Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организаций. Оно зависит от степени централизации делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных картотек и т. д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

1. Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.

2. В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой необходимой последовательности. "Подвижность" карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, так как их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.

3. Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

Однако на сегодняшний день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.

5.2. Формирование информационно-справочных массивов

Важным условием функционирования информационно-поисковой системы по документам организации является формирование информационно-справочных массивов, содержащих полную информацию о документах.

Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат информационно-справочные картотеки, как правило, ручные, сформированные из регистрационно-контрольных карточек, содержащих совокупность данных о документах.

Ручные справочные картотеки представляют собой ящик (или несколько ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные карточки, накапливаемые в течение года. При организации картотек используются различные схемы их построения в зависимости от структуры учреждения или предприятия, степени централизации справочной работы, характера запросов, их частоты и других факторов. Справочный аппарат должен наиболее полно и разносторонне раскрывать содержащуюся в документах информацию, обеспечивать оперативный поиск документов и быстроту получения запрашиваемых сведений.

Карточки в картотеке располагаются по группам (рубрикам) в зависимости от целей поиска. Группы карточек отделяются друг от друга разделителями, на которых надписываются названия рубрик. Систематизация карточек производится по определенным принципам, выбор которых зависит от работы с документами конкретной организации.

Систематизация по структурному принципу предполагает, что рубрики картотеки соответствуют структуре организации. Названиями рубрик будут являться названия структурных подразделений. Систематизация может проводиться и по вопросам деятельности организации, которые в таком случае и будут названиями рубрик. Такая схема чаще всего используется в небольших организациях при централизации справочной работы.

Номинальный принцип предполагает расположение карточек в соответствии с видами и разновидностями документов. Рубрики в этом случае будут иметь названия: "Решения", "Распоряжения", "Приказы" и т. п.

По предметно-вопросному принципу карточки располагаются в соответствии с содержанием документов. В каждую рубрику группируются карточки по определенному вопросу деятельности организации или структурного подразделения.

Корреспондентский принцип предполагает расположение карточек по рубрикам, соответствующим определенным корреспондентам или группам корреспондентов.

В соответствии с хронологическим принципом карточки располагаются в картотеке по датам поступления, отправления или исполнения соответствующих документов.

Алфавитный принцип чаще всего используется при построении картотек по письмам и заявлениям граждан. Карточки в таких картотеках располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий заявителей.

Как правило, при разработке схемы построения информационно-справочных картотек используется не один, а несколько принципов. Рубрики картотек могут делиться на подрубрики.

Расположение карточек внутри рубрик может производиться по алфавиту, подчиненности, степени важности и т. д.; глубина детализации при этом может быть различной. Сочетание различных принципов формирования справочных картотек дает возможность глубже раскрывать состав и содержание зарегистрированных документов, что облегчает задачу их поиска или наведения справок.

Основой для построения картотек может служить номенклатура дел организации или структурного подразделения. Если рубрики соответствуют статьям номенклатуры, то сохраняется такая же последовательность их расположения.

Часто справочная картотека делится на две части: картотека на исполненные и картотека на неисполненные документы. Первая часть служит для поиска данных о документах в процессе их исполнения, вторая – используется для поиска неисполненных документов, например, по определенному вопросу.

Количество картотек и схемы их построения в разных организациях различны. Это зависит от объема документооборота, степени централизации работ по регистрации, контролю исполнения, справочной работы, территориального расположения структурных подразделений организации, содержания большинства справочных запросов потребителей информации. Например, при централизованной системе регистрации справочные картотеки формируются, как правило, в службе делопроизводства; при децентрализованной системе – в структурных подразделениях; при смешанной картотеки ведутся и в службе делопроизводства, и в структурных подразделениях.

Справочные картотеки передаются на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой организации. Однако ведение справочных картотек является трудоемкой работой, требующей выделения для этого участка специальных работников. Поэтому именно этот участок работы при использовании традиционных (ручных) технологий делопроизводства был наиболее слабым в службах ДОУ.

В настоящее время возможности ведения информационно-справочной работы по документам предприятия значительно расширяются за счет внедрения автоматизированных информационных систем.

5.3. Компьютерные технологии поиска документов

(документальной информации)

В настоящее время в связи с возрастанием объема документальной информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений, и возможностями, предоставляемыми новыми компьютерными технологиями, автоматизированные информационно-поисковые системы стали широко использоваться в различных сферах деятельности, в том числе и в управленческой. С одной стороны, современные компьютерные технологии позволяют создать автоматизированную информационно-поисковую систему (ИПС) по документам организации, не только отвечающую требованиям ГСДОУ, но и обладающую высочайшей оперативностью поиска необходимых документов. С другой стороны, эти технологии представляют возможность существенно модернизировать традиционную ИПС, придав ей функции не только поиска документов, но также хранения их текстов в соответствующей памяти (базе данных) и предоставление их пользователю по запросу. Спектр документов (документальной информации), для которых эффективно применение рассматриваемых технологий, весьма и весьма обширен; ограничение его определяется лишь условиями доступности (служебное пользование, секретность и др.).

Цель документального поиска — нахождение и выдача соответствующих запросу пользователя документов или их описаний.

При автоматизации поиска документальной информации важнейшими являются задачи формализации содержания документа и запроса. При решении этих задач могут использоваться различные подходы.

Первый подход состоит в том, что содержание документа, а также его характеристики (дата издания документа, автор и т. п.) отображаются в некую структурированную информацию, представляющую собой, например, запись реляционного файла. В этом случае поиск документа сводится к поиску структурированной информации средствами системы управления базой данных (СУБД).

Второй подход состоит в том, что поиск происходит по всему тексту документа или по его поисковому образу. При этом в качестве запроса чаще всего выступают отдельные ключевые слова или их логические комбинации.

Автоматизированный документальный поиск может быть организован на основе различных технологий: поиска по поисковому образу документа, поиска по полному тексту документа, поиска документов по гипертекстовым ссылкам.

В документальных информационно-поисковых системах, их также называют библиографическими, поиск документа происходит по краткому формализованному описанию его содержания - так называемому поисковому образу документа (ПОД).

Основная идея поиска по ПОД состоит в том, что центральная тема документа выражается в виде краткого текста. В простейшем случае функцию такого краткого текста выполняет заглавие документа, в качестве которого в самом начале используется первая фраза документа. Это освобождает пользователя (библиотекаря) от необходимости просматривать весь текст документа, что значительно повышает скорость поиска.

Важнейшей структурной составляющей документальной информационно-поисковой системы является информационно-поисковый язык (ИПЯ).

Информационно-поисковый язык – искусственный язык для выражения содержания документов или запросов с целью последующего поиска. Основное назначение ИПЯ – установить принадлежность того или иного документа к определенной группе понятий. Перевод текстов документов и запросов на ИПЯ называется индексированием. В результате индексирования содержание документа отображается в ПОД, а содержание запроса – в поисковое предписание (ПП). Индексирование может быть ручным (когда его производит человек) или автоматическим.

К настоящему времени разработан ряд ИПЯ, носящих как общеотраслевой, так и специальный характер, например, Универсальная десятичная классификация (УДК), классификаторы документов, отраслевые дескрипторные языки. Однако разработка документальных информационно-поисковых систем (ДИПС) для управленческих документов, как правило, требует разработки собственного ИПЯ, адекватного данной предметной области.

Для общения человека с компьютером разрабатываются специальные искусственные языки. Естественный язык в этом качестве пока не может быть использован без специального предварительного преобразования.

Искусственный язык, как правило, разрабатывается на основе естественного, при этом устраняется многозначность слов последнего. В ИПС для однозначного описания основного смысла содержания документа и информационного запроса используются специализированные языки, состоящие из алфавита, лексики и грамматики.

На практике наиболее часто применяются классификационные информационно-поисковые языки, включающие в себя информационно-поисковый язык иерархического типа, информационно-поисковый язык фасетного типа, алфавитно-предметную классификацию.

Иерархическая классификация – это перечислительная классификация; в ней все возможные классы заранее перечислены, и каждый класс делится на подклассы. Преимущество языков иерархического типа состоит в простоте индексирования и поиска. Классификация наиболее эффективна и том случае, когда классы в иерархической системе располагаются в естественном порядке и набор классов в течение времени не изменяется. Например, классификация документов в организации, имеющей стабильную структуру.

ИПЯ фасетного типа основаны на принципах многоаспектной классификации, в которой каждый конкретный класс строится при индексировании по определенным правилам из предварительно заданных категориальных классов – фасетов. В системах фасетной классификации не ставится задача перечислить все сложные классы. Такие системы предлагают составные элементы, из которых по фасетной формуле составляется индекс. Преимущество ИПЯ фасетного типа по сравнению с ИПЯ иерархического типа состоит в том, что допускается многоаспектное индексирование, так как существует возможность строить классы из разных сочетаний фокусов и получать любые сочетания заранее выбранных характеристик объектов классификации.

На практике иерархическая и фасетная классификации часто используются в сочетании.

Алфавитно-предметная классификация – система классов, каждый из которых соответствует определенной теме или одному виду предметов, причем классы расположены в алфавитном порядке имен этих классов.

Основной словарный состав (лексика) ИПЯ состоит из упорядоченных по алфавиту множества слов, словосочетаний и фраз естественного языка.

Алфавитно-предметная классификация содержит:

предметный заголовок – слово, словосочетание или фраза ЕЯ, используемые для обозначения предмета или темы, заголовок может подразделяться на подзаголовки;

предметный словник (лексический состав языка) — упорядоченное по алфавиту множество предметных заголовков, используемых для построения алфавитно-предметной классификации;

предметную рубрику – совокупность предметного заголовка с описанием адреса хранения документов, основная тема которых обозначается этим предметным заголовком.

Алфавитно-предметная классификация предназначена для построения каталогов для узкопредметного поиска. В таких каталогах под предметными заголовками даются сведения (шифр или библиографическое описание) документов, предмет которых обозначен данным заголовком.

Алфавитно-предметная классификация используется, главным образом, для информационного поиска по отдельным предметам и темам и применяется в качестве предметных указателей к каталогам документов.

Основной недостаток классификационных языков состоит в том, что они не обеспечивают возможности поиска документов по любому, заранее не заданному сочетанию признаков.

В настоящее время в современных автоматизированных системах поиска документальной информации реализуются технологии поиска по полному тексту документов. Такие системы получили название полнотекстовые базы данных или текстовые базы данных. Они используются прежде всего для хранения и поиска правовой информации, периодических изданий и управленческой документации.

При формировании запросов в полнотекстовых базах данных учитывается логическая взаимосвязь терминов и другие аспекты естественного языка. С этой целью используют различные средства (усечение терминов, запрос по образцу и др.).

Некоторые механизмы поиска позволяют выделить в выданном наборе документов особо полезный документ и задать операцию типа «Найти аналогичную информацию», «Найти подобные». При этом поиск выполняется на основе всех содержащихся в данном документе ключевых слов (запрос по образцу).

Центральной частью каждой ИПС является информационно-поисковый массив (ИПМ), который может быть организован различными способами. В ДИПС ИПМ подразделяется на две части: сами документы или их копии и ПОД с адресами — номерами документов в поисковом массиве. Поиск осуществляется по второй части ИПМ.

В полнотекстовых базах данных поиск может осуществляться как по самому тексту документа (при такой организации поиск будет очень медленным), так и в специальных поисковых файлах, содержащих информацию о тексте документа (индексах).

В ИПС используют две принципиальные схемы информационного массива – прямую и инверсную.

При прямой организации каждому документу соответствует перечень слов, составляющих текст или поисковый образ документа. Например, логическая структура поискового файла при прямой организации будет выглядеть следующим образом (рис. 5.3).

При этом отыскание нужных документов производится путем поочередного сравнения поисковых образов документов со словами, составляющими информационный запрос, т. е. реализуется принцип последовательного доступа к данным. Достоинства прямой схемы состоят в простоте организации и использования, например, для включения нового документа в массив достаточно добавить новую запись в файл. Недостатком прямой организации поиска является необходимость последовательного просмотра ПОД всех документов, что ведет к большим затратам времени, поэтому в современных текстовых базах данных применяют инверсный способ.

Рис. 5.3. Прямая схема организации информационного массива

Инверсный способ организации поискового массива предусматривает создание инвертированной матрицы, в которой и происходит поиск (инвертированный матричный индекс) (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Инверсная схема организации информационного массива

Простой индекс можно представить как бинарное отношение I(v, а), в котором «v» – слово, взятое из текста, а «а» – список адресов документов, содержащих это слово. Каждый кортеж инвертированного индекса называется инвертированным списком.

Инвертированная матрица напоминает предметный указатель в книге, где слова, размещенные в алфавитном порядке, сопровождаются перечислением номеров страниц, на которых они встречаются.

Документальный поиск сводится к просмотру соответствующих записей файла инвертированного матричного индекса. Таким образом, отпадает необходимость в последовательном просмотре всего информационного массива и значительно сокращается время поиска.

Индексирование (инвертировании) текста документа может быть частичным или полным.

В случае частичного инвертирования в индекс включаются все значимые слова текста документов, а незначимые удаляются. В качестве незначимых слов выступают союзы, предлоги и прочие служебные части речи.

При полном инвертировании всех значащих слов текста документов файлы инвертированных матричных индексов могут достигать гигантских размеров. Часто для них требуется более 50 % дискового пространства, необходимого для хранения самих документов. Однако увеличение инвертированного матричного индекса в размерах замедляется с ростом числа документов, так как с каждым новым документом вероятность того, что встречающиеся в нем значимые слова уже включены в индекс, увеличивается. В этом случае в матрицу добавляются лишь указатели на новые документы.

При решении задач организации эффективного доступа к данным индексы больших размеров преобразуют в иерархию индексов небольших размеров. Один из способов реализации таких индексных структур состоит в использовании В-деревьев, листьями которых являются ссылки на документы.

В дополнение к прямой и инвертированной схемам в ИПС используется атрибутный индекс. Он позволяет хранить данные о документе, не содержащиеся непосредственно в его тексте, например, имя автора, дату создания, наименование темы и другие фактические данные. Данные могут автоматически извлекаться из документа либо вноситься вручную при вводе документа в систему. Структура атрибутного индекса соответствует стандарту представления структурированной информации, т. е. это таблица с заранее заданными полями. На рис. 5.5 представлен пример организации поискового файла – атрибутного индекса, в котором все документы характеризуются одним и тем же набором реквизитов-полей: автор документа, вид документа и его номер, дата издания, название. Поиск по атрибутному индексу осуществляется средствами обработки запросов СУБД – выдаются только те документы, значения атрибутов которых удовлетворяют условиям запроса.

Рис. 5.5. Пример атрибутного индекса

Поиск по атрибутному индексу выполняется быстрее, чем по инвертированному матричному индексу, но имеет значительно меньше поисковых возможностей. Однако атрибутный индекс позволяет находить информацию, не являющуюся составной частью текста документа. Кроме того, файлы атрибутных индексов значительно меньше по размеру файлов инвертированных матричных индексов с полным текстом, поскольку в этом случае с каждым документом связано гораздо меньше хранимой информации.

Реализация современных ИПС как атрибутного, так и инвертированного матричного индексирования позволяет, например, отыскать все документы, созданные за определенный период времени и при этом содержащие конкретную фразу. Первая часть поиска – по дате – выполняется с помощью атрибутного индекса, а вторая часть – по заданному набору слов – на основе инвертированного матричного индекса. Разрешается и обратная последовательность отбора. Так, если пользователь из всей базы предварительно получил список документов, содержащих сведения о льготах по уплате подоходного налога, он может сузить этот список, ограничившись документами, принятыми каким-либо органом или за определенный период (дату).

Поиск документов по гипертекстовым ссылкам базируется на гипертекстовых технологиях поиска документальной информации. Основная идея гипертекстовых технологий состоит в том, что поиск документальной информации происходит с учетом множества взаимосвязей, имеющихся между документами, а значит, более эффективно, чем при традиционных методах поиска.

Гипертекст (нелинейный текст) – это организация текстовой информации, при которой текст представляет собой множество фрагментов с явно указанными ассоциативными связями между этими фрагментами. Его можно рассматривать как своеобразную базу данных, которая организуется в виде открытой, свободно наращиваемой и изменяемой сети, узлы которой (линейные тексты) соединяются самим пользователем. От обычной базы данных гипертекст отличается прежде всего тем, что в нем отсутствуют априорно заданные ограничения на характер связей (как, например, в иерархических структурах).

В самом общем виде взаимодействие пользователя с гипертекстовой системой заключается в следующем. Пользователь читает на экране компьютера некоторый текст и имеет возможность выполнять ряд определенных в системе действий в зависимости от того, какие у него возникают ассоциации от чтения текста на экране.

Гипертекстовые технологии широко используются в различных прикладных системах:

в настольных издательских системах – для создания документов большого объема со свойствами гипертекста (т. е. с системой ссылок);

в системах управления документами (СУД) – например, для сведения в один итоговый документ информации, содержащейся в разнородных документах;

в системах подготовки электронных документов, позволяющих составлять гипертекстовые документы с возможностью осуществления навигации.

В настоящее время гипертекстовые технологии развиваются в нескольких направлениях.

Одно из них концентрируется на представлении в узлах гипертекста разнородной, но семантически связанной информации – текста, рисунков, графики, фотографий, видео, звука.

Важным направлением развития гипертекстовых технологий является аналитическая обработка информации. Например, смысловое упорядочивание документов, обеспечивающих решение многоэтапной задачи или разработку сложных проектов.

Наиболее перспективным направлением являются технологии организации информационных ресурсов, распределенных в сетях различных типов (локальных, корпоративных, глобальных и др.).

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

Тема 5. Информационно-поисковая система по документам организации. Регистрация документов

Задание 1. Целью создания ИПС является обеспечение оперативного получения информации о …

· документах, их нахождении и содержащихся в них сведениях

· сотрудниках организации

· структуре организации и её деятельности

· внешней и внутренней среде

Задание 2. Регистрация документов - это запись учётных данных на …

· документах и в регистрационных формах

· приглашениях на различные мероприятия

· документах, присланных для сведения

· полученных рекламных материалах

Задание 3. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат документы, …

· требующие учета, исполнения и последующего использования

· подлежащие возврату корреспонденту

· подлежащие передаче в архив

· постоянного и временного хранения

Задание 4. Перечень не регистрируемых документов утверждает …

· руководитель организации

· руководитель службы ДОУ

· руководитель архивной службы

· руководитель вышестоящей организации

Задание 5. Обязательным элементом индекса является …

· регистрационный номер в пределах регистрируемого массива

· код места исполнения и хранения документа

· код принадлежности к определенному вопросу

· код территории, периода, корреспондента, лица

Задание 6. Номинальный принцип расположения карточек предполагает их размещение в соответствии …

· с видами и разновидностями документов

· со структурой организации

· с содержанием документов

· с датой поступления

Задание 7. При регистрации обращений граждан регистрационный номер дополняется начальной буквой …

· фамилии заявителя

· вида обращения

· темы обращения

· наименования организации

Задание 8. Справочные картотеки в конце года …

· передаются на хранение в архив организации

· уничтожаются по акту

· периодически заменяются

· хранятся постоянно в делопроизводстве

Задание 9. Место регистрации документов фиксируется в …

· инструкции по делопроизводству

· должностной инструкции секретаря

· положении об организации

· уставе организации

Задание 10. Определите срок регистрации документов:

1. входящие – 1. в день поступления

2. исходящие и внутренние – 2. в день подписания

3. телеграммы – 3. немедленно

4. обращения граждан – 4. в день обращения

5. в день отправления

Задание 11. На выбор формы регистрации влияют следующие факторы …

· количество документов

· наличие документов строгого учета

· принятая система делопроизводства

· возможность использования компьютерных технологий

· квалификация сотрудников службы

· этика деловых отношений

Задание 12. Преимуществами карточной формы регистрации документов по сравнению с журнальной являются …

· удобство и оперативность обработки

· возможность однократности регистрации

· уменьшение трудозатрат

· упрощение контроля исполнения

· улучшение сохранности документов

Задание 13. В соответствии с ГОСТ 7.59-90 ИПС предполагает осуществление …

· регистрации документов и их индексации

· формирования картотек и информационно-поисковых массивов

· формирования дел

· отправки документов

· создания документов

Глава 6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Общие положения

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контрольдействий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документаосуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба вида контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, являетсяинструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

какие документы ставятся на контроль;

этапы контроля исполнения документов;

сроки исполнения документов;

формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

● Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

● Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);

● Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).

Этими документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений.

6.2. Контроль за исполнением документов

Своевременное исполнение документов не в последнюю очередь зависит от эффективности работы по осуществлению контроля за исполнением документа, представляющего собой комплекс мероприятий, проводимых руководителем и органами управления, направленных на качественное, своевременное и полное исполнение требований документов и данных по ним поручений. Контроль включает: контроль доведения документов и поручений по ним до исполнителей и организации исполнения; сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов и поручений по ним и доведение этой информации до должностных лиц, которыми давались поручения; принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов.

Различают контроль по существу поставленных вопросов, осуществляемый руководителем организации или специалистом, занимающимся соответствующим вопросом, и контроль за сроками исполнения документов, являющийся важнейшей функцией службы ДОУ, закрепляемой в инструкции по делопроизводству (ДОУ).

Организация и осуществление контроля исполнения документов имеют целью обеспечение своевременного и качественного исполнения документов и предполагают постановку документов на контроль, контроль и регулирование хода исполнения документов, снятие исполненных документов с контроля и направление в соответствующие дела, а также учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов и информирование о об этом руководителей. Степень централизации контроля исполнения зависит от масштаба организации, структуры службы ДОУ и от объема документооборота.

Согласно ГСДОУ контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой или специально назначенным лицом из состава службы ДОУ, контроль исполнения документов иного характера (плановых, по материально-техническому снабжению и т.д.) осуществляется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми, устанавливаемыми нормативными правовыми актами, или индивидуальными, устанавливаемыми в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения возможно лишь установившей его инстанцией. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для документов, поступивших из других организаций, – с момента поступления; для исходящих и внутренних документов – с даты их подписания или утверждения. Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле документов и в инструкции по делопроизводству (ДОУ).

Контроль исполнения документов должен быть организован таким образом, чтобы руководители, специалисты и работники службы ДОУ могли в любой момент времени получить необходимую, полную и достоверную информацию о ходе решения вопросов и исполнения документов в организации. Для этого в зависимости от масштаба организации создается так называемая служба контроля исполнения (штатная или нештатная) в составе группы или отдельного должностного лица.

При проведении контроля исполнения используются как журналы контроля исполнения, так и регистрационно-контрольные карточки, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того, чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения, например:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

задания последующих лет – не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

В общем случае контроль исполнения документов подразделяется на текущий, который может носить предупредительный характер, и итоговый контроль. Текущий контроль выполняет двоякую роль. С одной стороны, по срокам проведения он является оперативным контролем, с другой стороны, по степени завершенности исполнения документов он является предупредительным. Вместе с тем в военных организациях текущий контроль поручений по документам, срок исполнения которых более одного месяца, выделяется как долгосрочный. Итоговый контроль является завершающим.

Текущий контроль осуществляется по поручениям со сроком исполнения не более одного месяца; он включает постановку документов на контроль, формирование картотеки контролируемых документов, направление карточки контролируемого документа исполнителю и информирование исполнителя о сроке исполнения документа. Начало операций по контролю совпадает с моментом регистрации поступивших в организацию документов.

Если документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. На верхнем поле документов, исполнение которых контролируется, проставляется отметка о контроле, например буква "К". Такая же отметка проставляется на регистрационной форме (на карточке или в журнале).

Контрольные картотеки формируются из соответствующих экземпляров регистрационно-контрольных карточек. Наиболее удобными являются ручные сроковые картотеки, представляющие собой ящик с 33-мя отделениями. 31 отделение соответствует числам месяца; в них расставляют РКК в соответствии со сроками исполнения документов. В дополнительное 32-е отделение ставят карточки на документы, срок исполнения которых переходит на следующий месяц; в конце текущего месяца их также расставляют по отделениям, соответствующим числам месяца. В 33-е отделение ставятся карточки на документы, исполнение которых запланировано на длительный срок.

Такие же картотеки формируются из карточек, на которых регистрируются внутренние документы, подлежащие контролю исполнения, например, приказы и распоряжения руководителей.

Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день, а также документы, срок исполнения которых истекает через два-три дня. Обязательно проверяется ход их исполнения, выясняется, не срывается ли выполнение задания. Таким образом, текущий или предупредительный контроль – это постоянная проверка и регулирование хода исполнения документов.

На этом этапе инспектор по контролю составляет сводку предупредительного контроля и напоминает исполнителям о приближении или окончании срока исполнения документов.

В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться, корректироваться. После согласования руководством нового срока исполнитель обязан известить об этом службу ДОУ, которая вносит изменения в регистрационно-контрольную карточку.

Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Не допускается исправление срока задним числом.

В процессе исполнения документ может передаваться в другие структурные подразделения. Кроме того, часто возникает необходимость дополнительного сбора информации по решаемым вопросам. Все перемещения документа, даты его передачи должны фиксироваться в регистрационной карточке в графе «Ход исполнения». В карточке отражаются и результаты контроля за сроками исполнения промежуточных этапов сложного задания, если оно требует длительного срока окончательного выполнения.

Исходящие документы также часто требуют внимания со стороны контрольной службы. Это может быть документация инструктивного и распорядительного характера, направленная в адрес подведомственных организаций, запросы в вышестоящие органы или предложения, запросы, просьбы, направленные организациям-партнерам.

Таким образом, в службе контроля фиксируется весь ход работы с документом. Поэтому руководители и специалисты могут всегда получить оперативную информацию о том, как выполняются задания или решаются вопросы.

Технические операции завершаются снятием документа с контроля после его фактического исполнения. Документ считается исполненным, если решены все содержащиеся в нем вопросы, поручения выполнены, корреспонденту направлен ответ по существу.

В регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая отметка о том, что и когда сделано (например, «Проведены переговоры 12.06.2008»). Если нужно дать письменный ответ на письмо, отметка об исполнении будет содержать данные ответного документа, занесенные на оборотную сторону карточки.

Служба ДОУ имеет право самостоятельно снимать с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки исполнения. Документы с индивидуальными сроками может снять только то должностное лицо, которое поставило их на контроль и определило сроки исполнения.

В отличие от текущего (предупредительного) итоговый контроль осуществляется не с целью фиксации факта окончания исполнения документов, а с целью сбора, анализа и обобщения данных об исполнительской дисциплине в организации.

Учет и обобщение результатов исполнения документов за определенный период характеризуют работу отдельных работников, структурных подразделений и организации в целом. Информация о результатах анализа исполнения документации должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля и сроки исполнения документов.

Результаты итогового контроля находят отражение в сводках состояния исполнения документов. Они позволяют в обобщенной форме представить данные об исполнении контролируемых документов за определенный период времени.

Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, в том числе по документам, исполненным с превышением срока или срок исполнения которых был продлен, позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины; для этого все исполненные документы сопоставляют с количеством документов, поставленных на контроль. Кроме того, данные, включенные в сводку, могут использоваться для выявления и анализа причин задержки в исполнении документов.

В настоящее время более рационально осуществлять контроль исполнения документов позволяют автоматизированные системы контроля. Они создаются в момент регистрации документов и легко позволяют вести сроковый контроль, а также готовить аналитические справки по исполнительной дисциплине любого структурного подразделения или должностного лица за определенный период времени.

Служебный документ считается исполненным и снятым с контроля при соблюдении следующих условий:

выполнены все данные по нему поручения;

результаты рассмотрения представленных документов должностным лицом, которое давало первоначальные поручения, не требуют повторных ему докладов, а все подписанные им документы отправлены адресатам;

результаты исполнения доложены в вышестоящий орган контроля исполнения, откуда получено подтверждение о снятии данного документа с контроля (лично, либо по телефону, либо с использованием локальной вычислительной сети). Задержка в представлении информации об исполнении считается задержкой в исполнении.

На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием даты исполнения, учетного номера (входящего или инвентарного) отработанных во исполнение поручений документов и номера дела, в которое они подшиты. Отметка делается на обороте последнего листа исполненного служебного документа и заверяется подписью исполнителя.

Исполненный документ снимается с контроля. О снятии документа с контроля делается соответствующая отметка в Журнале контроля исполнения документов.

Документы, утратившие с течением времени практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию по предложению экспертной комиссии.

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

Тема 6. Контроль исполнения документов

Задание 1. На контроль ставятся документы, …

· требующие исполнения (действий), подготовки ответного документа

· поступающие в организацию справочного характера

· отправляемые из организации

· создаваемые в организации организационного характера

Задание 2. Контроль за сроками исполнения документов является функцией …

· делопроизводственной службы

· руководителя организации

· специалистов отделов

· юридической службы

Задание 3. Функция «контроль за сроками исполнения документов» закрепляется в …

· инструкции по делопроизводству (ДОУ) организации

· положении об организации

· обязанностях руководителя

· уставе организации

Задание 4. Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией является …

· индивидуальным

· типовым

· примерным

· основным

Задание 5. Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом является …

· типовым

· примерным

· эталонным

· индивидуальным

Задание 6. Ручные сроковые картотеки представляют собой ящик с …

· 33 отделениями

· 30 отделениями

· 31 отделением

· 32 отделениями

Задание 7. Итоговый контроль исполнения представляет собой анализ и обобщение данных о …

· исполнительской дисциплине организации

· исполнительской дисциплине подразделения

· выполнении всех поручений, указанных в документе

· выполнении поручений во взаимосвязанных документах

Задание 8. Текущий контроль исполнения включает постоянную проверку и регулирование …

· хода исполнения документов

· движения всех документов

· работы исполнителей с проектами документов

· сроков создания справочных массивов

Задание 9. Контроль исполнения по существу поставленных вопросов осуществляет …

· руководитель организации (подразделения) или специалист

· служба делопроизводства

· юридическая служба

· секретарь руководителя

Задание 10. Документ считается исполненным, если …

· решены все вопросы (поручения), корреспонденту направлен ответ

· поставлена отметка об исполнении документа

· исполнитель представил доклад руководителю

· исполнитель представил доклад в делопроизводство

Задание 11. Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих …

· своевременное исполнение документов

· контроль движения документов

· качество оформления документов

· своевременное документирование деятельности

Глава 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО

Дата добавления: 2014-11-08; просмотров: 748; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!