Подготовка документов к передаче в архив организации

По действующим правилам дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны передаваться в архив организации. После окончания календарного года, в котором дела были заведены, производят их оформление и описание в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций.

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами^[14]. Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются в архив организации, оформляются частично. Частичное оформление производится работниками службы ДОУ при заведении дела.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних дат).

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.

Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно. Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.

В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров (За, 4а, 46). Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.

В форме листа-заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве листов внутренней описи. Кроме того, указываются сведения, отражающие специфику документов и нумерации листов данного дела: наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов и т. п. Также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации. В листе-заверителе отмечаются и все изменения в составе и содержании дела, например замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и др. Для учета ряда категорий документов составляется внутренняя опись. Она подшивается в начале дела или подклеивается к внутренней стороне его лицевой обложки.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного сроков хранения. Это определяется спецификой данной документации: особо ценные документы, личные дела, документы ограниченного доступа и т. д. Кроме того, опись составляется для дел постоянного и временного сроков хранения, если их заголовки не раскрывают конкретное содержание документов.

Дата добавления: 2014-11-08; просмотров: 304; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!