Процесс участия фирмы в работе выставки

Основные этапы:

1.Принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке;

Выставка являет­ся местом демонстрации передового опыта, использования новейших достижений науки и техники. Она вряд ли по­может предприятию, выпускающему морально устаревшую продукцию, качество которой невысоко. В то же время участие в работе выставки требует значительных усилий большого числа сотрудников, а также вложений финансо­вых и материальных ресурсов, что может позволить себе далеко не каждая фирма.

2 Определение целей участия фирмы в работе выставки;

Выставочная деятельность должна быть четко опре­делена необходимостью решения основных маркетинговых задач фирмы. В качестве таковых могут выступать:

• поиск новых рынков;

• расширение числа покупателей;

• внедрение нового товара на рынок;

• поиск новых посредников;

• позиционирование своей продукции относительно товаров конкурентов;

• определение возможного спроса на новый товар;

• завязывание контактов в деловом мире страны-организатора выставки;

• формирование благоприятного имиджа фирмы на конкретном рынке;

• интенсификация рекламы нового товара;

• непосредственный сбыт продукции.

Цели проведения выставок:

1. Сбор информации и маркетинг. Даже если у компании нет собственного стенда, провести визуальное исследование других экспонентов не проблема.
2. Способ собственного позиционирования (престиж выставки, месторасположение и формат своего стенда и т.д.)
3. Информирование о своей деятельности, достижениях.
4. Поиск потенциальных партнеров.
5. «Отстройка» от конкурентов (заявлять о себе как об участнике выставки-2006)
6. Поддержка собственного престижа и имиджа («я в одном ряду с…»): зависит от количества и авторитета участников, степени освещенности мероприятия масс-медиа.
7. Проведение коммерческих переговоров (особенно важно для расположенных в удаленных местах региона, страны).
8. Проведение исследований потребительского рынка
9. Продажа экспонатов
10. Информационный повод для поиска потенциальных клиентов и «поддержания отношений» в рамках директ маркетинговых программ лояльности (рассылка приглашений на выставку своим потенциальным покупателям).

3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма;

Эффективному решению данного вопроса способствует тщательный анализ с позиции интересов и возможностей фирмы по следующим направлениям:

• время и место проведения выставки (престижность и доступность); Например, для специалистов часовой промышленности и ювелирных фирм самой престижной выставкой является BaselWorld в Базеле (Швейцария).

• организаторы и поддержка правительственными кругами;

• гарантия приглашения экспонерами VIP-персон;

• авторитет выставки/ярмарки на целевом рынке фирмы;

• известность мероприятия (рекламная кампания, медиаплан)

• численный и качественный состав участников и посетителей (гарантия наличия целевой аудитории);

• уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

• объемы занимаемых конкурентами и партнерами выставочных площадей;

• возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

• разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

• наличие специализированных мероприятий – семинаров, тренингов, конференций;

• уровень сервиса и развитой инфраструктуры: наличие транспорта, связи, тиражирования и др.

• наличие внутренней аттестационной комиссии, профессиональных конкурсов;

• окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей.

4. Подготовительно-организационный период;

После того, как сделан выбор в пользу конкретной выставки, фирма информирует оргкомитет выставки о сво­ем участии. Параллельно с этим решаются следующие организационные вопросы:

1. Определение концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

2. Отбор и подготовка персонала для работы на выставке (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков и т.д.);

3. Разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

4. Выбор возможного посредника (агента), оказывавшего бы услуги в обеспечении участия в выставке;

5. Определение размеров необходимых выставочных площадей, объема различных материальных и финансовых ресурсов;

6. Изучение возможностей экспорта в страну организатора выставки и ее таможенного законодательства;

7. Установление деловых контактов с администрацией выставки, заключение контракта на выставочные услуги (т.н. бланковый договор);

8. Вопросы страхования экспонатов и сотрудников.

Для наиболее эффективного представления экспозиции компании-участнице необходимо обеспечить следующее:

• единый стиль и легкоузнаваемость в оформлении всей своей композиции

• доминирование над выставочной площадью какого-то особенного элемента (флаг, транспарант, др.) Конструкция стенда должна состоять из легких современных материалов и занимать минимальный объем в сложенном состоянии.

• систему ориентации внутри вставочного пространства – наличие указателей, информации у входа, проложенных маршрутов или специалистов-проводников.

• промоутеров в других зонах выставочных площадей.

• информационную поддержку стенда: радиоприглашения посетителей на стенд, растяжки-плакаты при входе. Возможность размещения собственной рекламы в информационном пространстве выставки (на пригласительных билетах, плакатах и т.д.)

• подготовленные исследовательские программы (анкеты, бланки, интервьюеры)

• инициирование собственных мероприятий для участников выставки и акций для посетителей. Проведение локальных мероприятий в рамках работы на стенде – розыгрыши, например, а также специальных мероприятий для СМИ.

• систему фильтров посетителей. Инструктаж работников о том, как выделять перспективных посетителей.

• раздаточный материал, выполненный в едином фирменном стиле компании. Материал должен иметь различное информационное насыщение (подробная информация в буклетах, общая информация о компании)

• сувенирный раздаточный материал в целях поддержания имиджа компании

• оперативную полиграфию, копирование, связь.

5. Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке;

Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка фирмой тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

• окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

• разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжением и т.п.;

• генеральную компоновку экспозиции фирмы - распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

Выставочная площадка фирмы-участницы условно разбивается на 3 основные зоны:

1. публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты и т.п.);

2. рабочая (место для проведения переговоров коммерческих представителей фирмы со специалистами и потенциальными заказчиками);

3. служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, специальной литературы, рекламных носителей, сувениров и т.п.).

После решения указанных вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. Затраты крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях могут составлять 15...30 % всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.

Типичная структура затрат на участие в выставке выглядит в большинстве случаев так: арендная плата -15...20 %; монтаж экспозиции - 40...50 %; демонтаж экспозиции - 5...10%; расходы на рекламоносители - 5...10%; представительские расходы - 15...25 %.

6. Работа в ходе функционирования выставки;

После монтажа экспозиции и официального откры­тия выставки наступает самый напряженный и ответствен­ный этап работ. Выставки, как правило, скоротечны. На них представлено множество высококачественных товаров бли­жайших конкурентов. Контакт посетителей и специалистов с экспозицией фирмы очень непродолжителен. Все это говорит о настоятельной необходимости проведения большой предварительной работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:

• провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;

• обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;

• заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;

• обеспечить наличие достаточного количества носи­телей рекламы у стенда фирмы.

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной де­ятельности фирмы принадлежит стендистам - сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы.

Для облегчения узнавания компании работники стенда должны иметь специальную форму одежды или какие-то элементы (бейджи, эмблемы), цветовое решение которых соответствует фирменным цветам компании участницы-выставки.

Правило: после того как посетитель подошел к стенду или вошел на стенд, ему надо дать время осмотреться. Не надо спешить – ему может не понравиться что с ним внезапно завели разговор. Надо выждать удобный момент, чтобы обратиться к посетителю в первый раз. При этом не стоит начинать с целей экспозиции. Необходимо наладить личный контакт, инициатива должна принадлежать стендисту. Не рекомендуется начинать разговор с фразы: «Не могу ли я Вам чем-нибудь помочь?» или «Вы что-нибудь ищите?». Первый дружеский зрительный контакт, вежливое приветствие, вручение личной или фирменной визитной карточки, вопрос о впечатлении от выставки и дизайне стенда могут создать основу для разговора.

7. Подведение итогов участия фирмы в работе выставки.

После закрытия выставки, демонтажа ее экспозиции фирмой должны быть обязательно подведены итоги участия в выставке. В первую очередь, это касается анализа дости­жений целей участия, изучения объективных показателей (количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объем заключенных контрактов, налаживание новых каналов распределения и т.д.), анализа эффективности расходования средств на участие фирмы в выставке.

Отчет о выставке должен включать следующее:

- перечень проведенных переговоров (для регистрации желательно разработать специальную форму, где указывается тема, ответственный за проведение, организация, контактное лицо, комментарии)

- перечень заключенных контрактов

- анкеты посетителей стенда

- анкеты исследований

- анкеты наблюдений за конкурентами

- фото- и видеохроника

- финансовый отчет.

Участие в выставочной деятельности представляет собой сложный единый комплекс приемов и средств таких основных эле­ментов СМК, как реклама (печатная: листовки, буклеты и т.д.; наружная: щиты, вывески, на транспорте; в средствах массовой информации и т.д.); паблик рилейшнз (презента­ции, работа со СМИ и т.п.); прямой маркетинг (работа стендистов, коммерческих представителей); сейлз промоушн (раздача сувениров, предоставление скидок при реа­лизации экспонировавшихся товаров и т.п.).

Дата добавления: 2014-04-15; просмотров: 327; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!