КОММУНИКАТИВНЫЙ ПРОЦЕСС И ЕГО ЭЛЕМЕНТЫ. ЭТАПЫ КОММУНИКАТИВНОГО ПРОЦЕССА

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя и более людьми. Основная цель процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

Элементы коммуникационного процесса:

1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её;

2) сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов;

3) канал - средство передачи информации;

4) получатель - лицо, которому предназначена информация и который интерпретирует её.

Этапы коммуникационного процесса

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Этапы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, используя слова, интонации и жесты. Кодирование превращает идею в сообщение.

К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоконференции. Часто для достижения эффективности сообщения используется два или большее число средств коммуникаций.

3. Передача сообщений.

4. Декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя.

18. ОСНОВНЫЕ ПРЕГРАДЫ НА ПУТИ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ КОММУНИКАЦИЙ. ТРУДНОСТИ В РАЗВИТИИ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ.

Основные преграды на пути межличностных коммуникаций

1. Восприятие - люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта; расхождение между основами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей; также существуют преграды, обусловленные социальными установками людей.

2. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Например, слово round(круг) имеет 79 различных значений в английском языке. Слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей.

3. Невербальные преграды. В невербальных коммуникациях используются любые символы кроме слов (взгляд, выражение лица, мимика, жесты, интонация, модуляция голоса, плавность речи, поза и т.п.). 55% сообщений воспринимается через выражение лица и позы, 38% - через интонации и модуляции голоса, следовательно, только 7% - через слова.

4. Некачественная обратная связь. Обратная связь важна, поскольку даёт возможность установить, действительно ли сообщение истолковано получателем в том смысле, который ему изначально придали.

5. Неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать, а следовательно, этому необходимо учиться. Исследования показали, что управляющий слушает лишь с 25 %-ной эффективностью.

Трудности в развитии организационных коммуникаций

1. Искажение сообщений - при движении информации внутри организации.

1) непреднамеренное искажение - может происходить в силу затруднений в межличностных контактах;

2) сознательное искажение информации - управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;

3) фильтрация. Для ускорения движения информации или придания сообщению большей ясности различные сведения приходится суммировать и упрощать перед направлением в различные сегменты организации.

4) несовпадение статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Кроме того, поскольку подчинённые часто хотят услышать одобрение от руководителя, они могут говорить только то, что он хочет услышать.

5) страх перед наказанием и ощущение бесполезности дела.

2. Информационные перегрузки. Руководитель, поглощённый переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему достаточно важной, то же относится и к обмену информацией.

3. Неудовлетворительная структура организации. Если структура организации недостаточно продумана, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растёт вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Совершенствование системы коммуникаций

Способы совершенствования системы коммуникаций:

1. Управленческое регулирование

1) регулирование информационных потоков - руководители на всех уровнях организации должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также о потребностях своих начальников, коллег и подчинённых, ещё они должны уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также потребностей других потребителей информации в организации, стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах;

2) управленческие действия - руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчинёнными, периодические встречи со всеми подчинёнными. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей, контроль хода работ, отчёты по результатам контроля - действия, подвластные руководителю.

2. Системы обратной связи

Составляют часть контрольно-управленческой системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения определённых вопросов.

Опрос работников - ещё один вариант системы обратной связи. Опросы позволяют выяснить у подчинённых:

- чётко ли доведены до них цели их деятельности;

- с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкива­ются или могут столкнуться;

- получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

- открыт ли их руководитель для предложений; информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

3. Системы сбора предложений

Разработаны для того, чтобы облегчить поступление информации наверх. Все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снизить тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

4. Информационные бюллетени

Как правило, издаются ежемесячно в крупных организациях и содержат информацию для всех работников (например, статьи с обзором предложений по поводу управления, на тему охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы сотрудников). Также часто используются видеозаписи.

5. Современные информационные технологии

Способствуют совершенствованию обмена информацией в организации.

Электронная почта даёт возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и вне её, следовательно, уменьшается поток телефонных разговоров.

Видеоконференции дают возможность людям, находящимся на значительных расстояниях, обсуждать все возможные проблемы, глядя друг на друга.

Дата добавления: 2014-11-06; просмотров: 702; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!