Организация служб ДОУ и работы с документами

Службы ДОУ являются самостоятельными структурными подразделениями учреждений, организаций. Возглавляются эти службы начальником, который подчинен непосредственно руководителю учреждения. Организационно-правовые и методические принципы работы служб ДОУ определяются в соответствующем ведомственном положении. В крупных учреждениях службы ДОУ имею сложную структуру, в которую входят секретариаты, канцелярии, архивы, информационно-справочные, юридические отделы и т.п. В учреждениях меньшего масштаба те же функции выполняют отдельные сотрудники. Основным нормативным документом по документационному обслуживанию в учреждении является Инструкция по делопроизводству.

В органах внутренних дел применяются три системы организации делопроизводства:

1. Централизованная - все операции по делопроизводству выполняются в одном месте, в единой для всего органа канцелярии и у секретаря (такая система характерна, например, для горрайоргана внутренних дел, отдела полиции).

2. Децентрализованная - делопроизводство ведется по отдельным структурным звеньям органа (эта система обычно применяется в крупных или территориально разобщенных подразделениях аппарата управления).

3. Смешанная система - одна часть делопроизводства осуществляется централизовано, а другая - в структурных подразделениях (данная система используется в крупных органах, сложных по структуре и с большим документооборотом, например в МВД, ГУВД, УВД).

Организация делопроизводства предполагает систематизацию документов, которые находятся в учреждении. Систематизациянеобходима для учета по различным их признакам, организации поиска документов, в том числе сданных в архив, информационно-справочного обслуживания в отношении управленческих документов по различным запросам. Для систематизации используют несколько признаков документов, каждый из которых может быть использован для поиска информации:

1. номинальный (по виду документа),

2. предметно-вопросный (по общей тематике вопроса документа),

3. авторский (общий автор ряда документов),

4. корреспондентский (постоянный адрес переписки),

5. географический (по признаку административного деления),

6. хронологический (по месяцам года),

7. экспертный (по сроку хранения в архиве).

В зависимости от специфики деятельности, документы могут систематизироваться по разным признакам.

Для систематизации документов по делам на практике используется, как правило, несколько признаков и всегда указывается хронологический признак. Признаки группировки документов отражаются в заголовке каждого дела. Например: дело «Приказы начальника ОВД за 2013 г.» содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. На каждом из таких дел должен быть указан срок хранения – экспертный признак.

Заголовки дел в делопроизводстве устанавливаются специальным документом – номенклатурой дел, который ежегодно должен проверяться экспертной комиссией ОВД, и утверждается начальником ОВД не реже одного раза в пять лет. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре дел – охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности ОВД. С помощью номенклатуры дел работник службы ДОУ должен найти место для хранения любого документа. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности, с учетом важности документов и их взаимосвязи. Сроки хранения дел указаны в ведомственном Типовом перечне документов и исчисляются с 1 января после окончания года текущего делопроизводства. Разделяют временный срок хранения дел (до 10-ти и более 10-ти лет) и дела постоянного хранения.

Делопредставляет собойпапку, в которую подшиваются документы.Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов производится в соответствии с номенклатурой дел. Для каждого номенклатурного дела в начале года заводится папка. Документ может быть подшит в папку только при наличии реквизита о направлении в дело. Толщина дела не должна превышать 250 листов, большее количество документов распределяется по томам дела. Внутри дела документы подшиваются в хронологическом порядке инициативных документов. Каждый том номенклатурных дел начинается с описи документов с указанием числа листов каждого подшитого документа. Законченные тома прошиваются и опечатываются.

Дата добавления: 2014-03-08; просмотров: 363; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!