиях управления, в силу их специфических особенностей, в основном используются методические отношения, отображающие подобное движение реальных объектов (скорость звука, света), представленные в комплексе программ.

В этом случае в качестве основного средства имитационного моделирования используют ЭВМ или программные пакеты “электронного офиса”.

Основным содержанием метода имитационного моделирования является процесс разработки таких алгоритмов и программ, которые позволяют доказать наличие реальных движений в реальном объекте по их оценкам.

Имитационные модели произведённых процессов бывают:

Дискретные

Непрерывные

Дискретность – это представления непрерывности в разрывные моменты времени.

В дискретных моделях переменные изменяются дискретно в определённый момент имитационного времени. При этом время может являться как дискретное или непрерывное.

В непрерывных моделях переменные процесса У(t) являются непрерывными, а время может быть дискретное или непрерывное.

Пример: имитационно – оценочные ИТУ объёмом продаж товара по критерию “эффективность - стоимость”.

Процесс сбыта товара подразумевает необходимости доказать покупателю, что он практичен, привлекателен, престижен в сравнении с аналогичным товаром, при функциональном использовании покупателем в композиции с другими товарами, выполняющую целевую функцию.

В роли системы доказательств может использоваться имитационная модель функционирования композиции товаров, связанная с целевой функцией и включающая тот товар, который подлежит выбору.

Часто эту роль выполняет реклама или представления покупателя.

Целевая функция композиции всегда связана с показателями качества товаров, входящих в её состав, а показатели качества товаров в свою очередь связаны между собой.

Обычно такие показатели составляют потребители, используя свой критерий качества, однако, если продавец желает повысить объём продаж за счёт всей композиции, то он может составить, под тот же критерий имитационно – оценочную модель операций повышается объём продаж композиции, в том или ином сегменте рынка. Повышение показателей качества одного товара может приводить к снижению качества другого товара из состава композиции. На решение этих противоречий направлены предлагаемые компьютерные технологии создания модели композиции, функционирующей в составе модели рынка товаров.

Сами композиции на рынке могут и не продаваться, их образ обычно формируется в представлении продавца или покупателя в виде НОУ-ХАУ, на который, как правило, берётся патент и тогда по требованию комплекса создаётся товар (пример: автомобиль).

С целью максимизации объёма продаж на выбранном сегменте рынка продавец (производитель) должен либо иметь модель композиции в голове, либо обратится к общественному интеллекту с просьбой создать эти модели адаптированных товаров.

Технологии позволяют прогнозировать развитие композиции, дают возможность ЛПР прогнозировать спрос на товар на каждом сегменте рынка, резко повысив объёмы продаж товара из имитационных моделей композиции.

Построенные модели композиции по критерию “эффективность – стоимость” позволяют выбрать из множества композиций наилучшую, имеющую максимальную эффективность при минимальной стоимости.

Резюме:

Приведённый выше общий алгоритм построения информационно – оценочной ИТУ объёмом продаж реализован в современных специализированных информационных технологиях в следующих предметных областях:

Автопромышленность

Авиапромышленность

Водный транспорт и ряд других

Пример. Имитационное моделирование ситуаций в Cитуационном центре системы

безопасности предприятия

Ситуационное моделирование – раздел в системно-аналитической деятельности служб обеспечения безопасности объектов различного назначения .

Средство реализации ситуационного моделирования – Ситуационный центр – совокупность интеллектуально организованных рабочих мест с автоматизированными операциями закачки и пополнения информации (включая конверторы данных), процедурами построения моделей, анализа ситуации, прогона моделей, графического представления проигранных сценариев.

СЦ осуществляет мониторинг, оценку и прогнозирование ситуаций по следующим основным направлениям: политика, экономика, технологии, менеджмент, чрезвычайные ситуации, транспорт, экология, социальная сфера, энергетика, милиция, оборона.

Блок-схема ситуационного центра в составе системы обеспечения безопасности указанных выше сфер деятельности общества имеет вид:

Эскиз ситуационного центра:

Лекция 9: Имитационно – оценочные технологии управления состоянием торгов на примере “МТБ” (Московская Товарная Биржа).

В состав МТБ входят:

Участник – владелец товара.

Брокер – посредник между участниками, имеющими право купили–продажи.

Маклер – аукционист.

Операционист – тот, кто фиксирует деятельность маклера.

Торговый зал.

Расчётная палата.

Процесс – объект – это последовательность действий, совершаемых на торгах при наличии у каждого участника минимальной залоговой суммы и товара:

Брокер, как представитель участника, на основе знаний о стоимости товара (себестоимости товара, транспортные услуги, прибыль и др.), цены, сообщает маклеру в устной форме количество продаваемого или покупаемого товара по цене, как правило, назначенной участником, но может назначать и свою цену.

Маклер повторяет (громко) сообщение брокера, что позволяет операционисту записать в компьютер (базу данных) желание брокера.

Результаты записи операциониста отображаются на табло в торговом зале. Табло отображает наименование товара, количество продаваемых или покупаемых единицу товара, цену товара, цену продаж, цену покупки.

Брокер визуально считывает с табло результаты своей деятельности и других брокеров.

На основе этой информации брокер может принять сам решение о котированной цене и морже (прибыль \ разница между котировочной ценой и ценой продаж), а может согласовать по телефону с участником, для будущей моржи по окончанию сессии.

Длина сессии – 30 минут.

Среднее число сделок за сессию – около 60.

Такой алгоритм имеет месть как на фьючерсных торгах бирж, так и на обычных.

Представленный алгоритм можно отобразить в виде структурной модели. Рис. 9.1

Реализация ИТУ прибылью (моржой) в модели фьючерсных торгов на бирже.

Рис. 9.2

Описание работы имитационно – оценочной технологии управления и оптимизации моржи (прибыли).

Отображённая модель на Рис.9.1 приведённого выше описания процесса торгов представляет собой реальную оценочную модель получения знаний моржи для участника.

Недостатком такой модели является отсутствие возможности у участника торгов непосредственно влиять на знание моржи. Он это влияние осуществляется через брокера, предлагая ему своё решение или, полагаясь на его опыт, отдаёт ему своё право.

Этот недостаток приводит к существенным проигрышам в среднем на торгах.

Представленная на Рис.9.2 модель оптимизации моржи со стороны участника включает две ЭВМ, реализующие блок имитационной модели торгов и систему оценок котировочной цены соответственно.

Связи между ними на Рис.9.2 с участником торгов показаны пунктиром.

Имитационно – оценочная модель (технология) торгов в этом случае работает следующим образом:

Из блока обработки заявок, формируемых операционистом, сообщения поступают в цифровом виде в РС (ЭВМ), в которой собрана имитационно – оценочная модель торгов.

На другой вход этой ЭВМ участник имеет возможность ввести сделки по выбранной им котировочной цене и на экране дисплея видеть биржевое табло с введённой им сделкой.

Результат ввода сделки и сделок, скаченных с реального табло, поступает в специализированное ЭВМ, в которой собрана система оценок котировочной цены.

На дисплее этой ЭВМ отображается значение моржи, ожидаемой от введённой им сделки.

Введение нескольких сделок позволяет участнику в реальном масштабе времени сессии. Это даёт ему возможность максимизировать моржу и сообщить брокеру количество сделок на куплю и продажу под эту моржу.

Приведённая на Рис.9.2 структурная модель имитационно – оценочной технологии управления состояния объёкта (в частности моржой) отображает специализированную технологию управления прибылью и может быть распространена на любые другие виды торгов, осуществляемых на конкурентной основе.

Основу имитационно – оценочной технологии управления состояния объекта, реализуемого в компьютерах, составляют:

Основные задачи и цели технологии.

Качественные признаки объекта управления.

Модель перехода качественных признаков объекта из одного состояния в другое.

Правило выбора наилучшего значения состояния признаков объектов.

Формирование закона управления состоянием объекта.

Блок формирования механизма воздействий на состояние объекта (качественные признаки).

Интерфейс имитационно – оценочных технологий как правило включает:

Системное меню.

Настройки.

Подготовка к работе.

Помощь.

Работа с системой.

Графические пакеты, отображающие зависимость качественных признаков объекта от времени.

Глоссарий.

Директории и структуры файлов.

Применительно к биржевым информационным технологиям в качестве системы качественных признаков выступают:

Цена.

Формы оплаты.

Сроки оплаты.

Вид сделки.

Резюме:

Информационные технологии управления состоянием объекта, построенные на принципе имитации движения этого объекта, дают пользователю совокупность методов, способов и приёмов вскрытия информационного ресурса объекта из той или иной предметной области, движущийся в пространстве параметров.

Лекция 10: Имитационно – оценочные технологии управления состоянием