Тема : унифицированная система организационно-распорядительной документации

ГОСТ Р 6.30- 2003 УСОРД , утверждён в 2003 году «требования к оформлению документов». (приказ распоряжение протокол акт письмо – подготовить дома)

Область применения стандарта – распространяется на организационно распорядительные документы (ОРД) относящиеся к унифицированной системе УСОРД: постановления ; распоряжения; приказы; решения ; протоколы; акты; письма включённые в общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД , относящиеся к классу 0200000 .

настоящий стандарт устанавливает:

1) состав реквизитов документов

2) требования к оформлению документов

3) требования к бланкам документов включая гербовые

Состав реквизитов документов :

01- государственный герб РФ

02- герб субъекта РФ

03- эмблема организаций или товарный знак

04- код организации (ОКПО-классификатор )

05- ОГРН юридического лица

06- ИНН\КПП

07- код формы документа

08- наименование организации

09- справочные данные об организации : почтовый адрес ; номера факсов , телефонов , электронной почты в том числе ОГРН и ИНН\КПП и ОКПО .

10- наименование вида документа – определено уставом или положением об организации и должно соответствовать видам документов по классификатору ОКУД

11- дата документа- дата подписания или утверждения , для протокола это должна быть дата заседания или принятия решения ,а для акта дата события . Словесно цифровой – 04 марта 2014 года либо г. - Этот формат даты используется для регистрации приказов , распоряжений , актов , протоколов и договоров дополнительно обязательно . В иных документак используется цифровой способ – 04.03.2014

12- регистрационный номер документа – состоит из его порядкового номера который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел а так же информацией о корреспонденте и исполнителях .

13- ссылка на регистрационный номер и дату документа

14- место составления или издания документа

15- адресат – в качестве адресата могут быть организации либо их структурные подразделения либо должностные или физические лица . Если письмо адресовано первому лицо то в наименование должности входит наименование организации например директору курганского машиностроительного завода И.Л. Кудрявцеву . При адресовании должностному лицу инициалы пишутся впереди фамилии , при адресовании физическому лицу инициалы пишутся после фамилии.

16- гриф утверждения документа- документ утверждается должностным лицом или специальным издаваемым документом . Оба способа юридически равны . Гриф утверждаю используется в следующих документах: в планах , отчётах, актах, в сметах , описях , таким образом утверждается номенклатура дел , методические рекомендации могут быть утверждены и т д. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне . Гриф утверждение располагают в правом верхнем углу документа .

17- резолюция – решение принятое руководителем организации . включает в себя Фамилия И инициалы исполнителей , содержание поручения , контрольный срок , дату и подпись руководителя . допускается резолюцию писать на самом документе, в этом случае её располагают в верхней части документа где есть свободное от текста место на первом на титульном листе . так же резолюция может быть оформлена на отдельном листе , лист формата А6 . Содержится информация- должность должностного лица включая наименование организации, ФИО

18- заголовок к тексту – заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопрос о чём ли о ком или кого чего. Заголовок составляется ко всем документам за исключением телеграмм и документов оформленных на бланке формата А5

19- отметка о контроле – пишется в правом верхнем углу

20- текст документа – составляется на государственном языке РФ . Тексты документов могут быть оформлены в виде анкеты , таблицы , связного текста , в виде соединений этих структур . При составлении анкеты используются имена существительные в именительном падеже или словосочетания с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени . Когда речь идёт о графах и строках таблиц то они должны иметь заголовки ( имя существительное в именительном падеже) . Связный текст состоит из двух частей , в первой части указывают причины основания цели составления документа , во второй части решения выводы просьбы предложения и рекомендации . В тексте документа подготовленного на основании других документов указывают реквизиты последних : наименование документа , наименование организации, дату документа , регистрационный номер документа и заголовок к тексту . Если текст содержит несколько решений то его можно разделить на разделы подразделы пункты подпункты , которые нумеруются арабскими цифрами . в документах организаций действующих на принципах единоначалия текст излагают от первого лица единственного числа например приказываю обязываю предлагаю. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа. В письмах используют следующую форму изложения от первого лица множественного числа либо от первого лица множественного числа, от третьего лица единственного числа.

21- отметка о наличии приложений

22- подпись- в состав входят : наименование должности лица подписавшего документ (полное если документ оформлен не на бланке и краткое наименование если оформлен на бланке) , личная подпись и расшифровка подписи – инициалы и фамилия . Указывается специальное звание .

23- гриф согласования документа

24- визы согласования документов

25- оттиск печати

26- отметка о заверении копии

27- отметка об исполнителе

28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29- отметка о поступлении документа в организацию

30- идентификатор электронной копии документа

18.03.14

Дата добавления: 2014-05-01; просмотров: 392; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!