Виды документов в управлении

Введение

Проблема обеспечения документационного управления в органах внутренних дел, в период начатой организационно-правовой реформы системы МВД, переходу к полиции является крайне актуальной. Возросший объем управленческих документов осложняют работу сотрудников аппарата управления и нижестоящих звеньев, делая фактически невозможным исполнение иных функций. Большое количество документов управления, неиспользование возможности унификации и стандартизации документов, неумение оформлять управленческие документы, бюрократизм, превращают работу руководящего аппарата в непрерывный документационный процесс, лишая возможности качественно выполнять остальные управленческие функции (организация, координация, контроль и т.д.).

Несовершенство документационного обеспечения управления образует большие организационные и экономические издержки. Значительная часть рабочего времени руководителей всех уровней внутренних дел, работников аппарата управления отводиться «бумаготворчеству».

Во многом налаживание работ с управленческой документацией зависит от руководителей разного уровня в органах внутренних дел. Но, к сожалению, не все из них уделяют должное внимание этому важному вопросу. Данное обстоятельство объясняется, как правило, нежеланием работать в этом направлении, а их недостаточным знанием вопросов построения рациональных систем документационного обеспечения управления. Требует совершенствования нормативное регулирование внедрения как самого документационного обеспечения управления, так и его автоматизации.

Цель данной лекции - оказать помощь слушателям и приобретение необходимого минимума знаний по документированию управленческой деятельности.

Какотмечалось на прошлой лекции, документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно Инструкции по делопроизводству в ОВД, документ – это совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел.

В литературных источниках обычно подчеркивается, что среди документов, отражающих руководство деятельностью ОВД (финансовых, кадровых, хозяйственных и пр.) наибольший объем приходится на документы, связанные с управлением. И наибольший объем документов управления связан с деятельностью низовых структур ОВД.

Одновременно в тех же источниках, как правило, содержится разный подход к отнесению документов к числу организационных, либо распорядительных, либо нормативных. Например, в Словаре по административному праву указано, что все административные акты по своему юридическому содержанию являются распорядительными правовыми актами. В межведомственных актах по документационному обеспечению управления укоренилось деление документов на две группы: организационные и распорядительные. А в ведомственных приказах МВД России применяется понятие нормативный правой акт – это письменный документ, изданный в соответствии с установленными требованиями правомочным на то должностным лицом Министерства, устанавливающий, изменяющий или отменяющий правовые нормы, рассчитанные на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц. К числу нормативных правовых актов, издаваемых МВД России, относятся: директивы, приказы, положения, наставления, инструкции, правила, уставы. Одновременно в нормативно-методических актах по делопроизводству в МВД России применяется и более широкий перечень документов, которые используются в деятельности подразделений Министерства – нормативные методические акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры и прочее.

В научной литературе по организации делопроизводства давно нашло применение деление документов управления в общем делопроизводстве на три группы, каждой из которых свойственны характерные признаки: организационные, распорядительные и информационно-справочные.

Организационные документы в некоторых случаях называют учредительными, поскольку они, обычно, своими нормами учреждают организацию деятельности. К их числу относят: устав, положение, инструкция, договор, штатная численность. Эта группа управленческих документов имеет ряд свойственных только им признаков:

1. принимаются для решения наиболее важных, базовых вопросов деятельности ОВД;

2. имеют долгосрочное действие и изменяются, как правило, в связи с коренным преобразованием характера деятельности ОВД;

3. утверждаются вышестоящим органом управления;

4. содержат административно-правовые нормы, которые устанавливают наиболее общие правила регулирования однотипных управленческих отношений;

5. являются основой для создания большинства распорядительных актов управления.

К организационным документам относится:

Устав – организационный документ, содержащий свод общих правил, которые регулируют основные формы (виды) оперативно-служебной деятельности отдельных структур ОВД и его сотрудников: взаимоотношения, права и обязанности в определенной сфере государственных отношений.

Положение – организационный документ сводного характера, в котором систематизировано определяются порядок образования, структура, функции, компетенция, обязанности. Положения различны по видам:

· в отношении деятельности конкретного органа управления;

· в отношении деятельности отдельных структурных подразделений;

· в отношении деятельности должностных лиц;

· в отношении работы на конкретном участке управленческой, финансовой, хозяйственной и прочей деятельности.

Инструкция – организационный документ, который устанавливает и регулирует специальные стороны деятельности ОВД, должностных лиц и граждан. Должностные инструкции имеют одинаковую структуру для любых должностей и содержат разделы: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения по должности. Иное назначение и соответственно другую структуру имеют инструкции о порядке применения нормативных документов, о порядке ведения специальной документации. Текст инструкции наиболее точно выражает организационный характер этих документов, т.к. обязательно содержит слова «!должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д.

Более универсальный характер имеют Типовые положения и Типовые инструкции, которые утверждаются для организации деятельности однотипных структур управления (например, Типовая инструкция по делопроизводству). Типовые положения содержат универсальную структуру текста, который делится на ряд обязательных разделов: общие положения, функции, задачи, права, обязанности, руководство, взаимоотношения.

Договор – организационный документ, который устанавливает правила для взаимоотношений двух взаимодействующих сторон. В сфере управления договоры, как правило, регулируют экономические отношения – это многофункциональный документ, т.к. с помощью договоров устанавливаются взаимоотношения в разных областях экономического партнерства. Некоторые договоры приобретают типовой (унифицированный) характер, например, в деятельности ОВД – стандартные отношения сторон при охране имущества, ценностей.

Штатная численность – организационный документ, который закрепляет в ОВД наименование его структурных подразделений и полный перечень должностей с указанием количества штатных единиц по каждой должности. На основании штатной численности формируется кадровый состав, устанавливаются требования к кадрам. Штатная численность неразрывно связана с другим организационным документом – штатным расписанием. В нем устанавливается сетка оклада по каждой должности и общий фонд заработной платы ОВД. Штатная численность, так же как и штатное расписание имеют отличие в оформлении от всех остальных организационных документов – табличную форму текста документа.

В организационных документах, как правило, четко разделяются содержащиеся в них правовые нормы по пунктам, подпунктам и, обычно, не содержится других смысловых элементов.

Распорядительные документыуправления составляют директивы, решения, приказы, распоряжения, программы и планы. К характерным признакам распорядительных документов можно отнести:

1. разрабатываются и принимаются по самому широкому спектру внутриорганизационных вопросов, т.е. от имени руководителя ОВД;

2. излагаемые требования, правила опираются на организационные документы, поэтому не могут им противоречить;

3. в большинстве случаев направлены на решения локальных организационных вопросов, решение которых входит в компетенцию руководителя;

4. действие правовых норм имеет, обычно, непродолжительные временные рамки (документы срочного действия);

5. Текст этих документов разделяют на констатирующую и распорядительную части:

констатирующая часть разъясняет те проблемные вопросы, которые решает распорядительная часть, но допускается и ее отсутствие, если нет необходимости разъяснения.

распорядительная часть несет основную смысловую нагрузку и детализирует необходимые действия по проблемному вопросу.

Распорядительная часть начинается словами «постановляет» («постановил»), «решает» («решил»), «приказываю» либо «предлагаю» в зависимости от вида документа. Эти слова зрительно должны разделять обе части документа.

Структура распорядительной части состоит из пунктов и подпунктов, в которых перечисляются действия исполнителей. Соответственно каждый пункт и подпункт должен содержать указание фамилии (в дательном падеже), должности, содержание деятельности и дату (срок) исполнения. Если пункт адресован нескольким исполнителям, то в начале необходимо их перечислить.

Разработка и подготовка распорядительного документа может осуществляться либо по частям разными исполнителями (для наиболее сложных документов), либо последовательно одним кругом исполнителей. Отдельные этапы этого процесса находят отражение в реквизитах визирования, согласования, утверждения.

К распорядительным документам относится:

Директива – распорядительный документ, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами управления в целях разрешения наиболее важных задач, перспектив развития и деятельности. Директивы содержат предписания ориентирующего характера.

Решение - распорядительный документ, которым оформляют, обычно, результаты изучения и обсуждения проблемных вопросов, либо ответственных решений в коллегиальных органах — коллегий МВД России, его центральных органов, МВД субъектов Федерации, а так же совещательных органов при начальнике ОВД – совещание руководящего состава.

Приказ — распорядительный акт, издаваемый руководителями, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом управления. По юридической природе приказ может создавать, реорганизовывать и ликвидировать ОВД, а так же их структурных подразделений. Посредством приказов руководитель ставит долгосрочные и текущие задачи, разрешает кадровые, финансовые, хозяйственные и прочие вопросы. Приказ не может содержать положений рекомендательного характера, его правовые нормы всегда обязательны для сотрудников ОВД. Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей части словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Программы и планы – распорядительные документы, в которых излагаются основные, приоритетные задачи деятельности и способы их решения в виде алгоритма действий, т.е. в виде комплекса взаимосвязанных мероприятий, проводимых в заданный период времени. Программы, как правило, предназначены для решения комплексных проблем, решение которых предусматривает взаимодействие нескольких ведомств, министерств, организаций. Обычно программы деятельности принимаются на период более года – это долгосрочный документ. Поэтому констатирующая часть, в которой обосновываются цели программы и указываются источники финансирования, в некоторых случаях носит название «Паспорт программы», т.е. раздел, удостоверяющий обоснованность принятой к исполнению программы действий. Планы так же содержат констатирующую часть – обоснование целей и задач, - однако, планы решают более локальные проблемы, как правило, в рамках деятельности одного ОВД, либо его структурных подразделений. Распорядительная часть программ и планов имеет табличную форму для запланированных мероприятий, обозначения срока исполнения мероприятий, назначения ответственного за исполнение, указания способа контроля исполнения и прочее. Констатирующая часть, как правило, делится на разделы, в заголовке каждого раздела конкретизируются решаемые задачи.

Выделение систем организационных и распорядительных документов имеет для делопроизводства существенное значение, т.к. наименования управленческих документов – это номинальный признак систем документов, утверждаемых в номенклатуре дел. Кроме того, четкое разделение управленческих документов по видам позволяет создавать шаблоны соответствующих документов – стандартные тексты приказов, распоряжений и прочее, в которых дана постоянная составляющая и необходимо заполнить переменную часть текста.

Организационные и распорядительные документы не возникают произвольно, самостоятельно. Как правило, основанием для этого служит официальное письмо, информационная справка, докладная записка и прочее– это третья группа информационно-справочных документов управления.

Информационно-справочные документы - это самая многочисленная группа документов, наиболее характерными для них является следующие признаки:

1. участие самого широкого круга работников в их подготовке;

2. как правило, они не требуют согласования и утверждения;

3. в них содержится информация о фактическом положении дел в процессе повседневной деятельности;

4. эти документы служат основой для разработки всех без исключения организационных и распорядительных документов и, как правило, в этом качестве служат приложением к ним;

5. информационно-справочные документы не могут обладать властно-распорядительным характером.

В группе информационно-справочных документов выделяют:

Справкисодержат текстовую, либо табличную информацию по конкретному вопросу. Справки бывают двух видов: удостоверяющие юридический факт и выдаваемые гражданам, а так же справки информационного характера. Справки предназначенные для отправки почтой должны оформляться на бланках организации (формат А4, или А5), справки для применения внутри организации оформляются на стандартных листах бумаги и должны содержать все основные реквизиты документа. Справка обязательно имеет заголовок.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного, либо вышестоящего органа. Этот документ содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями. Текст четко делится на две части: в первой констатируются факты, во второй излагаются выводы, просьбы, предложения. Внешнего и внутреннего пользования записки оформляются так же, как и справки, на бланках или стандартных листах бумаги.

Акт составляется несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия, события. Акты имеют много разновидностей, обычно четко делятся на три смысловые части: всегда одинаковая вводная часть - основания для составления акта и перечисление состава комиссии; вторая часть - констатирующая в зависимости от содержания акта может быть либо текстовой, либо табличной; третья часть может содержать выводы, предложения и подписи членов комиссии, удостоверяющих установленный факт, либо зафиксированное в документе событие. Оформляется акт на общем бланке, как всякий документ имеет заголовок и в некоторых случаях - реквизит утверждения.

Служебное письмо является средством общения, передачи информации. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать только один вопрос. Для решения нескольких невзаимосвязанных вопросов составляются отдельные письма. Письма оформляются на предназначенных для них бланках. Рекомендуемый стиль деловых писем - нейтральный, уважительный, т.е. без категоричности оборотов речи, многословия, с обращением к адресату на «Вы», «Вам», «Вас». Письма делятся на две группы:

1. инициативные письма выражают просьбу, предложение, запрос;

2. письма-ответы излагают содержание принятого решения в отношении инициативного письма, поэтому содержит реквизит ссылки на номер и дату.

Телеграмма, телетайпограмма, телекс - документ срочной передачи информации по каналам телеграфной связи. Текст должен печататься на стандартном листе бумаги на одной стороне : прописными буквами данные адресата и текст, между словами двойной интервал, абзац только один в начале текста, текст без предлогов, союзов и знаков препинания, символы (№, +, -, % и т.п.) пишутся словами. После текста проставляется разграничительная черта и ниже указывается адрес отправителя. Текст оформляется в двух экземплярах : первый заверяется печатью и передается, второй - подшивается в дело.

Телефонограмма - небольшой по объему текст (20-30 слов), который передается по телефону. Принимающий телефонограмму записывает ее в специальный журнал, либо на стандартном листе бумаги. Дополнительные реквизиты телефонограмм: время приема-передачи, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов. Эти документы регистрируются и хранятся как обычная входящая корреспонденция.

Факс - документ на бумажном носителе, который передается и принимается специальным устройством (телефаксом) по каналам телефонной связи. Факсы полностью передают внешний вид оригинала, но не обладают той же юридической силой. Некоторые факсы принимаются на светочувствительную бумагу и достаточно быстро выцветают, поэтому сразу рекомендуется снять с факса копию.

Информационно-справочные документы не обладают юридическими свойствами организационно-распорядительных документов, они не могут обязывать, либо предписывать обязательность действий, поведения. Однако, выделение информационно-справочных документов среди документов управления целесообразно, т.к. они являются основными носителями информации управления, на них приходится большая часть документооборота, а унификация этих документов способствует сокращению документооборота.

Дата добавления: 2014-03-08; просмотров: 857; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!