Понятие и значение делопроизводства в государственном управлении

Делопроизводство, как отрасль знания, известно на Руси с XVIII в. – административной реформы Петра I по созданию колежского делопроизводства. В тот период закладывались основы государственного централизованного установления основных правил работы с документами. Современное делопроизводство получило наиболее стремительное развитие в ХХ веке с развитием технических средств коммуникации и компьютерной техники. Многие стандартные документационные операции в ХХ веке приобрели новое содержание и расширили сферу документационной деятельности. С развитием компьютерных технологий делопроизводство становится доступным любому пользователю, включая работу с самыми разными видами документов и создание электронных архивов индивидуального пользования.

Эти тенденции отразились в применении для области знания о документационных операциях в процессе управления организацией, учреждением названия – документационное обеспечение управления. По существу старое и новое названия тождественны, и равно применяются в законодательных актах, регулирующих вопросы делопроизводства.

Сам термин делопроизводство применяется в двух значениях.

1. Делопроизводство как вид деятельности.Делопроизводство при этом понимается как деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Рассмотрим основные понятия, связанные с таким пониманием делопроизводства.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их предоставления. По отношению к понятию информация главным является ее фиксация, а способ (графика, печатный текст, магнитная запись и прочее) имеет второстепенное значение.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и прочее). Формирование и использование информационных ресурсов является сферой государственного регулирования в Российской Федерации.

Документирование– запись информации на различных носителях по установленной форме. Таким образом, документирование предполагает некоторую форму, модель предоставления информации, хотя сам процесс документирования может выражаться в фиксации информации на каком-либо носителе – бумаге, перфоленте, оптической, магнитной и прочих разновидностях записи.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Для документа важна форма представления информации, эту форму обеспечивают ряд реквизитов, совокупность которых на документе позволяет относить информацию к документам определенного вида и назначения, т.е. идентифицировать информацию.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. В России история появления и закрепления на документах их реквизитов имеет богатую традицию, часть реквизитов документов полностью потеряли значение (например: скрепа, помета), другая часть на протяжении веков сохранили значение (например, регистрационный номер). В настоящее время насчитывается 30 реквизитов документов, каждый имеет строго определенное место на документе, но только часть является обязательными, придающими документу юридическую силу.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Из определения следует, что понятие документ может иметь самую широкую область применения (в редакторе Word каждый текстовый файл – документ), официальным документ становится только после его полного оформления и удостоверения – заполнения необходимых реквизитов.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Таким образом, официальный документ не тождественно его юридической силе, только юридическая сила документа способна передавать распорядительное начало. Официальный документ получает юридическую силу при наличии трех обязательных компонентов: 1. соответствует действующему законодательству; 2. издан уполномоченным органом или должностным лицом; 3. оформление соответствует документу конкретного вида.

Делопроизводство в организации осуществляют специальные структурные подразделения - Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ).На них возлагается обязанность по осуществлению единой системы делопроизводства. Под службами ДОУ подразумеваются известные структурные подразделения учреждений – канцелярии, секретариаты. В структуре министерств службы ДОУ носят название Общий отдел, Управление делами. Независимо от названия каждая служба ДОУ выполняет схожие правила организации документооборота, т.е. осуществляют единую систему делопроизводства.

Делопроизводство принято разделять на общее и специальное. Общее делопроизводство осуществляет операции с управленческой документацией (распорядительной, бухгалтерской, кадровой и прочей) на основе единой системы законодательных и нормативно-методических актов. Специальное делопроизводствопредназначено для документов, порядок работы с которыми регулируется отдельными (специальными) законодательными актами: уголовное и гражданское делопроизводство, производство по протоколам об административных правонарушениях, судопроизводство и некоторые другие. Необходимо учитывать, что общее и специальное делопроизводство могут очень сильно отличаться друг от друга – даже терминологически. Так. Например, под термином «протокол» в общем делопроизводстве понимается управленческий документ, закрепляющий решение коллегиального органа управления (протокол собрания, например). В уголовном делопроизводстве протокол – это документ, который фиксирует ход следственного действия. В административно-юрисдикционном делопроизводстве «протокол» - это, в первую очередь, протокол об административном правонарушении и т.д.

Кроме того, в деятельности служб ДОУ можно выделить две группы операций:

1. Документационные операции представляют собой деятельность по документированию процессов управления и организацию работы с документами.

2. Организационные операции в наиболее общем виде представляют собой деятельность делопроизводственных служб по обеспечению рациональной и продуктивной работы руководителя.

К числу документационных операцийслужб ДОУ относят:

1. прием и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов;

2. предоставление документов руководителю для их визирования (наложения резолюции о порядке исполнения);

3. передача работникам (исполнителям) организации документов, поступивших от руководства с резолюциями,

4. контроль исполнения документов;

5. информационно-справочная работа по документам, находящимся в производстве исполнителей, стоящих на контроле и др.;

6. составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий;

7. систематизация и хранение документов, находящихся в делопроизводстве;

8. обеспечение сохранности печатей, штампов и бланков;

9. формирование дел, в соответствии с номенклатурой дел учреждения, организации, предприятия;

10. подготовка документов и дел для передачи в архив.

Содержание отдельных документационных задач тесно связано с обеспечением в организации документооборота и контролем за движением документов на каждом из этапов. Это содержание будет раскрыто несколько позже, при изучении стадий и этапов документооборота.

К числу организационных операций служб ДОУ относят:

1. подготовка рабочего места руководителя;

2. обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек;

3. организация приема посетителей, вызов сотрудников организации по указанию руководителя;

4. организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону;

5. подготовка служебных командировок руководства;

6. подготовка совещаний, заседаний;

7. подготовка информационно-справочных материалов по указанию руководства;

8. обучение методике организации документооборота и работе с информационно-справочными базами данных в службах документационное обеспечение управления.

Дата добавления: 2014-03-08; просмотров: 1555; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!