Понятие документооборота

Деятельность ОВД и его структурных подразделений сопровождается большим числом различных документов, которые циркулируют через общее, либо специальное делопроизводство. Совокупность всех документов, движущихся между структурными подразделениями, образует документопоток. В одном документопотоке объединяются документы разных видов, общим для документопотока является направление движения документов. Разделяют три основных документопотока:

1. Исходящие документы – создаются в ОВД и предназначены для отправления по почте в адрес других органов, организаций, учреждений.

2. Входящие документы – приходят на почтовый адрес ОВД.

3. Внутренние документы – не предназначены для отправки по почте и служат для решения внутриорганизационных вопросов.

Каждый их документопотоков имеет свою особенность в количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Существуют системы учета документооборота, однако они, как правило, отражают заниженные результаты, поскольку не учитывают многочисленные копии и проекты документов, которые изготавливаются в процессе работы над документом и его исполнения, а также – приложения к документам.

Понятие «исполнение документа» обозначает выполнение соответствующим структурным подразделением либо должностным лицом требований (предложений и т.д.), изложенных в документе.

Технологическая цепочка обработки и движения документов будет различной в зависимости от того, о каком документе (входящем, исходящем или внутреннем) идет речь. Так, для входящих документов характерны следующая процедура

1. прием и первичная обработка документов,
2. регистрация,
3. предоставление руководителю и визирование документов,
4. контроль исполнения,
5. информационно-справочная работа,
6. отправка документов.

Прием и первичная обработка документов - эта операция, в основном, техническая: документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, приняты по телетайпу, по электронной почте. После проверки правильности их доставки производится вскрытие конвертов, конверты приобщаются к полученному документу, т.к. содержат адрес отправителя. Заканчивается этот этап распределением документов на регистрируемые и нерегистрируемые (периодические издания и пр.)

Регистрация имеет три цели: учет документов, контроль исполнения и справочная работа по документам. Процесс регистрации - это перенос информации реквизитов в базу данных о документах учреждения, формы регистрации могут быть журнальная, картотечная и автоматизированная.

Предоставление документов руководителю для простановки указания по исполнению должно производится начальником службы ДОУ во время, определенное Инструкцией и должностными обязанностями. Документы должны быть рассортированы по видам для удобства их изучения и оценки. Руководитель должен ознакомится с поступившими документами, сделать в необходимых случаях указание по исполнению документа, проставить отметку об особом контроле и вернуть документы службе ДОУ для исполнения.

Контроль исполнения заключается в постановке на учет срока исполнения, а так же ведение особого контроля по резолюции руководителя. В зависимости от вида документов сроки исполнения могут быть установлены либо законодательством, содержаться в инициативном документе, либо назначаться руководителем учреждения. Обязанность службы ДОУ докладывать о их соблюдении.

Информационно-справочная работа заключается в предоставлении информации службой ДОУ по всем обращениям о месте нахождения документов, находящихся на исполнении, а так же о наличии той или иной информации в учреждении. Данная работа ведется на основе имеющегося в распоряжении службы ДОУ банка данных о документах учреждения.

Отправка документов осуществляется после этапа их исполнения структурными подразделениями учреждения. При отправке контролируется правильность заполнения реквизитов документов исполнителя, комплектность документов и точность адресования исходящих. Все документы, отправляемые почтой, конвертируются, адресуются и маркируются службой ДОУ.

Для исходящих документов порядок обработки будет другим. Он включает в себя следующие этапы:

1. подготовка документа;
2. согласование документа;
3. подписание и утверждение документа;
4. регистрация документа;
5. отправка документа.

Большинство управленческих документов возникают в результате кропотливого труда достаточно большого числа людей. Для разработки отдельных документов привлекаются группы специалистов, которые работают над отдельными частями документа, постоянно согласовывая свои выводы и предложения. Таким образом, до момента приобретения юридической силы в течение определенного отрезка времени документ имеет форму проекта. Документ возникает, как правило, в результате прохождения ряда стадий создания проекта. Выделяют наиболее общие стадии создания проекта документа:

1.Уяснения цели создания документа. Любая проблемная ситуация в деятельности ОВД требует разрешения и в большинстве случаев – проявления властно-распорядительных полномочий руководителя. При возникновении проблемной ситуации от руководителя требуется установить ее причины и выбрать способы решения. Обычно можно выбрать несколько путей решения проблемы, один из них - административно-командный, – посредством издания распорядительных документов.

2. Сбор информации по существу проблемы. Для разработки проекта документа руководитель выбирает специалиста – исполнителя документа. Задача исполнителя собрать необходимую информацию для разработки проекта документа. В качестве информации могут использоваться ранее принятые распорядительные акты по аналогичному вопросу, подбираются дополнительные информационно-справочные материалы, направляются запросы в другие учреждения, организации.

3. Составление текста документа. Это наиболее ответственный этап разработки проекта, т.к. точность и однозначность текста определяют правильность и своевременность исполнения утвержденного документа. Содержание текста зависит от выбора вида разрабатываемого документа. Распорядительные документы требуют ясного и краткого изложения констатирующей части и обоснованного, последовательного раскрытия распорядительной части.

От разработчика проекта текста требуется четкое соблюдение норм официального, делового стиля документа. Навык соблюдения официального стиля приходит не сразу. У начинающих сотрудников ОВД, как правило, возникает потребность обращения к аналогичным текстам, такие образцы документов могут служить хорошим примером (если их составитель строго следовал нормам и правилам).

4. Согласование проекта документа. На этой стадии документ должен приобрести законченный вид, т.е. соответствовать формуляру, за исключением реквизитов, придающих ему юридическую силу. Согласование необходимо для уточнения положений, содержащихся в распорядительной части документа. Исполнитель документа согласует предлагаемые меры с должностными лицами, от которых зависит их выполнение. Этот этап разработки проекта отражается в реквизитах «гриф согласования», либо «виза согласования». Замечания и предложения, возникшие в процессе согласования, могут оформляться приложением к проекту документа. Прохождение согласования документа значительно упрощает процедуру утверждения.

5. Подписание, утверждение документа. На этом этапе заполняются все реквизиты, придающие документу его юридическую силу и позволяющие его идентифицировать. Утвержденный документ свидетельствует о сроке и качестве исполнения документа, инициировавшего разработку проекта. На инициативном документе руководитель указывает реквизит «Отметка об исполнении и списании в дело». Инициативный документ подшивается (списывается) в дело вместе с собранными информационно-справочными документами. Вновь изданный документ после регистрации в службе ДОУ рассылается его исполнителям с резолюцией руководителя и контрольным сроком для исполнения.

Для внутренних документов, которыене выходят за пределы учреждения, характерно сочетание двух способов обработки: сначала к ним применима последовательность действий по обработке исходящих документов, а затем – входящих.

По завершению работы с документами они подшиваются в дела, которые в конце каждого года готовя к сдаче в архив либо к уничтожению.Подготовка архивных дел - этот этап заключается в подготовке дел к сдаче в архив учреждения. Деятельность самих архивов устанавливается соответствующим Положением о ведомственном архиве. Подготовка к сдаче дел в архив проводится с помощью сотрудников архивов и включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов (наиболее ценные документы могут передаваться на постоянное хранение в государственный архив), оформление дел и составление описей на дела постоянного и долговременного хранения. В соответствии с номенклатурой дел они могут хранится в учреждении 1 год, 3 года, 5 лет, 10, 15 и т.д. лет. Одна из задач, которую решает экспертиза - это выделение дел подлежащих уничтожению в связи с истечением срока хранения по состоянию на 01 января каждого года, на такие дела составляется акт о уничтожении. В процессе оформление дел длительного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет) их переплетают в твердые папки в 4 прокола и переплетают, оформляют реквизиты обложки. На оформленные к сдаче в ведомственный архив дела составляются описи, которые служат основным учетным и справочным средством в архивном делопроизводстве.

В настоящее время в обычном и архивном делопроизводстве широко применяются электронные средства автоматизации. Внедрение их не заменяет традиционного делопроизводства (на бумажном носителе), т.к. электронные системы, при наличии многих преимуществ, остаются не совершенными: зависимы от стабильного энергопитания, подвержены внешнему воздействию на магнитные носители памяти, требуют дорогостоящей периферийной сети и пр.

Таким образом, в ходе выполнения всей последовательности технологической цепочки работы с документами, службы ДОУ решают многие сложные и ответственные задачи. Каждый из этапов документационного обслуживания можно детализировать, рассматривая, например, особенности работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Каждый из документопотоков имеет особенности по составу. Поэтому можно отдельно рассматривать особенности работы с системой приказов учреждения : вышестоящего органа, издаваемых во исполнение, инициативных, по личному составу и т.д. Специфические особенности имеет система документов финансовой и хозяйственной деятельности, работу с которыми так же обеспечивает служба ДОУ.

Из многообразия элементов организации документационного обслуживания управленческой деятельности учреждения складывается значение, которое занимают службы ДОУ в системе функций управления: непосредственно ими устанавливаются технологии управления, осуществляется документирование управленческой деятельности, совершенствуются методы работы с различными системами документов, контролируется документооборот и его эффективность.

Дата добавления: 2014-03-08; просмотров: 941; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!