МОНИТОРИНГ И АНАЛИЗ ПРОГРАММЫ АУДИТА

- Мониторинг и анализ, Определение потребностей в корректирующих и предупреждающих действиях, Идентификация возможностей для улучшения. Должен проводиться мониторинг внедрения программы аудита, а через определенные интервалы времени - анализ достижения целей и идентификация возможностей улучшения программы. О результатах анализа необходимо докладывать высшему руководству.

На объем программы аудита влияют размер, вид деятельности, сложность структуры проверяемой организации, а также:область, цели и продолжительность каждого осуществляемого аудита, частота проводимых аудитов, количество, важность, комплексность, степень сходства, местоположение подразделений, подлежащих аудиту, стандарты, законодательные, нормативные и контрактные требования и другие критерии, потребности в аккредитации или регистрации/сертификации, заключения по результатам предыдущих аудитов или анализ результатов предыдущих, любые проблемы, связанные с языком, культурой или социальными вопросами, мнения заинтересованных сторон, существенные изменения в организации или ее деятельности.

НАБЛЮДЕНИЯ АУДИТА –Результаты оценивания собранных свидетельств по отношению к критериям аудита. Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения.

ОБЛАСТЬ (ИЛИ ОБЪЕМ) АУДИТА -Содержание и границы аудита. Включает местонахождение, организационную структуру, виды деятельности, процессы, период времени.

Область аудита:местоположение; структур. подразделения; сроки аудита; проверяемые деятельность и процессы (Определяет заказчик аудита и руководитель аудиторской группы)

Общие знания и навыки аудиторов СМ:Принципы, процедуры, методы аудита; Система менеджмента и ссылочные документы; Структура, функции, взаимосвязи, бизнес-процессы, обычаи организации; Законы, технические регламенты, нормативно-правовые акты, контракты.

ОБЩИЕ ЗНАНИЯ И НАВЫКИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ АУДИТОРСКИХ ГРУПП:планирование аудита;результативное использование ресурсов;умение представить аудиторскую группу;организация и направление работы членов аудиторской группы;руководство аудиторской группой для получения заключения; руководство стажировками;предупреждение и разрешение конфликтов;подготовка и завершение отчета по аудиту.

Обязанности сопровождающих:Обеспечения посещения определенных мест производственной площадки или организации;Обеспечения контактов и назначения времени для бесед;Обеспечение соблюдения правил и процедур по безопасности;Свидетельствование от имени проверяемых;Предоставление разъяснений;Оказание помощи при сборе информации(Не должны вмешиваться в проведении аудита!)

Организация процесса аудита (6.2)- Назначение руководителя аудиторской группы; Определение целей, области и критериев аудита; Определение возможности проведения аудита; Выбор аудиторской группы; Установление начального контакта с проверяемой организацией

Ответственный за управление программой аудита должен: иметь общее представление о принципах аудита, компетентности аудиторов, применении методов аудита;обладать навыками менеджмента, техническими и экономическими знаниями в той области, которая будет проверяться.

Ответственный за управление программой аудита должен: определять цели и объем программы аудита, определять ответственность и процедуры, а также гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами, внедрять программу аудита, вести записи по программе аудита; осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

Отчет по аудиту(содержание):цели аудита; область аудита (идентификация проверяемых подразделений или процессов, охватываемый период времени); идентификация заказчика аудита; идентификация руководителя и членов аудиторской группы; даты и места проведения аудита на месте; критерии аудита; выводы аудита; заключения по результатам аудита; план аудита; список представителей проверяемой организации; итоги проведения аудита, включая неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия при его проведении; подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с планом аудита области не охваченные аудитом, но находящиеся в области аудита; неразрешенные противоречия между аудиторской группой и проверяемой организацией; рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита; согласованный план действий по результатам аудита; заявление о конфиденциальном характере содержимого отчета; перечень рассылки отчета по аудиту.

Оценка аудиторов и руководителей аудиторских групп должна быть спланирована, реализована и запротоколирована в соответствии с процедурами программы аудита с целью обеспечения объективных, последовательных, достоверных и надежных результатов

ПЛАН АУДИТА –Описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.

План аудита включает: цели аудита; критерии аудита и ссылочные документы; область аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений и процессов, которые будут проверятся; даты и места проведения аудита; ожидаемое время и продолжительность проведения аудита на месте, включая совещания групп по аудиту; роли и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц; распределение соответствующих ресурсов по «критичным местам» проведения аудита; определение представителей проверяемого подразделения для участия в аудите; содержание отчета (акта) по аудиту; материально- техническая обеспечение (средства передвижения, оборудование на месте и др.); все, что касается обеспечения конфиденциальности; любые действия по результатам аудита

ПЛАНОВЫЙ АУДИТ -Систематический, осуществляющий постоянный мониторинг состояния обеспечения качества. Цель – предупреждение возникновения проблем с качеством.

Подготовка заключения по результатам аудита - Аудиторская группа до заключительного совещания должна выполнять след. рассмотреть выводы аудита и другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита; согласовать заключение по результатам аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита; подготовить рекомендации, если это предусмотрено целям аудита; обсудить действия по результатам аудита, если это входит в план аудита.

Подготовка к аудиту на месте (6.4)- Разработка плана аудита; Распределение работ в аудиторской группе; Подготовка рабочей документации

Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту (6.6)- Подготовка отчета (акта) по аудиту; Утверждение в рассылке отчета

при возникновении проблем. Цель – выявление причин и устранение проблем.

Принципы проведения аудита: ЭТИЧНОЕ ПОВЕДЕНИЕ – Основа профессионализма. Ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность.БЕСПРИСТРАСТНОСТЬ – Обязательство представлять правдивые и точные ответы. Правдивое и точное отображение деятельности по аудиту в выводах аудитов, заключенных по результатам аудита и записях; Отображение в отчетах существенных препятствий, выявленных во время аудита, а так же неразрешимых проблем и разногласий между группой по аудиту и проверяемой организацией.ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ – прилежание и умение принимать правильные решения. Принятие решений и соответствие с важностью выполняемого задания, доверительности со стороны заказчиков и других заинтересованных сторон и необходимой компитентностью.НЕЗАВИСИМОСТЬ – Основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита. Независимость в деятельности и свобода от предубеждений и конфликтов интересов; Сохранения объективности мнения во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе выводов и заключений находятся только свидетельства аудита.ПОДХОД, ОСНОВАННЫЙ НА СВИДЕТЕЛЬСТВЕ – Разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита. Свидетельство аудита проверено, основывается на выборках существующей информации; Соответствующее использование выборок тесно связано с доверием, с которым относятся к заключениям по результатам аудита, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени с ограниченными ресурсами.

Проведение аудита на месте (6.5)-Проведение предварительного совещания; Обмен информацией во время аудита; Роль и обязанности сопровождающих и наблюдателей; Сбор и верификация данных; Работа с выводами по аудиту; Подготовка заключений по результатам аудита; Проведение заключительного совещания

Проведение заключительного совещания – цель: 1 представить выводы и заключения по аудиту: степень соответствия СМ критериям аудита, результативность внедрения и поддержания СМ, рекомендации по улучшению;2 . согласовать сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий

ПРОГРАММА АУДИТА -Совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели. ПРИМЕЧАНИЕ Программа аудита включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и проведения аудитов.

ПРОГРАММА АУДИТА –Совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели. Включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и проведения аудита

Процедуры программы аудита: планирование и составление планов-графиков аудитов;обеспечение компетентности аудиторов и руководителей аудиторских групп;подбор соответствующих аудиторских групп и распределение их роли и ответственности;проведение аудитов;проведение последующего аудита (с целью проверки устранения выявленных несоответствий), если необходимо;ведение записей по программе аудита;мониторинг исполнения и результативности программы аудита;отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.

Рабочие документы: Контрольные листы и планы выборок для аудита, Формы для регистрации данных, таки как подтверждающие свидетельства, выводы аудита и протоколы совещаний

РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ АУДИТА: Цели программы аудита, Объем программы аудита, Ответственность за программу аудита, Ресурсы для программы аудита, Процедуры программы аудита.

Ресурсы для программы аудита: Финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту, Методы проведения аудитов, Процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению деятельности аудиторов, Наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, требуемой для достижения конкретных целей программы аудита, Объем программы аудита, Время в пути аудиторов, обустройство и другие потребности для проведения аудита.

Рост профессионализма –практический опыт, обучение, стажировка, самоподготовка, занятие с репетиторами, посещение совещаний, семинаров, конференций. Поддержание компетентности – постоянное участие в аудитах.

СВИДЕТЕЛЬСТВА АУДИТА –Записи, изложение фактов или другая информация, которые связаны с критериями аудита и могут быть проверены. Свидетельства аудита могут быть качественными и количественными.

Содержание и границы аудита: см. область аудита

СТАНДАРТЫ, ПРИМЕНИМЫЕ К АУДИТУ: - ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования; - ГОСТ Р ИСО 9004-2001 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности; - ГОСТ Р ИСО 19011-2003 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента

ТЕХНИЧЕСКИЙ ЭКСПЕРТ –Лицо, обладающее специальными знаниями и опытом, необходимыми группе по аудиту (Специальные знания или опыт включают знания или опыт относящиеся к организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, а также знание языка и культуры страны, где проводится аудит; Технический эксперт не имеет полномочий аудитора в группе по аудиту)

Типовая схема проведения аудита: Организация процесса аудита(6.2); Выполнение анализа документов (6.3); Подготовка к аудиту на месте (6.4); Проведение аудита на месте (6.5);Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту (6.6); Завершение аудита (6.7); Выполнение действий по результатам аудита (6.8)

ТРЕБОВАНИЯ К ВНУТРЕННЕМУ АУДИТУ:плановость и периодичность; планирование программы с учетом важности процессов и участков; учет предыдущих аудитов; определение критериев, частоты и методов; объективность, беспристрастность и независимость аудиторов; определение ответственности требований к планированию, проведению аудитов, отчетности; поддержание в рабочем состоянии записей; наличие документированной процедуры; ответственность руководства за предпринимаемые действия; внедрение и проверка результативности корректирующих действий.

ТРИ «НЕ» АУДИТОРА:НЕ УКАЗЫВАЙТЕ! НЕ ПОДТАСОВЫВАЙТЕ ДАННЫХ! НЕ ДЕЛАЙТЕ ПОСПЕШНЫХ ВЫВОДОВ!

Установление первоначального контакта с проверяемой организацией- определение каналов обмена информацией; подтверждение полномочий для проведения аудита; предоставление информации по графику аудита и составу аудиторской группы; получение разрешения на доступ к соответствующим документам, включая записи; определение необходимых правил обеспечения безопасности работ на месте; определение подготовительных мероприятий к аудиту; согласования присутствия наблюдателей и сопровождающих для аудиторской группы.

Формирование аудиторской группы- руководитель группы аудита: аудиторы (1.Знания и навыки для достижения целей аудита + необходимые знания и опыт), технич. эксперты(2.Необходимые знания и опыт), стажеры; 1+2= общая компетентность.

Цели аудита: 1. Оценка степени выполнения установленных требований нормативной и технической документации, применяемых процедур и законодательных требований2.Определение областей для улучшения процесса и путей достижения поставленных целей3.Анализ соответствия запланированным мероприятиям

Цель анализа документов -определение соответствия системы документам и критериям аудита (Необходимо определить свидетельства адекватности внутренней документации требованиям модельных стандартов)

Цель предварительного совещания- подтверждение плана аудита; предоставление плана выполнения аудита; подтверждение каналов обмена информацией; предоставление возможности задать вопросы

Цель совещания- См. Проведение заключительного совещания

Дата добавления: 2014-07-14; просмотров: 451; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!