В результате работы отчета создается бумажный документ

План

Тема: Назначение отчетов. Типы отчетов.

1. Назначение отчетов.

2. Типы отчетов.

3. Структура отчета.

4. Добавление в отчет вычисляемых элементов управления.

5. Настройка полей и печать отчета.

Конечным продуктов большинства приложений баз данных является отчет. В программе Access данные из таблиц, запросов и форм объединяются для создания отчета, который можно распечатать для дальнейшего использования. Одно из главных достоинств Access — быстрота и легкость создания полностью отформатированных и готовых для использования отчетов.

Отчеты предназначены только для вывода данных.

Создание отчетов может выполняться:

1. автоматически (автоотчеты),

2. полуавтоматически (с помощью Мастера) или

3. вручную (в режиме Конструктора).

Отчеты Access подразделяются на такие категории:

§ Одностолбцовые отчеты. В них в одном столбце перечисляются значения каждого поля каждой записи таблицы или запроса. Данный тип запросов применяется редко: их распечатка требует большого расхода бумаги. Создание: Вкладка Запрос → Создать → Автоотчет: в столбец.

§ Ленточные запросы. В таких отчетах для каждого поля таблицы или запроса предоставляется озаглавленный столбец, а значения каждой записи помещаются в отдельную строку.

§ Многостолбцовые отчеты. Они создаются из одностолбцовых отчетов. Для этого применяется «газетный» вариант размещения «змейкой», предусмотренный в приложениях настольных издательских систем и текстовых редакторах.

§ Отчет с группировкой данных. Самый популярный тип отчетов. Такие отчеты позволяют вычислять итоговые значения для групп записей и представляют информацию в удобном для использования виде.

§ Почтовые наклейки. Особый тип многостолбцовых отчетов, создаваемых для печати имен и адресов (или других данных, расположенных в нескольких полях) в группах. Конструкция наклейки зависит от числа столбцов и строк на странице.

Отчеты состоят из отдельных разделов, а разделы могут содержать разнообразные элементы управления. Структура отчета просматривается в режиме Конструктора.

Структура отчета состоит из пяти основных разделов

(выучите назначение всех разделов отчёта):

1. Заголовок отчета – служит для печати общего заголовка отчета (по умолчанию предлагается название, соответствующее имени таблицы или запроса, на основе которого выполнен отчёт).

2. Раздел верхнего колонтитула – используется для печати подзаголовков (по умолчанию предлагаются имена полей, выбранные для отчёта).

3. Если в отчёте присутствует группировка данных по какому-либо полю, то в отчёте будет в наличии заголовок группы.Данный раздел не является обязательным и может отсутствовать.

4. В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы данных (в простейшем случае – поля таблицы или запроса). В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

5. Раздел нижнего колонтитулаиспользуют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.

По умолчанию в данной области слева выводится текущая дата (для этого используется встроенная в Access функция Now () ).

Справа выводится номер страницы и общее количество страниц (для их определения использованы встроенные функции Page() и Pages() ).

Формулы и текстовые сообщения, размещённые в данной области в режиме Конструктора, в готовом отчёте будут расположены в последней строке каждой страницы вне зависимости от полноты заполнения отчёта данными.

6. Раздел примечания используется для размещения дополнительной информации. Формулы и текстовые сообщения, размещённые в данной области в режиме Конструктора, в готовом отчёте будут расположены единожды в конце всего отчёта.

Создание простейших отчётов обычно не вызывает особых затруднений у пользователей, которые имеют минимальный опыт работы в СУБД Access. При наличии определённого опыта можно создавать достаточно сложные по структуре отчёты.

Чаще всего, процесс создания отчёта начинают в режиме Мастера и продолжают его модификацию в режиме Конструктора. Последовательность действий в некоторой степени зависит от версии Офиса. Для версии 2000 и 2003 он представлен ниже.

Дата добавления: 2014-03-13; просмотров: 462; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!