ЛЕКЦИЯ 10. СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ЛЕКЦИЯ 9. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. ПРИНЦИПЫ И СТРУКТУРЫ ПОСТРОЕНИЯ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫХ МАШИН

ЭВМ представляет собой комплекс устройств, осуществляющих автоматическую обработку информации (точнее, данных) в соответствии с заданным алгоритмом. Под автоматической обработкой информации понимается последовательность арифметических и логических операций, выполняемых по заданной программе над цифровыми кодами, хранящимися в памяти ЭВМ. Основные принципы организации ЭВМ:

принцип программного управления, обеспечивающий автоматическое решение задачи согласно выбранному алгоритму и составленной программе. Программа представляет собой последовательность команд,указывающих, какие действия и в какой очередности необходимо выполнять над исходными данными и промежуточными результатами, чтобы получить конечный результат. Каждая команда вызывает в машине выполнение определенных действий-операций, а выполнение команд программы приводит к решению поставленной задачи;

принцип хранимой программы, в соответствии с которым коды команд программы записываются в память машины и хранятся в ней так же, как и другие цифровые коды, например числа. Поэтому одни и те же команды могут многократно выбираться из памяти и выполняться, а над командами могут производиться операции, приводящие к изменению (модификации) команд.

ЭВМ состоит из ряда устройств, каждое из которых выполняет определенные функции в вычислительном процессе. Состав устройств, их основные связи и выполняемые функции определяет обобщенная структурная

схема ЭВМ.

Заключительный этап информационной технологии связан с использованием результатов машинной обработки данных в управленческой, исследовательской, конструкторской и других видах деятельности. В целом ряде информационных систем (управленческих, справочных) основным носителем информации является документ. Это накладывает определенный отпечаток на специфику функционирования таких систем: эффективность систем, оперативность принятия управленческих решений, своевременность выдачи справочных сведений определяются не только качеством (полнота, достоверность) полученной информации, но и степенью автоматизации процессов документирования информации, тиражирования, обработки и хранения документов, организацией делопроизводства и условиями труда исполнителей.

Для решения этих задач применяется специальная группа ТСИ - средства организационной техники (оргтехники), обеспечивающее снижение трудоемкости и повышение производительности труда инженерно-управленческого состава и обслуживающего персонала.

По выполняемым функциям средства оргтехники делятся на средства изготовления, тиражирования, обработки, хранения, поиска и доставки документов, внутрипроизводственной связи и другие группы.

Создание документа связано с его составлением и последующим изготовлением с помощью пишущих машинок разных типов (дорожных, портативных, канцелярских и т.д.); наборно-пишущих машин - при необходимости получения документов высокого качества и оригиналов для тиражирования; специализированных пишущих машин - многошрифтовых, со стилизованными шрифтами, для заполнения бланков и т.п.

Копировально-множительная техника применяется для быстрого и экономичного тиражирования документальной информации, используемой в управленческой деятельности и делопроизводстве предприятий,

учреждений и организаций. Она включает в себя средства копирования (репрографии), в том числе микрофильмирования, и средства размножения (оперативной полиграфии). Основное отличие между этими средствами и используемыми в них технологическими процессами заключается в том, что при копировании снимаются копии с оригинала, а при размножении получают оттиск с печатных форм, которые в оперативной полиграфии, как правило, изготавливают с помощью средств копирования. Средства копирования целесообразно применять при тираже до 25 … 30 копий, средства размножения - при большом числе экземпляров, причем стоимость одной копии практически не зависит от тиража, а стоимость получения оттиска обычно обратно пропорциональна тиражу.

К техническим средствам копирования и размножения предъявляются следующие основные требования: оперативность; тиражность; экономичность, то есть невысокая стоимость изготовляемых копий и оттисков; простота в обслуживании, удобство в эксплуатации.

Средства обработки документов включают в себя разнообразное оборудование, в том числе: фальцевальные машины и устройства для сгибания и складывания бумажных листов; листоподборочные машины и устройства для подбора листов в пачку; сортировальное оборудование для раскладки и распределения корреспонденции по ячейкам получателей; конвертовскрыватели и резальные устройства для обрезки кромок конвертов, листовых материалов, печатной продукции; склеивающие устройства для заклеивания конвертов и

склеивания корешков бумажных листов; скрепляющие устройства для прошивки пачек листов и документов металлическими скобами, для связки пачек корреспонденции; дыроколы и сверлильные машины для получения отверстий в отдельных документах и их пачках, сшиватели документов (ручные и электрифицированные) и папки-скоросшиватели; средства консервации документов путем нанесения прозрачных защитных покрытий на поверхность часто используемых документов - ламинаторы для покрытия пластикатной пленкой, лакокрасочные станки, окантовочные машины для повышения стойкости документа путем наклеивания на его края бумажной ленты или пластикатной пленки; адресовальные, штемпелевальные и маркировальные машины и устройства, автоматические нумераторы с переменными индексами для нанесения адресов постоянных корреспондентов и типовых фраз, печати этикеток, нумерации и датирования регистрируемых документов; машины и оборудование для уничтожения документов путем механического размельчения (разрезания на мелкие полоски) или переработки в брикеты.

Совместное использование и агрегатирование такого оборудования существенно снижает трудоемкость обработки документов и позволяет организовать соответствующий технологический процесс на основе автоматических или полуавтоматических устройств, выполняющих отдельные технологические операции.

Например, обработка исходящей документации включает в себя последовательность следующих операций:

фальцевание отправляемых документов →укладка их в конверты → заклеивание конвертов → адресация → маркирование —→ упаковка подготовленных конвертов —→ отправка корреспонденции. Все эти операции могут выполняться с помощью рассмотренного оборудования.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов позволяют организовать хранение документов в различных службах и подразделениях учреждений и организаций, обеспечивают быстрый доступ к необходимым документам, их доставку абонентам-получателям и организацию документооборота. Внутрипроизводственная связь создается с помощью средств и систем вызывной и аварийной сигнализации, акустической (административной, директорской, диспетчерской), телевизионной (промышленные телевизионные установки) и других видов связи.

В настоящее время наблюдается процесс интеграции средств оргтехники, проявляющийся в их агрегатировании друг с другом и в слиянии с другими ТСИ, прежде всего средствами вычислительной техники и связи. Это позволяет комплексно решать задачи автоматизации труда административно-управлен-ческого персонала, инженерно-технических и научных работников, создавать для них автоматизированные рабочие места, переходить к организации электронных бюро и центров машинной обработки документальной информации. Такой процесс наметился в середине 70-х годов в США, когда появились электронные почты, крупнейшие банки перешли на электронное обслуживание, расширилось "электронное паломничество" (конторские и другие работники на дому выполняют задания фирм) и т.д.

Поэтому в данной главе рассмотрим основные традиционные средства оргтехники и возможности повышения уровня их автоматизации, пути дальнейшего совершенствования.

СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

В основу действия копировальной техники положен принцип репрографии, то есть воспроизведения без искажений копии оригинала. Для его реализации требуется копируемый оригинал, источник света и светочувствительный или другой воспринимающий материал, а процесс копирования состоит из следующих основных операций: экспонирование изображения оригинала на воспринимающую поверхность —→ проявление

полученного изображения —→ закрепление (фиксирование) изображения на копии. Копирование может быть контактным и проекционным (в последнем случае используется оптическая система), прямым и косвенным, выполняться на просвет (через изображение оригинала) или рефлексно (в отраженном от оригинала свете).

Различают следующие копировальные методы и процессы: диазографические, фотографические, электрографические электрофотографические), термографические, электронно-графические. В самостоятельную группу принято выделять разновидность фотографического копирования - микрофильмирование.

Диазографический метод (светокопирование) является контактным: оригинал, выполненный на прозрачной основе (кальке), накладывается и просвечивается на диазотипный светочувствительный материал (бумагу, покрытую раствором соединений азота), который затем проявляется в щелочном растворе ("мокрый" способ) или в парах аммиака ("сухой" способ).

Фотографический метод реализует упрощенные фотографические процессы (техническое фотокопирование), не требующие специальных фотолабораторий, и позволяет осуществлять контактное и проекционное копирование с любого оригинала на светочувствительный материал, с которого после дальнейшей обработки получают копии.

Электрографический или электрофотографический метод (ксерография) является самым распространенным. В качестве световоспринимающего материала в этом случае используются селеновые покрытия, являющиеся фотополупроводником, выполненные в виде пластины (в плоскостных аппаратах) или в виде барабана (в ротационных аппаратах).

Слой селена предварительно заряжается в темноте, а затем на него экспонируется изображение копируемого оригинала. В результате заряды сохраняются лишь в тех местах, которым соответствуют темные линии и

участки оригинала, то есть образуется электростатическое изображение. Для проявления изображения используется диэлектрический краситель в виде порошка, заряженный с обратным знаком по отношению к заряду селена. Краситель удерживается на поверхности селена в соответствии с лектростатическим изображением. Для перенесения изображения воспринимающий материал (бумага, калька) накладывается на поверхность селена и подвергается действию заряда, противоположного по знаку заряду частиц красящего порошка. Закрепление красителя на бумаге производится путем его растворения в парах ацетона или нагревания до точки плавления.

Термографический метод реализуется прямым или косвенным способом. При прямом копировании лист специальной термочувствительной (термохимической) бумаги накладывается на оригинал и на него направляется поток инфракрасных лучей. В темных местах изображения лучи поглощаются, происходит нагрев и потемнение бумаги, в результате чего формируется копия изображения. При косвенном способе применяются термопластические пленки, чувствительный слой которых под действием нагрева оплавляется и переносится на совмещенную с ним поверхность бумаги, форматной пленки и т.д.

Электронно-графический метод основан на сканировании (поэлементном считывании) изображения оригинала фотоэлектрической головкой, преобразовании элементов изображения в электрические сигналы, по которым вновь формируется изображение, фиксируемое на носителе.

Дата добавления: 2014-03-11; просмотров: 408; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!