Инвентаризация - это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (рисунок 6.8).
Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности
при смене материально ответственных лиц
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями
при реорганизации или ликвидации организации
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации
Рисунок 6.8 – Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно
Порядок проведения инвентаризации представлен на рисунке 6.9.
Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации
В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита, независимые аудиторских организаций и другие специалисты
Инвентаризация имущества должна начинаться в строго указанное в приказе время. Запрещается проводить инвентаризацию при неполном составе членов рабочей инвентаризационной комиссии.
Рабочая инвентаризационная комиссия обязана перед началом работы по проверке фактического наличия имущества:
- опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
- проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения
Проверка материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических остатков ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации.Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, другой - материально ответственное лицо. В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки, не допускается помарки
Инвентаризационные описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию, где данные о фактическом наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях, в которых отражаются фактическое наличие средств (по данным описей) и «книжные остатки» (по данным бухгалтерского учета)
Инвентаризационная комиссия устанавливает виновников или причины возникших недостач и излишков и принимает решение о порядке их отражения в учете
По окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. В них должны принимать участие члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Такая проверка должна осуществляться до открытия складов, кладовых. По окончании контрольной проверки составляют акт
Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией
Рисунок 6.9 –Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации