Виды служебных документов и деловых писем

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):

1. личные документы (автобиография, анкета, доверенность, жалоба, заявление);

2. распорядительные документы (приказ постановление, распоряжение)

3. административно-организационные (договор, контракт, отчет, устав)

4. информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка).

Документы – тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, - занимают значительное место в жизни современного человека. Они регулируют нашу социальную жизнь. Документы описывают самые разнообразные ситуации в жизни человека, и для каждой из них находится свой жанр. Со многими его жанрами каждый гражданин встречается довольно часто в своей жизни. Прежде всего, это жанры обиходно-деловой документации: заявление, расписка, характеристика, объяснительная записка, автобиография, доверенность и т.п.

Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная записка), заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящено, как правило, одному вопросу. Пишется заявление на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.

Заявление есть выражение личной воли заявителя. В связи с этим чаще всего З. оформляются от руки с обязательной подписью заявителя. Текст содержит конкретное указание на то, чего добивается заявитель. Есть 2 варианта общепринятых правил написания заявления. Расположение частей стандартно:

1) наименование адресата, к которому обращаются с просьбой, с указанием социального статуса. Если адресат – название организации, то в вин. падеже (куда?): В отдел фотокопий Государственной библиотеки РФ). Если должностное лицо – в дат пад (кому?). Расположение – правый угол листа с отступом в треть строки;

2) Ф.И.О. заявителя – под адресатом с предлогом от или без него также с указанием социального статуса, при необходимости места жительства;

3) в середине строки, если нет предлога от, слово заявление с маленькой буквы, после него ставится точка. Если есть предлог от, то слово Заявление с большой буквы без точки;

4) текст заявления пишется с красной строки: излагается просьба и причина;

5) дата слева, подпись справа.

Образец:

Ректору Калмыцкого государственного университета

Салаеву Б.К.

(от) студента 3 курса

экономического факультета

Иванова В.И.

заявление.//Заявление

Прошу разрешить мне сдать досрочно экзамены за 3 курс, так как во время экзаменационной сессии мне предстоит стажировка в Марбургском университете (Германия).

20 мая 2011 г. (подпись)

Клишированные формы:

3) просьба выражается: Прошу + инфинитив (разрешить, допустить, предоставить и т.п.); Прошу Вашего разрешения, согласия + на что? (на выезд, на зачисление..)

4) конструкции для ввода аргументации: ввиду того, что, в связи с тем, что, так как, учитывая (что?).

При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов в зависимости от типа заявления. Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбу. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:

Руководителю Аппарата Государственной Думы

Федерального Собрания Российской Федерации

Копия: Уполномоченному по правам человека в Российской Федерации

Пример адресации заявления-просьбы:

Заместителю Руководителя Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации А. И. Иванову

Чаще всего указывается общее наименование документа (Заявление), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:

Заявление

Жалоба

Объяснительная записка

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия представительствовать вместо него перед третьими лицами (чаще получить что-либо). Текст начинается с местоимения Я с дальнейшим перечислением всех своих (доверителя) паспортных и адресных данных и тех же данных доверенного лица, а также конкретное указание содержания действий, на которые получает полномочия доверенное лицо.

Расположение частей доверенности:

1) наименование документа в центре строки

2) текст с красной строки;

3) дата слева, подпись справа;

4) под датой и подписью предусмотреть место, чтобы заверить документ;

5) иногда указывается организация, куда предоставляют доверенность. Она – в верхнем правом углу листа.

Любая доверенность имеет определенный срок, оговоренный в тексте. Максимальный срок действия доверенности – 3 года.

Автобиография. Указываются Ф.И.О.; число, месяц, год рождения, место рождения, следующие сведения: об образовании (где и когда учился); о составе семьи (Ф.И.О. родителей, где и кем работают, где учатся члены семьи. С годами автобиография расширяется: в ней указываются сведения о трудовой деятельности (где, когда и кем работал, занимаемая должность), сведения о собственной семье (жене, детях).

Близким по стилю изложения является резюме. Оно – в целях саморекламы, чтобы заинтересовать работодателя. Резюме – это вид ледовой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на ту или иную должность. Международный стандарт предписывает набрать текст на компьютере. Типовое резюме включает следующие показатели:

1. Персональные данные соискателя (Ф.И.О., дата, место рождения, семейное положение, гражданство).

2. Адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контакта.

3. Наименование вакансии, на которую претендует автор резюме.

4. Перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организаций. Времени пребывания в них, наименования занимаемой должности (в случае учебы наименования учебной специальности).

5. Дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, проф. переподготовка).

6. Прочие сведения (сопутствующие знания и навыки, в т.ч. владение компьютером, вождение автомобиля, знание иностр. Языков, загранпоездки и др.)

7. Интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой проф. Деятельности соискателя.

8. Рекомендации (сведения о рекомендациях).

9. Дата, подпись.

Объяснительная записка. Составляется чаще в свободной форме с объяснением причин какого-нибудь нарушения в производственном или учебном процессе. ОЗ содержит указание адресата, текст, дату и подпись составителя.

Декану Гуманитарного факультета

Калмыцкого государственного университета

Доц. Колодько В.И.

студента 4 курса Андреева Н.Н.

Объяснительная записка

Я, Андреев Николай Николаевич, пропустил занятия с 4 марта по 16 апреля 2010г. в связи с болезнью. Справка об освобождении от занятий прилагается.

26 апреля 2010г. подпись

Характеристика - официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств сотрудника. В характеристике указываются анкетные данные сотрудника, его должность, время работы в данной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качествах, чертах характера и т. д.

Содержание характеристики можно разбить на две части — заголовочную и основную. В первой указываются: заголовок документа — «Характеристика», фамилия, имя и отчество сотрудника. Во второй - собственно текст.

Текст характеристики состоит из четырех частей:

1. Анкетные данные лица, на которого складывается характеристика (размещаются по центру листа или в столбик справа).

2. Сведения о деятельности или учебе (с какого года работает или учится, где, отношение к работе, учебе, уровень профессионализма, учебных достижений).

3. Оценка деловых и моральных качеств: сведения о поощрении (взыскании); отношения в коллективе.

4. Выводы: указание, куда подается характеристика.

Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.

Характеристики можно условно разделить по критерию - цели предоставления:

- характеристика с места работы

- производственная характеристика работника (сотрудника)

- характеристика ученика

- характеристика студента

- характеристика в суд

- характеристика в ГИБДД

- характеристика в Военкомат

- характеристика с места жительства

- характеристика с места практики

- характеристика с места учебы

В производственной арактеристике должны быть отражены следующие моменты:

- полное (официальное) название организации, в которой работал сотрудник;

- полное название должности(ей), которую он занимал в определенный период работы;

- краткое описание работы;

- оценка трудовой деятельности работника, перечень его успехов и достижений;

- оценка трудовой дисциплины;

- перечень поощрений/наказаний, примененных к работнику в период работы;

- оценка поведенческих качеств работника (по отношению к руководству, к коллегам, к подчиненным и т.п.)

Характеристика должна быть составлена на фирменном бланке организации и подписана уполномоченным представителем организации.

Если характеристика представляется в организацию, имеющую свою (оригинальную) форму характеристики, то характеристика составляется по этой форме.

Дата добавления: 2014-05-01; просмотров: 2881; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!