Организационные средства обеспечения построения первичного и регистрационного документооборота на предприятии в условиях компьютеризации системного учета

Собственное учетно-отчетное информационное поле предприятия, как отме-чалось выше, должно формироваться исходя из данных планово-нормативной информации разработанной и подготовленной другими управленческими служ-бами в порядке планирования и нормирования деятельности предприятия при-менительно к необходимости обеспечения его нормального функционирования, а также заблаговременно составляемого бухгалтерией совместно с другими за-интересованными функциональными службами и линейными подразделениия-ми предприятия плана контрольно-учётных точек с составлением перечня пер-вичных документов, оформляемых по каждой такой точке. При этом наиболее детализированная, т.е. аналитическая информация, должна использоваться для определения объема и границ указанного поля. Моделируемый предваритель-ный расчет объемов учетно-отчетных работ на основе планово-нормативной информации следует производить по отдельным участкам этих работ (внеобо-ротным активам, товарно-материальным ценностям, денежным средствам, средствам в расчетах, инвестициям и т.п.) в соответствии с числом учетно-от-четных позиций (наименований) и состояний конкретных ресурсов (начальные и конечные остатки и обороты по статьям аналитического учета) примени-тельно к требованиям контроля хозяйственных операций в соответствии с раз-работанным бухгалтерией совместно с метрологической, финансово-плановой и другими заинтересованными службами и подразделениями предприятия вы-шеуказанного плана функционирования учетно-контрольных точек, оснащае-мых необходимыми техническими средствами метрологического контроля, а также числа повторений одной и той же номенклатуры материальных ресурсов по конкретным поставщикам, а готовой продукции по различным покупателям с учетом частоты выполнения обязательств по поставкам этих ресурсов.

При определении объемов учетно-отчетных работ по учету средств в расче-тах необходимо принимать во внимание по соответствующим видам денежных средств (наличные и безналичные) как число контрагентов по расчетам, так и планируемую частоту осуществления расчетов с контрагентами по поставкам (постав-щиками и покупателями). В этой связи отделы снабжения и сбыта должны, по мере планирования заключения договоров на поставки матери-альных ресурсов предприятию, предоставлять необходимую специфицирован-ную информацию о планируемой частоте поставок таких ресурсов по их видам (наименованиям) в его бухгалтерию.

Специфическим участком учетно-отчетных работ является учет расчетов по оплате труда (учет выработки и заработной платы), по которому отдел труда и заработной платы, а при его отсутствии нормировщики планово-производст-венного отдела, должен определить планируемую частоту сдачи первичных до-кументов по отдельным технологическим операциям и видам полуфабрикатов (деталей, узлов, полупродуктов) и продуктов о выработке на отдельных рабо-чих местах, а также количество планируемых видов оплаты труда персонала предприятия. Указанные сведения должны быть переданы в бухгалтерию пред-приятия заблаговременно до начала осуществления учетных процессов по это-му участку учетно-отчетных работ. Путем перемножения числа совершаемых технологических операций на число наименований вырабатываемых полуфаб-рикатов готовых продуктов (изделий) либо видов работ в производственных процессах или в процессах управления производством, и на число видов оплат определяется объем учетно-отчетных работ по этому их участку по показателям учета количества и стоимости вновь создаваемых видов стоимости. Причём, при осуществлении расчетов по оплате труда должно быть учтено и количество видов оплат за фактически учтенное неявочное (неотработанное) на рабочем место время наемных работников, обусловленное законодательством о труде в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Важным моментом формирования собственного учетного информационно-го поля является установление его информационных границ исходя из выявлен-ного объема учетно-отчётных работ по их отдельным участкам. Такие границы устанавливаются посредством определения по каждому участку названных ра-бот совокупности планово-нормативной и фактической учетно-отчетной ин-формации, необходимой для ведения системного учета и составления финансо-во-бухгалтерской и иной официальной отчётности. При этом выявляются объ-ёмы учетно-отчётных работ в учетных позициях (графоклетках), а также объ-ёмы учетно-вычислительных работ в арифметических и/или алгебраических действиях.

Информационные границы собственного учетно-отчетного поля предпри-ятия по отдельным видам учётной информации призваны ограничить потреб-ности бухгалтерии и других служб управления предприятием в системной первичной учетно-отчётной информации, имеющих юридическую доказатель-ность в соответствии с нормами отечественного и международного законода-тельства, как по её составу, так и по отдельным объёмам в пределах каждого вида. Таким образом, собственное учетно-отчетное информационное поле пред-приятия представляет собой совокупность планово-нормативной и фактической учетной информации, необходимой для ведения учёта и составления отчётнос-ти за строго определенный отчетный период времени. Причём фактические объёмы и границы этого поля могут существенно отличатся от планово-расчет-ных (т.е. моделируемых величин). В связи с чем в течение каждого отчётного периода времени при выявлении существенных расхождений в величинах смо-делированного и фактического учетно-отчетного поля в работу бухгалтерии следует вносить необходимые коррективы в части распределения общих объ-ёмов информации между отдельными исполнителями либо производить работу по доукомплектованию (сокращению) бухгалтерских или учётных кадров как в бухгалтерии, так и в соответствующих линейных и функциональных подразде-лениях предприятия.

Структурирование собственного учетно-отчетного поля предприятия осуще-ствляется, как отмечалось ранее, посредством формирования предметно-ориен-тированных документопотоков по отдельным участкам учётно-отчётных работ, начиная с первичной учётной документации и кончая учётными регистрами аналитического и синтетического учёта, а также формами официальной финан-сово-бухгалтерской и иной отчётности, исходя из требований контроля учётных данных, предусмотренных планом создания учётно-контрольных точек на пред-приятии. Формирование отдельных учётных информационных потоков долж-но обеспечивать удовлетворение как внутренних информационных потребнос-тей бухгалтерии, так и информационных потребностей других управленческих служб, предприятия посредством составления и представления им необходимой выходной для каждого участка учётно-отчётных работ фактической информа-ции в сопоставлении с планово-нормативными данными. Доступ к файлам вы-ходных учетно-плановых данных должен быть предметно-ориентированным и регламентированным во времени в условиях нормального диалогового режима работы компьютерной сети. В учетных регистрах выходных учетно-плановых или учетно-нормативных данных, отражаемые и представляемые другим управ-ленческим службам планово-нормативные величины следует отражать в перес-чете на фактические величины количественных показателей, т.е. они должны быть представлены в виде планово-нормативных величин в расчёте на фактиче-ские объемы производства (выработки, фактические объёмы поступления или отпуска материально-технических ресурсов, в том числе на объёмы выпуска, отгрузки и реализации продукции.

Структура учётно-отчетного поля на предприятии реализуется путем разра-ботки и утверждения руководством предприятия по каждому участку учётно-отчётных работ графиков первичного и сводно-регистрационного документо-оборота, а также рабочего плана счетов бухгалтерского учёта. С помощью та-ких графиков и рабочего плана счетов учетно-отчетные документопотоки, в том числе и на машинных носителях, локализуются по должностным лицам отдельных линейных и функциональных подразделений, обязанных соблюдать эти графики и представлять бухгалтерии предприятия необходимую первичную и сводную либо планово-нормативную информацию. В графиках первичного и сводно-регистрационного документооборота, составляемых бухгалтерией и ут-верждаемых руководством предприятия, необходимо предусматривать время на составление, переоформление и представление в бухгалтерию первичной учёт-ной документации, её бухгалтерскую обработку, включая время на введение в компьютерную технику на рабочих местах бухгалтеров, а также на формиро-вание учётных регистров. Структурирование сводно-регистрационного доку-ментооборота на предприятии осуществляется, как правило, посредством раз-работки и применения плана счетов бухгалтерского и управленческого учета. При этом по отдельным счетам, субсчетам различных порядком регламенти-руется составление учетных регистров определенных видов и наименований, включая учётные регистры налогового учёта, составляемые бухгалтерией нало-гоплательщика, с обязательным составлением перечней (описей наименований) регистров аналитического и синтетического учёта. К разработанному в разви-тие плана счетов бухгалтерского учёта РФ рабочего плана счетов предприятия должны быть подготовлены пояснительные документы в виде краткой инструк-ции пользователям, что особенно важно при применении для ведения автомати-зированного учёта и составления финансово-бухгалтерской, а также управлен-ческой, отчётности компьютерных программ.

Содержание критериев оценки рациональности построения бухгалтер-ского учета, их сущность и значение

Степень автоматизация, компьютеризации, оптимальности и адаптивности системного учёта и отчётности являются обособленными общими критериями их рациональной постановки в свете всё ещё допускаемых больших затрат руч-ного труда на ввод первичных учётных данных в персональные и сетевые ком-пьютеры на автоматизированных рабочих местах бухгалтеров предприятий на-шей страны. Критерии автоматизации, компьютеризации, оптимальности и ада-птивности реализуется посредством разработки и применения при выполнении учётно-вычислительных работ программного обеспечения для соответствую-щих автоматизированных рабочих мест бухгалтеров либо специализированных компьютерных операторов, ведущих при децентрализованной постановке сис-темного учета работу по бухгалтерской обработке первичной информации в ли-нейных подразделениях предприятия.

Автоматизация учётно-вычислительных работ предполагает автоматизиро-ванную обработку первичных учётно-отчётных данных, вводимых с машинных носителей, включая автоматизированную передачу данных по каналам факси-мильной или факсмодемной связи либо иной автоматизированной связи, в том числе и по интернету в системе e-mal, в бухгалтерские программы персональ-ного либо сетевого сервера компьютера рабочего места бухгалтера либо специ-ализированного оператора. При этом бухгалтерские программы могут быть ада-птивными и неадаптивными. Оптимальность и адаптивность как свойства программного обеспечения должны гарантировать возможность его пользова-телю разрешения на оптимум типовых задач и ситуаций, которые связаны с инвариантными решениями при формировании выходной учётной информации в зависимости от содержания первичных учётно-отчётных данных. В отличие от оптимлаьного и адаптивного неоптимальное и неадаптивное программное обеспечение указанной возможности его пользователю не предоставляет, что свидетельствует о недостаточной эластичности и невысоком интеллектуаль-ном уровне применяемых для ведения учёта и составления финансовой и иной отчётности компьютерных бухгалтерских отечественных программ.

В свою очередь при проведении автоматизации в аспекте эффективного уп-равления предприятием необходимо соблюдение определенных требований к качеству первичных учётно-отчётных данных, обеспечиваемого применением в составе первичной информации, фиксируемой на машинных носителях пер-вичных данных, кодов – идентификаторов, обеспечивающих возможность сис-темного обобщения этой информации, включая признаки прямой её принад-лежности к статьям либо промежуточным рубрикаторам и другим объектам сводно-аналитического и синтетического учёта. Иначе говоря, в составе исход-ной первичной учётной информации в обязательном порядке должна содер-жаться не только переменная, т.е. однократно фиксируемая учётная информа-ция, но и условно-постоянные учётные данные в виде кодов – идентификато-ров, обеспечивающих в необходимых случаях соблюдение учётных признаков прямой принадлежности переменной информации к объектам учёта. Указанный подход гарантирует при автоматизированном вводе первичных учётных данных возможность дальнейшего исключительно автоматического получения итого-вой выходной адресной учётной информации как оперативного, так и периоди-ческого характера и должен быть реализован посредством проведения подгото-вительных работ к проектированию автоматизированного учёта и составления отчётности.

При реализации адаптивного подхода к формированию учётно-отчётного по-ля (пространства) на предприятии необходимо проведение подготовительных работ в части обеспечения внесения изменений в процедуры автоматизирован-ной корректировки параметров, определяющих порядок и последовательность формирования как первичных, так и сводно-регистрационных учётно-отчётных данных на машинных носителях или источниках посредством предварительной разработки и применения процедур автоматизированного проведения пересчё-тов начальных остатков и текущих оборотов, учитываемых на бухгалтерских счетах, по методологии, сложившейся по состоянию на конец каждого отчет-ного периода, что позволяет рассматривать оперативную учётную информацию в течение отдельных внутригодовых отчётных промежутков времени в качестве предварительной, подлежащей обязательной последующей корректировке. Большое внимание при этом должно быть уделено использованию при разра-ботке корректировочных программ применению средств САПР (средств авто-матизированного проектирования).

Оптимальный и адаптивный подход к постановке бухгалтерского учёта озна-чает, что он должен обеспечить возможность быстрой полуавтоматической или автоматической корректировки базы данных в случаях изменения состава текущей планово-нормативной информации, необходимой для нормального функционирования системного учёта и составления финансовой и иной отчёт-ности, изменений методологии ведения учёта под влиянием динамики эконо-мико-правовых факторов. в том числе по степени оперативности и составу учётных данных об отклонениях от смет и норм, предусмотренных плановыми заданиями и тому подобных случаях. В современных условиях с точки зрения достижения максимальных возможностей оптимизации управления предприя-тием сложившаяся система бухгалтерского учёта в мире и, в том числе в нашей стране, не оптимальна и не адаптивна, поскольку не обеспечивает возможности получения оперативных и периодических учётных данных об особых состоя-ниях предмета совершаемых хозяйственных операций и процессов деятельнос-ти предприятия. По оценкам зарубежных экспертов ряда экономически разви-тых стран мира по степени удовлетворения требований адаптивности современ-ный системный бухгалтерский учёт отстаёт не менее чем на 50 лет в указанных странах. Ещё большее отставание наблюдается в развивающихся странах мира, в том числе и в нашей стране. Следовательно, требование адаптивности всегда связано с рядом факторов, обеспечивающих наиболее полное удовлетворение всё возрастающих информационных потребностей пользователей учётными данными, в том числе по линии качественного улучшения состава и содержа-ния этих данных о специфических состояниях предметов хозяйственных опе-раций и процессов. В числе таких специфических состояний предметов наз-ванных операций и процессов, не отражаемых в современном отечественном бухгалтерском учете обособленно, имеют место следующие учетные данные: 1) об объёме заказанной покупателями продукции (товаров); 2) о величинах про-изведенных объемов продукции (товаров), реализуемых предприятием в иници-ативном режиме; 3) о неликвидных производственных запасах сырья и материа-лов, а также полуфабрикатов; 4) об оприходовании возвратов товарно-материа-льных ценностей поставщиками и отпущенной в порядке поставки готовой продукции покупателями (заказчиками); 5) о количественно-стоимостных поте-рях из-за допущенных рассогласований в уровне погрешностей измерения на отдельных стадиях формирования материальных потоков на предприятии; 6) о пролонгации срока течения исковой давности вследствие составления легитим-ных актов сверки взаимных расчётов, фиксирующих состояние дебиторской или кредиторской задолженности предприятия на определенную дату в преде-лах срока такой давности; 7) о потерях от внутрисменных и целодневных про-стоев; 8) о суммах возмещения и невозмещения должностными лицами, нане-сённого ими ущерба предприятию и ряде других.

Изложенное позволяет сделать вывод о том, что соблюдение требований адаптивности дает возможность в условиях автоматизированного учёта и конт-роля успешно решать задачи по дальнейшему повышению аналитичности и эф-фективности системного учёта, а также усилению его контрольных функций посредством расширения номенклатуры применяемых в автоматизированном учёте кодов-идентификаторов соответствующих специфических состояний предметов совершаемых хозяйственных операций и процессов, что должно быть включено в состав работ по разработки проекта автоматизации либо комплексной компьютеризации учёта и финансовой или иной отчетности на предприятии либо качественного улучшения уровня этих средств повышения производительности труда бухгалтеров.

Модель предварительного расчета объема учетно-отчетных работ вытекает из определения влияния факторов внешней и внутренней среды на состав и ко-личество, а также содержание реквизитов первичных учетных документов, представляющих собой первичный документооборот предприятия. К числу вне-шних факторов относятся количество поставщиков и номенклатура матери-ально-технических ресурсов, необходимых для нормальной работы предпри-ятия, количество покупателей и номенклатура производимой предприятием продукции, выполняемых работ и оказываемых услуг. На действующих пред-приятиях (организациях, учреждениях) предварительному расчету объемов уче-тно-отчетных работ, выполняемых бухгалтерией, должен предшествовать эко-номический анализ производственно-хозяйственных связей предприятия с по-купателями и поставщиками, производимый для выявления степени эффектив-ности постановки первичного учета материально-технических ресурсов, по-сту-пающих в хозяйственный оборот предприятия, и его достаточности для контро-ля за нормальными товарно-денежными отношениями предприятия. Следова-тельно, моделирование предстоящих к выполнению и экономический анализ фактических объемов учетно-отчетных работ являются весьма существенными и главными инструментами бухгалтерского дела, включаемыми в его метод.

Содержание применяемого предприятием финансового механизма на нор-мально работающем предприятии должно быть оформлено в виде утвержден-ной его руководством финансовой политики, представляющим собой планово-финансовый документ конфиденциального назначения, содержащий не подле-жащую разглашению «коммерческую тайну». Вследствие этого, в зависимости от качества финансовой политики предприятия, с помощью информации об объемах и составе учетно-отчетных работ используется механизм учетной по-литики предприятия, который, однако, не должен раскрывать «коммерческую тайну», содержащуюся в финансовой политике предприятия. При использова-нии механизма и формировании положений учетной политики следует иметь ввиду, при прочих равных условиях, необходимость ориентирования её поло-жений на нормы действующего законодательства и предписания нормативных актов, регламентирующих порядок ведения системного учета и составления фи-нансово-управленческой отчетности. Бухгалтерское дело исходит из принци-пиального отправного положения о том, что системный учет и финансово-уп-равленческая отчетность должны вестись на основании норм отечественного и международного законодательства, регламентирующих бизнес и деятельность хозяйствующих субъектов в Российской Федерации, и в соответствии с этими нормами.

Таким образом, правовое поле при реализации работ бухгалтерское дела сле-дует рассматривать в непосредственной связи с действием в нём финансово-экономического механизма получения чистой прибыли предприятия. Механизм действия правового поля в среде бухгалтерского дела в отечественной теории и практике недостаточно разработан, поэтому даже при полном соблюдении норм и правил ведения бухгалтерского учета в РФ нельзя утверждать, что учет на предприятии поставлен в соответствии с положениями действующего оте-чественного и международного законодательства. Иначе говоря, разработка и применение механизма определения влияния правового поля при постановке учета и отчетности на предприятии требует тщательной разработки и подготов-ки. Естественно, при использовании и оценке положений действующего отече-ственного и международного законодательства в бухгалтерском деле следует выявить отсутствующие в РФ международные экономические законы и разра-ботать механизм применения положений действующего отечественного законо-дательства. Отметим, что в значительной мере при постановке системного уче-та и отчетности речь идет о разработке дополнительных рубрикаторов аналити-ческого учета, необходимых для обеспечения учета и контроля активов и пас-сивов, находящихся в обороте предприятия, а также о поиске путей наиболее полного и эффективного сохранения и приумножения капитала в обороте пос-редством использования в системе управления учетно-контрольных механиз-мов при одновременном приоритетном соблюдении финансовых интересов, прежде всего, владельцев предприятия, включая осуществление внешних и внутренних аудиторских проверок состояния учета и финансово-управленчес-кой отчетности.

Выявление влияния правового поля на постановку учета и финансово-управ-ленческой отчетности имеет и самостоятельное значение, поскольку одним из отправных положений бухгалтерского дела является их организация в соответ-ствии с нормами действующего законодательства, регламентирующего учетно-отчетные процедуры на предприятиях, а также порядок осуществления отдель-ных видов сделок гражданскими юридическими или физическими лицами, т.е., прежде всего, в соответствии с положениями ГК и НК РФ. Так, в настоящее время имеются недоработки в постановке учета и отражения в отчетности в соответствии с требованиями отечественного и международного законодатель-ства учетно-отчетных следующих данных: о величине дебиторской и кредитор-ской задолженности, о справедливой и специальной стоимости активов и пас-сивов, о стоимости отдельных видов забалансовых активов и пассивов и т.п..

Отсутствие в отечественном законодательстве правовых положений о теку-щей перманентной индексации первоначальной стоимости активов и пассивов приводит к неполному действию, а на практике к полному бездействию, норм присущего рыночной социально-ориентированной экономике закона о сохране-нии и приумножении капитала в обороте, что существенно сдерживает эконо-мическое развитие бизнеса, особенно в низко рентабельных его отраслях. Бух-галтерское дело, как и бухгалтерский учет и финансово-управленческая отчет-ность, осуществляются исключительно в интересах оптимального управления предприятием,т.е. в интересах, прежде всего, владельцев (собственников) пред-приятий (организаций, учреждений), поэтому разработка и применение меха-низма индексации стоимости активов и пассивов в различных отраслях эконо-мики должно быть, по нашему мнению, включено в состав требований, предъ-являемых к постановке учета и отчетности всех видов юридических лиц.

Кроме того, при постановке бухгалтерского учета и отчетности необходимо тщательно подготавливать постановку учета и финансово-управленческой от-четности в соответствии с требованиями закона о непрерывной деятельности предприятия (организации, учреждения) с тем, чтобы уже на стадии подготовки учетных процессов обособить процедуры получения учетно-отчетных данных о фактической величине непроизводительных расходов и финансовых потерь, возникающих в случае прерывания деятельности предприятия.

Особого подхода и разработки требуют вопросы постановки обособленного учета и отчетности о производстве продукции, сертификация которой временно по различным причинам не удовлетворяет международным положениям о регламентации её качественных параметров, а также об объемах и стоимости не конкурентноспособной продукции, имеющей тем не менее сбыт на отечествен-ных и международных рынках. В частности допускаемые на практике недостат-ки в сертификации опытно-эксперементальной и мелкосерийных видов продук-ции могут привести при отсутствии обособленного учета и контроля к большим финансовым потерям как у её производителей, так и потребителей. Имеющиеся в отечественной практике недостатки и недоработки в процедурах сертифика-ции отдельных видов производимой и в массовом порядке продукции также требуют выявления объектов для обособленного учета и контроля, в том числе и при вовлечении в хозяйственный оборот вторичных и недостаточно тщатель-но сертифицированных сырьевых и товарно-материальных ресурсов, в том чис-ле, например, вторичных ресурсов или добытых полезных ископаемых.

В правовом поле дело рациональной постановки системного учета и финан-сово-управленческой отчетности требует разработки принципов самонастраи-вающейся на влияние факторов внешней и внутренней среды адаптивной сис-темы обобщения учетно-отчетных данных. Это, особенно, актуально при час-том изменении положений действующего законодательства и условий право-применительной практики, обусловливающих необходимость пересчета учет-но-отчетных данных в соответствии с положениями вновь введенных законов или подзаконных нормативных актов, регламентирующих порядок ведения уче-та и составления отдельных видов отчетности. До настоящего времени указан-ные вопросы постановки адаптивного системного учета и внесения корректи-вов в финансовую и управленческую отчетность в отечественной теории и практике разработаны в настоящее время совершенно недостаточно.

Особого подхода в бухгалтерском деле требует и необходимость решения во-просов формирования информационных потоков в рамках проектируемого ин-формационного обмена различных управленческих служб и бухгалтерии пред-приятия (организации, учреждения) между собой. При этом следует заранее установить методом моделирования порядок подготовки документального обе-спечения состава и очередности взаимного удовлетворения информационных потребностей отдельных служб и должностных лиц предприятия. Так, в част-ности следует до начала учетно-отчетных процессов устанавливать состав и очередность представления бухгалтерии сметно-финансовой и планово-произ-водственной информации, необходимой для рациональной постановки систем-ного учета и финансово-управленческой отчетности на предприятии. Особо при этом разрабатываются процедуры и состав удовлетворения внутриучетных и внешних для бухгалтерии информационных потребностей в учетно-отчетных данных.

Помимо общих критериев рационализации, существуют частные критерии оптимальности постановки бухгалтерского учета включают несколько взаи-мосвязанных, но тем не менее разнородных групп этих критериев, в том числе: 1) точность, полноту, юридическую доказательность, достоверность и эко-номичность учетных данных; 2) оперативность и своевременность данных сис-темного учета и отчетности; 3) применение актуальных объективных прогрес-сивных стоимостных оценок в системном учете и финансовой и иной отчет-ности; 4) критерий публичности данных финансовой отчетности по отечествен-ному и международному законодательству; 5) другие критерии рационализации построения бухгалтерского учета. Содержание этих критериев в той или иной мере было рассмотрено при изложении вопросов первой и частично второй тем и не требует особых пояснений.

Дата добавления: 2014-11-15; просмотров: 367; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!