Организация, как частный вид системы и ее функции

Поскольку любая система состоит из элементов и определенным образом организованных взаимосвязей этих элементов, постольку с точки зрения системного анализа понятие "организация" может быть использовано для обозначения какой-то социальной системы, созданной для достижений каких-то целей [здесь и далее см.: 24]. Эта организация-система состоит (в основном) из следующих элементов (или подсистем), определенным и конкретным для данной организации (речь идет о структуре формальных и неформальных связей) образом взаимосвязанных между собой:

1. Подсистема "персонал”(кадровая база организации) – совокупность всех сотрудников (членов) данной организации, из которых, в интересах структурно-функционального анализа выделена подсистема “руководство организации“ (высший менеджмент) . При этом подсистемы “персонал” и “руководство” могут быть объединены в системы “кадровая база организации”.

2. Подсистема "финансы организации" (финансовая база)- совокупность собственных, заемных и находящихся на хранении в организации денежных средств и их аналогов ( отечественных дензнаков, акций, иностранной валюты, акций, векселей и т.д.), предназначенных для выживания и развития организации и т.д.

3. Далее может быть выделена подсистема "материально-техническая база организации " - совокупность определенным образом взаимосвязанных (людьми и через людей) материальных компонентов, принадлежащих организации (акционерам, государству или отдельному хозяину). В этом качестве (т.е. в качестве элемен­тов этой подсистемы) рассматриваются здания, средства транспорта и связи, компьютерная техника, внутриорганизационные дороги, станки и иная техника, обработанная земля (или земля, на которой находится материальная база организации) и т.д.

4. Подсистема “информация” (информационная база организации)– совокупность документов (на различных видах носителей), технологий, управленческой, финансовой и иной информации, находящейся в основном в организации и необходимой для ее функционирования и развития.

5. Подсистема “управление” – высшее руководство организации, среднее и низовое звенья управления.

Взаимосвязями этих элементов организации-системы являются формальные (ролевые) и неформальные взаимоотношения всего постоянного штата (членов) организации.

Формальные взаимосвязи-взаимоотношения описываются в уставах (и положениях о подразделениях организации), носят нормативный, предписывающий характер и должны быть ориентированы на достижение стоящих перед организацией целей.

Неформальные связи возникают в процессе повседневного взаимодействия между всеми членами организации и носят «моральный», добровольный характер (зависят от того, что члены организации считают справедливым и честным во взаимоотношениях друг с другом, с управленцами, с людьми из внешней среды организации).

И степень организованности (или дезорганизованности, конфликтности) системы-организации зависит от степени согласия между всеми членами организации в ценностях и значенияхпо поводу нормативных и моральных взаимосвязей-взаимоотношений в организации и внешних взаимосвязей организации. И степени совпадения (на базе присущей членам организации моральной и интеллектуальной культуры) оценок целей, задач, действий, поведения и процессов,как в организации, так и в отношении организации (влияние со стороны внешней среды).

С точки зрения функционального анализа система (в нашем случае коммерческая, общественная или политическая организация) в идеале для достижения основных целей (выживание и pазвитие) должна обязательно реализовывать следующие функции: самосохранения, интеграции, адап­тации и достижения целей [см.: 30].

Функция - (от лат. functio — исполнение, осуществление). В социокультурном смысле это – внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений, проявление в деятельности, в его «обязанностях», в роли, которую выполняет определенный институт по отношению к целому (например, функция семьи, основы народа, в обществе, или функция государства в стране).

Специфика функции самосохранения заключается в недопущении природных, техно­генных, социальных (и криминальных) и политических угроз, конфликтов внутри организации и конфликтов с государством, обществом и т.д., оперативная ликвидация последствий реализованных угроз, конфликтов. Содержанием функции самосохранения в этом случае является:

1. Формулирование проекта достойного будущего состояния системы-организации, проекта, который (на базе имеющегося уровня культурного развития) позволяет объединить деятельность членов организации-системы (это может быть и народ, и общество, и госслужащие, если речь идет о системе «страна») во имя общих перспективных и важных для всех целей.

2. Обеспечение согласия членов организации в ценностях и значениях,придаваемое тем или иным явлениям в рамках данной культурной системы(важнейшие из них: в моральной сфере - согласие членов организации, или членов общества, если речь идет о нем, по поводу того, что является честным и справедливым во взаимоотношениях членов организации или граждан страны между собой, во взаимоотношениях между начальниками и подчиненными в организации, в политической сфере – согласие членов общества со справедливостью и честностью принимаемых законов, взаимоотношений между органами власти и гражданами). Учет в реализации этой функции ограничений, устанавливаемых действующим законодательством и национальной (или групповой) морали.

Главным механизмом обеспечения согласия, является процесс «корпоративной» социализации индивидов (школа, армия и т.д.), в ходе которого усваиваются существующие в организации нормы и ценности, а различные формы девиантного (отклоняющегося) поведения регулируются при помощи социального контроля самими членами организации.

3. Налаживание механизмов самоорганизации системы-организации, элементов самоуправления.

Речь идет о распределении ресурсов (финансовые, организационный ди­зайн, материальные блага, статус, звания, моральные отли­чия и т.п.) для стимулирования и аппарата управления, и членов организации к самостоятельной деятельности, проявлению инициатив, обеспечивающих выживание организации и ее развитие.

4.Своевременное выявление требований (членов организации и ее клиентов), ведущие к конфликтам внутри организации и с внешней средой, Установление контроля над членами организации и регулирование их отношения для предотвращения угроз всей организации (и, разумеется внутриорганизационных конфликтов);

5.Заблаговременное:

а) выявление природных (экологических), техногенных, социальных (включая и криминальные) и политических (включая и законодательно-нормативные) угроз, которые могут привести к утрате безопасности организации. Включая и прогнозирование обострения отношений с другими организациями;

б) планирование и проведение мероприятий защиты организации от этих угроз, их локализации и устранению ущерба от их проявления. Речь идет о способности мобилизовывать материальные и людские ресурсы (от фи­нансовых до статусных) для обеспечения тех или иных действий по пре­дотвращению угроз и конфликтов и быстрой ликвидации последствий природных, техногенных и иных катастроф и аварий, конфликтов в организации и с другими организациями;

6. Формирование и налаживание эффективной работы механизмов: (а) обратной связи (от клиентов к руководству организации) и (б) самообновления управленческих кадров и иного постоянного состава организации в соответствии с требованиями всеобщего объективного закона самосохранения-саморазвития материи и т.д.

Подчеркнем, что и в данном случае речь идет о способности высшего руководства организации во имя ее выживания и саморазвития целесообpазно влиять на внешнюю среду, которой для данной управленческой подсистемы являются и члены организации и другие, внешние большие системы (общество, материальная и природная базы страны, другие организации, местные, региональные и глобальная природные экосистемы и т.д).

Функция "интеграция" (часто называемая функцией "преобразования" или "конверсии"). Целью этой функции организации является обеспечение превращения требований (или поддержки) общества(или какой-то его части, на которую как на клиентов ориентируется данная организация) и государства к высшему руководству организации в организационно-нормативные решения, в действия управленцев среднего и низового уровня.

Содержание функции может быть представлено следующим образом:

1. Поддержание и развитие информационно-культурной сим­волики организации, разъяснение важности общих целей организации (ее миссии в обществе) путем проведения празднования знаменательных дат, официальных и религиозных церемоний, учреждения организационных отличий (способствующих гармонизации отношений, согласию в организации), процедур легитимации власти высшего и среднего менеджмента и т.п.

2. Выявление требований, интересов, жизненных целей той части общества (клиентов, потребителей товаров, услуг организации), которая интересует данную организацию.

Согласование, гармонизация этих требований с целями деятельности организации, с квалификационными требованиями к персоналу и информационно-идеологическими, информационно-психологическими способами воздействия на субъектов требований и на персонал.

3. Выработка нормативных актов, обязательных для всей организации пра­вил для решения задач: а) удовлетворения; б) частичного удовлетворения; в) отказа от удовлетворения требований клиентов.

4. Жесткое проведение в жизнь принятых актов и правил, т.е. неукоснительное и понятное для всей организации административное обеспечение исполнения актов и правил, принятых в организации.

5. Управление информационно-коммуникативными связями в организации (продвижение, распространение или сдерживание и недопущение какой-то информации в организации).

6. Учет ограничений, устанавливаемых действующим законодательством и национальной (или групповой) моралью и т.д.

Функция "адаптация" (часто называемая функцией "приспособление"). Цель: недопущение несбалансированности, перегрузки всей организации, кото­рые могут возникнуть (1) от выдвигаемых членами организации требований и от (2) внешних вызовов организации со стороны общества, государства.

Содержание функции:

1. Обработка "входящих" в аппарат управления требований (здесь важен и учет возможности их восприятия и переработки этим аппаратом!).

2. Внедрение в сознание членов организации корпоративной культуры , принятой в организации, и "окуль­туривание" аппарата управления. Учет в реализации этой функции ограничений, устанавливаемых действующим законодательством и национальной (или групповой) морали.

3. Разъяснение персоналу новых вызовов внешней среды, требований к их качеству и количеству работы, необходимых для выживания организации и ее развития.

4. Обучение персонала новым технологиям, материально-техническое и информационное перевооружение организации.

5. Формирование систем оплаты труда персонала, прямо связанных с результатами их приспособления к новым требованиям внешней среды, к новым вызовам.

6. Формирование и налаживание эффективной работы механизмов: (а) обратной связи (от клиентов к руководству организации) и (б) самообновления управленческих кадров и иного постоянного состава организации в соответствии с требованиями всеобщего объективного закона самосохранения-саморазвития материи и т.д.

4.2. «Политическое» и «технологическое» управление как функция "достижения целей"

Системный взгляд на управление различает два его интегрированных в это общее понятие вида: 1) управление, реализующее функции организации («политическое» управление, т.е. стратегическое управление внутренней и внешней политикой организации, реализующее долгосрочные программы) и 2) «технологическое», административное управление, непосредственно реализующее те цели и задачи (целевые программы), которые были выработаны при «политическом» управлении.

Управление, реализующее функции организации

(«политическое» управление)

Это управление и есть реализация функции «достижение целей». И она может быть рассмотрена как на примере реализации других функций при анализе деятельности учредителей-законода­телей, высшего руководства и подразделений организаций. Оно состоит из:

1. Прогностической оценки текущей и будущей ситуации в самой организации и во внешней среде (в городе, регионе, в стране, в мире).

2. Выработки системы взглядов (концепции стратегического развития), реализующих указанные функции системы-организации. С учетом постоянного обеспечения сохранения структуры (основных взаимосвязей-взаимоотношений) системы-организации, ее интегративного качества.

3. Разработки программ и планов оперативного и тактического характера, опирающихся на стратегию организации и обеспечивающих безопасное развитие организации в условиях постоянно меняющейся внутренней и внешней среды.

4. Постоянного обеспечения сохранения структуры самой системы-организации, ее интегративного качества.

Опасно для организации стать заложником фальшивой цели, но не менее опасно стать заложниками отсутствия общей для всей организации цели. Вспомним, что организующим центром любой социальной системы является согласие на то, что есть справедливо и честно для входящих в нее людей в ценностях и значениях, придаваемых тем или иным явлениям в рамках данной, конкретно-исторической культуры.

Конечно, всегда можно обязать то или иное управленческое подразделение организации, всех управленцев добиваться тех или иных целей и, соответственно этим целям, иметь те или иные функции. Но эффектив­ность достижения целей этими подразделениями, как и всей организацией, (эффективность функционирования), как доказывает организационная теория и убеждает практика, зависит, прежде всего, от:

1. Корректности (достижимости) поставленных целей.

2. Со­ответствия этим целям (функциям) имеющихся у организации ресурсов (т.е. соответствие кадровой, финансовой, материальной и информационной базы органи­зации этим целям). Здесь существует закономерная связьмежду целями и ресурсами организации:какие бы цели не ставились перед организацией, но если для их реализации у нее нет ресурсов, то необходимо либо изменять цели, либо предоставлять (изыскивать) организации ресурсы, соответствующие целям.

Для примера можно взять цели и ничтожные ресурсы, которыми обладают органы местной власти (самоуправления) в С.-Петербурге и задачи в области разваливающегося на глазах ЖКХ районов.

3. Умения руководителей организации управлять этими базами, ресурсами, реализуя указанные функции (и все это - в условиях, как правило, огpаниченности pесуpсов).

В это умение входит и создание руководством такого организационного дизайна (структуры организации, ее модели), который (а) отвечает задачам достижения поставленных целей и (б) стимулирует самоорганизацию системы. Анализ оргдизайна, созданного руководством организации, есть важная часть исследования причин успехов или провалов в деятельности данной организации.

В этой связи реализация всех функций системы, в первую очередь, связана с ее финансовой, кадровой, материальной и информационной базами (ресурсами), с умением высших руководителей управлять этими базами. Но специфика организации (как системы элементов и взаимосвязей между ними) также связа­на и с возможностями, которые есть у этой системы. И, прежде всего с властью (не противоречащей законодательству), которой обладает высший менеджмент.

Власть также следует рассматривать как ресурс, имеющийся у управленцев организации (коррупция с “ресурсной” точки зрения есть обмен властных полномочий на материальные блага, услуги).

С точки зрения системного и организационного анализа власть высшего руководства организации это, прежде всего, его реальная способ­ность (его управленческих, штабных, консалтинговых подразделений) контролировать и координировать ресурсы всей организации и обеспечивать, таким, образом процессы достижения целей организации.

Под ресурсами пони­маются: валютные резервы, запасы национальной валюты и иных ма­териальных ценностей; транспорт, связь, зна­ния персонала, технологии и другие информационные ресурсы, станки и иная техника, запасы топлива, энергии и продовольствия, жизнь и здоровье самих сотрудников и их права и свободы и т.д.

Эта власть характеризуется также:

- иерархизованной структурой управленческих учреждений организации, обладающих своим персоналом (членами организации), управлением и материальной базой. Особенностью этой базы является ее "публичность", т.е. признаваемые членами организации как принадлежа­щие организации имущество, источники доходов, информация и т.п.;

- функциями (1) собственного самосохранения, (2) интеграции, (3) адаптации и (4) направления функционирования и развития организации на достижение каких-то общезначимых (для какой-то части общества и членов организации, или только для членов организации, или только для высшего руководства ) целей;

- контролем (с ограничениями, указанными в уставе организации, в законодательстве страны, или без таковых) и координацией значи­мых для организации ресурсов как основы самой способности высшего менеджмента действовать во имя ка­ких-то целей;

- присущим этой власти собственным "способом производства": издание нормативных актов, правил корпоративной жизни, общеобязательных для членов организации , выработка и распростpанение какой-то идеологии фирмы, контрольно-распределительные и принудительные действия. Основным способом существования такой власти являются от­ношения зависимости, независимости и взимозависимости между высшим руководством и членами организации ;

- фоpмами функциониpования этой власти: своевpеменное (основанное на анализе существующего положения дел и пpогнозе будущего) пpинятие pешений и контpоль за их pеализацией, пpинуждение (моральное и экономическое) и сотpудничество, наказание и поощpение, сопеpничество и т.д.

- механизмами самоорганизации и обратной связи (от внешней среды к высшему руководству).

Особо следует подчеркнуть то обстоятельство, что этот "способ" имеет в своем аpсенале:

- механизм учета в реализации этой функции ограничений, устанавливаемых действующим законодательством и национальной (или групповой) морали;

- законное принуждение (или угрозу этого принуж­дения; но все должно быть в соответствии с законодательством о труде ), обговоренное в уставе, кодексе организации ;

- нормативное, с использованием имеющихся у организации pесуpсов, разрешении внутренних и внешних конфликтов и

- информацион­но-пропагандистскую деятельность высшего руководства.

В итоге мы можем определить содержание сложного понятия «управление в социальной сфере» следующим образом:

Это - вытекающее из объективного закона самоорганизации-саморазвития материи свойство организованных социальных систем (и биологических и технических тоже), которое включает в себя:

(1) обеспечение реализации основных функций системы путем выполнения требований функции целедостижения;

(2) направление деятельности системы на достижения конечных целей путем реализации ее программ, решения задач и разрешения возникающих проблем и

(3)постоянное поддержание процесса этой целенаправленной деятельности.

Вновь подчеркнем: с учетом постоянного обеспечения сохранения структуры (основных взаимосвязей-взаимоотношений) системы-организации, ее интегративного качества.

Дата добавления: 2014-11-08; просмотров: 467; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!