ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

7.1. Общие положения

В общем делопроизводстве, объектом деятельности которого являются официальные документы, существует делопроизводство по обращениям граждан. Ведение этого делопроизводства имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать, устанавливая правила ведения делопроизводства в конкретной организации.

Работа с обращениями граждан и ее законодательное регулирование прошли эволюционный путь становления и развития, соответствующий этапам отечественного делопроизводства.

Обзор государственного регулирования работы с обращениями граждан в государственные организации свидетельствует о том, что государство прилагает значительные усилия для ее нормализации. Это направление законодательного регулирования нашло свое развитие в Российской Федерации. Каждый гражданин, живущий в Российской Федерации, может обратиться в государственные органы власти и управления, организацию любой формы собственности, партии и общественные организации, письменно или устно для того, чтобы выразить свое мнение о каких-либо сторонах жизнедеятельности государства и общества. Это могут быть критические замечания или предложения об их совершенствовании. Гражданин может также направить обращения по поводу своих личных проблем.

В статье 33 Конституции РФ говорится: "Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления". Статья 46 гласит: "Решения или действия (или бездействие) органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и должностных лиц могут быть обжалованы в суд", а в ст. 53 указано на то, что "каждый имеет право на возмещение государством вреда, причиненного незаконными действиями (или бездействием) органов государственной власти или их должностных лиц".

В настоящее время законодательство Российской Федерации определило механизм работы с обращениями граждан. В ноябре.2006 г. вступил в силу Федеральный Закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Необходимо иметь в виду, что существует ряд обращений граждан, которые рассматриваются в соответствии с другими законами, регулирующими жизнедеятельность граждан. Это касается обращений, связанных с творческой деятельностью, изобретениями, открытиями и т. д. Например, интересы прав патентообразователей защищает Патентный закон Российской Федерации от 23.09.1992 № 3517-1. Если гражданин обратится с жалобой по поводу нарушения его авторских прав на компьютерную программу, его действия в защиту интересов будет регулировать Закон РФ от 23.09.1992 № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных". Обращения граждан по судебным делам устанавливаются уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством и т. д. Делопроизводство по этим обращениям ведется в соответствии с правилами, установленными законодательно. Прежде всего это касается процедур подачи обращения и сроков их исполнения. Вес организации Российской Федерации обязаны вести работу с обращениями граждан, соблюдая принципы защиты прав и свобод человека и гражданина, узаконенные Конституцией Российской Федерации.

7.2.Классификация обращений граждан

Обращение граждан в государственные и общественные органы — их неотъемлемое субъективное право, обеспеченное политическими, социально-экономическими и юридическими гарантиями. Последние выражаются в специальных нормативных актах, устанавливающих определенный порядок рассмотрения письменных и устных обращений граждан.

“Обращение” - обобщающий термин. Он содержит разноплановую информацию. Как отмечается в научной литературе, обращения граждан различаются по своей юридической направленности и влекут разные правовые последствия. Понятие "обращение граждан" включает в себя предложения, заявления, жалобы, ходатайства, которые могут быть поданы несколькими гражданами (коллективные обращения) и одним гражданином (индивидуальное обращение). Классификация обращений представлена на рис. 7.1.

Предложение - это обращение гражданина, направленное на совершенствование работы органов власти и управления, решение важных вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер их деятельности, где предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Заявление - это обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих ему личных прав и законных интересов, закрепленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, не связанное с нарушением этих прав и интересов. То есть заявление гражданин пишет в том случае, когда он знает, что наделен конкретными правами и хочет эти права реализовать.

Жалоба - это обращение гражданина о нарушении его прав, свобод и законных интересов. Жалоба подается гражданином, когда он хочет восстановить свои права или законные интересы, нарушенные действиями (или бездействиями) органов государственной власти и местного самоуправления, их должностными и выборными лицами, руководителями организаций и общественных объединений.

В последние годы введен еще один термин в понятие "обращения граждан" - ходатайство. Ходатайство - это обращение гражданина, подаваемое в письменной форме, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих. Этот вид обращения оформляется лишь в случаях и по вопросам, установленным законодательством РФ, например, при получении гражданства Российской Федерации иностранными гражданами и лицами без гражданства.

Коллективное обращение - обращение двух или нескольких лиц в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании, подписанное организаторами или (и) участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер.

Закон г. Москвы "Об обращениях граждан" ввел еще один вид обращения (разновидность коллективного обращения) и дал ему определение "петиция". Петиция - коллективное обращение граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства.

Граждане имеют право обращаться в соответствующие инстанции как письменно, так и устно.

Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти, организации или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса, номера телефонов, дату и личную подпись. Если в обращении не указаны фамилия, адрес (места жительства, работы или учебы) и личная подпись, оно считается анонимным и может не рассматриваться.

Устные обращения граждан излагаются во время личного приема, который ведут руководители организации. Если изложенные факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, а личности обращающихся известны, на обращение дается устный ответ. В некоторых случаях, когда для квалифицированного ответа требуется время для наведения справок и пр., гражданину отвечают письменно.

При рассмотрении обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право:

1) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

2) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

3) получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

4) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

5) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

При направлении письменного обращения гражданин в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Обращение гражданина, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования (электронная почта), подлежит рассмотрению в порядке, установленном Законом. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд. Законом определен порядок рассмотрения обращений граждан:

1. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

4. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5. Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

7.3.Делопроизводство по обращениям граждан

Делопроизводство по обращениям граждан имеет ряд особенностей и поэтому ведется отдельно от общего делопроизводства. Правила ведения такого делопроизводства установлены Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Этот нормативный документ является основой для ведения делопроизводства по обращениям граждан.

За организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан лично отвечает руководитель организации, который обязан постоянно держать этот участок работы под контролем.

В зависимости от количества поступающих обращений в организации может быть создано специальное подразделение (бюро, отдел, сектор); выделен сотрудник, отвечающий за эту работу. При небольшом объеме таких документов работа с обращениями поручается одному из работников делопроизводственной службы как часть его должностных обязанностей.

Общая технология работы с обращениями граждан включает:

-прием и первичную обработку письменных обращений граждан;

-регистрацию обращений;

-рассмотрение обращений руководством;

-уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию;

-передачу обращений на исполнение;

-подготовку проекта ответа на обращение;

-контроль за исполнением обращений и выполнением принятых по ним решений;

-информационно-справочную работу по обращениям;

-текущее хранение обращений;

-анализ обращений граждан;

-подготовку и передачу обращений в архив.

Прием и первичная обработкаписьменных обращений граждан ведется так же, как и в общем делопроизводстве.

Регистрация обращений имеет ряд особенностей:

-регистрируют все без исключения обращения граждан;

-регистрационный индекс включает начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения. Например: Ж-111.

Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, если они необходимы для обеспечения систематизации, поиска, анализа и сохранности обращений граждан. Иногда гражданин направляет обращение по одной проблеме в различные учреждения. Все они будут, в соответствии с законодательством, переданы в тот орган или организацию, которая компетентна в решении вопроса, поставленного в обращении. В этом случае все поступившие обращения будут учитываться под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь. Например:Ж-111/1, Ж-111/2, Ж-111/3

В случае направления гражданином повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный индекс, в правом верхнем углу первого листа текста обращения и в регистрационной форме ставится отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен данным ему ответом.

Регистрационной формой для обращений граждан является регистрационно-контрольная карточка, которая составляется на листе формата А5 (148 х 210 мм) и имеет следующую форму:

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек зависит от числа картотек, необходимых для справочной работы и контроля за исполнением обращений, и определяется самой организацией.

Рассмотрение обращений руководством осуществляется так же, как и другой корреспонденции, поступающей в организацию: руководитель знакомится с содержанием, пишет резолюцию. Особенность этого этапа работы с обращениями граждан состоит в том, что резолюция может содержать решение о пересылке полученного обращения в другую организацию или возврате заявителю. Такое решение руководитель принимает, если обращение не относится к компетенции данной организации. Заявителю обращение возвращают не позднее чем в пятидневный срок с разъяснением, куда он должен обратиться.

Обращение может содержать ряд вопросов, которые находятся в компетенции нескольких органов. Тогда руководитель дает в резолюции указание рассмотреть вопрос (вопросы), относящиеся к компетенции его организации, а копию обращения переадресует соответствующим органам.

Руководитель должен помнить, что нельзя привлекать к рассмотрению должностных лиц, на действия которых жалуется гражданин или если их участие в рассмотрении обращения может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в обращении.

В зависимости от характера обращения руководитель может сразу принять решение и отразить его в резолюции. В этом случае лицо, ответственное за работу с обращениями, составляет и оформляет ответ заявителю. Если требуется мнение специалистов, запросы в другие организации и т. д., руководитель называет в резолюции исполнителя (исполнителей) и документ передается на исполнение.

Подготовка проекта ответа на обращение осуществляется исполнителем на его рабочем месте в структурном подразделении. Проект ответа гражданину должен готовиться очень тщательно. Принимаемое решение должно опираться на законодательство Российской Федерации, всестороннее изучение всех обстоятельств и причин, побудивших гражданина послать обращение. При необходимости нужно послать письменные запросы в другие организации. Запросы составляют в трех экземплярах: один направляют по назначению, другой - автору обращения, третий помещают в дело.

Контроль за исполнением обращений граждан ведется по каждому полученному обращению. Его осуществляет структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан. Для того чтобы профессионально вести эту работу, надо знать сроки исполнения полученных обращений. Эти сроки - типовые, т. к. установлены законодательными актами.

Если ответ гражданину может быть дан безотлагательно, т. е. не требует дополнительной проверки, запросов в другие организации, максимальный срок подготовки ответа составляет 15 дней. Когда вопрос, поставленный гражданином, сложный и требует проведения специальных проверок, направления запросов, наведения справок - срок подготовки ответа - 30 дней. Если по каким-либо уважительным причинам подготовка ответа затягивается, закон разрешает, в исключительных случаях, продлить срок исполнения обращения гражданина еще на 30 дней. Таким образом, максимальный срок подготовки и направления ответа заявителю составляет 60 дней.

Для военнослужащих и членов их семей сроки исполнения обращений сокращены в два раза: безотлагательно - 7 дней, в случае проверок, наведения справок - 15 дней, в исключительных случаях - 30 дней.

Хотя все без исключения обращения граждан ставятся на контроль, среди них есть письма граждан в адрес нескольких организаций, которые в свою очередь направляют обращения для профессионального рассмотрения и принятия решения в компетентное учреждение, требуя, чтобы это учреждение сообщило результаты рассмотрения обращения. В этом случае в учреждении на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и самом обращении проставляется штамп или пишется слово "Контроль" или буква "К". Это означает, что обращение поставлено на особый контроль и помимо ответа гражданину требуется направить письмо в организацию, откуда пришло обращение.

Если поступающих обращений много, без применения компьютерных технологий осуществить своевременный контроль за исполнением обращений граждан весьма сложно. В настоящее время разработаны и успешно применяются программы для ведения контроля за сроками обращений граждан. Их применение дает возможность контролировать неограниченное количество обращений, получать оперативные данные о ходе их исполнении, осуществлять предупредительный контроль. Напоминания можно запрограммировать с любой периодичностью. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Все остальные технологические операции по контролю за исполнением обращений граждан не отличаются от технологии контроля общего делопроизводства (ответственность за обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений, формирование и использование контрольной картотеки, порядок снятия с контроля).

Информационно-справочная работа по обращениям граждан. Количество картотек, принципы систематизации в них карточек, необходимых для быстрого и точного поиска нужного обращения, как и в общем делопроизводстве, устанавливаются организацией. Систематизация справочной картотеки ведется, как правило, по алфавиту первой буквы фамилий заявителей. При наличии такой алфавитной картотеки по фамилии автора обращения легко ответить на любой запрос о состоянии рассмотрения любого обращения.

Главная особенность текущего (оперативного) хранения обращений заключается в том, что все документы, созданные в процессе подготовки ответа гражданину, и само обращение хранятся централизованно, в том структурном подразделении или у должностного лица, которые отвечают за работу с письмами граждан. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается. Поэтому после завершения работы и подготовки ответа гражданину исполнитель обязан все документы, включая экземпляр контрольно-регистрационной карточки, передать лицам, ответственным за работу с обращениями граждан, для централизованного формирования дела.

Сотрудник, ответственный за этот участок работы, формирует все документы, созданные в результате подготовки ответа гражданину, в дела отдельно от общей переписки. В деле сначала подшивается оригинал обращения, затем копия ответа и все документы, отражающие процесс рассмотрения письма гражданина, в хронологической последовательности, т. е. одно за другим по мере поступления. Таким образом, каждое обращение составляет отдельную группу документов. В дело подшивается несколько таких групп документов. Внутри дела их располагают по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. В зависимости от количества поступающих обращений дела заводятся по одной или нескольким буквам фамилий заявителей.

Например:

Предложения, заявления, жалобы граждан на букву "А "

или

Предложения, заявления, жалобы граждан на буквы "А", "Б", "В", "Г"

Коллективные обращения граждан по вопросам работы организаций и обращения по личным вопросам должны группироваться в отдельные дела. Повторное обращение и все материалы к нему подшивают в дело, где хранятся документы по первому обращению. Например, если Карелов Петр Иванович прислал обращение 21.02.2003, ответ ему был дан 28.02.2003, а второе, т. е. повторное, обращение от него получено 17.04.2003 и ответ дан 26.04.2003, в этом случае надо взять дело, где хранятся обращения граждан, фамилии которых начинаются с буквы "К", найти фамилию Карелов П.И. и за группой документов первого обращения поместить группу документов повторного обращения.

При группировке документов в дела неукоснительно должно соблюдаться одно из основных правил формирования дел — в дело подшиваются только исполненные документы.

Анализ обращений граждан необходимо вести систематически в виде обзоров, справок, сводок. Они составляются периодически (по решению руководства или ежемесячно, ежеквартально и т. д.). Только один срок подачи аналитических справок руководству установлен Типовым положением[6] - 15 января. В этот день делопроизводственная служба должна представить проанализированный и обобщенный материал по работе с обращениями граждан за предыдущий год.

Составление аналитических справок необходимо для анализа содержащихся в обращениях предложений, рекомендаций, практических советов, критических замечаний с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы организации. Сводка анализа обращений граждан не имеет установленной формы.

В структурных подразделениях могут составляться сводки, отражающие причины задержки или неисполнения обращений граждан, которые передаются в делопроизводственную службу. Такая сводка отражает исполнительскую дисциплину. Например:

Сводка о нарушениях срока исполнения

и неисполненных обращениях граждан

Сводка может быть более подробной, отражающей состояние исполнения обращений.

Подготовка и передача обращений граждан в архив организации осуществляется в основном так же, как и в общем делопроизводстве: дела в зависимости от сроков хранения подлежат полному или частичному оформлению, проходят экспертизу научной и практической ценности документов, на них составляют опись и передают на хранение в архив.

В настоящее время в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения установлены сроки хранения обращений граждан в зависимости от их значимости:

-предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, - постоянно;

-обращения граждан личного характера - 5 лет "ЭПК";

-второстепенного, оперативного характера - 5 лет.

Отметка "ЭПК" означает, что часть таких документов может

иметь научно-историческое значение и в установленном порядке передается в государственные, муниципальные архивы или хранится в организации, поэтому в процессе экспертизы необходимо еще раз внимательно рассмотреть срок хранения каждого обращения с точки зрения его значимости для общества, государства и т. д. Если в процессе справочно-аналитической работы обращение требовалось неоднократно, пятилетний срок его хранения устанавливают с даты последнего использования.

В тех случаях, когда ЭК организации принимает решение, увеличивающее срок хранения обращения, оно обязательно утверждается руководителем организации.

Порядок передачи дел в архив, их уничтожение не отличаются от технологии, используемой в общем делопроизводстве.

7.4.Организацияприема граждан

Работу по обращениям граждан во время их приёма выделяют особо. Личный прием граждан могут вести руководитель организации, его заместители, ответственные работники. Его организация должна быть тщательно продумана, при этом надо учесть следующие моменты:

- информация о месте и времени приема включает дни, часы, номер помещения, где будет проходить прием. Главное условие - необходимо устанавливать часы приема в вечернее время, когда граждане свободны. Ежедневно принимать посетителей не рекомендуется, обычно личный прием осуществляется один-два раза в неделю;

- помещение, где ведется прием, должно иметь свободный доступ. Может быть организован выезд руководителя на место работы или жительства граждан;

- оборудование приемной должно включать достаточное количество столов, стульев, письменных принадлежностей.

Вести прием руководитель может с секретарем или один.

В первом случае секретарь регулирует очередность вхождения граждан в приемную. Хорошо, когда в организации существует журнал предварительной записи посетителей. Внимательное, доброжелательное, предупредительное поведение секретаря во многом способствует плодотворной работе в приемной. Секретарь также ведет регистрационно-контрольные карточки или журнал, где фиксирует как устные, так и письменные обращения граждан. Наиболее удобной является непрерывная валовая регистрация всех обращений, поступивших через почтовое отделение и во время личного приема. Например, 15 апреля в канцелярию поступило 10 обращений граждан. Последнее из них получило входящий регистрационный номер А-25. Во время личного приема первым вошел гражданин Степанов К.М. Секретарь заносит все сведения на него в РКК и присваивает входящий регистрационный номер С-26 и т. д. Такая система регистрации дает возможность иметь четкую и полную картину всей работы с обращениями граждан. Когда руководитель принимает посетителей один, он сам заполняет РКК или журнал.

Если в процессе личного приема гражданина удовлетворило решение руководителя, краткое содержание решения переносится в РКК и обращение гражданина считается исполненным. Если руководитель не может принять решение во время приема, гражданин составляет письменное обращение, которое рассматривается на общих основаниях.

Решение вопроса, поставленного в обращении гражданина, может относиться к компетенции иного органа, организации, в этом случае должностное лицо, ведущее прием, обязано помочь посетителю определить, где находится нужное учреждение, подсказать номера телефона, факса и т. д.

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

Тема 7. Организация делопроизводства по обращениям граждан

Задание 1. К обращениям граждан относятся …

· предложение

· заявление

· жалоба

· ходатайство

· акт

Задание 2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется …

· отдельно от общего делопроизводства

· в общем делопроизводстве

· по решению руководителя службы ДОУ

· юридической службой

Задание 3. За организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан лично отвечает руководитель …

· организации

· кадровой службы

· службы ДОУ

· юридической службы

Задание 4. В регистрационный индекс обращения включают …

· начальную букву фамилии автора обращения

· начальную букву наименования организации

· начальную букву вида обращения

· начальную букву темы обращения

Задание 5. Сроки исполнения обращений составляют - …

1. без запросов и проверки (безотлагательно) – 1. 15 дней

2. с направлением запросов (справок) – 2. 30 дней

3. в исключительных случаях – 3. 60 дней

Задание 6. Для военнослужащих и членов их семей сроки исполнения обращений …

· сокращены в два раза

· сокращены на неделю

· являются общими

· не оговорены

Задание 7. При повторном обращении гражданина регистрационный индекс документу …

· присваивается очередной

· сохраняется прежний

· присваивается новый с указанием прежнего

· сохраняется прежний со словом «Повторно»

Задание 8. При систематизации справочной работы по обращениям граждан применяются картотеки …

· алфавитные

· предметно-вопросные

· хронологические

· структурные

Задание 9. Нормативный (федеральный) срок подачи аналитических справок по обращениям граждан …

· один раз в год (15 января)

· один раз в полугодие (15 января и 15 июля)

· ежемесячно (до 25 числа)

· не установлен

Задание 10. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица …

· по тому же вопросу (срок ответа истёк)

· по другому вопросу

· по тому же вопросу в вышестоящую организацию

· в течение года по другому вопросу

Задание 11. Обращение гражданина о нарушении его прав, свобод и законных интересов называют …

· жалобой

· заявлением

· предложением

· ходатайством

· петицией

Глава 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация ИПС по документам предполагает в соответствии с ГОСТ 7.50-90 организацию их хранения как в процессе исполнения, так и в архиве организации вплоть до передачи их в ведомственный архив.

8.1. Номенклатура дел

Хранение документов в процессе их исполнения является текущим оперативным хранением; оно организуется с целью обеспечения систематизированного размещения документов, их быстрого поиска и осуществляется путем формирования дел в соответствии с установленной в организации номенклатурой дел.

Независимо от масштаба и структуры любой организации в её делопроизводстве создается индивидуальная (конкретная) номенклатура дел, оформляемая в установленном порядке. Она разрабатывается на календарный год с использованием типовой и примерной номенклатур дел.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом, составляемым для однотипных организаций и устанавливающим для них типовой состав дел, их унифицированные заголовки и единую индексацию. Примерная номенклатура дел является рекомендательной и устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Обе упомянутые номенклатуры разрабатываются службами ДОУ министерств и ведомств Российской Федерации и её субъектов.

Создаваемая в делопроизводстве организации номенклатура дел выполняет функции классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела, определения сроков хранения документов, формирования справочной картотеки исполненных документов; она служит учетным документом при сдаче дел в архив. Кроме того, номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Составление и оформление номенклатуры дел является одной из функций службы ДОУ организации. При составлении номенклатуры дел должны учитываться требования, закрепленные в действующих нормативно-методических документах, основным из которых являются Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

8.2. Правила составления номенклатуры дел

Основные правила работы архивов организаций[7] устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т. д. Кроме того, в разделе содержатся требования к оформлению номенклатуры дел.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов, включенных в номенклатуру дел.

Кроме того, архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатуры дел[8].

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться не только перечисленными документами. Необходимо изучение состава и содержания документов, образующихся в процессе реализации учреждением или организацией своих задач. Изучаются устав и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки) и сами документы организации. Методическую помощь организациям могут оказать архивные учреждения. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается руководителем организации. Организации, сдающие документы в государственные архивы на постоянное хранение, обязаны не реже одного раза в пять лет согласовывать ее с архивным учреждением. В случае коренного изменения функций и структуры организации должна быть разработана новая номенклатура дел.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

номенклатура должна охватывать все документы организации;

формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения;

дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

В номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года. В номенклатуру включаются регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, включая справочные.

В номенклатуру должны быть внесены документы временно действующих органов. Они служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, документы ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации)[9].

Кроме того, номенклатура дел может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера. Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники и т. д.).

Номенклатуры дел организации (сводная) и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые разработаны архивными органами. Они закреплены в Основных правилах работы архивов организаций.

Форма содержательной части номенклатуры дел

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

В графу вторую включаются заголовки дел (томов, частей). Каждое дело может составлять один или несколько томов. В третьей графе указывается количество единиц хранения, т. е. томов или частей каждого дела.

В графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на перечень (типовой или ведомственный).

В графе "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т. п.

Разделами сводной номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. В этом случае основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура (штатное расписание) организации. Первый раздел номенклатуры - это всегда название службы делопроизводства (управление делами, канцелярия и т. д.). Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах.

В небольших организациях, которые не имеют стабильной структуры, разделами номенклатуры являются управленческие функции или направления деятельности, например руководство, кадры, рекламная деятельность, документационное обеспечение и т. п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год, и дел с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия).

Общим правилом для составления номенклатуры дел организации является её соответствие задачам, решаемым организацией и её структурными подразделениями, а также составу и содержанию документов, образующихся в процессе их деятельности. Очевидно при этом, что номенклатуры дел организации и её структурных подразделений должны соответствовать друг другу.

Номенклатура дел организации должна быть согласована с соответствующей экспертной комиссией организации и с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение; утверждается номенклатура руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, согласовывают номенклатуру дел с экспертной комиссией вышестоящей организации.

Формулировка заголовков дел в номенклатуре должна быть конкретной и четкой, полностью отражающей состав и содержание документов и в то же время исключающей возможность помещения в дела документов, не соответствующих по содержанию и сроку хранения. Систематизация дел внутри номенклатуры должна осуществляться в соответствии со степенью важности и сроком хранения документов. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс, отражающий индекс структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах подразделения.

Независимо от того, претерпевает она или нет какие-либо изменения к указанному времени, она ежегодно оформляется заново и утверждается установленным порядком. Номенклатура дел в организации печатается в необходимом количестве экземпляров (три или четыре), обеспечивающем её учет в сводной номенклатуре дел службы ДОУ, использование в рабочем порядке, передачу в ведомственный архив, а при необходимости, и передачу в государственный архив.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в неё вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется с учетом итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

8.3. Формирование дел

Формирование дел в организации и её структурных подразделениях, т.е. группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, может осуществляться централизованно или децентрализовано. В первом случае это является функцией службы ДОУ, во втором случае – функцией лиц, ответственных за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать общие правила, а именно:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами. Если приложения имеют большой объем, то они группируются в самостоятельное дело, о чем в документах делается отметка;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения.

Кроме перечисленных общих правил при формировании дел руководствуются следующим. Личные дела формируются в течение всего периода работы (службы) данного лица в организации. Дела с документами учебных заведений, касающиеся организации учебного процесса, формируются не за календарный, а за учебный год.

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит от правильной систематизации документов внутри дела. Поэтому документы дела должны располагаться в определенном порядке. На практике применяют хронологический, вопросный и нумерационный порядок; кроме того, используют группировку по номинальному признаку внутри одного вида документов, например, приказы, директивы и т.д.

Для группировки переписки используют алфавитный порядок по корреспондентскому признаку.

Различные группы документов имеют свою специфику систематизации. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение и т.п.), рекомендуется группировать в отдельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период работы выборных органов и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и др. группируются отдельно от их проектов. Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 2008 г., составленный в 2007 г., должен быть помещен в дело 2008 г.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. Предложения и заявления граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению группируют отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Независимо от того, какой признак лежит в основе формирования дела, документы в пределах всех групп документов располагают по хронологии.

Собственно хранение исполненных документов в сформированных делах в течение определенного времени осуществляется по месту формирования дел до передачи их в архив организации. Дела хранятся в закрывающихся шкафах или сейфах. Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела располагают вертикально в последовательности, соответствующей номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, которая должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа или сейфа.

Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в течение срока, указанного в номенклатуре, после чего они уничтожаются. Дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения хранятся по месту их формирования в течение двух и более лет для справочной работы, после чего они передаются в архив организации; дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив организации по распоряжению руководителя.

В течение года документы из дела могут выдаваться для работы с обязательным вложением на их место листа-заместителя. После окончания календарного года допускается выдавать дело во временное пользование только целиком, с оформлением карты заместителя, помещаемой на место выданного дела. Выдача дел в другие организации осуществляется на основании письменного запроса и разрешения руководителя организации, где дело сформировано и находится на хранении.

По требованию компетентных органов документы могут выдаваться путем изъятия их из дела. В этом случае должно быть предъявлено письменное распоряжение этих органов и дано разрешение руководителя организации на изъятие документа; об изъятии подлинника документа составляется акт, а на место изъятого документа подшивается его заверенная копия.

Толщина дела не должна превышать 4 см, что примерно составляет 250 листов. Если количество листов документов, включенных в дело, превышает этот предел, дело делят на несколько частей - томов. Точное количество частей может стать известным только по окончании делопроизводственного (т. е. календарного) года, поэтому эта графа заполняется в конце текущего года.

Каждое дело должно иметь свой конкретный срок хранения. Сроки устанавливаются в зависимости от значимости документов, включенных в дело, и могут быть постоянными или временными (один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т. д.).

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов и определения возможности уничтожения документов, которые не имеют научной и практической ценности. Определение сроков хранения документов является основанием для их помещения в то или иное дело, т. к. документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут группироваться вместе. Нужно иметь в виду, что в деле с временным сроком хранения могут содержаться документы различной ценности, которые, следовательно, имеют разные сроки хранения. В этом случае срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т. е. больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, то все дело хранится пять лет.

Сроки хранения устанавливаются, во-первых, по перечням документов с указанием сроков их хранения и, во-вторых, экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т. п.), независимо от места предприятий в системе управления, видов их деятельности и форм собственности.

При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный в действие в 2000 г., является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные^[10]. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений. Запрещается уменьшать нормативные сроки хранения. Правда, в отдельных случаях сроки хранения могут быть увеличены самой организацией, если это вызвано спецификой ее деятельности.

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий соответствующей отрасли. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми перечнями.

Кроме того, с августа 2003 г. в Российской Федерации действует Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ^[11]. Действие этого нормативного акта распространяется на документы всех открытых и закрытых акционерных обществ на территории Российской Федерации.

Положение содержит список документов акционерных обществ с указанием сроков их хранения. В список включены документы, которые либо соответствуют закону "Об акционерных обществах", либо образуются в деятельности предприятий и организаций только данной организационно-правовой формы, например: проспекты эмиссии ценных бумаг, протоколы общих собраний акционеров, бюллетени для голосования на общих собраниях акционеров и т. п.

В ряде случаев Положение конкретизирует типовые сроки хранения документов акционерных обществ. Впервые установлен срок хранения списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании, как отдельного вида документа, а не как приложения к протоколу собрания. Кроме того, в Положении уточнены сроки хранения бюллетеней для голосования. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов бюллетени должны были храниться до прекращения деятельности акционерного общества. После прекращения деятельности вопрос должен был решаться ЭПК архивного учреждения. Положение установило постоянный срок хранения данного вида документа.

Что касается временных сроков, то акционерным обществам предоставлено право их изменять, но только в сторону увеличения.

Такие изменения обязательно должны быть зафиксированы либо в уставе, либо в иных внутренних документах общества. Срок временного хранения документов может быть также увеличен в случае проведения проверок, возникновения разногласий, следственных и судебных дел, если документы имеют к этому отношение. В этих случаях они хранятся до принятия окончательного решения, если решение принимается после истечения установленного срока хранения.

Сроки хранения документов (дел), которые не вошли в перечни, устанавливаются в процессе проведения экспертизы ценности документов самой организацией. Экспертные комиссии определяют конкретные сроки и в том случае, если в данной графе номенклатуры проставлена отметка "До минования надобности". Она означает, что документы, входящие в состав дела, имеют чисто практическое значение и нужно определить срок их уничтожения.

В графе "Срок хранения" могут быть проставлены и такие отметки, как "До замены новыми", "ЭК", "ЭПК". Отметка "ЭК", помимо прочего, может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2002 г., исчисляется с 1 января | 2003 г.

При указании в номенклатуре срока хранения дела нужно указывать и статью конкретного перечня, в соответствии с которой этот срок определен. Название типового или ведомственного перечня, который был использован при составлении номенклатуры, обязательно вносят в графу "Примечание".

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

Тема 8. Организация хранения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Задание 1. Номенклатура дел это систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения …

· заводимых в организации

· для передачи в вышестоящую организацию

· подготовленных к отправке в архив

· подготовленных к проверке

Задание 2. Индивидуальная номенклатура организации дел заводится …

· на календарный год

· один раз

· до изменения структуры организации

· по решению руководителя

Задание 3. Индивидуальная номенклатура дел, разрабатывается с использованием …

· типовой и примерной номенклатур дел

· номенклатуры производимых товаров

· перечня оказываемых услуг

· Общероссийского классификатора предприятий и организаций

Задание 4. Ответственность за составление (корректировку) номенклатуры дел организации возложена на …

· службу ДОУ

· юридическую службу

· архивную службу

· вышестоящую организацию

Задание 5. Номенклатура дел организации утверждается руководителем …

· организации

· экспертно-проверочной комиссии

· ведомственного архива

· службы ДОУ

Задание 6. Дело представляет собой совокупность документов (документ), помещенных в отдельную обложку и относящихся к …

· одному вопросу

· различным вопросам

· одному адресату

· одному потоку документов

Задание 7. В дело могут включаться дубликаты, черновики и дополнительные экземпляры документов …

· особо ценных

· финансовых

· кадровых

· учредительных

Задание 8. Дело не должно превышать …

· 250 листов при толщине не более 4 см

· 250 листов при толщине не менее 5 см

· 200 листов при толщине не менее 4 см

· 250 листов при толщине не менее 4,5 см

Задание 9. Индекс дела составляется из порядкового номера дела по номенклатуре и …

· цифрового обозначения структурного подразделения

· литерного обозначения структурного подразделения

· кода организации

· кода управленческой документации

Задание 10. Справочные картотеки, журналы и картотеки регистрации документов в номенклатуру дел …

· включают

· не включают

· включают по решению руководителя

· включают по решению службы ДОУ

Задание 11. Сроки хранения, указанные в Перечне типовых управленческих документов …

· могут быть увеличены самой организацией

· используются без изменений

· могут быть сокращены ЭК

· могут быть сокращены ЭПК

Глава 9.

Дата добавления: 2014-11-08; просмотров: 1114; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!