Форма внутренней описи документов дела

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. В ней содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. Завершается опись итоговой записью с указанием цифрами и прописью количества включенных в нее документов и количества листов самой описи. Если в составе документов дела происходят изменения (например, документы включаются в дело, заменяются и т. д.), в графе "Примечание" делается запись со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи. После того как документы подшиты и листы пронумерованы, оформляют обложку дела.

9.3. Составление и оформление описей дел

Составление и оформление описи дел - это последний этап подготовки дел к последующему хранению. Описанию подлежат дела, завершенные в делопроизводстве и прошедшие экспертизу ценности. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Опись дел - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел), предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией. Таким образом, являясь учетным документом и архивным справочником по содержанию дел, опись обеспечивает учет и оперативный поиск документов.

Составление описи дел - это одна из функций работников службы ДОУ. Описи ежегодно составляются в каждом структурном подразделении. По ним документы передаются в архив организации. Описи на дела структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, которую готовит архив для передачи дел на постоянное государственное хранение. В небольших организациях с незначительным документооборотом составляется общая опись на дела, образовавшиеся за год в процессе деятельности. Опись составляется в трех экземплярах, и через год после завершения дел в делопроизводстве она представляется в архив организации.

Описи дел структурных подразделений составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций.

На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации. Подготовка годового раздела осуществляется в архиве организации. Годовой раздел также составляется отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу по установленным формам.

Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Он подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации. В случае одобрения в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Затем он передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и после ее одобрения утверждается руководителем организации. Первый экземпляр в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, одобряется ЦЭК (ЭК) организации и после этого утверждается ее руководителем.

При подготовке дел подразделений к передаче в архив работник архива проверяет правильность их формирования и оформления. Проверяется также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Прием дел от структурных подразделений осуществляется заведующим архивом или должностным лицом, ответственным за архив. В конце описи указывается количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Под этим ставят подписи ответственный за архив, принявший дела, и сотрудник структурного подразделения, передавший их. При приеме на хранение дел с особо ценными документами проверяют количество листов каждого дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы организации. Наименование каждой картотеки должно быть включено в опись.

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

Тема 9. Подготовка документов к последующему

хранению и использованию

Задание 1. Последовательность подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

1. экспертизу ценности

2. оформление дел

3. составление описей дел

4. обеспечение их сохранности;

5. передачу дел в архив организации

Задание 2. В делопроизводстве экспертиза ценности проводится при:

· составлении номенклатуры дел

· формировании дел

· подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством

· создании документа

· регистрации документа

Задание 3. По срокам хранения документы делятся на группы:

· с постоянным сроком хранения

· со сроком хранения свыше 10 лет

· со сроком хранения до 10 лет

· со сроком хранения менее года

· со сроком хранения менее 6-ти месяцев

Задание 4. В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы:

· историзма

· всесторонности

· комплексности

· экономичности

· оперативности

Задание 5. В группу критериев экспертизы ценности документов входят:

· происхождение

· содержание

· внешние особенности

· наименование вида

· заголовок к тексту

Задание 6. В экспертную комиссию включаются работники знающие:

· структуру и деятельность организации

· делопроизводство

· состав документации

· иностранные языки

· технологию производства

Задание 7. Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) назначается в …

· архивном учреждении

· организации

· министерствах и ведомствах

· крупных организациях

Задание 8. Решения экспертной комиссии вступают в силу после …

· утверждения их руководителем организации

· утверждения их руководителем ЭПК

· после подписи членами комиссии

· после подписи председателем комиссии

Задание 9. Экспертизу ценности документов осуществляют работники …

· службы ДОУ совместно с ЭК

· сотрудники архива организации

· члены экспертной комиссии

· независимой организации

Задание 10. В результате проведения экспертизы ценности выделяются группы документов подлежащие:

· постоянному хранению

· временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации

· временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях

· подлежащие уничтожению

· временному хранению (до 5 лет) в структурных подразделениях

· временному хранению

Задание 11. По результатам экспертизы ценности документов составляется:

· опись дел постоянного срока хранения

· опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

· опись дел по личному составу

· акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

· опись дел временного (до 5 лет) хранения

· опись дел по основным видам деятельности

Заключение

Учебное пособие подготовлено для студентов, изучающих дисциплину "Основы документационного обеспечения управления". Содержание пособия определилось составом знаний, которые в соответствии с ГОС ВПО необходимы для формирования профессиональных знаний и умений в области делопроизводства.

Учебное пособие обеспечивает получение теоретических знаний о современном состоянии вопросов ДОУ, истории зарождения и развития этой деятельности, роли документа и информации в управленческом процессе, его развитии, системах документации, организации службы делопроизводства, технологии работы с документами, хранении документов и подготовке их к сдаче в архив, а также формирование навыков составления и оформления основных управленческих документов.

Пособие содержит практические примеры оформления документов и приложения, призванные помочь сформировать у студента навыки, необходимые в профессиональной деятельности.

Необходимо признать, что нормативные правовые и нормативно-методические положения о документационном обеспечении управления в современной России оказались рассеянными по многочисленным правовым и нормативным актам. При этом действующие акты подчас дублируют, противоречат друг другу, а иногда содержат устаревшие требования. Существуют неоправданные параллельные «бумажные» и «электронные» системы документирования, наблюдается многообразие несовместимых между собой программных, технологических и технических средств.

Концепция дальнейшего пути развития делопроизводства в Российской Федерации исходит из того, что управленческие функции и документация, их обслуживающая, находятся во взаимной зависимости: речь идет об идее перехода от традиционного представления о роли делопроизводства в управлении к управлению массивами документации, понимая документацию как важнейшую составную часть информационных ресурсов организаций.

В настоящее время находится на рассмотрении проект закона о документационном обеспечении управленческой деятельности, который определяет основные направления государственного регулирования работы с документами в сфере управления.

Кроме предложенного закона в стране должны действовать различные подзаконные нормативные акты, устанавливающие единые требования к управленческой документации. Например, в их состав следует включить:

типовые инструкции по ДОУ в различных видах организаций и отраслях деятельности;

типовое положение о службе ДОУ;

типовые положения о порядке документирования информации;

типовые положения о порядке доступа к документам и использования документированной информации;

типовые перечни документов постоянного срока хранения;

перечни документов с указанием сроков хранения;

регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

правила работы архивов организаций;

государственные национальные стандарты, общероссийские классификаторы документов и др.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации.

Список использованной литературы

1. Барчан Н.Н., Кириллов Ю.Ф., Орловский Ю.Б. Управленческая деятельность и её организация. Мн. М.: ЦИПК, 2004.

2. Барчан Н.Н., Орловский Ю.Б. Организация управленческой деятельности: Учебник/ Под ред. Ю.Ф. Кириллова. М.: ЦИПК, 2007.

3. Барчан Н.Н., Орловский Ю.Б. Организация работы с документами: Учебное пособие. / Под ред. Ю.Ф. Кириллова. М.: ЦИПК, 2008.

4. Баскаков М.И. Современное делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2007.

5. Быкова Т.Л., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2006. 560 с.

6. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. М.: "ТК Велби", Проспект, 2006. 456с.

7. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 1999.

8. Кузнецов С.М. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО «Бизнес-школа "Интел-Синтез"», 2000. 232 с.

9. Кузнецова Т.В., Санкина Л. В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. М.: МЦФЭР, 2007. 432 с.

10. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере: Практич. пособие. М.: Приор, 1996.

11. Чуковенков А.Ю., Янковая В.И. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. М.: Проспект, 2004.

12. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая корреспонденция: Справочник. М.: МЦФЭР, 2004. 576 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Приложение 2

Пример должностной инструкции
работника службы ДОУ

Секретарю структурного подразделения

1. Общая часть

1.1. Секретарь структурного подразделения (далее секретарь) является работником подразделения; основной задачей его деятельности является документационное обслуживание подразделения.

1.2. Секретарь относится к категории специалистов ЗАО.

1.3. На должность секретаря принимается лицо, имеющее среднее образование и опыт работы по делопроизводству не менее одного года.

1.4. Секретарь принимается на должность и освобождается приказом Генерального директора по представлению руководителя структурного подразделения.

1.5. Секретарь в своей деятельности руководствуется распорядительными документами ЗАО, указаниями руководства подразделения, действующими государственными нормативно-методическими документами, регламентирующими делопроизводство, инструкцией
по делопроизводству в ЗАО и настоящей должностной инструкцией.

1.6. Секретарь должен знать: структуру ЗАО, направления деятельности подразделения, фамилии и распределение обязанностей между сотрудниками подразделения, правила внутреннего трудового распорядка ЗАО, правила составления и оформления документов, правила техники безопасности при работе на организационной технике; инструкции по эксплуатации технических средств, нормы служебного этикета.

1.7. Секретарь должен уметь работать на компьютере в среде Windows, выполнять копировально-множительные работы, составлять служебные документы, принимать и передавать документы по факсимильной связи.

2. Функции

Для выполнения своей основной задачи секретарь выполняет следующие функции:

2.1. Проведение первичной обработки поступивших в адрес подразделения документов (проверка правильности доставки и комплектности вложений, вскрытие конвертов, проставление отметки о поступлении).

2.2. Прием и отправка документов по факсимильной и компьютерной связи.

2.3. Ввод в компьютер регистрационных данных о поступивших, внутренних и отправляемых документах.

2.4. Доставка документов в отдел из канцелярии в установленные сроки.

2.5. Обеспечение своевременного рассмотрения поступивших документов руководителем подразделения.

2.6. Изготовление текстов служебных документов, их редактирование и распечатка, выполнение машинописных и копировальных работ.

2.7. Контроль за правильностью оформления документов, отправляемых из подразделения, отправка документов по почте.

2.8. Ежедневный контроль сроков исполнения документов в отделе.

2.9. Подшивка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения, обеспечение сохранности документов.

2.10.Получение в канцелярии приказов и распоряжений Генерального директора и своевременное доведение их до сведения руководства подразделения и сотрудников.

2.11.Прием и передача по телефону информации для руководителя и сотрудников подразделения.

2.12.Ведение протоколов заседаний и совещаний, их оформление и организация хранения.

2.13.Обеспечение сотрудников подразделения канцелярскими принадлежностями, а также рабочего места руководителя всеми необходимыми для работы принадлежностями.

2.14.Бездокументное обслуживание руководителя подразделения (телефонные переговоры, распорядок деловых встреч и переговоров), выполнение его указаний и поручений.

3. Обязанности

Для выполнения изложенных в инструкции функций секретарь обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.2. Обеспечивать сохранность служебных документов.

3.3. Выполнять указания и распоряжения руководителя подразделения. Контролировать качество оформления документов, отправляемых из отдела.

3.4. Соблюдать сроки обработки, доставки, регистрации, передачи документов, выполнения заданий и поручений руководителем подразделения.

3.5. Соблюдать правила эксплуатации компьютера, обеспечивать сохранность введенной информации.

3.6. Следить за состоянием организационной техники и средств связи, установленных в подразделении, выполнять правила их эксплуатации.

3.7. Соблюдать установленную субординацию, правила делового общения, нормы служебного этикета.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Докладывать руководителю подразделения о выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

4.2. Обращаться в канцелярию ЗАО за консультациями по правилам составления и оформления документов и организации делопроизводства в ЗАО.

4.3. Вносить предложения по совершенствованию работы с документами.

4.4. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных правил и сроков.

5. Ответственность

Секретарь несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него должностной инструкцией обязанностей, а также за неиспользование, предоставленных прав и нарушение служебной субординации.

6. Взаимоотношения

Секретарь взаимодействует:

6.1. С канцелярией и другими структурными подразделениями ЗАО по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов.

6.2. С АХО по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

6.3. С информационным отделом - по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, установленной в подразделении.

Заведующий Канцелярией Личная подпись Инициалы, фамилия

Ст. юрисконсульт

Личная подпись М.В. Альтов

Дата

С инструкцией ознакомлен(на)

Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия

Дата

Приложение 3

ТРЕБОВАНИЯ К НАПИСАНИЮ РАЗЛИЧНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ

СВЯЗНОГО ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ

Написание названий документов органов власти

С прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия, родового слова (устав, инструкция и т. п.), пишутся с прописной буквы: Государственный бюджет Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся: проект федерального конституционного закона (название), проект федерального закона (название), распоряжение, постановление Государственной Думы Федерального Собрания, постановление Правительства Российской Федерации, распоряжение Правительства Российской Федерации.

Написание сокращенных слов и словосочетаний в тексте

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами. В настоящее время широко применяются следующие виды сокращений:

1. Название единиц измерения (при цифрах):

метр – м; тонна – т;

сантиметр – см; центнер – ц;

миллиметр – мм; килограмм – кг;

гектар – га; грамм – г;

атмосфера – атм; час – ч;

минута – мин; секунда – с;

ампер – А.

Обозначение скорости:

сантиметр в секунду – см/с;

метр в секунду – м/с;

километр в час – км/ч.

2. Общепринятые сокращения:

то есть – т. е.; и другие – и др.;

и так далее – и т. д.; и прочие – и пр.;

и тому подобное – и т. п.; нашей эры – н. э.

3. Ссылки на иллюстрации, таблицы и части текста (с указанием номера):

глава – гл.; смотрите – см.;

пункт – п.; иллюстрация – ил.;

подпункт — подп.; книга – кн.;

пункты – пп.; лист – л.;

рисунок – рис.; раздел – разд.

4. Названия ученой степени, звания, должности (при фамилии):

академик – акад.;

действительный член – д. чл.;

профессор – проф.;

доцент – доц.;

кандидат экономических наук – к. э. н.;

кандидат технических наук – к. т. н.;

доктор экономических наук – д. э. н.;

доктор технических наук – д. т. н.;

заведующий – зав.;

заместитель – зам.;

инженер – инж.

5. Различные сокращения (при названиях):

область – обл.; железнодорожный – ж.-д.;

район – р-н; сельскохозяйственный – с.-х.;

город – г.; завод – з-д;

село – с.; имени – им.;

деревня – д.; институт – ин-т.

6. Различные сокращения (при цифрах):

миллиард – млрд; таблица – табл.; миллион – млн;

том – т.; тысяча – тыс.; часть – ч.;

рубль – р. (руб.); глава – гл.; копейка – к. (коп.);

страница – с. квартал – кв.; век, века – в., вв.;

год, годы – г., гг.

7. Буквенные аббревиатуры, например:

РФ – Российская Федерация;

ВЦ – вычислительный центр;

КБ – конструкторское бюро;

НТО – научно-техническое общество;

ПК – персональный компьютер;

ОАО – открытое акционерное общество;

ОРД – организационно-распорядительная документация.

8. Буквенно-звуковые аббревиатуры образуют, беря от одних слов исходного словосочетания алфавитные названия начальной буквы, а от других – начальный звук, например, ЦСКА – це-эс-ка (Центральный спортивный клуб армии).

9. Звуковые аббревиатуры образуют, беря от каждого слова исходного словосочетания начальный звук, например:

ИТАР – Информационное телеграфное агентство России.

РАН – Российская академия наук;

АСУ – автоматизированная система управления;

ВОЗ – Всемирная организация здравоохранения;

ГОСТ Р – национальный стандарт России;

НИИ – научно-исследовательский институт;

ПЭВМ – персональная электронно-вычислительная машина;

ОНТИ – отдел научно-технической информации;

ВНИИДАД – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела и т. д.

10. Графические сокращения. В них опускаются буквы или слоги, обозначаемые графически:

а) точкой – при отсечении конечной части слова (русский – рус.);

б) дефисом – при высекании срединной части слова (производство – пр-во);

в) косой чертой – при отсечении конечной части слов словосочетания (Ростов-на-Дону – Ростов н/Д; по порядку – п/п).

11. Сложносокращенные. Они образуются из слов исходного сокращения, все или часть из которых усечены, например, авиационный завод – авиазавод, промышленная зона – промзона.

12. Смешанные сокращения. В них сочетаются несколько способов образования сокращения:

инициальная аббревиатура – со сложносокращенным словом, например, НИИполиграфмаш;

инициальная аббревиатура – с графическим сокращением, например, кинофильм – кф.;

высекаемое слово – с графическим сокращением, например, столбец – стб.

К сокращениям слов и словосочетаний предъявляются следующие требования: соответствие характеру и назначению текста; понятности читателю; исключение омонимии, т.е. совпадения по написанию с другими, имеющими иное значение; нейтральность формы; единообразие принципов и формы сокращения; соблюдение правил сокращения и написания сокращенных слов и словосочетаний.

Допускается использование сокращений, принятых непосредственно в данном документе. При этом в скобках указывают принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно – крайне нежелательно.

Некоторые подходы к сокращению слов и словосочетаний применять нельзя. Нельзя сокращать: д/расчета (для расчета), хар-ка (характеристика), т. к. (так как), т. о. (таким образом), п. ч. (потому что), ур-ния (уравнения), ф-ла (формула), тр-р (трактор, трансформатор), мех. примеси (механические примеси).

Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. – единица измерения, напр. – например, п/упр. – под управлением, т. г. – текущего года, с. г. – сего года, т. н. – так называемый.

Сокращения слов, допускаемые в библиографических указателях, не могут применяться в обычном тексте.

Написание временных характеристик

Применяются два способа написания временных характеристик – цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 01.09.2007.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2007 года или 01 сентября 2007 г.

Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2007 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующие формы: в апреле 2007 г.; в октябре–ноябре 2007 г.; в I квартале 2007 г.; в III–IV кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.

Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2006 г., но: за 8 месяцев 2006 года, в 1999 году, с 1999 по 2007 год, в 1999-2007 годах.

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 2001 – 2002 гг.; в период 2002 – 2012 гг. (год и десятилетие).

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2006/2007учебном году, отчетный 2005/2006 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2002 – 2003 гг.

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2007 г.; во втором полугодии 2006 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале).

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но: День Победы, Рождество Христово. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 4 Ноября.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца – 2006.06.05. Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ 7.64–90 (ИСО 8601: 88 (ISO 8601: 1988. Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Проставление дат и времени) пример написания даты 1 сентября 2007 года выглядит следующим образом: 20070901 (основной формат); 2007-09-01 (расширенный формат); 07-09-01 (сокращенный формат).

Написание чисел

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания, используются порядковые числительные, приводятся обозначения диапазона величин и т. д.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841.

Точку в пробелах между группами цифр многозначного числа ставить не допускается.

Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, Ил-18). Не разбиваются на группы цифр числа в обозначениях нормативных документов, например: № 3241; Федеральный закон Российской Федерации «О техническом регулировании» от 1 июля 2003 г. № 184-ФЗ.

Что касается буквенной формы многозначных целых чисел, то эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу так, чтобы развести два числа или чтобы не начинать фразу числом. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов.

Цифровая форма однозначных целых чисел используется, если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже. Рекомендуется писать: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований... Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти, восьми, 12 наименований...

Когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т. п., рекомендуется писать: при массе до 10 кг и не рекомендуется при массе до десяти кг.

Буквенная форма однозначных целых чисел используется, если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах). Рекомендуется писать: офис укомплектован тремя персональными компьютерами и не рекомендуется: укомплектован 3 персональными компьютерами.

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд: 10 млрд, 12 млн. Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт-ч.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 20 автомобилей, а не 20 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но пишется: 100 голов скота (птицы).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1,094 03; 5,530 021; 3,141 592 65 (число π).

После простых дробных чисел слова часть, доля, как правило, не употребляются. Рекомендуется писать: 1/8 площади; 1/2 квадрата. Не следует писать: 1/8 доля площади, 1/2 часть квадрата.

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и поэтому ставится в родительном падеже единственного числа: 1/3 метра; 0,75 литра; 0,5 тысячи.

Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, знак «–», предлог от перед первым числом и до перед вторым. Например: длиной 5...10 м; длиной 5 – 10 м; длиной от 5 до 10 м.

Тире в качестве знака диапазона значений величин не рекомендуется ставить, если тире может быть принято за знак минус, когда одно из чисел – величина положительная, другое – отрицательная или если оба числа – величины отрицательные.

Числа в диапазоне значений располагаются по возрастанию. Исключения составляют взаимосвязанные числа (во второй паре большее число может идти первым): тара составляет 50 – 80 % всей массы груза. Остальные 50 – 20 %...

Номинальный размер и предельные отклонения от него должны быть даны в одних и тех же единицах величины. Примеры оформления предельных отклонений: мм; 100±0,3 мм; 100+0,2 мм.

Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания:

буквенную (сто пятый);

буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й);

цифровую – римскими цифрами без наращивания падежного окончания (XI конгресс, XXI век).

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой;

двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный: 5- го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми,

Написание порядковых числительных с наращиванием падежного окончания при нескольких порядковых числительных подряд различается в зависимости от их числа и формы разделения (соединения). Если одно за другим идут два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них: 1-й, 2-й ряды, 70-е и 80-е годы. Если одно за другим идут более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом, падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 60, 70, 80-е годы.

Если подряд идут два числительных через тире, то падежное окончание наращивают:

только у второго, когда оно одинаковое у обоих числительных: 50 – 60-е годы;

у каждого числительного, когда падежные окончания у них разные или когда предшествующие первому числительному слова управляют только им и не связаны со вторым: в начале 80-х – 90-е годы.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3-секционный шкаф.

Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10 %-ный сбор.

Написание денежных единиц, единиц измерения и знаков №, % при

числительных

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей.

Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 108 руб. 50 коп.

Названия единиц измерения в тексте указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн тонн, 60 куб. метров; в приложениях – сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн т, 60 куб. м.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

Знак «%» при нескольких числах ставится только один раз. Например:

Правильно Неправильно

50, 60 и 70% 50%, 60 % и 70%

Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире.

Правильно Неправильно

Протяженностью 10 м Протяженностью в 10 м

Написание физических величин

Выше уже приводился ряд примеров написания физических величин. Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин строго оговорены в ГОСТ 8.417–2002 (ГОСТ 8.417–2002. Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин), в основу которого положены единицы Международной системы СИ (Система Интернациональная). Обозначениями единиц предусмотрены русские буквенные обозначения, международные буквенные обозначения с применением букв латинского и греческого алфавитов и специальных знаков типа %, °С и др.

В одном и том же документе допускается применять лишь один вариант обозначения — русский или международный.

Приведем отдельные правила написания единиц измерения, встречающиеся в управленческих документах.

Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 10 т; 15 м²; 50 см³.

Единицы измерения, которые не являются самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 755 мм рт. ст.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м²; 300 см³. Знак градуса обозначается строчной буквой «о», которая ставится на пол-интервала выше соответствующего числа, без пробела между ними. Например: 36,6°С; – 10°С.

Знаки «+» и «–» также печатаются без пробела.

Обозначение единиц следует приводить без переноса на следующую строку. В единицах нежелательно применение сокращений тыс., млн и т. п. Вместо них следует использовать десятичные приставки или десятичные множители. Например: вместо тыс. кОм следует писать МОм, вместо 100 кВт • ч следует писать ГВт • ч.

Если значение величины приводится с допуском, с предельными отклонениями или перечисляются несколько значений одной величины, то обозначение единицы следует приводить один раз после последнего числового значения без применения скобок. Например: 20±5°С; 200...300 А; от 200 до 300 А; 12, 24 и 36 В; 30 х 40 м; 50, 60 и 70%. Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире.

Обозначения единиц следует писать строчными буквами, за исключением единиц, образованных от фамилий ученых; их следует начинать с прописной буквы, независимо от наличия приставки. Обозначение приставки следует писать слитно с обозначением единицы, к которой она принадлежит.

Обозначение единиц, входящих в произведение, следует разделять точкой как знаком умножения. Для указания знака деления предпочтительно применять косую черту. При этом произведение обозначений в знаменателе следует обязательно заключать в скобки. Допускается замена косой черты дроби горизонтальной чертой и представление единиц, возведенных в положительные и отрицательные степени. Не допускается применение более одной косой или горизонтальной черты как знаков деления.

В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например: 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.

Написание математических формул

Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала. В тех случаях, когда формула не помещается на одной строке, ее переносят на другую.

Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +,–,:, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 6 х 9 = 54; А – С = Д).

Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки: один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Например:

, (1)

где Н_с— норматив роста заработной платы при повышении производительности труда на 1 %;

Э_з— экономия заработной платы в соответствии со снижением трудоемкости продукции при переходе на новую технику (технологию);

П_ф — прирост фондовооруженности на данном участке производства (на предприятии, в отрасли) в стоимостном измерении.

Для более экономного представления экспликации формул, носящих пояснительный характер, допускается проводить расшифровку в строку. При этом последующие строки должны приводиться после точки с запятой. Например:

(2)

где — показатель уровня механизированного труда в общих трудозатратах; Т – соответственно машинное время и общая проектная трудоемкость изготовления всех изделий по данным расчета.

Применение одновременно машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (в этом случае рекомендуется рукописный вариант написания символов).

Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела или главы текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

Примеры сквозной нумерации: (2), (9) (см. пример). Нумерация, связанная с разделами (главами), выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера подразделов в них. При ссылке в тексте документа на формулу ее выполняют по образцу: согласно формуле (1); в соответствии с формулой (2).

Несложные и ненумерованные формулы типа S = 16 кв. м могут быть расположены внутри текста документа.

[1] Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утв. Пост. Госкомтруда СССР № 189 и Президиума ВЦСПС № 11-64 от 19.06.1984). Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 N° 72.

[2] Построение аппарата управления министерств и ведомств: Методические рекомендации. М.: НИИтруда, 1979.

[3] ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

[4] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

[5] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

[6] Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением ГКНТ СССР № 463, Госстандарта СССР № 162, Главархива СССР № 298 от 30.11.1981 // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. №2. С. 49.

[7] Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

[8] Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел: Методическое пособие. М., 1990.

[9] Основные правила работы архивов организаций.

[10] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

[11] Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

[12] Основные правила работы архивов организаций.

[13] С апреля 2004 г. — Федеральное архивное агентство (Росархив).

[14] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

[15] В дальнейшем именуются "организации".

Дата добавления: 2014-11-08; просмотров: 494; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!