Главная страница Случайная лекция Мы поможем в написании ваших работ! Порталы: БиологияВойнаГеографияИнформатикаИскусствоИсторияКультураЛингвистикаМатематикаМедицинаОхрана трудаПолитикаПравоПсихологияРелигияТехникаФизикаФилософияЭкономика Мы поможем в написании ваших работ! |
Документальное оформление заказаОтносительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки. В них рекомендуется: 1) обозначить его, в целях выделения бланка заказа среди других документов словом «заказ» или «заказ на поставку»; 2) присвоить документу порядковый номер. Он применяется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и т. п.). Наличие порядкового номера поможет быстрому поиску нужного документа; 3) указать название и адрес компании. Эти сведения служат информацией поставщику, с кем ему предстоит иметь деловые отношения, куда поставлять товар и отсылать счет; 4) в бланке заказа должно быть указано должностное лицо, желательно, чтобы им являлся человек, стоящий у истока заказа. Это поможет поставщику при необходимости решить возникшие у него проблемы с конкретным человеком. Ему же он может адресовать интересующие его вопросы, связанные с заказом; 5) указывается дата, наименование и адрес поставщика. 6) поставить сроки и указать количество поставляемых товаров; 7) описать товар. В заказе на поставку должны быть четко определены необходимые товары со ссылками не предложение о закупках и заявкой на спецификацию; 8) если адрес поставки не тождественен основному адресу предприятия, названного в бланке заказа, необходимо его указать; 9) цена на товар должна быть проставлена в бланке заказа во избежание конфликта при расплате за поставленные товары; 10) нужно предоставить свои банковские реквизиты, чтобы не возникали различные финансовые недоразумения. Копия заказа направляется в подразделения потребителя для проверки на соответствие уведомлениям о поставке поступившего товара. При проверке используется описание товара. Уведомление об отгрузке направляется поставщиком после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывают номер заказа и время поставки. Когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы, оформляется документ поставщика. В нем указывается: 1) адрес отправителя и его название, описание продукции, количество мест, вес продукции, специфика транспортировки, название поставщика. Для информирования подразделений-потребителей о факте доставки товара, для контроля бухгалтерией соответствия уведомления об отгрузке товара подтверждением получения поставки являются копии заказа и счета; 2) номер сопроводительного письма, дата поставки, способ транспортировки, отправитель – все это в книге регистрации товаров вместе с их кратким описанием. Некоторые предприятия не используют приведенные виды уведомления, предпочитая хранить нужные сведения непосредственно в компьютере, но при недобросовестнности поставщика лучше иметь письменные документы; 3) не будет лишним в некотором документе описывать брак и другие недостатки предоставленного товара для принятия нужных мер отделом закупки.
Дата добавления: 2014-02-27; просмотров: 532; Нарушение авторских прав Мы поможем в написании ваших работ! |